Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Software HOAI, AHO und Kapazitätsplanung für FB 65
Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund00000 Dortmund, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Dortmund (Fachbereich 65 – Städtische Immobilienwirtschaft) sucht eine Softwarelösung, die das bestehende System ConjectCM ablöst. Die neue Software soll Honorarermittlungen nach HOAI und AHO durchführen, Honorarverträge und -rechnungen verwalten, eine Zeiterfassung mit Export nach SAP ermöglichen und optional eine Kapazitätsplanung anbieten. Das Verfahren ist eine Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb – zunächst ist ein Teilnahmeantrag einzureichen, danach werden bis zu 4 Unternehmen zur Angebotsabgabe eingeladen.
Wichtig zu wissen:
Elektronische Abgabe über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr (Cosinex)Es werden 3 Referenzen über produktiven Einsatz der Software (je mind. 1 Jahr, aus den letzten 5 Jahren) verlangtEs gibt Pflicht-Modul Honorare und optionales Modul Kapazitätsplanung (KAPA)Vertragsgrundlage: EVB-IT Systemlieferungsvertrag
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristMÄR2026APRMAIJUNJULAUGSEPOKT
Gültigkeit Systemlieferungs-AGB1. März 2026
Veröffentlichung8. Okt. 2026
Teilnahmefristca. 8. Okt. – 28. Okt. 2026
Angebotsfrist28. Okt. 2026
AngebotsöffnungDatum offenKeine öffentliche Submission – Bieter sind zur Angebotsöffnung nicht zugelassen; konkreter Termin daher nicht bekannt.
ZuschlagDatum offenPlatzhalter (XX.XX.XXXX) im Musterformular; konkreter Zuschlagstermin nicht festgelegt.
BindefristDatum offenBindefrist im Muster nur als Platzhalter (XX.XX.XXXX); Dauer nicht beziffert. Bieter muss sich bis Ablauf an sein Angebot gebunden halten.
ReferenzzeitraumDatum offenReferenzen müssen aus den vergangenen 5 Jahren stammen und mindestens 1 Jahr produktiven Einsatz nachweisen.
Steuerliche UnbedenklichkeitsbescheinigungDatum offenBescheinigung darf bei Einreichung nicht älter als 6 Monate sein.
FachtestfähigkeitDatum offenSystem muss unverzüglich nach Zuschlag fachtestfähig bereitgestellt werden.
ProduktivsetzungDatum offenSpätestens 6 Monate nach Zuschlag produktiv nutzbar; genauer Termin mangels Zuschlagsdatum nicht ableitbar.
Vertragslaufzeit SystemserviceDatum offenMindestens 48 Monate ab Systemlieferung; kündbar mit 12 Monaten zum Quartalsende durch Auftragnehmer.
Preisanpassung SystemserviceDatum offenErstmalig 12 Monate nach Systemlieferung möglich; konkreter Termin mangels Lieferdatum nicht ableitbar.
Aktualisierung AHO/HOAIDatum offenInnerhalb von 4 Wochen nach Veröffentlichung einer HOAI-/AHO-Novelle; abhängig von Novelle, daher kein fester Termin.
SAP-UmstellungDatum offenÜbergang von SAP ECC auf SAP S/4HANA voraussichtlich Anfang 2028; exakter Termin nicht bestätigt.
vor Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Wertungssumme aus Lizenzpreisen, Migrations- und Inbetriebnahmeleistungen, Schulungen sowie Systemserviceleistungen; optionale KAPA-Leistungen bleiben bei der Preiswertung unberücksichtigt, sofern sie nicht angeboten werden.
- Qualität60%
Qualitative Bewertung der angebotenen Software anhand der B-Kriterien und der Produktpräsentation.
Gesamtwertungspunktzahl = Preispunktzahl + B-Kriterien-Punktzahl + Produktpräsentations-Punktzahl. Preispunktzahl: günstigster Angebotspreis = 400 Punkte; fiktives Angebot mit dem doppelten günstigsten Angebotspreis = 0 Punkte; dazwischen lineare Interpolation mit zwei Dezimalstellen. Qualität: maximal 600 Punkte, davon 120 Punkte für B-Kriterien und 480 Punkte für die Produktpräsentation. Qualitätsbewertung anhand der Noten sehr gut = 100 %, gut = 75 %, befriedigend = 50 %, ausreichend = 25 %, mangelhaft = 0 % der jeweiligen maximalen Punkte.
KI-Hinweis: Die neueste Bieterantwort korrigiert die Verteilung eindeutig auf 40 % Preis, 12 % B-Kriterien und 48 % Produktpräsentation; die Bewertungsmatrix und Präsentationsaufgaben enthalten die zugehörigen Punkte und Bewertungsmaßstäbe.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPflicht-Modul Honorare (Standardsoftware)
Modul Honorare als Standardsoftware – dauerhafte Überlassung per Einmalvergütung.
Lizenzmodell: wahlweise Unternehmenslizenz oder Einzellizenzen mit folgender Nutzerstruktur:
2 Admin8 User Vertragswesen104 User Projektmanagement / Zeiterfassung12 User Teamleitung2 User Berichtswesen
Funktionsumfang:
Benutzerverwaltung (Anlage, Rechte, Deaktivierung)Projektverwaltung mit StammdatenHonorarermittlung nach HOAI (Objektplanung, Tragwerksplanung, Technische Ausrüstung) und nach AHO (Projektsteuerung): anrechenbare Kosten, Honorarzonen, Leistungsphasen, besondere Leistungen, Nebenkosten, Zu-/AbschlägeHonorarverträge inkl. automatischer Generierung aus HonorarermittlungenHonorarrechnungen (Abschlags- und Schlussrechnungen)Zeiterfassung auf Honorarleistungen mit Soll-Ist-VergleichBerichtsausgabe (Word/PDF)
Optionales Modul Kapazitätsplanung (KAPA)
Modul Kapazitätsplanung (KAPA) – nur falls angeboten.
Lineare Verteilung von StundenbudgetsProjektsicht, Mitarbeitersicht, AuslastungsübersichtMehrstufiges Berechtigungskonzept: Kapa-Admin, Bereichs-/Fachbereichsleitung, Teamleitung, Mitglied, LeserLizenzbedarf: 2 User Bereichs-/Fachbereichsleitung, 12 User Teamleitungen
Hinweis: Wird das Modul KAPA angeboten, ist es auch im Systemservice (Pos. 8.2) und in der Schulung Kapazitätsplanung (Pos. 6.3) zu berücksichtigen.
Datenmigration, Inbetriebnahme und Schulungen
Altdatenübernahme (Pos. 4): Migration aller relevanten Daten aus ConjectCM/Oracle in die neue Datenbank (pauschal): Objekte, Projekte, Honorarberechnungen, Verträge, Rechnungen, Zeitnachweise, Mitarbeiter, AdressstammdatenBetriebsbereitschaft (Pos. 5): Installation, Customizing, Integration – Herbeiführung der produktiven NutzbarkeitSchulung Honorarermittlung/-verträge (Pos. 6.1): 1 Tag, max. 10 Personen, remoteSchulung Zeiterfassung (Pos. 6.2): ½ Tag, max. 4 Personen, remoteSchulung Kapazitätsplanung (Pos. 6.3): 1 Tag, max. 14 Personen, remote (nur bei KAPA)Schulung Administration (Pos. 6.4): 1 Tag, max. 4 Personen, remote
Technische Anforderungen und Schnittstellen
On-Premise-Betrieb in der Infrastruktur des Dortmunder Systemhauses (dosys)Barrierefreiheit nach BITV NRWPerformance: Menüwechsel < 1–3 s, einfache Suche < 5 s, komplexe Suche < 30 sAktualisierung AHO/HOAI innerhalb von 4 Wochen nach jeder NovelleSAP-Schnittstellen: Übergangsphase SAP ECC (voraussichtlich bis Ende 2027) und Umstellung auf SAP S/4HANA (voraussichtlich Anfang 2028). Import Objekte/Wirtschaftseinheiten, Kreditoren, Projektdaten; Export Zeitnachweise (ILV/Interne Leistungsverrechnung)SST-Schnittstelle für Import/ExportE-Mail-Integration: Mailversand aus dem System, optional Domino-MailserverSicherheit/Datenschutz: Anonymisierung, Verschlüsselung, Zugriffssicherung, Backup, Protokollierung, Auskunftsrechte nach § 15 DSGVOHotline: Deutschsprachig, Sprachniveau C2
Systemservice (Laufzeit)
Laufzeit Systemservice: mindestens 48 Monate ab Herbeiführung der BetriebsbereitschaftKündigungsfrist für den Auftragnehmer: 12 Monate zum Quartalsende (nach Mindestvertragsdauer)Leistungsumfang: Störungsbeseitigung, Wartung, Updates, ProgrammaktualisierungPreisanpassung: erstmalig 12 Monate nach SystemlieferungMengengerüst Stadt Dortmund: > 3.500 Projekte, > 1.250.000 ZeitnachweisbuchungenAdressdaten für Störungsmeldungen und verantwortliche Ansprechperson sind zu benennen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenRechtliche und formale Eignung
Handelsregistereintragung (oder Erklärung, dass keine Pflicht besteht); auf Verlangen: Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Handwerksrolle oder IHK-EintragungWettbewerbsregister: keine relevanten Einträge oder Angabe vorhandener EinträgeBerufsgenossenschaft: Mitgliedschaft und BeitragszahlungSteuerliche Unbedenklichkeit: Bescheinigung des Finanzamts, nicht älter als 6 MonateFrauen- und Familienförderung: Verpflichtungserklärung (Anlage Eigenerklärung / Formblatt B2) – Maßnahmen abhängig von Unternehmensgröße:> 500 Beschäftigte → mindestens 4 Maßnahmen aus Katalog> 250 bis 500 Beschäftigte → mindestens 3 Maßnahmen> 20 bis 250 Beschäftigte → mindestens 2 Maßnahmen≤ 20 Beschäftigte → keine weiteren AngabenAusnahmen möglich, wenn bereits durch Zuschlag der letzten 12 Monate verpflichtet, bereits alle Maßnahmen durchgeführt oder objektiv belegbare Gründe vorliegenKeine Ausschlussgründe: Erklärung gem. § 42 UVgO analog i.V.m. §§ 123, 124 GWB; insbesondere keine Verurteilung wegen Schwarzarbeit (§ 21 SchwarzArbG) oder nach Arbeitnehmerentsendegesetz (§ 21 AEntG) in den letzten 2 Jahren, keine Verstöße gegen Mindestlohn (§ 19 Abs. 1 MiLoG), keine Insolvenz, keine LiquidationBestand am Markt: mindestens 0–2 Jahre dokumentiert
Fachliche und wirtschaftliche Eignung
Mitarbeiterstruktur der Jahre 2023–2025 (Festangestellte, technisch geschultes Personal, Geschäftsführer)Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (netto)Umsatz in der ausgeschriebenen Leistungsart der letzten 3 Geschäftsjahre (netto)Liste wesentlicher Aufträge der letzten Jahre mit Rechnungswert, Leistungszeit und AuftraggeberDrei Referenzen über produktiven Einsatz der ausgeschriebenen Software für Honorarermittlung (HOAI/AHO) und optional Kapazitätsplanung (siehe Referenzprojekte). Mindestlaufzeit je 1 Jahr, Zeitraum: vergangene 5 Jahre. Referenzen, die die Mindestlaufzeit nicht erfüllen, führen zum Ausschluss.Bewerbergemeinschaften: maximal 3 Mitglieder; je Mitglied eigenes FormularUnterauftragsvergabe / Eignungsleihe: ab Auftragswert 30.000 € ist ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister des Nachunternehmers vorzulegen
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: vergangene 5 Jahre
Produktiver Einsatz einer Software für Honorarermittlung (HOAI) und optional Kapazitätsplanung (AHO) bei einem öffentlichen Auftraggeber
je Referenz: Projektbezeichnung, Auftraggeber (mit Anschrift und Ansprechpartner), Auftragswert, Kurzbeschreibung, Laufzeit (von/bis); Anlagen max. 3 DIN A4 Seiten pro Referenz. Mindestlaufzeit 1 Jahr produktiver Einsatz – sonst Ausschluss. Zusatzpunkte für öffentlichen Auftraggeber, Nutzerzahlen, Vertragszahlen, interne Zeiterfassung.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 80%4–10 · 18%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 28 erledigt
Teilnahmeantrag – Unternehmensangaben
Eignungsnachweise
Angebotsunterlagen (nach Aufforderung zur Angebotsabgabe)
Auf Verlangen einzureichen
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
Anschrift
44122 Dortmund
Ort
44122 00000 Dortmund
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.dortmund.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
44122 00000 Dortmund
Nordrhein-Westfalen
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