Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum es geht: Die Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (MLU) braucht Beratungsleistungen, um ihre Finanzverwaltungsprozesse – konkret die Dienstreise-Abrechnung und den Purchase-to-Pay-Prozess (Einkauf bis Bezahlung, Teilbereich Invoice2Pay) – durchgängig zu digitalisieren und dabei rechtlich sowie compliance-konform zu gestalten.
Was zu tun ist:
Bieter können sich nur für ein Los bewerben. Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen, spätestens am 17.09.2026 um 12:00 Uhr.
Was Sie mitbringen müssen: Mindestens 3 vergleichbare Referenzen an öffentlichen Einrichtungen (idealerweise Hochschulen) sowie 10 Jahre Berufserfahrung im jeweiligen Fachgebiet.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis50%
Das Zuschlagskriterium Preis wird mit 50% gewichtet. Ermittelt aus der Wertungssumme des Angebotes (nachgerechnete Angebotssumme unter Berücksichtigung von Nachlässen). Werkstätten für Behinderte erhalten 15% Bonus.
- [Hochschul]verwaltungserfahrung25%
Nachweis der fachlichen Expertise des Projektverantwortlichen: Fachwissen Hochschulverwaltung (max. 3 P.), Stakeholder-Kommunikation (max. 2 P.), interdisziplinäre Zusammenarbeit (max. 2 P.), Erfahrung mit hochschulrelevanten IT-Systemen DMS/CaMS/ERP (max. 3 P.).
- Prozessmanagementerfahrung25%
Benennung von mindestens zwei verantwortlichen Personen (P2P und DRP) mit Erfahrung in Workshop-Leitung (max. 2 P.), BPMN 2.0-Methoden (max. 2 P.), kontinuierlicher Verbesserung (max. 2 P.), Projektreviews/Präsentationen (max. 1 P.), Trackrecord (max. 3 P.).
Gesamtpunktzahl = gewichtete Preispunkte + gewichtete Leistungspunkte. Leistungspunkte werden auf einer Skala von 1-10 vergeben. Bei weniger als 5 von 10 Punkten bei einem B-Kriterium erfolgt Ausschluss. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGemeinsamer Rahmen für beide Lose
Vorgehen: Die bestehenden IST-Prozessaufnahmen und Entwürfe optimierter Prozesse der MLU werden genutzt und zu Ende-zu-Ende digitalen Prozessen ausgebaut. Gearbeitet wird hybrid (klassisch und agil), in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen (Sachgebiet Reisekosten, Referat Zentrale Auftragsvergabe) und unter Federführung der FID-Projektleitung (Leitung Finanzverwaltung).
Ziele:
Onboarding: Jeweils Vor-Ort-Kickoff mit Interviews, Sichtung der IST-Prozessaufnahmen und Einarbeitung in die Systemlandschaft (Los I: ca. 3 Personentage, Los II: ca. 2 Personentage).
Hinweis: Bieter können sich nur für ein Los bewerben.
Rahmenbedingungen zur Leistungserbringung
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlusskriterien (A-Kriterien) – gelten für beide Lose
Folgende Anforderungen müssen zwingend erfüllt sein – sonst erfolgt ein Ausschluss:
1. Referenzen: Mindestens 3 vergleichbare Referenzen (Beratung, Konzeption und Umsetzung) an öffentlichen Einrichtungen, idealerweise Hochschulen
2. Berufserfahrung: Mindestens 10 Jahre Arbeitserfahrung im jeweiligen Fachgebiet
3. Geschäfts-/Dokumentationssprache: Deutsch
4. Vor-Ort-Präsenz: Bestätigung erforderlich
5. Einhaltung der Meilensteine: Bestätigung erforderlich
6. Höchstgrenze Auftragswert:
7. Erfahrung mit öffentlicher Verwaltung bei Prozessberatung ist zwingend (sonst Ausschluss)
8. Inhaltliche Wertungskriterien: Weniger als 5 von 10 Punkten je B-Kriterium führt zum Ausschluss
9. Übergreifende Anforderungen (Geschäftssprache, Ortsbegehung, Lieferzeit): Weniger als 7 von 10 Punkten führt zum Ausschluss
Eignungsnachweise (mit dem Angebot einzureichen):
Allgemeine organisatorische und rechtliche Anforderungen
Bewertungskriterien (Zuschlag): 50 % Preis und 50 % fachliche Leistung.
EU-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) 2022/576): Der Bieter sowie Unterauftragnehmer, Lieferanten und Unternehmen, deren Kapazitäten in Anspruch genommen werden (über 10 % des Auftragswerts), dürfen keine russischen Staatsangehörigen / in Russland niedergelassene Personen oder Organisationen sein, an denen solche Personen zu über 50 % beteiligt sind.
Loslimitierung: Pro Bieter ist nur die Bewerbung für ein Los zulässig.
Hinweis: Ab einer Auftragssumme > 30.000 € wird für den erfolgreichen Bieter ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister angefordert.
Geschäftsprozessoptimierung, Digitalisierung an öffentlichen Einrichtungen (idealerweise Hochschulen) – Beratung, Konzeption und Umsetzung mit vergleichbaren Herausforderungen
Vergleichbare Herausforderungen in Prozessbegleitung und -umsetzung an öffentlichen Verwaltungen/Hochschulen; je Referenz Beschreibung von Aufgabenstellung, Lösung, Zeit- und Budgetrahmen; Erfahrungen mit DMS/CaMS/ERP/HIS/DocuWare, BPMN 2.0, IT-Landschaft MLU von Vorteil
Compliance und Rechtskonformität an öffentlichen Einrichtungen (idealerweise Hochschulen) – Beratung, Konzeption und Umsetzung mit vergleichbaren Herausforderungen
Vergleichbar sind Finanzverwaltungsprozesse und Compliance-Prozesse (insb. IKS) an öffentlichen Einrichtungen; Bezug zu GoBD/TR-Resiscan, LHO, VV-LHO, UVgO Sachsen-Anhalt wünschenswert; mehrere Teilprojekte eines Mandats zählen als eigenständige Referenz, wenn inhaltlich, aufgabenbezogen und zeitlich trennbar; je Referenz Beschreibung von Aufgabenstellung, Lösung, Zeit- und Budgetrahmen