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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Vergabe zur Ablösung der bestehenden SAP-Lösung im Bereich Finanzbuchhaltung und Controlling

Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH | Oberlandesgericht Düsseldorf, VergabesenatMünster, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH (WVG, Münster) sucht eine neue, cloudbasierte Software für Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling und Beschaffung. Sie soll die bisherige SAP-Lösung ablösen.

Verfahren: Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, ein Los, geschätzter Wert 450.000 EUR netto (Gesamtwert laut Stammdaten).

Was gefordert ist:

Bereitstellung der Software als Cloud-Dienst (Subskription) sowie Implementierung, Konfiguration, Migration, Integration, Schulung, Produktivsetzung, Anlaufunterstützung und Betrieb, Pflege und SupportUmstellung bis 31.12.2027, Produktivstart am 01.01.2028Ausführungsort laut Stammdaten: Münster

Ablauf:

1. Teilnahmeantrag mit Eigenerklärungen und Eignungsnachweisen bis 16.11.2026, 15:00 Uhr (MEZ), elektronisch einreichen

2. Nur die besten Bewerber (höchstens 5, mindestens 1) werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Aufforderung ist ab 23.11.2026 vorgesehen.

3. Angebot mit Preisblatt und Fachkatalogen abgeben

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Dokumentstand Preisblatt9. Okt. 2026
Gewünschtes Veröffentlichungsdatum16. Okt. 2026
Stand der Vergabeunterlagen16. Okt. 2026
Veröffentlichung18. Okt. 2026
Rüge erkennbarer Verstöße18. Okt. – 16. Nov. 2026
Teilnahmefrist16. Nov. 2026
Rüge Vergabeunterlagenca. 16. Nov. 2026
Aufforderung zur Angebotsabgabe23. Nov. 2026
Umstellung abgeschlossen31. Dez. 2027
Produktivstart1. Jan. 2028
Anlaufunterstützung1. Jan. 2028
Vertragslaufzeitca. 1. Jan. 2028 – 31. Dez. 2031
Kündigungsfrist zum Laufzeitendeca. 30. Sep. 2031
Vertragsendeca. 31. Dez. 2031
Verlängerung 1ca. 1. Jan. 2032 – 31. Dez. 2033
Verlängerung 2ca. 1. Jan. 2034 – 31. Dez. 2035
Verlängerung 3ca. 1. Jan. 2036 – 31. Dez. 2037bis 2037
Rügefrist nach KenntnisnahmeDatum offen10 Tage nach Kenntnisnahme des Verstoßes, Bezugsdatum nicht bekannt.
NachprüfungsantragDatum offen15 Kalendertage nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen.
Abweichende KündigungsfristDatum offen12 Monate laut Tabelle, Bezugspunkt ist nicht eindeutig. Das Originaldokument sollte geprüft werden.
Zahlung wiederkehrender VergütungDatum offenMonatlich nachträglich bis zum 15. des Folgemonats.
Zahlung fälliger VergütungDatum offen30 Tage nach Zugang einer prüffähigen Rechnung.
Initiale LeistungenDatum offenLeistungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft nach Vertrag Anlage 02, nicht datiert.
Change-Request BewertungsfristDatum offenBewertungsfrist wird zu Projektbeginn abgestimmt.
Prüfung ArbeitsergebnisseDatum offenAngemessene Frist nach Bereitstellung der Arbeitsergebnisse, nicht bestimmt.
Nacharbeit nach BeanstandungDatum offenAbgestimmte Frist nach einer Beanstandung, nicht bestimmt.
Release-Vorlauf TestumgebungDatum offenAngemessener Vorlauf in der Testumgebung vor der Produktivsetzung eines Releases, nicht bestimmt.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Leistung60%

    Gesamtsumme der gewichteten Leistungspunkte L (max. 5,00), bewertet auf Skala 0 bis 5 Punkte. Setzt sich aus den drei Wertungsbereichen Konzepte, Fachliche Anforderungen und Bieterpräsentation zusammen.

  • Preis40%

    Angebotspreis PA = Preis Dienstleistungen (Tagessatz × durchschnittliche Anzahl Beratertage aller Angebote) + Preis laufender Betrieb (48 Monate) + Preis Pflege, Betreuung und fachlicher Support (48 Monate). Bewertung relativ zum niedrigsten Angebotspreis auf linearer Skala von 5 bis 0 Punkten.

Z = 0,6 × L + 0,4 × P. L = Gesamtsumme der gewichteten Leistungspunkte (max. 5,00), P = Preispunkte (max. 5,00). Preispunkte: P = 5 × (1 − (PA − Pmin) / Pmin), auf zwei Nachkommastellen abgerundet. Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl Z.

KI-Hinweis: Gewichtungen von Leistung (60 %), Preis (40 %) und den Unterbereichen sind eindeutig; die Bewertungskriterien der Bieterpräsentation werden erst mit der Einladung bekannt gegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Pflicht-Funktionsbereiche

Hauptbuchhaltung und Jahresabschluss, einschließlich Geschäftsbereichsbilanzen nach ERegGKreditorenbuchhaltung, einschließlich elektronischer EingangsrechnungsverarbeitungDebitorenbuchhaltung und RechnungsstellungAnlagenbuchhaltungControlling, einschließlich interner LeistungsverrechnungBeschaffung: Bedarfsanforderung, Genehmigung, Bestellung und Wareneingang

Optionale Funktionsbereiche

Treasury (Darlehensmanagement) und LiquiditätsmanagementRisikomanagement

Diese Bereiche können optional angeboten werden. Anpassungen oder Zusatzprodukte sind dafür auszuweisen.

Leistungen des Auftragnehmers

Bereitstellung der Software als Cloud-Service (SaaS) mit mindestens drei Umgebungen: Test, Schulung und ProduktivProjektmanagement, Konzeption, Systemeinstellung und EntwicklungSchnittstellen und Migration (Testmigrationen und Echtmigration mit Nachweis der Datenübernahme)Schulung, Schulungskonzept, Key-User-Ausbildung und Schulungsunterlagen (digital)Unterstützung bei Test und Freigabe sowie bei Fehlerbehebung im eigenen VerantwortungsbereichAnlaufunterstützung nach dem ProduktivstartWissenstransfer, Systemdokumentation, Schnittstellendokumentation und Übergabe an den BetriebPflege nach der Produktivsetzung, einschließlich Updates und ReleasesVorgehensweise: Soll-Prozesse im BPMN-Format, nach Projektende XML-Export

Mengen und Umfang

35 Volluser300 Nutzer mit eingeschränkten Rechten (Rechnungsfreigaben und Sichtrechte)5 Gesellschaften der WVG-Gruppe in einer integrierten DatenbasisVor-Ort-Anteil von 10 % der PersonentageFunktionale Anforderungen: Finanzbuchhaltung 111 User Stories; Einkauf 13 bzw. 14 User Stories (Angaben im Dokument widersprüchlich, 7 davon Muss); Controlling 64 User Stories (34 Muss); Finanzmanagement 11 User Stories (alle optional)Schnittstellen: 13 Zeilen in Tabelle 4 (u. a. Amcon, ECHO, ProFahr, IVU, ABO, Paledo, Kassen, Somacos, Multicash, Jira/Einkaufssystem, ELSTER)

Zeitplan

Umstellung bis 31.12.2027 abgeschlossenProduktivstart am 01.01.2028

Nicht Gegenstand des Auftrags

Instandhaltung und Lagerverwaltung in PaledoPersonalabrechnungDOXiSZentrales Business-Intelligence-SystemÜbrige Vor- und Umsysteme: nur Anbindung, keine Einführung

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Rechtliche Voraussetzungen

Eintragung im Handels- oder Berufsregister nachweisen (A1)Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft nachweisen (A2)Keine Ausschlussgründe nach GWB (§§ 123, 124), oder Selbstreinigung nach § 125 GWB darlegen (A3)Eigenerklärung zu EU-Sanktionen abgeben (Formular B.6)Unterauftragnehmer und Eignungsleihe benennen, mit Verpflichtungserklärung (A12)Abschließende Erklärung mit Ort, Datum, Unternehmensname und Name der erklärenden Person (A13)

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Gesamtumsatz mindestens 10 Mio. EUR netto pro Jahr, Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre (A4)Umsatz mit Finanzsoftware mindestens 5 Mio. EUR netto pro Jahr, Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre (A5)Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflicht: 2 Mio. EUR für Personen-/Sachschäden und 1 Mio. EUR für Vermögensschäden je Schadensfall, zweifach maximiert pro Versicherungsjahr (A6)Mindestens 100 Vollzeitäquivalente im Jahresdurchschnitt (A7)Nicht als KMU geeignet markiert

Technische und personelle Leistungsfähigkeit

Drei vergleichbare Referenzen aus den letzten 5 Jahren bei öffentlichen Auftraggebern (A8)Projektleitung mit mindestens 8 Jahren Projekterfahrung und Vertretungsregelung (A9)Deutschkenntnisse mindestens Niveau C1 (GER) für das gesamte eingesetzte Personal (A10)Bei Hosting oder Cloud: BSI C5 Testat Typ 2 und ISO/IEC 27001 für den Betrieb nachweisen (A11)

Bewertete Kriterien (kein Ausschluss)

Referenzen (B1): Bewertung nach Vergleichbarkeit in Art, Umfang, Komplexität, fachlichen Schwerpunkten, Branchenbezug, Auftragsvolumen und LeistungszeitraumLebensläufe, Projektteam und Supportorganisation (B2): Ausbildung, Berufserfahrung, Branchenabdeckung, persönliche Referenzen, fachliche Schwerpunkte und Supportinfrastruktur
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: Aus den letzten 5 JahrenVolumen: Je Referenz anzugeben: Auftragsvolumen in EUR netto und Personentage. Ein Mindestwert ist nicht angegeben.

Drei vergleichbare Referenzen, die nach Art, Umfang und Komplexität mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. Auftraggeber sind öffentliche Auftraggeber, insbesondere kommunale bzw. öffentliche Unternehmen.

Nachweis über Referenzbögen (Formular 3.1, drei Stück). Pflichtangaben je Referenz: Auftraggeber, Projektbezeichnung, Leistungszeitraum bzw. Go-Live, eingeführte Software (Produkt, Version) und Betriebsmodell, Auftragsvolumen, fachliche Schwerpunkte (Hauptbuch/Jahresabschluss, Kreditoren, Debitoren, Anlagenbuchhaltung, Controlling, Beschaffung, Treasury/Liquidität).

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 66%4–10 · 33%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 34 erledigt
Teilnahmeantrag (bis 16.11.2026)
Eignungsnachweise
Angebot (nach Aufforderung ab 23.11.2026)
Preise und Vertragsangaben
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH | Oberlandesgericht Düsseldorf, Vergabesenat
Anschrift
48151 Münster
Ort
48151 Münster
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Auftragsvolumen
450.000 €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.wvg-online.de/ ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
48151 Münster
Nordrhein-Westfalen

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