Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Teilnehmermanagement GMF 2027
Deutsche Welle, Standort Bonn53113 Bonn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenAuftraggeber: Deutsche Welle (DW), Standort Bonn
Vergabenummer: DW-VMS 26/1002 (öffentliche Ausschreibung nach UVgO, Liefer- bzw. Lieferleistung)
Was wird beschafft?
Eine digitale Konferenzplattform mit Teilnehmermanagement-Tool für das Global Media Forum 2027 (Präsenzkonferenz am 22.–23.06.2027 im World Conference Center Bonn). Dazu gehören u. a. Online-Registrierung für mehrere Teilnehmergruppen, Ticketing, Programm und Networking, Mediathek, Reise- und Hotelbuchung, Badgedruck, Hostessen und On-Site-Registrierung sowie Projektbetreuung.
Was ist zu tun?
Vollständiges Angebot elektronisch über den DTVP abgeben (Frist: 13.11.2026, 12:00 Uhr).Die von der DW vorgegebenen Excel-Dateien (Fragebogen zur Leistungswertung, Leistungsverzeichnis) unverändert und vollständig ausfüllen.Eigenerklärungen, Tariftreue-Erklärung und Versicherungsnachweis beilegen.Referenzen über mindestens drei vergleichbare internationale Konferenzen für Medienschaffende nachweisen.
Eckdaten: Keine Losaufteilung. Keine Nebenangebote. Festpreise. Leistungszeitraum voraussichtlich 04.01.2027 bis 31.08.2027.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUL2026 SEP NOV JAN2027 MÄR MAI
Mediathek-Bereitstellung31. Juli 2026
Veröffentlichung21. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist4. Nov. 2026
Angebotsfrist13. Nov. 2026
Angebotsöffnung13. Nov. 2026
Bindefrist13. Dez. 2026
Vertragslaufzeit4. Jan. – 31. Aug. 2027bis 2027
Projektbetreuung4. Jan. – 30. Juli 2027bis 2027
Landingpage Speaker und Fellows1. März 2027
Reisebüro1. März – 30. Juni 2027
Badgedruck1. Apr. – 10. Mai 2027
Öffnung Registrierung und Ticketverkauf1. Apr. 2027
Zahlungsabwicklung Ticketing1. Apr. – 23. Juni 2027
Evaluation und Abschlussdokumentation1. Apr. – 30. Juni 2027
Vorab-Check-In10. Mai – 23. Juni 2027
Inbetriebnahme Plattform mit Login1. Juni 2027
Notfall-Hotline20. Juni – 24. Juni 2027
Vorab-Badgeausgabe21. Juni 2027
Briefing der Hostessen21. Juni 2027
On-Site-Registrierung21. Juni – 23. Juni 2027
Global Media Forum 202722. Juni – 23. Juni 2027
Aufbau vor Ort22. Juni 2027
Konferenz-Kernzeitca. 22. Juni – 23. Juni 2027
On-Site-Counter-Besetzung22. Juni – 23. Juni 2027
Check-in-Stationen22. Juni – 23. Juni 2027
Mediathek-Bereitstellung Mitschnitte22. Juni – 23. Juni 2027
LieferungDatum offenInnerhalb von 10 Werktagen nach Auftragserteilung, Bezugsdatum Auftragserteilung nicht bekannt.
GewährleistungsdauerDatum offenMindestens 24 Monate ab Lieferung, Lieferdatum nicht bekannt.
ZahlungsfristDatum offenZahlung innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung und Rechnungslegung.
SkontofristDatum offenBei Zahlung innerhalb von 14 Tagen werden 2 Prozent Skonto gewährt.
RechnungsstellungDatum offenMöglichst bis zum 15. Tag des Folgemonats nach Lieferung oder Leistung.
Information der BeschäftigtenDatum offenInformation über Arbeitsbedingungen bis zum 15. des Folgemonats nach erster Tätigkeit.
Tariftreue-NachweiseDatum offenNachweise innerhalb von 14 Tagen nach Anforderung durch die DW vorlegen.
Vorabinformation RechenzentrumDatum offenMindestens 3 Arbeitstage vor geplantem Zugang zum DW-Rechenzentrum.
Beantwortung von BieterfragenDatum offenAntworten erfolgen vor Ende der im Bietertool einsehbaren Frist, genaues Datum nicht angegeben.
Wöchentliche TeilnehmerstatistikDatum offenTeilnehmerstatistiken wöchentlich ab Beginn der Registrierung.
Reaktionszeit Störung während KonferenzDatum offen20 Minuten bei betriebsverhindernder und 2 Stunden bei betriebsbehindernder Störung, gerechnet ab Störung.
Reaktionszeit Störung im VorfeldDatum offen2 Arbeitstage ab Auftreten der Störung.
Wiederherstellung Störungsklasse 1Datum offenSchwerwiegende Störungen müssen innerhalb von 30 Minuten wiederhergestellt werden.
Reaktionszeit Störungsklasse 2Datum offenErhebliche Störungen müssen innerhalb von 2 Stunden beantwortet werden.
Wiederherstellung Störungsklasse 2Datum offenErhebliche Störungen müssen innerhalb von 3 Stunden wiederhergestellt werden.
Reaktion und Wiederherstellung Störungsklasse 3Datum offenLeichte Störungen: Reaktion und Wiederherstellung jeweils innerhalb von 3 Tagen.
Einspielung kritischer SicherheitspatchesDatum offenKritische Patches mit CVSS 9.0 bis 10.0 innerhalb von 3 Stunden ab Verfügbarkeit.
Einspielung hoher SicherheitspatchesDatum offenHohe Patches mit CVSS 7.0 bis 8.9 innerhalb von 3 Tagen ab Verfügbarkeit.
Einspielung mittlerer SicherheitspatchesDatum offenMittlere Patches mit CVSS 4.0 bis 6.9 innerhalb von 1 Monat ab Verfügbarkeit.
Einspielung niedriger SicherheitspatchesDatum offenNiedrige Patches mit CVSS 0.1 bis 3.9 innerhalb von 3 Monaten ab Verfügbarkeit.
Aufbewahrung der ProtokolleDatum offenProtokolle sind mindestens 6 Monate aufzubewahren, Bezugspunkt nicht angegeben.
Ordentliche KündigungDatum offen6 Monate zum Ende eines Kalendermonats, frühestens zum Ende der Mindestvertragsdauer, nur wenn kein Vertragsende vereinbart ist.
Datenexport nach VertragsendeDatum offenDatenbereitstellung ist bis 3 Monate nach Vertragsende möglich.
MigrationsunterstützungDatum offenEinmalige Verlängerung bei verzögerter Migration um bis zu 6 Monate über das ursprüngliche Vertragsende hinaus.
Vorlage der BürgschaftDatum offenSelbstschuldnerische Bürgschaft über 40.000 Euro vor Aufnahme der vertraglichen Tätigkeit.
Freigabe der BürgschaftDatum offenFreigabe spätestens 6 Monate nach vollständiger Abwicklung des Vertrags.
AuftragsbestätigungDatum offenSchriftliche Bestätigung des Auftrags innerhalb von 14 Tagen nach Zugang, sonst kann die DW widerrufen.
Meldung von Betriebsstörungen an den VerantwortlichenDatum offenSchwerwiegende Störungen oder Datenschutzverdachtsfälle sind spätestens nach 12 Stunden zu melden.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode2 Kriterien
- Preis
Angebotspreis, der über die Formel Z=L/P in die Wertung eingeht (Gewichtung 80%)
- Leistungspunkte (B-Kriterien)
Leistungspunkte aus den qualitativen Bewertungskriterien (B-Kriterien), Gewichtung 20%
Z = L (20%) / P (80%) nach gewichteter Richtwertmethode (UfAB) mit Medianmethode. Die Leistungspunkte L ergeben sich aus den gewichteten B-Kriterien, P ist der Preis.
KI-Hinweis: Die Vergabeunterlagen nennen die gewichtete Richtwertmethode mit Z=L/P (Preis 80%, Leistung 20%) und nur ein konkretes B-Kriterium (Nachhaltigkeit) im Fragebogen; weitere B-Kriterien sind im Fragebogen nicht erkennbar ausgewiesen, daher unvollständig. Nicht belegte Gewichtungen wurden entfernt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKonzeption und digitale Konferenzplattform
Konzeption und Gestaltung einer browserbasierten, responsiven Konferenzplattform im Corporate Design der DW, Schwerpunkt „Mobile First“Plattform in englischer Sprache, Backend in deutscher SpracheHosting, Domain und ausreichende BandbreiteBackend-Zugang für die DW zur Pflege von Programm, Referenten, Partnern u. a.Upload und Darstellung von Text, Bild, Video und AudioHavarieplan für ServerausfälleKonzeptionelle Berücksichtigung des 20-jährigen Jubiläums der KonferenzMeetings vor Registrierungsstart sowie Schulung der DW-Mitarbeitenden im BackendAnbindung an das CRM ADITO über eine REST-API (HTTPS, JSON oder XML) mit Import und Synchronisation von Teilnehmer-, Kontakt- und VeranstaltungsdatenBarrierefreiheit mindestens nach BITV 2.0 / WCAG 2.1 AADSGVO-konforme Datenverarbeitung und SSL-gesicherter Server
Registrierung, Teilnehmerverwaltung und Ticketing
Sieben Registrierungsarten mit insgesamt 9 gruppenspezifischen Masken (Standardteilnehmende, Fellows/Speaker/geladene Gäste, Non-stop-Fellows, Presse, DW-Mitarbeitende)Registrierung mit persönlichen Daten oder über Social-Media-/Identity-Accounts, Login über externe Anbieter, Single Sign-on, „Angemeldet bleiben“Dublettenprüfung, automatische Vollständigkeitsprüfung, Registrierungsbestätigung mit gruppenabhängigem PDF-AnhangAutomatisierte, englischsprachige E-Mails nach Teilnehmergruppen, Serien-E-Mails und ReminderTicketshop mit Preiskategorien (Präsenz, ermäßigt/Studierende, Sonderpreis), kostenlose Tickets für Speaker und PartnerOnline-Zahlung (Kreditkarte, PayPal, Sofort-Überweisung, Giropay, Apple Pay), keine Speicherung von Bank- oder KreditkartendatenSeparates Kongresskonto, Zahlungseingangsprüfung, prüffähige Gesamtabrechnung, Abtretung der Rechte an die DWStornogebühren in Abstimmung mit der DWWöchentliche Teilnehmerstatistiken ab RegistrierungsöffnungRegelmäßige Bereinigung nicht zurückgemeldeter Personendaten
Programm, Networking, Mediathek und Sponsoren
Speaker-Profile und Speaker-Galerie, Verlinkung von Speakern und Programmpunkten, PDF-Export des ProgrammsTeilnehmerprofile mit Foto, Firma, Position, Chat, Kalenderfunktion und MatchmakingImport einzelner Programmpunkte in persönliche KalenderPrivate Textchats, Q&A, Publikumsfragen, Live-Umfragen, ModerationsansichtMatchmaking nach Interessen, virtuelles CaféIntegrierte Mediathek mit Filtern, Einbindung der Sessions und von DW-Eigenproduktionen; Bereitstellung der Mitschnitte an beiden Konferenztagen, möglichst synchronSponsoren- und Partnerbereich (Logos, Verlinkungen, Videos, Downloads)Presseseite (Presseinformationen, Fotos, Logos)Einbindung von YouTube, Facebook, LinkedIn und Newsletter-Diensten, Sharing-FunktionenFeedbacktool während der KonferenzGaming-/Gamification-Konzept (z. B. „Activity Challenge“) als optionale Position
Reise- und Hotelmanagement sowie Teilnehmerbetreuung
Reisebüro für Flug-, Bahn- und Busbuchungen, inklusive Buchung von Low-Cost-Airlines und Aufschlüsselung der EinzelkostenReise- und Hotelbedarf für Fellows, Speaker und geladene GästeBuchung in von der DW kontingentierte HotelsVersand von Hotel- und Flugreservierungen für VisumsanträgeEingabe der Reisedaten in das RegistrierungsbackendTeilnehmerbetreuung über Mailings und Vollständigkeitskontrolle
On-Site-Leistungen vor Ort
On-Site-Registrierung und Counter (6 Registrierungscounter, Besetzung 22.–23.06.2027)Hostessen: 12 Personen pro Tag an den Countern, zusätzlich 10 Personen pro Tag, Briefing der Hostessen am 21.06.2027Vorab-Badgeausgabe am 21.06.2027 für Fellows und DW-MitarbeitendeBadgedruck (nachhaltige, beidseitige Badges im Konferenzdesign, fünf Farben, doppelte Randlochstanzung), Ausgabe von Badges, Lanyards und GiveawaysVorab-Check-in für DW-Mitarbeitende inkl. Versand nach Bonn und BerlinCheck-in-Oberfläche mit Scanfunktion, Zeiterfassung, Dashboard und Sammel-Check-out sowie drei Check-in-Stationen (optional)Mobile Akkreditierungsstation mit Strichcode- oder QR-ScanCheck-in-App für maximal zwei Abendveranstaltungen (optional)Live-Fotoerfassung mit maximal 14 Kameras und direktem Farbdruck auf das BadgeIncasso und Vor-Ort-Zahlung sowie RechnungsstellungOn-Site-Datenerfassung (ca. 20 Datensätze)
Projektbetreuung, Support und Auswertung
Projektleitung mit Erreichbarkeit Montag bis Freitag, 09:00 bis 18:00 UhrMindestens zwei Projektleitungen vor Ort sowie mindestens eine Person für Plattformsupport vor Ort (je 0,5 Tage Aufbau, 2 Konferenztage, 0,5 Tage Abbau, inkl. Reise- und Hotelkosten)Notfall-Hotline von Reisebüro und Agentur, 24-Stunden-Erreichbarkeit vom 20.06. bis 24.06.2027Auswertung von Zugriffen, Reichweite, Verweildauer, Anmeldeverhalten und Demografie, nach Teilnehmergruppen und LändernOnline-Umfrage nach der KonferenzAusführliche Abschlussdokumentation mit Grafiken (Plattformnutzung und Teilnehmerdaten)Projektbetreuung laut Leistungsbeschreibung bis 31.07.2027Gewährleistung von mindestens 24 Monaten ab Lieferung
Mengengerüst (Kalkulationsgrundlagen)
Bis zu 1.400 Teilnehmende, Konferenzdauer 2 Tage500 geschätzte Standardtickets, 500 Fellows/Speaker/Gäste, 10 Non-stop-Fellows, 200 Presse, 480 DW-Mitarbeitende (Datensätze, Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl)150 Reise- und Hotelmanagement-Datensätze1.600 Badges (Kalkulation, Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl), 350 Vorab-Badges für DW-Mitarbeitende, 100 Personen Vorab-Badgeausgabe20 Mailings (Kalkulation)Alle übrigen Positionen pauschal mit Menge 1Mengen sind Schätz- bzw. Kalkulationsgrundlagen, keine verbindlichen Abnahmemengen; keine Abnahmeverpflichtung über die Mindestabnahme hinaus
Hinweis zu Unklarheiten in den Unterlagen: Ein Eintrag nennt eine Mediathek-Bereitstellung „bis Ende Juli 2026“, obwohl die Konferenz 2027 stattfindet. Die Leistungen sind laut Vertragsentwurf teils auf 2026 bezogen. Die Angabe sollte im Rahmen der Aufklärungsfragen geklärt werden.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlusskriterien und Pflichterklärungen
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (u. a. keine rechtskräftigen Verurteilungen, keine Insolvenz, keine Zahlungsrückstände bei Steuern und Sozialabgaben, Mindestlohnpflicht eingehalten)Ausschlusskriterienkatalog vollständig und wahrheitsgemäß ausfüllenEigenerklärung zur Tariftreue nach dem BTTGVollständige, unveränderte Vergabeunterlagen einreichenEin vollständiges, fristgerecht eingegangenes Angebot mit verbindlichen FestpreisenBei Bietergemeinschaften: Erklärung aller Mitglieder über Arbeitsgemeinschaft, bevollmächtigten Vertreter und gesamtschuldnerische Haftung
Fachliche Eignung und Personal
Mindestens drei Referenzen zu internationalen Konferenzen für Medienschaffende mit digitaler Plattform (letzte 24 Monate)Projektleitung und Vertretung mit je mindestens 2 Jahren Berufserfahrung und verhandlungssicherem EnglischMitarbeitende mit Deutschkenntnissen mindestens auf Niveau B2Fachpersonal des Anbieters, das die Konferenzplattform auf die Bedürfnisse der Konferenz anpassen kannFähigkeit, Hostessen für sechs Registrierungscounter zu stellenFähigkeit, Flug-, Bahn- und Busbuchungen über ein Reisebüro abzuwickelnFeste, namentlich benannte Ansprechperson sowie 24-Stunden-Notfall-Hotline am Wochenende vor der Veranstaltung bis zum AbreisetagEinhaltung der Reaktionszeiten bei Störungen: während der Konferenz bis 20 Minuten (betriebsverhindernd) bzw. bis 2 Stunden (betriebsbehindernd); im Vorfeld 2 Arbeitstage
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Sicherheiten
Nachweis einer marktüblichen Industriehaftpflicht oder vergleichbaren Versicherung aus einem EU-Staat (Aufrechterhaltung bis Vertragsende und bis zur Verjährung der Mängelansprüche)Bürgschaft gemäß den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses und des Kommissionsagenturvertrags (laut Entwurf selbstschuldnerische Bürgschaft über 40.000 Euro)
Unternehmensangaben und Unterauftragnehmer
Vollständige Unternehmensdaten (Firma, Rechtsform, Register, Steuernummer, Bankverbindung, Ansprechpersonen, Unternehmensgröße, wirtschaftliche Eigentümer bei nicht börsennotierten Unternehmen)Bei Subunternehmern: Art und Umfang der Leistung, Referenzen, Zustimmung zu Einsatzbedingungen; keine DW-Mitarbeitenden oder DW-Ruheständler als Subunternehmer-PersonalAngabe, ob Patent- oder Musterschutz besteht, beantragt ist oder beantragt werden soll
Bewertungskriterium (kein Ausschluss)
Nachhaltigkeit wird mit 0 bis 10 Punkten bewertet (10 = trifft voll zu, 5 = teilweise, 0 = trifft nicht zu). Nachweise u. a. zu Nachhaltigkeitsbericht, Klimaschutzstrategie, Umwelt- und Energiemanagement, Serverbetrieb mit zertifiziertem Ökostrom und Code of Conduct.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 24 MonateVolumen: Kein Mindest-Auftragswert genannt
Mindestens drei unterschiedliche Referenzen: Umsetzung einer internationalen Konferenz mit Zielgruppe Medienschaffende, mit digitaler Plattform und integriertem Teilnehmendenmanagement
Je Referenz: Projekttitel, Projektleiter des Bieters, Kurzbeschreibung, Zeitraum, Ansprechpartner beim Auftraggeber
nicht angegeben ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben
Referenzen von Subunternehmern sind zu benennen, falls Subunternehmer eingesetzt werden
Benennung der Subunternehmer-Referenzen mit dem Angebot
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Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 38%11+ · 8%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Angebotsunterlagen (Preise und Formulare)
Eigenerklärungen und Nachweise
Personal, Ansprechpartner und Referenzen
Sicherheit und Nachhaltigkeit
Fragen und Fristen
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Auftraggeber
Deutsche Welle, Standort Bonn
Ort
53113 Bonn, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
53113 Bonn
Nordrhein-Westfalen
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