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Vergabe von Lieferungs-, Beratungs- und Umsetzungsleistungen zur Einführung und Integration einer Abfallwirtschaftssoftware für den Landkreis Schmalkalden-Meiningen

Landkreis Schmalkalden-Meiningen, Eigenbetrieb "Kommunaler IT-Service" | Vergabekammer des Freistaats Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt - Referat 250 | Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt, Referat 250Schmalkalden-Meiningen, ThüringenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Landkreis Schmalkalden-Meiningen (Eigenbetrieb Kommunaler IT-Service) sucht ein Unternehmen, das eine Abfallwirtschaftssoftware liefert, einführt, mit anderen Systemen verbindet und danach betreut.

Art des Verfahrens: Europaweite Ausschreibung im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Es gibt ein einziges Los.

Was gefordert wird:

Software für Gebührenveranlagung, Auftragsabwicklung und Kontakt mit Bürgern und Kunden über Online-DiensteÜbernahme bestehender Daten (z. B. Stammdaten, Behälterdaten) aus dem Altsystem zu einem festgelegten StichtagEinführung mit Konzept, Installation, Anpassung (Customizing), Tests, Schulung und Go-Live-UnterstützungSystemservice mit Pflege und Wartung für 5 Jahre ab 01.01.2028

Wichtige Termine:

Teilnahmeantrag: bis 10.11.2026, 12:00 UhrIndikatives Angebot laut Verfahrensleitfaden: bis 15.12.2026, 12:00 UhrProduktivsetzung (Go-Live): 01.01.2028

Hinweis: Die Unterlagen enthalten mehrere Entwurfsstände. Das Angebotsformular hat noch Platzhalter bei den Fristen. Termine bitte im Vergabeportal prüfen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristJAN2023 JUL JAN2024 JUL JAN2025 JUL JAN2026 JUL JAN2027 JUL JAN2028
Umsatzangaben Geschäftsjahre1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Referenzzeitraumca. 10. Nov. 2023 – 10. Nov. 2026
Veröffentlichung11. Okt. 2026
Anfragen-Frist laut Verfahrensleitfadenca. 31. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist2. Nov. 2026
Teilnahmefrist10. Nov. 2026
Angebotsfrist15. Dez. 2026
Zuschlagca. 1. Jan. – 31. März 2027
Vorlage Projektplanca. 1. Jan. – 29. Jan. 2027
Satzung ab 01.01.20271. Jan. 2027
Fertigstellung Gesamtsystemca. 1. Jan. – 31. Dez. 2027
Go-Live (Produktivsetzung)1. Jan. 2028
Vertragslaufzeit1. Jan. 2028 – 31. Dez. 2032bis 2032
Go-Live-Support1. Jan. – 29. Jan. 2028
Teilzahlung nach Produktivbetrieb29. Jan. 2028
Bindefrist / ZuschlagsfristDatum offenDatum ist im Angebotsformular nicht ausgefüllt, die Bindung endet laut Angebot um 24:00 Uhr im Jahr 2027.
Bürgschaft stellenDatum offenSpätestens 15 Tage nach Vertragsabschluss, Vertragsabschluss ist noch offen.
RügefristDatum offenZehn Kalendertage ab Kenntnis des Verstoßes, vor einem Nachprüfungsantrag einzuhalten.
Abhilfefrist VergabekammerDatum offen15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung, dass der Rüge nicht abgeholfen wird.
Betreuung erster VeranlagungslaufDatum offenVor-Ort-Betreuung des ersten Veranlagungslaufs, Datum ist offen.
Betreuung zweiter VeranlagungslaufDatum offenBetreuung per Rufbereitschaft beim zweiten Veranlagungslauf, Datum ist offen.
Prüfung eines Moduls in TestversionDatum offenDer Auftraggeber hat 6 Wochen ab Bereitstellung des Moduls Zeit zur Prüfung.
Prüfungsfrist nach MängelbehebungDatum offen10 Werktage ab Behebung der letzten Mängel.
Funktionsprüfung GesamtsystemDatum offenDauer 30 Tage ab Beginn der Funktionsprüfung laut EVB-IT-Standard.
Funktionsprüfung TeilleistungenDatum offenDauer 14 Tage für teilabzunehmende Leistungen laut EVB-IT-Standard.
Gewährleistungsfrist SachmängelDatum offen24 Monate laut EVB-IT-Standard, der Bezugspunkt ist im Ausschnitt nicht genannt.
Verjährung Mängel an TeilleistungenDatum offen2 Jahre ab Teilabnahme, frühestens 9 Monate nach Gesamtabnahme.
Reaktionszeit Priorität 1Datum offenWiederherstellung innerhalb von 4 Stunden am selben Arbeitstag nach Störungsmeldung.
Reaktionszeit Priorität 2Datum offenWiederherstellung innerhalb von 24 Stunden bzw. 1 Arbeitstag nach Störungsmeldung.
Reaktionszeit Priorität 3Datum offenWiederherstellung innerhalb von 48 Stunden bzw. 2 Arbeitstagen nach Störungsmeldung.
Reaktionszeit Priorität 4Datum offenWiederherstellung innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Störungsmeldung.
Datenhaltung HostingDatum offenDaten werden 10 Jahre ab Speicherung gehalten.
Vorankündigung DatenlöschungDatum offenDer Auftragnehmer kündigt Datenlöschungen 4 Monate vorher an.
Historische Daten speichernDatum offenHistorische Daten werden 10 Jahre ab Ungültigwerden gespeichert.
Sondereinsatz Pos. 4.1Datum offenKontingent von 10 Tagen, kein Zeitbezug angegeben.
Sondereinsatz Pos. 4.2Datum offenKontingent von 20 Tagen, kein Zeitbezug angegeben.
Sondereinsatz Pos. 4.3Datum offenKontingent von 20 Tagen, kein Zeitbezug angegeben.
Sondereinsatz Pos. 4.4Datum offenPauschale für 5 Vor-Ort-Tage inklusive Reise- und Fahrtkosten, kein Zeitbezug angegeben.
Jahressollstellung / VeranlagungDatum offenJährlicher Veranlagungsbeginn, konkretes Datum wird nicht genannt.
Entwicklung Testversion und MängelbehebungDatum offenErfolgt unverzüglich, ein festes Datum ist nicht genannt.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität8 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Angebotspreis (Gesamtentgelt)300%

    Quantitatives Zuschlagskriterium: angebotenes Gesamtentgelt unter Berücksichtigung der gemäß Angebotsformular ermittelbaren Entgelte pro Jahr; Bewertungszeitraum entspricht der Vertragslaufzeit von 5 Jahren.

  • Konzept zur angebotenen Softwarelösung450%

    Beschreibung der angebotenen Softwarelösung mit Funktionalitäten, Handling, Anpassungsfähigkeit/Flexibilität, Schnittstellen sowie Datensicherheit und Datenschutz.

  • Umsetzungskonzept100%

    Herangehensweise an die Implementierung der Applikation und Sicherstellung einer termingerechten, zuverlässigen Verfügbarkeit; Einführungsplanung und -steuerung, Ablauf- und Entwicklungsplan, Projektorganisation, Dokumentation.

  • Migrationskonzept50%

    Vorgehensweise zur Datenmigration inhaltlich und zeitlich, bewertet nach Nachvollziehbarkeit und reibungsloser Umsetzung.

  • Test- und Qualitätssicherungskonzept25%

    Implementierung ab Testbetrieb, Einbindung des Auftraggebers mit Meilensteinen, Testmodelle und -szenarien sowie strukturierte Qualitätssicherung.

  • Schulungskonzept25%

    Nutzergruppenspezifische Darstellung von Mitarbeiterbelastung, Wissenstransfer, Schulungssystem, Schulungsort und Anzahl der Schulungen je Themenblock.

  • Go-Live-Konzept25%

    Betreuung während und nach dem Start, Behebung auftretender Probleme sowie Umfang und Zeitraum der Unterstützung.

  • Konzept zur Softwarepflege (Wartung & Service)25%

    Beschreibung der Konzeption zur Softwarepflege einschließlich Wartung und Service.

Pi = MAX(Pmax x (1 - (Ei - Emin) / (Emax - Emin)); 0). Pmax = 300 Punkte (maximaler Punktwert beim niedrigsten Gesamtentgelt), Ei = Gesamtentgelt des Angebots i, Emin = niedrigstes Gesamtentgelt, Emax = Gesamtentgelt des günstigsten Angebots x 2. Die Formel ist im Verfahrensleitfaden Ziffer 5.4 a) nur sinngemäß aus der Legende ableitbar (Textextraktion unvollständig). Qualitative Kriterien werden mit einer absoluten Skala (0 bis 100 % der maximalen Punkte) bewertet, nicht relativ.

KI-Hinweis: Alle acht Zuschlagskriterien mit Punktwerten (Summe 1000) stimmen in Bekanntmachung LOT-0001 und Verfahrensleitfaden Ziffer 5.4 überein; die Preisformel ist nur sinngemäß aus der Legende ableitbar.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software-Funktionen

Kunden- und Objektverwaltung (Personen, Mandate, Behälterbestand, Notizen, Dokumente)StammdatenverwaltungBehälteränderungsdienst, Sonderleerungen und Sperrmüll (Portal und Bearbeiter)Tourenplanung der Regelabfuhr und EinsatzplanungFehlbefüllung und temporäre SperrungDeponie-Wiegevorgang und BetriebstagebuchFahrzeug-AppBetrieb des Identsystems (weiße und schwarze Liste)Auftragsabwicklung inkl. Auftragsstatusverfolgung und ReklamationenKartenbasis (WMS/OSM), Historie, Aufgaben, Reporting und ExportKommunikation (E-Mail, Serienbriefe)

Gebührenabrechnung und Zahlungsverkehr

Gebührenbescheide: Jahresvorausleistungs- und Jahresabschlussbescheide sowie EinmalleistungenDeponiegebühren und Abrechnung fakultativer LeistungenZahlungsverkehr und ForderungsmanagementSonderverfahren

Kundenportal und Bürger-App

Online-Dienste für Bürger und Kunden (Kundenportal)Bürger-AppNutzung über Online-Dienste für Behälteraufträge und Sperrmüll

Schnittstellen

Finanzsoftware: AB-Data bis 2027, ab 01.01.2028 H&H ProDoppikDokumentenmanagementsystem (REST/CMIS)Kassenautomaten und WaageKocofleet, SSR (Moba Mawis Cloud Connector), eANVZahlungsdienstleister PayOneBankschnittstelle S-FirmOpenDocument-Format

Einführung, Migration und Tests

Feinkonzept mit dokumentierten Einstellungen (Customizing) und ProjektorganisationLieferung, Installation und Erstinstallation vor Ort oder per FernwartungAltdatenübernahme (stichtagsbezogen, CSV, aktueller Stand)Rollen- und BerechtigungskonzeptTestphasen und Produktivsetzung inkl. TestsGo-Live-Support (4 Wochen)Betreuung des ersten Veranlagungslaufs vor Ort und des zweiten in RufbereitschaftVollständige Fertigstellung des Gesamtsystems bis 31.12.2027

Schulung und Dokumentation

Schulung von Key-User, Administration, Customizing und AnwendernMindestens zwei AnwenderschulungstermineBereitstellung eines SchulungssystemsInstallations-, Konfigurations- und Anwenderdokumentation sowie Schulungsunterlagen

Betrieb, Hosting und Service

Lizenzen ohne Generallizenz; Nutzerzahl frei erweiterbarHosting und Datenhaltung für 10 Jahre; historische Daten ebenfalls 10 JahreSystemservice inkl. Pflege und Wartung für 5 Jahre ab 01.01.2028Hotline Mo bis Fr 08:00 bis 17:00 UhrVerfügbarkeitszusagen: 99 % Wochenmittel bzw. 99,9 % Monatsmittel während der Arbeitszeit, im Service 98 % pro JahrReaktionszeiten je nach Priorität von 4 Stunden bis 10 ArbeitstagenAblösung und Datenextraktion am Vertragsende, Vorankündigung der Löschung 4 Monate vorher

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe und Erklärungen

Keine rechtskräftige Verurteilung wegen der in § 123 GWB genannten Straftaten (z. B. Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug zulasten des EU-Haushalts, Bestechung, Menschenhandel)Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge sind gezahltKeine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (z. B. nachgewiesene Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Pflichten, Insolvenz, schwere Verfehlung, Wettbewerbsabsprachen, Interessenkonflikt, schwerwiegende Täuschung)Kein Russlandbezug nach Art. 5k VO (EU) 2022/576, auch nicht bei Unterauftragnehmern oder Kapazitätsgebern mit mehr als 10 % AuftragswertKeine Geldbuße von mindestens 2.500 EUR wegen Verstoßes gegen das MindestlohngesetzMehrfachbeteiligung eines Unternehmens ist nicht zulässig

Befähigung und Erlaubnis

Gewerberechtliche Voraussetzungen erfülltEintragung im Berufs- oder Handelsregister bzw. entsprechende BescheinigungErklärung zur Einhaltung des Thüringer Vergabegesetzes (verpflichtend)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Umsatzangaben für 2023, 2024 und 2025 (Gesamtumsatz und Umsatz im Bereich der ausgeschriebenen Leistung)Betriebs-, Produkt- und Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für IT-Unternehmen mit mindestens 1,5 Mio. EUR Deckungssumme je Einzelfall (Sach-, Personen- und Vermögensschäden)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Referenzen wie im Abschnitt Referenzprojekte beschriebenNachweis der Qualifikation der Schulungsreferenten (Zertifikat und Referenzen)Die Referenzen müssen die Leistung im Zeitraum der letzten 36 Monate betreffen

Softwareprodukt

Erklärung, dass der ordnungsgemäße und sichere Betrieb des Softwareprodukts gewährleistet ist (Datenorganisation, Datenstruktur, Verarbeitungsregeln)Nachweise zu Datenschutz und Datensicherheit für das Rechenzentrum bzw. Hosting, z. B. ISO/IEC 27001, SOC 2 Type II, BSI C5 Typ 2

Eignungsleihe und Bewerbergemeinschaft

Bei Eignungsleihe dürfen die Anforderungen an Leistungsfähigkeit durch andere Unternehmen erfüllt werden; Referenzen nur, wenn das Drittunternehmen die Leistung selbst erbringtBei Eignungsleihe Verpflichtungserklärung der Drittunternehmen und Benennung der Unterauftragnehmer bereits im TeilnahmeantragBei Bewerbergemeinschaft gelten die Anforderungen für jedes Mitglied gesondert; alle Mitglieder haften gesamtschuldnerischKeine nachträgliche Bildung oder Wechsel von Bewerbergemeinschaften
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 36 Monate vor Einreichung des TeilnahmeantragsVolumen: nicht angegeben

Mindestens 2 Referenzen für Einführung, Migration oder Customizing einer Abfallgebührenveranlagungssoftware

Referenz-Eigenerklärung im Teilnahmeantrag

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 36 Monate vor Einreichung des TeilnahmeantragsVolumen: nicht angegeben

Mindestens 2 Referenzen für erfolgreiches Projektmanagement des vorgesehenen Projektleiters

Projekt muss hinsichtlich Mitarbeiterzahl, Systemlandschaft und Laufzeit vergleichbar sein

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 36 Monate vor Einreichung des TeilnahmeantragsVolumen: nicht angegeben

Mindestens 1 Referenz für den Betrieb des vorgesehenen Softwareprodukts mit folgenden Funktionen: Behälterverwaltung, Behälteraufträge inkl. Statusverfolgung, Auswertung von Telematikdaten, Reklamationen inkl. Statusverfolgung, benutzerdefinierte Reports, benutzerdefinierte Workflows, Gebührenveranlagung für Abfallgebühren sowie Abrechnung fakultativer Leistungen, Online-Dienste (Kundenportal). Die Funktionen können auf eine oder mehrere Referenzen verteilt werden.

Referenz-Eigenerklärung; bei Eignungsleihe darf nur referenziert werden, was das Drittunternehmen selbst erbringt

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 77%4–10 · 23%11+ · 0%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 49 erledigt
Teilnahmeantrag (Anlage 1) bis 10.11.2026
Rückfragen und Vorabprüfung
Angebot (Anlage 2 und Anhänge)
Konzepte für die Wertung
Vertragsunterlagen und Sicherheiten bei Zuschlag
Technische Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Landkreis Schmalkalden-Meiningen, Eigenbetrieb "Kommunaler IT-Service" | Vergabekammer des Freistaats Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt - Referat 250 | Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt, Referat 250
Anschrift
98617 Meiningen
Ort
98617 Schmalkalden-Meiningen
Kategorie
Thueringen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—

Erfüllungsort

Ort der Leistung
98617 Schmalkalden-Meiningen
Thüringen

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