Stabilisierung des Regelbetriebs und Weiterentwicklung des Lern-Erlebnis-Systems (LES)

Stabilisierung und Optimierung des laufenden LES-Betriebs sowie Steuerung von Störungs-, Support- und Änderungsanforderungen. Die Leistung umfasst außerdem die Weiterentwicklung von Prozessen, Rollen und Governance-Strukturen sowie das Stakeholder- und Changemanagement.

Integration der Lernwelt und weiterer Lernplattformen in das LES sowie Rückbau bestehender Lernangebote und Lernplattformen. Zudem sind künftige Ausbaustufen des LES fachlich und organisatorisch zu begleiten sowie zu planen, umzusetzen und qualitativ abzusichern.

Entwicklung von Reporting-, KPI- und Steuerungsstrukturen sowie Konzeption und Implementierung von Dashboards und Auswertungen. Der Fachbereich wird außerdem zur eigenständigen Nutzung und Steuerung des Reportings befähigt.

Die Beratungsergebnisse werden schriftlich dokumentiert. Dazu gehören insbesondere Konzepte, Prozessdokumentation und Entscheidungsvorlagen. Art und Umfang der weiteren Dokumentationsleistungen werden nach Auftragserteilung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt.

Der maximale Beratungsaufwand beträgt 94 Personentage, davon höchstens 19 Personentage für den Project Lead und 75 Personentage für den Consultant. Die Mindestabnahmemenge beträgt insgesamt 34 Personentage. Die Leistung wird in eigener Verantwortung mit eigenem Personal und eigenen Arbeitsmitteln erbracht.

Der Leistungszeitraum umfasst voraussichtlich 14 Monate, von November 2026 bis Ende Dezember 2027. Eine Abstimmung über die Anwesenheit in BVG-Räumen in Berlin ist einzubeziehen. Bei wichtigen Terminen wie Vorstandspräsentationen und übergreifenden Workshops ist die Leistung in den BVG-Räumen in Berlin zu erbringen.

Erforderliche Mitwirkungsleistungen, Zugriffe, Zutritte, Unterlagen, Angaben und Daten sind rechtzeitig beim Auftraggeber anzufordern und die Beteiligten sind eng abzustimmen. Übergebene Unterlagen, Daten und Materialangaben sind nach Möglichkeit technisch nachzukontrollieren, ohne die alleinige Verantwortung für die eigene Leistung zu mindern.

Für das Konzept ist darzulegen, wie bei einem Wechsel oder Ausfall benannter Berater Know-how übertragen und dokumentiert wird.

Der Bieter muss Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen. Die Eignung wird zusammen mit dem Angebot anhand der Eigenerklärung zur Eignung und der verfügbaren Nachweise geprüft. Besondere quantitative Schwellenwerte für Umsatz, Unternehmensgröße oder Zertifizierungen sind nicht genannt.

Der Project Lead muss Deutschsprachigkeit, mindestens 15 Jahre einschlägige Berufserfahrung und mindestens drei vergleichbare BVG-Referenzprojekte zur Implementierung eines HR-Systems aus den letzten fünf Jahren nachweisen. Erwartet werden Erfahrung in der Implementierung von HR-Systemen, der Konzeption von Reportingstrukturen, der HR-Digitalisierung und HR-Transformation, personalwirtschaftlichen Prozessen sowie in Change-Management, Kommunikation und der Branche.

Der Consultant muss Deutschsprachigkeit und mindestens ein vergleichbares BVG-Referenzprojekt zur Implementierung eines HR-Systems aus den letzten drei Jahren nachweisen. Die Sprachkenntnisse der eingesetzten Mitarbeiter sind im Angebot anzugeben.

Die vorgesehenen Mitarbeiter sind verbindlich mit Skills, Referenzen und Verfügbarkeiten zu benennen. Ein Wechsel oder Austausch benannter Berater nach Angebotsabgabe bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers. Für einen möglichen Austausch sind die erforderlichen Skills nachzuweisen.

Das Angebot muss eine angemessene, detaillierte Auflistung der Arbeitspakete und eine fachlich und inhaltlich detaillierte Liefer- und Leistungsbeschreibung enthalten. Zu jedem Punkt der Ausschreibung ist eindeutig Stellung zu nehmen. Die Leistungserbringung im vordefinierten Leistungszeitraum ist verbindlich zuzusagen.

Bei einer Bietergemeinschaft sind alle Mitglieder, das geschäftsführende Unternehmen, die Vertretung, die gesamtschuldnerische Haftung und die wirtschaftlichen Gründe des Zusammenschlusses anzugeben. Jedes Mitglied reicht eine eigene Eigenerklärung zur Eignung ein.

Bei Eignungsleihe ist je eignungsleihgebendem Unternehmen eine Verpflichtungserklärung einzureichen. Darin ist die Bereitstellung der erforderlichen Kapazitäten für wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit zu bestätigen. Geliehene persönliche Qualifikationen und Referenzen müssen von den betreffenden Personen höchstpersönlich erbracht werden.

Die Vertraulichkeitserklärung ist auszufüllen und zu unterschreiben. Vertrauliche Informationen dürfen nur für das Vergabeverfahren verwendet und nach Aufforderung sowie nach Verfahrensende zurückgegeben oder vernichtet werden. Der Supplier Code of Conduct ist einzuhalten; bei Verstößen sind unverzüglich Informationen, Abhilfemaßnahmen und gegebenenfalls ein abgestimmter Verbesserungsplan vorzulegen. Eingesetzte Unterauftragnehmer müssen den Anforderungen der Eigenerklärung zur Eignung entsprechen und grundsätzlich zu den Vertragsbedingungen des Auftraggebers beauftragt werden.