Verfilmung und Digitalisierung historischer Akten

Stadt Halle (Saale), FB Recht, Team SubmissionStadt Halle (Saale) Stadtarchiv Halle (Saale) Rathausstraße 1 06108 Halle (Saale), Sachsen-AnhaltVeröffentlicht: 12. September 2026

Angebotsfrist: 28. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung der Stadt Halle (Saale) für die Sicherungsverfilmung (Mikrofilm) und anschließende Digitalisierung historischer Archivalien des Stadtarchivs.

Gegenstand sind rund 85 Archivkartons mit ca. 65.700 Blatt aus drei Beständen (Magistratsakten 1603–1884, Handschriften 1620–1932, Namenverzeichnisse der Standesamtsbücher). Die Leistung umfasst Abholung, 35-mm-Mikroverfilmung nach DIN ISO 6199, Anfertigung von Diazo-Sicherheitskopien, Digitalisierung mit 300 dpi als PDF/A sowie Rücklieferung aller Materialien.

Abgabe elektronisch über das Vergabeportal der Stadt Halle (Saale) bis zum 28.09.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 28. September 2026

Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZ

Veröffentlichung12. Sep. 2026

Angebotsfrist28. Sep. 2026

Bindefrist28. Sep. – 23. Okt. 2026

Anlieferung1. Nov. 2026

Ende der Ausführung11. Dez. 2026

Vorlagefrist nachgeforderter UnterlagenDatum offen3 Tage ab Absendung der Aufforderung durch den Auftraggeber (für Bestbieter und nachrangige Bieter).

AuftragsbestätigungDatum offenInnerhalb von 14 Kalendertagen ab Poststempeldatum des Auftragschreibens nach Zuschlag.

GewährleistungsfristDatum offen2 Jahre ab unbeanstandeter Abnahme (Standard § 438 BGB); 5 Jahre bei zugesicherten Eigenschaften.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Gegenübergestellt wird der günstigste Gesamtpreis (inkl. USt.) mit dem Gesamtpreis (inkl. USt.) des Angebotes. Das günstigste Angebot erhält 100 Punkte, alle nachfolgenden Angebote werden dem antiproportional zugeordnet. Rechnung: (günstigster Angebotspreis / Ihr Angebotspreis) x 100 = Punkte im Kriterium Preis.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterium Preis (100%) ist sowohl im Formular 631 als auch im Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses eindeutig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gegenstand und Archivalienbestände

Verfilmt und digitalisiert werden rund 85 Archivkartons mit 402 Archivalieneinheiten und ca. 65.700 Blatt (daraus ca. 65.000 Mikrofilmaufnahmen) aus drei Beständen:

Historische Akten des Magistrats (Grundeigentum u. a. Ammendorf, Beesen, Rittergut, Gut Gimritz; Steuerwesen; Gemeindeanstalten), Zeitraum 1603–1884Handschriften der Handschriftenabteilung (Grund-, Steuer-, Zinsbücher, Rechnungssachen, Handwerks- und Innungssachen), Zeitraum 1620–1932Namenverzeichnisse der Standesamtsbücher (Geburten 1915, Eheschließungen 1945, Sterbefälle 1995)

Die Aufbereitung (Ordnen, Entmetallisieren, Einbetten in Jurismappen, Signaturen anbringen, Bereitstellung in Archivkartons) übernimmt das Stadtarchiv.

Sicherungsverfilmung (Mikrofilm)

Doppelseitige Verfilmung: Je aufgeschlagener Doppelseite eine Aufnahme; nur informationshaltige Seiten, keine Leerseiten oder VerpackungsmaterialienFilmmaterial: 35-mm-Silbergelatine-Rollfilm (Originalfilm), Norm DIN ISO 6199:2008-12Sicherheitskopie: Jeweils ein Diazo-Duplikat-Rollfilm pro OriginalfilmAufbewahrung: Säurefreie Banderolen, Archivboxen aus Kunststoff; dauerhafte, eindeutige Beschriftung mit Archivsignaturen und Filmnummer (Original und Sicherheitskopie getrennt)

Sicherungsdigitalisierung

Auflösung 300 dpiFormat PDF/AGenau eine PDF/A-Datei je Archivalieneinheit, je Scan zwei nebeneinanderliegende SeitenDateibenennung exakt nach Archivsignatur gemäß übergebener ProjektlisteLieferung auf einer USB-Wechselfestplatte mit drei Ordnern: „Historische Akten", „Handschriften", „Namenverzeichnisse"

Transport, Dokumentation und Rücklieferung

Abholung der Archivalien im Stadtarchiv Halle (Saale), Rathausstraße 1, 06108 Halle (Saale), nach TerminabspracheSicherung der Archivalien gegen Verlust, Beschädigung und Verschmutzung während des gesamten Transports und der BearbeitungFortschreibung der Projektliste als Verfilmungsprotokoll (vom Auftragnehmer auszufüllende Spalten); Abweichungen > 10 Aufnahmen/Blätter sind im Feld „Begründung Abweichung" zu dokumentieren, sonstige Feststellungen unter „sonstige Bemerkungen"Rücklieferung aller Materialien (Archivalien, Mikrofilme, Sicherheitskopien, Digitalisate, Projektliste) an das Stadtarchiv

Erbringungsort: Stadtarchiv Halle (Saale), Rathausstraße 1, 06108 Halle (Saale).

Ausführungszeiträume (Vertragsfristen)

Anlieferung: 01.11.2026Ende der Ausführung: 11.12.2026

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Vorläufiger Eignungsnachweis (mit dem Angebot)

Vordruck 124 LD „Eigenerklärung zur Eignung für Liefer-/Dienstleistungen" oder alternativ die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft (Vordruck 234), falls zutreffend (bevollmächtigter Vertreter, gesamtschuldnerische Haftung)Erklärung zum Nachunternehmereinsatz, falls zutreffendGewerberechtliche Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung sind zu erklärenOptional: Nachweis über Präqualifizierung/ULV Halle (Saale) (erleichtert die Eignungsprüfung)

Nachforderung von Unterlagen

Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle (an Bestbieter oder nachrangige Bieter) müssen innerhalb von 3 Tagen ab Absendung der Aufforderung weitere Nachweise/Erklärungen in elektronischer Textform gemäß § 126b BGB eingereicht werdenAb Auftragswert > 30.000 €: Auszug aus dem Gewerbezentralregister (wird vom Auftraggeber für den Bestbieter angefordert)

Formale Anforderungen an das Angebot

Abgabe in deutscher SpracheVerwendung der von der Vergabestelle vorgegebenen VordruckeAlle Eintragungen dokumentenechtPreisangaben in Euro, ohne Umsatzsteuer, max. 3 Nachkommastellen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 38%4–10 · 32%11+ · 31%

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Stadt Halle (Saale), FB Recht, Team Submission

Ort

Stadt Halle (Saale) Stadtarchiv Halle (Saale) Rathausstraße 1 06108 Halle (Saale), Sachsen-Anhalt

Kategorie

Sachsen-Anhalt

Veröffentlicht

12. September 2026

Angebotsfrist

28. September 2026

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

Stadt Halle (Saale) Stadtarchiv Halle (Saale) Rathausstraße 1 06108 Halle (Saale)

Sachsen-Anhalt

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Leistungsumfang

Gegenstand und Archivalienbestände

Sicherungsverfilmung (Mikrofilm)

Sicherungsdigitalisierung

Transport, Dokumentation und Rücklieferung

Ausführungszeiträume (Vertragsfristen)

Eignungskriterien

Vorläufiger Eignungsnachweis (mit dem Angebot)

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