TendiGo
Jetzt starten →
Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Universität zu Köln - Wartung und Service für die Telekommunikationsanlage

Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf | Vergabekammer WestfalenKöln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Universität zu Köln schreibt Wartung, Service und Software-Pflege für ihre Telefonanlagen (Mitel Unify OpenScape Voice und OpenScape 4000) neu aus. Dazu kommt eine Rahmenvereinbarung für Erweiterungen, Umbauten, Ersatzteile und Dienstleistungen rund um die TK-Anlage.

Bieter müssen Angebote elektronisch über das Vergabeportal des Landes NRW einreichen – Frist: 20.10.2026, 12:00 Uhr. Der Zuschlag geht an das günstigste Angebot.

Wichtig: Es werden drei vergleichbare Referenzen erwartet – unter anderem eine Wartung einer Anlage mit mindestens 5.000 Nutzern bei einem öffentlichen Auftraggeber.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 20. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung20. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist14. Okt. 2026
Angebotsfrist20. Okt. 2026
Vertragsbeginnca. 15. Nov. 2026
Grundvertragslaufzeitca. 15. Nov. 2026 – 14. Nov. 2027
Bindefrist1. Dez. 2026
Verlängerung 1ca. 15. Nov. 2027 – 14. Nov. 2028
Verlängerung 2ca. 15. Nov. 2028 – 14. Nov. 2029
Verlängerung 3ca. 15. Nov. 2029 – 14. Nov. 2030bis 2030
AngebotsöffnungDatum offenEröffnungstermin im Anschluss an die Angebotsabgabe; konkreter Termin nicht genannt.
ZuschlagDatum offenZuschlagserteilung nach Wertung; konkreter Termin nicht genannt.
Haftpflichtversicherungs-NachweisDatum offenSpätestens 2 Wochen nach Vertragsabschluss vom Auftragnehmer vorzulegen.
Startup-LeistungenDatum offenVorvertragliche Leistungen ca. 2 Wochen vor Vertragsbeginn (z.B. Datenabgleich, Anlagenkataster).
KündigungsfristDatum offen6 Monate zum Vertragsende; ohne festen Termin, da laufzeitabhängig.
Preisadjustierung frühestensDatum offenPreisadjustierungen für Rahmenvertrag-Komponenten und Dienstleistungen frühestens nach 24 Monaten, danach jährlich.
RechnungszahlungDatum offenZahlung 30 Tage nach Rechnungseingang.
Jahresaktualisierung VersicherungsnachweisDatum offenJährliche Vorlage des aktuellen Haftpflichtversicherungs-Nachweises während der Vertragslaufzeit.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Angebotspreis (niedrigster Preis)100%

    Der Zuschlag ergibt sich laut Anfrage zur Angebotsabgabe aus dem niedrigsten Preis. Die Preisbasis bildet das Preisblatt (Preisblatt_V0.xlsx).

KI-Hinweis: Die Anfrage nennt den niedrigsten Preis als Wertungsgrundlage, der Vertrag verweist aber auf einen Kriterienkatalog und ein Leistungsverzeichnis, die in den Auszügen fehlen; ob weitere Zuschlagskriterien bestehen, ist daher nicht sicher prüfbar.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Systeme und Umfang der Wartung

Zu betreuende Systeme (ohne Endgeräte):

OpenScape Voice (Mitel Unify) – ca. 1.850 UserOpenScape 4000 (Mitel Unify) – ca. 6.500 UserSession Border Controller (SBC) für SIPFirewall für Voice-ApplikationServer (VMWare) für AD, DNS, DHCP, Accounting, Xpression, OpenScape Manager, ESXi, Small Deployment CMP

Das VoIP Voice-Datennetz basiert auf Cisco und versorgt ca. 7.000 Teilnehmer auf dem Campus.

Service und Wartung

Software Assurance: kostenfreie Bereitstellung und Einspielung von Software-Releases und Updates (Minor & Major Releases, Security Updates, Signature Files, Zertifikate)Störungsannahme: 24 Stunden / 7 Tage / 365 Tage (Telefon, E-Mail, Web-Portal, Fax)Reaktionszeiten gemäß SLA (Level 1–3)Third-Level-Support über Ferndiagnose (Onlinezugriff)Ersatzteillieferung gemäß SLADatensicherungen in Abstimmung mit dem Auftraggeber

Rahmenvereinbarung Komponenten und Dienstleistungen

Lieferung systembedingter Zubehörteile, Software und aller notwendigen LizenzenBedarfsweise Erweiterung des TK-Anlagenverbundes und VoIP-DatennetzesErsatzbeschaffung für erneuerungsbedürftige und defekte KomponentenInbetriebnahme, Montage und Programmierung von Anlagen(-teilen)Aufnahme, Änderung und Einbringen von BenutzerdatenDemontage und Entsorgung der AlthardwareSystemeinweisung bei Hard- und SoftwareänderungenSupportleistungen für Design, Customizing, Consulting (UC, ACD, VoIP, Layer 2/3 Switching)Dienstleistungen für Umbau, Erweiterungen, Reduzierungen/RückbauLieferung von Ersatzhardware (außerhalb Gewährleistung, gegen Berechnung)

Personal und Qualifikationen

Bereitstellung qualifizierten Personals (z. B. Spezialisten mit Zertifizierungen wie Cisco TAC oder PICA)Namentliche Benennung eines Projektleiters und StellvertretungNamentliche Benennung eines Senior Consultant (Architect)Personal muss die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrschenHelpdesk/Third-Level-Support in deutscher Sprache

Liefer- und Abrufmodalitäten

Standard-Lieferzeit: max. 60 Arbeitstage nach EinzelabrufAusnahme-Lieferzeit: max. 70 Arbeitstage (nur mit Zustimmung des Auftraggebers)Auftragsbestätigung: max. 5 Arbeitstage nach Eingang des EinzelabrufsVorab-Ankündigung einer Lieferung: 3 Tage vor Anlieferung beim AnsprechpartnerAnzeige Modell-/Komponentenwechsel: 8 Wochen vor erster AuslieferungBereitstellung Testgerät bei Modellwechsel: 4 Wochen vor erster AuslieferungStartup-Leistungen: 2 Wochen vor VertragsbeginnLieferung nur original verpackter Neuware über autorisierten Vertriebskanal (Grauimporte/Gebrauchtware ausgeschlossen)

Start-Up-Leistungen

Mit dem Angebot ist ein Start-Up-Konzept vorzulegen. Nach Zuschlag umfasst das Start-Up:

Aufbau einer umfassenden Dokumentation und Berichtswesens (Reporting)Einrichtung im ObjektEntgegennahme und Prüfung der Bestandsdokumentation (inkl. Revisionsunterlagen)Durchführung eines DatenabgleichsAktualisierung des AnlagenkatastersEinrichtung und Implementierung des StörmanagementsPersonaleinsatzplanung, Personalbesetzung und Auswahl

Nachweis- und Berichtspflichten

Stundenverrechnungsnachweise (Datum, Ort, Namen und Qualifikation der Arbeitskräfte, geleistete Stunden je Arbeitskraft, Art der Leistung)Lieferscheine / Leistungsnachweise (quittiert)Löschberichte bei Datenträgern (Seriennummer, Suchcode, Modell, Seriennummer des Datenträgers, Ergebnis, Name der abnehmenden Person, Software-Version, Löschzyklen und Methodik)Vernichtungsnachweise (Seriennummer, Suchcode, Modell, Seriennummer des Datenträgers, Datum, Ort, Name der bestätigenden Person)

Geschätztes Auftragsvolumen pro Jahr

Wartung & Service: ca. 250.000 € nettoHardware: ca. 20.000 €Dienstleistungen: ca. 30.000 €Gesamt geschätzt: ca. 300.000 € netto / Jahr

Die Mengen sind Richtwerte ohne Anspruch auf Ausschöpfung.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Eignung

Nachweis von Erfahrung und Kompetenz in der Wartung und im Service von TK-Anlagen, insbesondere für Mitel Unify OpenScape-Systeme (Voice und/oder 4000). Wird in der Regel durch die geforderten Referenzen belegt.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweise wie Jahresabschlüsse oder Umsatzzahlen sind vorzulegen. Diese Anforderung kann auch über eine Eignungsleihe (§ 47 VgV) erfüllt werden.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Nachweis über personelle und sachliche Ressourcen, qualifiziertes Personal (z. B. Zertifizierungen wie Cisco TAC oder PICA) sowie die Fähigkeit, Helpdesk/Third-Level-Support in deutscher Sprache zu erbringen. Kann über Eignungsleihe (§ 47 VgV) ergänzt werden.

Zuverlässigkeit / Ausschlussgründe

Es dürfen keine schwerwiegenden Verstöße vorliegen. Der Bieter und ggf. eingesetzte Unterauftragnehmer oder Eignungsleiher müssen die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 521 EU) sowie die Eigenerklärung zum Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU) abgeben.

Referenzen

Nachweis durch 3 Referenzaufträge mit folgenden Anforderungen:

Wartung einer Telefonanlage des gleichen Herstellers/Modells (Mitel Unify OpenScape Voice/OpenScape 4000)Auftragsvolumen pro Jahr mindestens 200.000 € nettoEnde der Leistungserbringung darf maximal 3 Jahre zurückliegenMindestens 1 Referenz bei einem öffentlichen Auftraggeber (§ 99 GWB) mit einer TK-Anlage mit ≥ 5.000 Nutzern

Pro Referenz sind anzugeben: Art (Haupt-/Nachunternehmer/Bietergemeinschaft), Auftraggeber, Ansprechpartner, Nutzungszeitraum, Beschreibung, Zahl der Nebenstellen, Jahresumsatz netto. Weitere Referenzen über die Mindestanforderungen hinaus sind möglich, bringen aber keine Vorteile bei der Wertung.

Sprache und Vertraulichkeit

Das eingesetzte Personal muss die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrschen. Alle mit der Ausschreibung befassten Mitarbeiter sind zur vertraulichen Behandlung der Unterlagen zu verpflichten.

Sicherheits- und Qualitätsanforderungen

Eidesstattliche Erklärung zur Einhaltung der VDE-Bestimmungen für elektrotechnische ErzeugnisseNachweis der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung der EU-DSGVONachweis der Berücksichtigung des BSI-Grundschutzes (technisch/organisatorisch)Hardware nur über autorisierten Vertriebskanal (keine Grauimporte, Gebrauchtware oder OEM-Produkte)

Unterauftragnehmer und Bietergemeinschaften

Einsatz von Unterauftragnehmern nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers; Einarbeitung auf Kosten des AuftragnehmersBei Bietergemeinschaften müssen alle Mitglieder insgesamt die Eignungskriterien erfüllen; ein bevollmächtigter Vertreter ist zu benennenEignungsleihe (§ 47 VgV) ist zulässig

Zuschlagskriterium

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot nach dem Kriterium niedrigster Preis. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Referenzprojekte
3 Referenzaufträge ReferenzenZeitraum: Ende der Leistungserbringung darf zum Zeitpunkt der Angebotsfrist nicht länger als 3 Jahre zurückliegenVolumen: Auftragsvolumen pro Jahr mindestens 200.000 € netto

Wartung einer Telefonanlage des Herstellers Mitel Unify (OpenScape Voice und/oder OpenScape 4000) – gleiche Technologie wie die ausgeschriebene Anlage

Mindestens 1 Referenz muss bei einem öffentlichen Auftraggeber (§ 99 GWB) erbracht worden sein und eine TK-Anlage mit ≥ 5.000 Nutzern nachweisen. Pro Referenz anzugeben: Art (Haupt-/Nachunternehmer/Bietergemeinschaft), Auftraggeber mit Anschrift, Ansprechpartner mit Telefonnummer, Nutzungszeitraum, allgemeine Beschreibung, Zahl der Nebenstellen, Jahresumsatz netto.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 79%4–10 · 21%11+ · 0%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Formulare und Eigenerklärungen
Eignung und Referenzen
Preisblatt und Preisangaben
Bietergemeinschaft, Unteraufträge und Eignungsleihe
Sonstige Anlagen und Nachweise
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Diese Ausschreibung mit KI prüfen
Zur Original-Ausschreibung ↗

Auf einen Blick

Auftraggeber
Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
50923 Köln
Ort
50923 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
uni-koeln.de/ ↗
Auftraggeber-Profil ansehen

Erfüllungsort

Ort der Leistung
50923 Köln
Nordrhein-Westfalen

Weitere Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Alle anzeigen →
Nordrhein-Westfalen

A30, Maler-/Lackierarbeiten, AM Osnabrück – Sanierung Betriebsgebäude

Autobahn GmbH des Bundes – Niederlassung Westfalen, Außenstelle Hamm · HammFrist: Nordrhein-Westfalen

Information nach § 30 Absatz 1 UVgO über die Erteilung eines Auftrages, Unterhaltsreinigunggung von Leitungen

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Ellerstr. 56, 53119 Bonn · BonnFrist: Nordrhein-Westfalen

Planung Erneuerung EMSR-Technik Klärwerk Neandertal

Bergisch-Rheinischer Wasserverband | Vergabekammer Rheinland, Bezirksregierung Köln · HaanFrist: Nordrhein-Westfalen

10 LSA im Zuge des Neubau RS 3

Landesbetrieb Straßenbau NRW - Regionalniederlassung Ostwestfalen-Lippe · 32547 Bad OeynhausenFrist: Nordrhein-Westfalen

Beschaffung von Mobiliar für den Neubau der MGS Eilendorf für die Klassenräume, Aula, Mensa und das Kollegiums Zimmer in 4 Losen

Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300 · 52080 EilendorfFrist: Nordrhein-Westfalen

Rahmenvertrag 2027/2028_VL26-04_Fahrbahnmarkierungsarbeiten im gesamten Stadtgebiet

Stadt Bielefeld - Amt für Zentrale Leistungen · 33602 BielefeldFrist:

Bereit für die Zukunft der Vergabe?

Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.

806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit