Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
Technische Begleitung, Betreuung und Durchführung von Veranstaltungen bzw. Konferenzen
Ministerium für Verkehr Baden-Württemberg | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium KarlsruheStuttgart, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Das Ministerium für Verkehr Baden-Württemberg sucht einen Dienstleister, der seine Veranstaltungen und Konferenzen technisch betreut, plant und durchführt. Dazu gehören Konferenz-, Video-, Ton-, Licht- und Streamingtechnik inklusive Auf- und Abbau sowie qualifiziertes Fachpersonal. Die Beschaffung ist in zwei Lose aufgeteilt.
Was sind die Lose?
Los 1: Laufende Veranstaltungen des Ministeriums (Präsenz, Online und Hybrid) in ganz Baden-Württemberg, Vertragslaufzeit 01.01.2027–31.12.2030 (4 Jahre).Los 2: Verkehrsministerkonferenzen (VMK) und Gemeinsame Konferenzen der Verkehrs- und Straßenbauabteilungsleitungen (GKVS), Vertragslaufzeit 01.01.2027–31.12.2028 (2 Jahre).
Wie wird abgegeben?
Plattform: elektronisch über www.tender24.de (AI Bietercockpit)Frist: 03.11.2026, 14:00 Uhr (MEZ)Sprache: DeutschVerfahren: Offenes Verfahren gemäß VgVVergabenummer: VMBW-2026-0001
Was muss man mit dem Angebot einreichen?
Angebotsschreiben und Angebotsblatt (rechtsverbindlich unterschrieben)Preisblatt Los 1 und/oder Preisblatt Los 2 (je nach Beteiligung)Eigenerklärungen (Unternehmen, Ausschlussgründe, Russlandsanktionen, Gewerbezentralregister, Umsatz, Mitarbeiter, Referenzen, ggf. Selbstreinigung)Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung (3 Mio. € Sach-/Vermögensschäden, 5 Mio. € Personenschäden, jeweils 2-fach maximiert)Verpflichtungserklärung LTMG BW (Tariftreue/Mindestentgelt)Erklärung zu Bietergemeinschaft, Nachunternehmern oder Eignungsleihe (falls zutreffend)Max. 2 DIN-A4-Seiten Konzept (Qualitätsblock 2, nur in vorgegebener Vorlage)
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 DEZ FEB APR JUN AUG OKT
Bieterfragen-Fristca. 28. Okt. 2026
Beantwortung Bieterfragenca. 31. Okt. 2026
Angebotsfrist3. Nov. 2026
Verfügbarkeitszusage Los 23. Nov. 2026
Angebotsöffnung3. Nov. 2026
Bindefrist3. Nov. – 31. Dez. 2026
Prüfung und Wertungca. 17. Nov. 2026
Interne Zuschlagsentscheidungca. 18. Nov. 2026
Bieterinformationca. 19. Nov. 2026
Zuschlagca. 30. Nov. 2026
Vertragsbeginn Los 11. Jan. 2027
Vertragslaufzeit Los 11. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030bis 2030
Vertragsbeginn Los 21. Jan. 2027
Vertragslaufzeit Los 21. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028bis 2028
GKVS Frühjahr 20279. März – 11. März 2027
VMK Frühjahr 20276. Apr. – 8. Apr. 2027
GKVS Herbst 20275. Okt. – 7. Okt. 2027
VMK Herbst 202726. Okt. – 28. Okt. 2027
Termine 2028 ZusicherungDatum offen2028er Termine werden im Frühjahr 2027 festgelegt; vom Auftragnehmer dann verpflichtend zuzusagen.
Abruffrist Sonderkonferenzen (Los 2)Datum offen3 Wochen vor spontan einberufenen Sonderkonferenzen.
Abruffrist kleine Veranstaltungen (Los 1)Datum offen3 Wochen vor kleinen Veranstaltungen/Workshops mit geringem Personal- und Materialbedarf.
Abruffrist mittelgroße Veranstaltungen (Los 1)Datum offen8 Wochen vor hybriden Veranstaltungen bis 100 Personen.
Abruffrist Großveranstaltungen (Los 1)Datum offen4 Monate vor Großveranstaltungen/Kongressen ab 100 Personen.
Löschfrist DatenDatum offenDaten auf Leihgeräten sind binnen 14 Tagen nach Konferenzende zu löschen (BSI-Methode), spätestens vor Fremdnutzung.
Stornofrist 25 %Datum offenBei Stornierung bis 30 Tage vor Termin fallen 25 % des Auftragswerts als Stornokosten an.
Stornofrist 50 %Datum offenBei Stornierung bis 14 Tage vor Termin fallen 50 % des Auftragswerts als Stornokosten an.
Stornofrist 75 %Datum offenBei Stornierung bis 7 Tage vor Termin fallen 75 % des Auftragswerts als Stornokosten an.
Stornofrist 100 %Datum offenBei Stornierung weniger als 7 Tage vor Termin oder Kurzfristigkeit fallen 100 % des Auftragswerts an.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Preis60%
Preiswertung gemäß den Vergabeunterlagen; maßgeblich ist der im Preisblatt Los 2 angegebene Gesamtpreis.
- Qualität – Block 1: Personal und Leistungssicherheit20%
Qualifikation und Erfahrung Projektleitung / Verfügbarkeit, Kernteam und Vertretungskonzept; bewertet mit max. 100 Rohpunkten, fließen mit Gewichtung 20% (Rohpunkte/100 × 20) in die Gesamtpunktzahl ein.
- Qualität – Block 2: Konzept zur technischen Umsetzung der Beispielveranstaltung20%
Kompaktes technisches Umsetzungskonzept für die in der Leistungsbeschreibung definierte Beispielveranstaltung; gleiche inhaltliche Anforderungen und Bewertungsmaßstab wie Los 1; max. 2 DIN-A4-Seiten; max. 100 Rohpunkte, fließen mit Gewichtung 20% in die Gesamtpunktzahl ein.
Gesamtpunktzahl = Preiswertung (max. 60 Punkte) + Qualitätsblock 1 (Rohpunkte/100 × 20, max. 20 Punkte) + Qualitätsblock 2 (Rohpunkte/100 × 20, max. 20 Punkte); Zuschlag auf höchste Gesamtpunktzahl. Preiswertung gemäß Vergabeunterlagen (nähere Formel nicht angegeben).
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Gewichtungen sind in der Anlage zu 631 EU (S. 5) und in den Vergabeunterlagen (S. 21–26) für Los 2 identisch zu Los 1 ausgewiesen; die genaue Formel der Preiswertung wird nicht expliziert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenLeistungsgegenstand und Auftraggeber
Beschafft wird die technische Begleitung, Betreuung und Durchführung von Veranstaltungen und Konferenzen des Ministeriums für Verkehr Baden-Württemberg (Dorotheenstraße 8, 70173 Stuttgart). Leistungsort ist das gesamte Stadtgebiet Stuttgart; Veranstaltungen in Los 1 finden in ganz Baden-Württemberg statt.
Für jedes Los wird ein separater EVB-IT-Rahmenvertrag geschlossen. Die Leistungen werden über Einzelaufträge aus dem jeweiligen Rahmenvertrag abgerufen.
Allgemeine Leistungsbestandteile (beide Lose)
Technische Beratung, Konzeption und Vorbereitung (Besprechungen, Vor-Ort-Termine, Festlegung benötigter Technik, Proben und Technik-Checks)Bereitstellung und Bedienung der erforderlichen Veranstaltungs-, Konferenz- und StreamingtechnikTransport, Logistik, Auf- und AbbauTechnische Betreuung durch qualifiziertes FachpersonalBereitstellung geeigneter Räume, Stromanschlüsse, Energie und Sanitärräume durch den Auftraggeber (unentgeltlich)
Sicherheit, Datenschutz und Compliance (beide Lose)
DSGVO-konforme Durchführung; bei Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist dies im Angebot ausdrücklich zu benennen und die Anforderungserfüllung darzulegenISMS-Zertifikat nach BSI IT-Grundschutz oder ISO/IEC 27001, spätestens bei Leistungsbeginn, danach unaufgefordert aktuelle Zertifikate bei Re-ZertifizierungenTechnisches Sicherheitskonzept für getrennte Netzwerke (Laptop/PC und Drucker) bei jedem Einzelabruf vorzulegen und vom Auftraggeber freigeben zu lassenSicherheitsrelevante Vorfälle inkl. Risikobewertung unverzüglich meldenUnterauftragnehmer müssen alle relevanten Anforderungen (Sicherheit, Datenschutz) erfüllen; auf Verlangen vertragliche Vereinbarungen nachweisenTechnischer Support mit Reaktionszeit 1 Minute und Wiederherstellungszeit 5 Minuten; Ersatztechniker für SchlüsselpositionenEskalation: nach 1 Minute werden Technischer Leiter, Projektleiter und Veranstalter informiertDatenlöschung auf Leihgeräten nach BSI-Methode innerhalb 14 Tagen nach Konferenzende, spätestens vor Fremdnutzung
Personal- und Sprachanforderungen (beide Lose)
Projektleitung und Personal mit Auftraggeber- oder Teilnehmerkontakt: Deutschkenntnisse Niveau C2 (GER)Selbstständige, verantwortungsbewusste ArbeitsweiseSchwarze Kleidung für das ausführende Personal
Stornierungsregelungen (beide Lose)
Bis 30 Tage vor Termin: 25 % des AuftragswertesBis 14 Tage vor Termin: 50 % des AuftragswertesBis 7 Tage vor Termin: 75 % des AuftragswertesDanach oder bei Kurzfristigkeit: 100 % des Auftragswertes
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Eigenerklärung zur Unternehmensdarstellung (Name, Firma, Anschrift, Rechtsform, Kommunikationsdaten, Leistungsbereiche, USt-IdNr.)Eigenerklärung zur Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft, IHK und HWKRegisterauszug (HRA, HRB, GnR, PR oder VR)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung: mindestens 3.000.000 € für Sach- und Vermögensschäden und 5.000.000 € für Personenschäden, jeweils 2-fach maximiert; Nachweis durch Police oder BestätigungEigenerklärung zum Jahresumsatz der letzten 3 Kalenderjahre (2023, 2024, 2025)Eigenerklärung zum Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Technische Durchführung von Veranstaltungen) in den letzten 3 GeschäftsjahrenUnbedenklichkeitsbescheinigungen von Berufsgenossenschaft, tariflicher Sozialkasse und Finanzamt (Freistellungsbescheinigung § 48b EStG)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahren über vergleichbare Leistungen Technische Durchführung von Veranstaltungen (Art, Umfang, Auftraggeber, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Leistungszeitraum, Versicherung mangelfreier Erbringung). Angebote ohne 3 wertbare Referenzen werden ausgeschlossen, Nachforderung erfolgt nicht.Anforderungen an die Projektleitung (Mindeststandards):Meister/in für Veranstaltungstechnik, einschlägiger Hochschulabschluss oder gleichwertig mit mindestens 5 Jahren Erfahrung, oderFachkraft für Veranstaltungstechnik oder vergleichbar mit mindestens 4 Jahren Erfahrung, oderandere einschlägige technische Berufsausbildung mit mindestens 3 Jahren Erfahrung, odersonstige fachbezogene Qualifikation mit Bezug und mindestens 2 Jahren ErfahrungDeutschkenntnisse C2 (GER) für Projektleitung und Personal mit Auftraggeber- oder TeilnehmerkontaktSelbstständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise; schwarze Kleidung für das ausführende Personal
Ausschlussgründe und Sanktionen
Keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWBKeine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWBKeine Eintragungen im Gewerbezentralregister (oder Angabe vorhandener Eintragungen)Kein Bezug zu Russland gemäß Verordnung (EU) 2022/576Eigenerklärung zu Selbstreinigungsmaßnahmen, sofern Ausschlussgründe vorliegenVerpflichtungserklärung LTMG BW (Tariftreue und Mindestentgelt) mit Anerkennung der Vertragsstrafen- und Ausschlussregelungen
Bietergemeinschaften, Nachunternehmer und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften sind zugelassen: Erklärung aller Mitglieder in Textform, Benennung eines bevollmächtigten Vertreters, gesamtschuldnerische HaftungNachunternehmer und Eignungsleihe sind zulässig: Benennung der Leistungen/Kapazitäten, Verpflichtungserklärungen der eingesetzten Unternehmen, ggf. gemeinsame HaftungserklärungNachunternehmer mit Auftragsvolumen ab 10.000 € (ohne USt.) müssen die Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt ebenfalls abgebenBei Verstoß gegen Tariftreue/Mindestentgelt: Vertragsstrafe 1 % des Auftragswerts je Verstoß, maximal 5 % pro Auftrag; Ausschluss bis zu 3 Jahren; Kündigungsrecht aus wichtigem Grund durch den Auftraggeber
Hinweise zum Verfahren
Auf Verlangen der Vergabestelle sind nachgeforderte Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist über die Vergabeplattform vorzulegenMaßgeblich für Rechtzeitigkeit ist der vollständige Upload auf der VergabeplattformBieterfragen sind bis 6 Kalendertage vor Angebotsfrist einzureichen; Beantwortung spätestens 3 Kalendertage vor AngebotsfristEs gelten die Rügeobliegenheit und Nachprüfungsverfahren gemäß §§ 155 ff. GWB, § 160 GWB; Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte drei abgeschlossene Kalenderjahre
Drei Referenzen über vergleichbare Leistungen bei der Technischen Durchführung von Veranstaltungen
Je Referenz anzugeben: Art der Leistung, Leistungsumfang, Auftraggeber, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Leistungszeitraum, Versicherung der mangelfreien Erbringung. Angebote ohne mindestens 3 wertbare Referenzen werden ausgeschlossen; Nachforderung erfolgt nicht. Gilt für beide Lose.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 52%4–10 · 42%11+ · 6%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 30 erledigt
Anmeldung & Registrierung
Pflichtangaben zum Bieter
Eignung – wirtschaftlich & finanziell
Eignung – fachlich & technisch
Ausschlussgründe & Sanktionen
Tariftreue & weitere Erklärungen
Preisblätter
Form & Frist
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Auftraggeber
Ministerium für Verkehr Baden-Württemberg | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Anschrift
70173 Stuttgart
Ort
70173 Stuttgart
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
vm.baden-wuerttemberg.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
70173 Stuttgart
Baden-Württemberg
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