TendiGo
Jetzt starten →
Ausschreibungen Bayern

Stufe 1: Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern

Staatliche Museumsagentur Bayern | Regierung von Oberbayern, Vergabekammer SüdbayernMünchen, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Freistaat Bayern beschafft ein zentrales Museumsmanagementsystem (MMS) als Cloud-Lösung (SaaS) für 18 Staatliche Museen und Sammlungen. Damit sollen die bisherigen Einzellösungen verschiedener Anbieter abgelöst und in einem einheitlichen System zusammengeführt werden.

Das System muss Sammlungsmanagement, Medienverknüpfung, Leihverkehr, Ausstellungs- und Transportplanung, Restaurierungsdokumentation, Provenienzforschung, Normdatenverwaltung und eine Online-Präsentation ermöglichen. Gefordert sind SPECTRUM-Standard 5.0+, CIDOC-CRM-konforme Architektur, Mehrsprachigkeit DE/EN, 2-Faktor-Authentifizierung sowie eine Skalierung auf 2–3 Mio. Objektdatensätze und bis zu 200 Nutzer.

Zum Leistungsumfang gehören die Bereitstellung als SaaS, Einrichtung, vollständige Datenmigration aus den Altsystemen (in 6 Blöcken bis Ende 2029), Schulungen (Train-the-Trainer), laufender Support (Hotline, Ticketsystem, Verfügbarkeit 99,0 %), ein Online-Präsentationstool sowie tägliche Datensicherung. Optional können weitere Museen, Datenexport und -bereinigung beauftragt werden.

Das Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb in zwei Stufen. Die Grundlaufzeit des Vertrags beträgt 60 Monate mit jährlicher Verlängerungsoption. Einzureichen sind zunächst Teilnahmeanträge (Stufe 1), danach Angebote (Stufe 2).

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung18. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist9. Okt. 2026
Teilnahmefrist19. Okt. 2026
Einladungsfrist30. Okt. 2026
Angebotsfristca. 25. Nov. 2026
Verhandlungsrundeca. 14. Dez. – 25. Dez. 2026
Datenmigration Block M1ca. 1. Apr. – 30. Juni 2027
Datenmigration Block M2ca. 1. Okt. – 31. Dez. 2027
Datenmigration Block M3ca. 1. Apr. – 30. Juni 2028
Datenmigration Block M4ca. 1. Okt. – 31. Dez. 2028
Datenmigration Block M5ca. 1. Apr. – 30. Juni 2029
Datenmigration Block M6ca. 1. Okt. – 31. Dez. 2029
Datenmigration Abschluss31. Dez. 2029
AngebotsöffnungDatum offenEröffnung der Erstangebote voraussichtlich nach Ablauf der Angebotsfrist; konkreter Termin nicht beziffert.
TeststellungDatum offenMindestens 10 Arbeitstage Teststellung mit Bemusterung zur Angebotspräsentation.
BindefristDatum offenBindefrist wird mit der Angebotsaufforderung verbindlich angegeben.
ZuschlagDatum offenZuschlagsdatum ergibt sich nach Abschluss der Verhandlungen; nicht explizit beziffert.
VertragslaufzeitDatum offen60 Monate Grundlaufzeit ab Zuschlag/Vertragsbeginn (SaaS-Bereitstellung des MMS inkl. Support).
Verlängerung 1Datum offenJährliche automatische Verlängerung um 1 Jahr, sofern nicht 6 Monate vor Laufzeitende gekündigt.
Verlängerung max.Datum offenBis zu 100 Verlängerungsoptionen à 1 Jahr sind laut Stammdaten möglich.
Bereitstellung MMS StandardDatum offenInitiale Bereitstellung der Standardversion des MMS innerhalb von 1 Monat nach Beauftragung (Block B1).
Bereitstellung MussanforderungenDatum offenBereitstellung aller Mussanforderungen und Produktivsetzung innerhalb von 6 Monaten nach Beauftragung (Block B2).
Bereitstellung SollanforderungenDatum offenSpäteste Bereitstellung der beauftragten Sollanforderungen innerhalb von 24 Monaten nach Beauftragung (Block B3).
Abruf BAM/MFADatum offenSchriftlicher Abruf optionaler Migration BAM/MFA mindestens 12 Monate vor jeweiligem Block-Fertigstellungstermin.
Abruf weitere MuseenDatum offenWeitere Museen (z. B. Haus der Bayerischen Geschichte) mit mindestens 12 Monaten Vorlaufzeit schriftlich abrufbar.
Anpassung MeilensteineDatum offenAG kann Gesamttermin/Meilensteine mit mindestens 3 Monaten Vorlauf in Textform anpassen.
Vorlage MigrationsplanDatum offenVerbindlicher, detaillierter Migrationsplan ist Bestandteil des Umsetzungskonzepts und mit Angebotsabgabe vorzulegen.
Escrow-HinterlegungDatum offenHinterlegung des Quellcodes (Software Escrow) innerhalb 3 Monaten nach Vertragsschluss.
Escrow-AktualisierungDatum offenJährliche Aktualisierung sowie bei jedem wesentlichen Update des Escrow.
Sicherheitsvorfall-MeldungDatum offenBenachrichtigung über Sicherheitsvorfall spätestens 24 Stunden nach Kenntniserlangung.
Daten-RückgabeDatum offenRückgabe der Daten 30 Kalendertage nach schriftlicher Aufforderung des AG bei Vertragsende.
Überbrückung SaaSDatum offenNach Vertragsende/Kündigung bis zu 6 Monate Weiterbetrieb des SaaS zu unveränderten Konditionen.
Überleitung ZweitbieterDatum offenÜberleitungsrecht auf Zweitbieter bis 3 Monate nach Wirksamwerden der Kündigung.
ZahlungsfristDatum offenZahlung 30 Tage nach Rechnungsstellung.
RügefristDatum offenRügefrist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Angebotsabgabefrist.
NachprüfungsantragDatum offenNachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach Mitteilung des AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

System und Plattform

Bereitstellung eines webbasierten Museumsmanagementsystems (MMS) als SaaS-Lösung für 18 Staatliche Museen und Sammlungen des Freistaats Bayern. Serverstandort: EU/EWR oder von der EU als angemessen anerkanntes Drittland.

Das System muss mindestens folgende Funktionsbereiche abdecken:

Sammlungsmanagement nach SPECTRUM-Standard 5.0+MedienverknüpfungLeihverkehrAusstellungs- und TransportplanungRestaurierungsdokumentationProvenienzforschungOnline-Präsentation ausgewählter SammlungsdatenIntegriertes Digital Asset Management (DAM) plus Anbindung an ein externes DAM

Skalierung und Performance:

Verwaltung von 2–3 Mio. Objektdatensätzen mit zugehörigen AssetsParalleler Schreibzugriff für mind. 100 Nutzer bei unbegrenzter BenutzeranzahlReaktionszeit Befehlseingabe max. 3 SekundenBereitstellung Suchergebnis max. 15 Sekunden

Technische Mindestanforderungen:

CIDOC-CRM-konforme ArchitekturDatensatztypen: Objekt, Archiv, Adresse, Person/Organisation, Literatur, Ausstellung, Leihe/Registrar, Restaurierung, Digital Asset2-Faktor-AuthentifizierungMehrsprachigkeit Deutsch/EnglischResponsives WebdesignWertelisten, Vokabulare (anlegbar, hierarchisch, extern anbindbar)Volltextsuche, facettierte Suche, Leuchttisch, Export-/Berichtsfunktionen, TemplatesRechteverwaltung und Redaktion

Einrichtung und Konfiguration

Feinkonzeption und individuelle Anpassung an die Anforderungen der 18 MuseenModifikation der Lösung zur Abdeckung aller MussanforderungenEinrichtung der Benutzer, Rechte, Wertelisten und WorkflowsKonfiguration der Migration für jedes BestandssystemBereitstellung einer Testumgebung (60 Monate) parallel zur Produktivumgebung

Datenmigration

Vollständige Migration aller Bestandsdaten aus den unterschiedlichen Altsystemen der 18 Museen (z.B. MuseumPlus, BeeCollect, Axiell, CollectiveAccess, FileMaker, APS, ArchaeoBook, Online-Sammlungen). Zu migrieren sind Objektdaten inkl. Digital Assets, Normvokabulare, Restaurierungsdaten, Standortdaten, Adressdaten, Personendaten und Literaturdaten.

Die Migration erfolgt in 6 verbindlichen Migrationsblöcken bis Ende 2029:

| Block | Museen | Zeitfenster |

|-------|--------|-------------|

| M1 | ASM, GOETZ | Q2/2027 |

| M2 | GMF, NMN, SMAEK, TIM | Q4/2027 |

| M3 | DTM, SMM, MFA (optional) | Q2/2028 |

| M4 | BStGS | Q4/2028 |

| M5 | MFF, DNS, SAG, SGSM | Q2/2029 |

| M6 | BNM, BAM (optional), MFK, PORZ | Q4/2029 |

Der Bieter muss mit Angebotsabgabe einen verbindlichen, detaillierten Migrationsplan mit Meilensteinen, Pufferzeiten, systembezogener Migrationsbeschreibung je Bestandssystem, identifizierten Risiken und Gegenmaßnahmen sowie Anforderungen an beizustellende Daten vorlegen.

Optionale Zusatzleistungen:

Migration von Leih- und Ausstellungsverkehrsdaten je MuseumExport aus Bestandssystemen vor der MigrationDatenbereinigung vor der MigrationMigration weiterer Museen (z.B. Haus der Bayerischen Geschichte) auf gesonderte Vereinbarung

Schulung und Projektmanagement

Schulung nach Train-the-Trainer-Konzept (Einweisungen für Multiplikatoren der Museen)Dokumentation der Lösung und der MigrationenProjektleitung als zentraler Ansprechpartner (ohne Zustimmung des AG nicht auswechselbar)Statusberichte mindestens alle zwei Wochen bis zur Bereitstellung, danach monatlichUnverzügliche Information bei VerzögerungenProjektsitzungen alle zwei Wochen (Online) bis Bereitstellung, danach monatlich

Laufender Betrieb und Support

Verfügbarkeit 99,0 % (Verfügbarkeitsklasse VK1): max. 8 h Ausfall/Monat, max. 88 h Ausfall/JahrKeine geplanten Wartungsarbeiten während Betriebszeiten Mo–Fr 09:00–16:00 UhrDeutschsprachige Hotline und TicketsystemReaktions- und Wiederherstellungszeiten gemäß Tabelle 5 der LeistungsbeschreibungTägliche Datensicherung (Full Backup DB + Assets), inkrementelles DB-Backup alle 4 Stunden, Aufbewahrung mind. 2 WochenIT-Sicherheitsanforderungen: Freiheit von Schadsoftware, kein unerwünschter Datentransfer, IT-Sicherheitskonzept (Zugriffs-/Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung, Protokollierung, Patch- und Schwachstellenmanagement, Vorfall-/Meldeprozesse)Benachrichtigung bei Sicherheitsvorfall: spätestens 24 Stunden nach KenntniserlangungQuellcode-Hinterlegung (Software Escrow) innerhalb 3 Monaten nach Vertragsschluss, jährliche Aktualisierung sowie bei jedem wesentlichen UpdateWeiterbetrieb bestehender Online-Sammlungen mit regelmäßiger Datenaktualisierung (Option, 60 Monate)

Optionale Zusatzfunktionalitäten (abrufbar durch AG)

Folgende Funktionalitäten können vom AG optional beauftragt werden:

Erweiterte APIAutomatische Abmeldung zur LizenzfreigabeKonfigurierbare HilfefunktionErweiterte ImportmöglichkeitenProvenienzforschung-FunktionalitätenArchäologische Sammlungen-FunktionalitätenMobile StandorterfassungSemantische SuchePolyhierarchische VokabulareExterne VokabulareErweitertes Digital Asset ManagementWiederherstellungsfunktionen (Einzelwerte, Massenänderung, gelöschte Datensätze)Temporäre DatensätzeDrehbuchDigital Asset BestellungenKomplexe FotoverwaltungEquipment, PersonalressourcenBarrierefreiheitMigration Leih- und Ausstellungsverkehrsdaten je Museum

Bereitstellungsmeilensteine

Nach Beauftragung gelten verbindliche Meilensteine:

B1 Initiale Bereitstellung Standardversion: +1 MonatB2 Bereitstellung aller Mussanforderungen, Produktivsetzung: +6 MonateB3 Späteste Bereitstellung beauftragter Sollanforderungen: +24 MonateM1–M6 Datenmigration in 6 Blöcken bis Ende 2029 (s.o.)

Bei Verzögerung der Gesamtfertigstellung um 60 Arbeitstage schriftliche Nachfrist von mind. 20 Arbeitstagen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Mindestumsatz: 100.000 € netto/Jahr in jedem der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) im Bereich MuseumsmanagementsystemHaftpflichtversicherung (Bestand oder Zusage):mind. 2.000.000 € für Sach- und Personenschäden (jeweils mind. zweifach maximiert)mind. 1.500.000 € für Vermögensschäden (jeweils mind. zweifach maximiert)mind. 1.000.000 € IT-spezifische VersicherungZusage, im Auftragsfall die Deckungssummen ggf. zu erhöhen

Technische und berufliche Eignung

Unternehmensreferenzen: mind. 3 erfolgreiche Referenzen + 1 Marktpräsenz-Referenz (siehe Referenzprojekte)Personal: mind. 4 Systemspezialisten verfügbarSchlüsselpersonal Projektleiter + Stellvertreter:je mind. 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung (Einführung/Migration DB-/Informationssysteme GLAM/Museum)Deutsch B2 oder C1Lebenslauf und Profilwährend Gesamtdauer des Projekts einzusetzen, Austausch nur mit Zustimmung des AGDeutschsprachiger Support muss angeboten werden könnenMigrationsexpertise: Fähigkeit zur gleichzeitigen Migration von mind. 4 Museen; Erfahrung bei Auflösung von Problemfällen

Zertifizierungen und Standards

SPECTRUM 5.0 oder höher (Zertifizierung oder gleichwertige Alternative)ISO/IEC 9001 (Qualitätsmanagement)ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit)BSI C5-Testat (oder gleichwertig) für Cloud-Betrieb – bei Vertragsschluss und jeder Erneuerung unaufgefordert vorzulegenPartnerstatus bzw. Zertifizierung des Herstellers als zugelassener Vertriebs- und Implementierungspartner (falls Bieter nicht selbst Hersteller ist)

Rechtliche Eignung und Ausschlussgründe

Keine Ausschlussgründe nach:

§ 123 Abs. 1–4 GWB – insbesondere keine Verurteilungen wegen Wirtschaftsdelikten, keine Verletzung von Steuer- oder Sozialversicherungspflichten§ 124 Abs. 1 Nr. 1–4, Nr. 7–9 GWB – insbesondere keine Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht, keine Insolvenz, keine schweren Verfehlungen, keine Wettbewerbsverzerrungen, keine erheblichen Mängel bei früheren Aufträgen, keine Täuschung§ 124 Abs. 2 GWB – Einhaltung von Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Aufenthaltsgesetz, Mindestlohngesetz, Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Weitere Pflichterklärungen:

Scientology-Schutzerklärung (Verpflichtung zur Nichtanwendung der Technologie von L. Ron Hubbard; wissentlich falsche Erklärung = Ausschluss)Erklärung zu Art. 5k VO (EU) 2022/576 (Russland-Sanktionen: keine russischen Beteiligten >10 % Auftragswert)VertraulichkeitserklärungEintragung im Berufs- oder Handelsregister (falls erforderlich) mit RegisternummerUSt-IdNr.Gewerberechtliche Voraussetzungen müssen erfüllt sein (ggf. durch Dritte mit Erläuterung)Unterauftragnehmer nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des AG; AN haftet wie für eigene Leistungen

Sonstige Anforderungen

Teststellung / Bemusterung im Vergabeverfahren: Nachweis Leistungsfähigkeit und Bedienbarkeit (Objekterfassung/-suche, Digital Asset-Verarbeitung, Normvokabular-Verknüpfung, allgemeine Bedienbarkeit), Mindestdauer 10 ArbeitstageAngebotspräsentation mit Präsentation des Konzepts in Verhandlungsrunde KW 50/51Anpassungsfähigkeit: Vorlage Migrationsplan mit Angebotsabgabe, monatliche Statusberichte, zweimonatliche ProjektsitzungenKeine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen (Kündigungsgrund)Zahlung von Steuern, Abgaben, Sozialbeiträgen, Tariflöhnen (Kündigungsgrund)Lieferkettensorgfaltspflichten (LkSG) bei Anwendbarkeit
Referenzprojekte
mind. 3 (+ 1 Marktpräsenz); max. 5 wertbare Referenzen möglich ReferenzenZeitraum: Leistungen in den letzten 5 Jahren, zurückgehend bis 01.01.2021; Marktpräsenz seit mind. 01.01.2024Volumen: Mind. 60 Nutzer in einer Referenz; mind. 10 GLAM-Kunden in den letzten 5 Jahren betreut; IT-DL seit 4 Jahren, Museumsmanagement seit 10 Jahren am Markt

Mindestens 3 Unternehmensreferenzen über erfolgreiche Migrationen aus Bestandssystemen sowie 1 zusätzliche Referenz zur Marktpräsenz

Bereitstellung und Implementierung MMS oder vergleichbare GLAM-Software; Migration aus Bestandssystem; System mind. 6 Monate erfolgreich ohne wesentliche Beanstandungen; deutschsprachiger Support; Ansprechpartner beim Referenzgeber mit Kontaktdaten; Gewichtung: GLAM-Implementierung 1 Pkt., Migration MuseumPlus/BeeCollect/ArchaeoBook/APS/Filemaker/Online-Sammlung/Axiell/CollectiveAccess je 2 Pkt., anderes Drittsystem 1 Pkt., öffentl. Auftraggeber 1 Pkt., EU/EWR/CH/UK-Standort 1 Pkt., mind. 100 Nutzer 1 Pkt., Sammlungsmanagement-Vollausstattung 3 Pkt.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 3 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 36%11+ · 9%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 31 erledigt
Teilnahmeantrag (Stufe 1)
Formale Angebotsunterlagen (Stufe 2)
Technische Konzepte und Nachweise
Kalkulation und Preisblätter

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen
  1. 18.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
    • Teilnahmefrist: 19.10.2026 → 02.11.2026
  2. 20.09.2026Ausschreibung
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Diese Ausschreibung mit KI prüfen
Zur Original-Ausschreibung ↗

Auf einen Blick

Auftraggeber
Staatliche Museumsagentur Bayern | Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Anschrift
80637 München
Ort
80637 München
Kategorie
Bayern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.deutsche-evergabe.de ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
80637 München
Bayern

Weitere Ausschreibungen Bayern

Alle anzeigen →
Bayern

Beschaffung von 191 Notebooks

Landratsamt Aichach-Friedberg · 86551 AichachFrist: Bayern

Schachtumbau- und Abdichtungsarbeiten an Duekern

Landeshauptstadt Muenchen, Baureferat · 81671 MuenchenFrist: Bayern

Ausbau Sudetenstraße in Großheubach

Markt Großheubach, Rathausstr. 9, 63920 Großheubach, Tel.: +49 9371409932, Fax: +49 9371409988, E-Mail: info@grossheubach.de, Internet: zoeller.t@grossheubach.de · 63920 GroßheubachFrist: Bayern

Messestandbau - Sonderschau "Talente-Meister der Zukunft" auf der IHM 2027 in München

Handwerkskammer für München und Oberbayern · 81829 MünchenFrist: Bayern

A8, Ausbau Ulm/West-Ulm/Elchingen, BA 2+3 - provisorische Zaunanlage

Die Autobahn GmbH des Bundes - NL Südwest · AS Ulm/Nord bis AS OberelchingenFrist: Bayern

Messestandbau - Sonderschau "Talente-Meister der Zukunft" auf der IHM 2028 in München

Handwerkskammer für München und Oberbayern · 81829 MünchenFrist:

Bereit für die Zukunft der Vergabe?

Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.

806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit