Überlassung und Inbetriebnahme einer Software zur Archivgutverwaltung inkl. Einrichtung, Migration, Schnittstellen, Schulung der Mitarbeitenden sowie Pflege und Support

Bereitstellung einer gesetzes- und rechtskonformen Software zur ganzheitlichen Verwaltung physischer und digitaler Archivgüter. Unterstützt werden unter anderem Verzeichnung, Erschließung, Nutzung und Bereitstellung von Beständen, Mehrbeständeverwaltung, Medien- und Spezialarchive, Schutz- und Sperrfristen, Bewertungs- und Übernahmeprozesse, Benutzungsverwaltung sowie Ausleihen und Bewegungen von Archivalien.

Die Software wird für 20 Archivbearbeitende sowie bis zu 730 recherchierende Mitarbeitende bereitgestellt. Gäste können an Terminals in Gebäuden der Wismut GmbH mit eingeschränkten Rechten recherchieren.

Bereitgestellt werden ein Produktivsystem und ein Testsystem. Mandanten, Berechtigungsrollen, genutzte Metadatenstruktur, Verzeichnungs- und Digitalisierungsworkflows werden eingerichtet.

Die vorhandenen Metadatenbestände ohne Digitalisate werden aus metasonic der Allgeier Inovar GmbH, robotron*Daphne, Excel-Listen und Eigenentwicklungen auf Oracle-Basis migriert.

Das Angebot umfasst ein Migrationskonzept, Migrationswerkzeuge, eine Vorlage für Migrationsnachweise, einen Testfallkatalog, Testmigration, Prüfkatalog, Fehlerbereinigung und wiederholte Testmigrationen sowie die vollständig protokollierte Produktivmigration.

Migrationsnachweise umfassen insbesondere Vollständigkeitsbericht, Integritätsprüfung, Protokolldokumentation und Revisionssicherheitserklärung. Die Protokolle sind revisionssicher im neuen Dokumentenmanagementsystem abzulegen und zu übergeben. Migrationsfehler sind zu beheben, bis die Qualitätskriterien erfüllt sind.

Bereitstellung und Unterstützung bei der Einrichtung einer Schnittstelle zu einem noch zu benennenden Dokumentenmanagementsystem für die Initial-Übernahme sowie die laufende Übernahme von Digitalisaten und Metadatensätzen.

Zusätzlich ist eine Schnittstelle zu einem noch zu benennenden Digital-Asset-Management-System sowie eine allgemeine REST-API mit gängigen Authentifizierungsmechanismen bereitzustellen. Bei Bedarf werden individuelle REST-API-Schnittstellen zu Wismut-Eigenentwicklungen unterstützt.

Die Lösung muss die geforderte Import- und Anbindungsfähigkeit für ein zukünftiges DMS einschließlich Wismut-spezifischem Feldmapping und Datenworkflow sowie den Metadatenimport aus der Langzeitarchivierung im bestehenden DMS ermöglichen.

Mindestens ein Projektleiter und zwei Berater werden für die Leistungserbringung eingesetzt. Sie erstellen und überwachen einen Projektplan mit Meilensteinen und Abhängigkeiten, koordinieren Termine und Abstimmungen und berichten an die Stakeholder.

Bei Abweichungen und Verzögerungen sind Ursachen zu erläutern und Lösungs- oder Alternativvorschläge zu entwickeln. Die Projektleitung des Auftraggebers ist in jedem Iterationsschritt einzubinden. Organisatorische Veränderungen und offene Punkte werden vorbereitet und nachverfolgt.

Die Leistung wird grundsätzlich remote erbracht. Ausnahmsweise sind Vor-Ort-Leistungen, insbesondere Schulungen, am Standort Jagdschänkenstraße 29, 09117 Chemnitz, vorgesehen.

Während der Laufzeit werden Patch-, Hotfix-, Update-, Release- und Upgrade-Installationen einschließlich Major Updates durchgeführt. Softwareänderungen werden dokumentiert und die Dokumentation an Wismut übergeben.

Die Pflege umfasst die kontinuierliche Bereitstellung von Anpassungen an veränderte gesetzliche oder rechtliche Bedingungen. Für die betriebsverhindernden und betriebsbehindernden Fehler gelten die vereinbarten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten. Support und Beratung werden deutschsprachig remote oder in Abstimmung vor Ort erbracht. Eine intensive Anlaufbetreuung durch einen Berater und eine gleich qualifizierte Stellvertretung wird für drei Monate nach Produktivstart sichergestellt.

Deutschsprachige Schulungen werden für 20 Bearbeitende sowie jeweils zwei fachliche und zwei technische Administratoren durchgeführt. Bei Bedarf wird ein Schulungsvideo erstellt und E-Learning-Module werden nach Möglichkeit im SCORM-Format bereitgestellt.

Schulungen können remote oder vor Ort stattfinden. Schulungs-, Projekt- und sonstige Unterlagen, E-Mails, Tickets, Präsentationen und Protokolle werden in deutscher Sprache bereitgestellt. Berichte, Protokolle und Präsentationen werden digital in den Formaten PDF, XLSX, DOCX, JPG oder PPTX übergeben.

Der Bewerber muss seinen Unternehmenssitz durch Eintragung im Handels- und Berufsregister nachweisen oder die entsprechende Registerdatenbankangabe beifügen.

Für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre sind Umsatz aus vergleichbaren Leistungen sowie Beschäftigtenzahlen anzugeben. Bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen ist der eigene Anteil zu berücksichtigen. Das Formblatt sieht insgesamt drei Referenzfelder vor.

Mindestens drei vergleichbare Leistungen aus dem Archiv- oder Kulturerbe-Umfeld aus den letzten fünf Geschäftsjahren sind anzugeben. Die Leistungserbringung muss zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags abgeschlossen sein.

Je Referenz sind Vorhaben, Auftraggeber, vertragliche Rolle, Ausführungsort, Ausführungszeitraum, maßgeblicher eigener Leistungsumfang mit Mengen, durchschnittlich eingesetzte Arbeitnehmer, Auftragswert und besondere technische Anforderungen anzugeben. Auf Verlangen ist eine schriftliche Auftraggeberbestätigung vorzulegen.

Mindestens ein Projektleiter und zwei Berater müssen für die Leistungserbringung verfügbar sein. Die genannten Personen müssen in den letzten fünf Jahren Leistungen ähnlicher Art und ähnlichen Umfangs erbracht haben.

Es sind anonymisierte Profile dieser Personen einzureichen. Für personelle Änderungen ist eine adäquate Nachbesetzung sicherzustellen. Erfahrungsgemäß qualifizierte Dozenten und Support-Personal sind für Schulung, Beratung und Pflege einzusetzen. Für die Anlaufbetreuung ist eine gleich qualifizierte Stellvertretung zu benennen.

Die angebotene Anwendung muss sämtliche Ausschlusskriterien des Kriterienkatalogs vollständig erfüllen. Dazu gehören unter anderem ein mindestens fünf Jahre am Markt bewährtes Produkt, laufende Weiterentwicklung, Updates, Rechtsanpassungen, Test- und Produktivlizenzen, standardisierte Exporte, Unterstützung relevanter Archivstandards, On-Premises-Betrieb und die geforderte technische Umgebung.

Die Lösung muss die geforderten Funktionen für Archivgutverwaltung, Berechtigungen, Suche, Ausleihe, Schutzfristen, Metadaten, Datenexport, Backup und Wiederherstellung, SSO sowie die geforderten Schnittstellen aufweisen. Die vollständige Erfüllung der zugesagten Leistungszusagen ist über die gesamte Vertragslaufzeit sicherzustellen.

Die Leistung ist grundsätzlich selbst zu erbringen. Eine Übertragung auf Nachunternehmer bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Nachunternehmerleistungen und deren Anteil am Auftrag sind im Nachunternehmerverzeichnis Formular 7.15 anzugeben.

Schulung, Projekt, Beratung und Support müssen deutschsprachig erbracht werden. Die eingesetzten Personen sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der Datenschutzpflichten zu verpflichten.