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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Vergabe zur Ablösung der bestehenden SAP-Lösung im Bereich Personal

Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH | Oberlandesgericht Düsseldorf, VergabesenatMünster, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH (WVG) in Münster sucht eine cloudbasierte Personal-Software als Nachfolger ihrer bestehenden SAP-HCM-Lösung. Die neue SaaS-Lösung soll Personalabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung, Reisekostenabrechnung, Personalkostenplanung und Stellenplanmanagement abdecken – inklusive Einführung, Migration, Schulung, Betrieb, Pflege und Support.

Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (EU-weit) in einem einzigen Los. Bewerber müssen ihre Eignung über das Formular „Eigenerklärungen Bewerber" nachweisen – u.a. Registereintrag, Umsatz (mind. 8 Mio. € Gesamt, 6 Mio. € Personalsoftware p.a.), Beschäftigtenzahl (mind. 50), Haftpflichtversicherung, drei vergleichbare Referenzen, Projektleitung mit mind. 8 Jahren Erfahrung, Deutschkenntnisse C1, BSI C5 Typ 2 / ISO 27001 für Cloud-Betrieb.

Wichtigste Fristen: Teilnahmeantrag bis 16.11.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Veröffentlichung18. Okt. 2026
Teilnahmefrist16. Nov. 2026
Rügefrist erkennbare Verstöße16. Nov. 2026
Einladungsfrist23. Nov. 2026
Umstellungsabschluss31. Dez. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2028 – 31. Dez. 2031
Vertragsbeginn1. Jan. 2028
Ausführungsbeginn1. Jan. 2028
Benutzerunterstützung bis31. März 2028
Verlängerung 11. Jan. 2032 – 31. Dez. 2033
Verlängerung 2ca. 1. Jan. 2034 – 31. Dez. 2035
Verlängerung 3ca. 1. Jan. 2036 – 31. Dez. 2037bis 2037
Rügefrist nach KenntnisnahmeDatum offen10 Tage ab Kenntnisnahme eines Verstoßes (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB); konkreter Endtermin hängt vom Zeitpunkt der Kenntnisnahme ab.
NachprüfungsantragDatum offen15 Kalendertage ab Mitteilung, dass einer Rüge nicht abgeholfen wird (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB); Endtermin abhängig vom Mitteilungszeitpunkt.
Servicezeiten Mo–DoDatum offenWiederkehrende wöchentliche Servicezeit Mo–Do (zuschlagsfreie Zeiten für Dienstleistungen).
Servicezeiten FrDatum offenWiederkehrende wöchentliche Servicezeit freitags (zuschlagsfreie Zeiten für Dienstleistungen).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Leistung (Wertungsbereich L)60%

    Gesamtsumme der gewichteten Leistungspunkte L (max. 5,00), eingehend mit 0,6 in die Formel Z. Setzt sich aus den Wertungsbereichen Konzepte (35 %), fachliche Anforderungen (40 %) und Bieterpräsentation (25 %) zusammen.

  • Preis (Wertungsbereich P)40%

    Preispunkte P (max. 5,00), eingehend mit 0,4 in die Formel Z. Angebotspreis PA = Preis Dienstleistungen (Tagessatz × durchschnittliche Beratertage aller Angebote) + Preis laufender Betrieb (48 Monate) + Preis Pflege, Betreuung und Support (48 Monate).

Z = 0,6 × L + 0,4 × P; L = gewichtete Leistungspunkte (max. 5,00), P = Preispunkte (max. 5,00). Preispunkte: P = 5 × (1 − (PA − Pmin) / Pmin), abgerundet auf zwei Nachkommastellen, min. 0. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl Z.

KI-Hinweis: Gewichtung Leistung 60 % und Preis 40 % sowie Unterkriterien sind eindeutig; offen sind die für die Preiswertung benötigten Personentage (Mengengerüst) und die Zuordnung der Abonnementkosten zu B.2, und die Bewertungskriterien der Bieterpräsentation werden erst mit der Einladung bekannt gegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Verpflichtende Funktionsbereiche der Personal-Software

Bereitstellung und Betrieb einer cloudbasierten SaaS-Lösung für das Personalwesen mit folgenden Funktionsbereichen:

Personalverwaltung einschließlich Organisationsmanagement und digitaler Ein- und AustrittsprozesseStellenplanmanagement und StellenbewirtschaftungZeitwirtschaft mit Employee- und Manager-Self-Service (ESS/MSS), Schicht- und DienstplänenEntgeltabrechnung einschließlich Versorgungsbezügen, Zusatzversorgung, Melde- und BescheinigungswesenReisekostenabrechnungPersonalkostenplanungFinanzintegration und ZahlungsverkehrPersonalreporting und Auswertungen

Mandantenfähigkeit: Abrechnungskreise je Gesellschaft, Standard-Konnektoren und dokumentierte APIs.

Einführungsleistungen

ProjektmanagementKonzeption (Fit-to-Standard, Fachkonzepte je Modul)Systemeinstellung und Entwicklung (Konfiguration, Lohnarten, Tarif- und Zeitregelwerke, Erweiterungen)Schnittstellen (technische Umsetzung, Monitoring, Fehlerbehandlung)Migration (Entwicklung Migrationswerkzeuge, Testmigrationen, Echtmigration, Parallelabrechnungen)Schulung (Projektteam, Key-User, Anwendungsbetreuer; Schulungsunterlagen, digitale Lernmedien)Test und Freigabe (Testumgebung, Testfälle, Fehlerbehebung, Parallelabrechnungen)Anlaufunterstützung (Produktivstart, erhöhte Betreuungsbereitschaft)Wissensmanagement (Training on the Job, Übergabegespräche, Dokumentation)

Laufender Betrieb, Pflege und Support

Betrieb als Cloud-Service mit Service-Level-Agreement (SLA)Pflege, Updates und gesetzliche/tarifliche AnpassungenSupport aus eigenen Standorten in Deutschland, in deutscher SpracheManaged Cloud Services: ServiceDesk/Hotline, Incident- und Problemmanagement, Release- und Patchmanagement, BeratungsleistungenSelf-Service für Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, webbasierter Zugang, API (REST oder WSDL)Speicherung der Auftraggeberdaten beim Auftragnehmer ohne GrößenbegrenzungAnbindung über IPSec und TLS 1.2 oder 1.3Backups sämtlicher Anwendungs- und Konfigurationsdaten; Bereitstellung am benannten Ort (S3 Bucket)Protokollierung mit 15-monatiger Aufbewahrung, jederzeitiges EinsichtsrechtReaktionszeiten: 1 h bei schwerwiegender Störung, 4 h bei erheblicher, 8 h bei leichter StörungWiederherstellungszeiten: 8 h schwerwiegend, 96 h erheblich (leicht: nicht notiert)Reporting: Nutzungsstatistik, Sicherheitsvorfälle, Backups/Datenexporte

Fachliche User Stories (Anforderungskatalog)

Die insgesamt 99 User Stories verteilen sich auf 10 Feature-Bereiche (max. 495 Punkte):

| Feature | Use Cases |

|---|---|

| F1 System, Zugriff & Support | 5 |

| F2 Stammdaten, Organisation & Stellenplan | 3 |

| F3 Personalprozesse & Mitarbeiterlebenszyklus | 5 |

| F4 Zeitwirtschaft | 21 |

| F5 Entgeltabrechnung | 24 |

| F6 Finanzintegration & Zahlungsverkehr | 8 |

| F7 Schnittstellen & Integration | 9 |

| F8 Personalkostenplanung | 10 |

| F9 Reporting & Analyse | 10 |

| F10 Compliance, Datenschutz & Kontrolle | 4 |

Ausschlusskriterium: Jeder Use Case muss mit 'Ja' als grundsätzlich umsetzbar bestätigt werden.

Mengengerüst (Werte des Auftraggebers)

| Kennzahl | Wert |

|---|---|

| Mitarbeitende | 1.097 |

| Gesellschaften | 5 |

| Standorte | 20 |

| Tarifverträge | 8 |

| tarifliche Einmalzahlungen | 12 |

| individuelle Lohnarten | 110 |

| Pfändungen | 5 |

| Arbeitszeitplanregeln | 97 |

| PCS-Terminals (bleiben bestehen) | 31 |

| Terminalnutzer | 422 |

| Führungskräfte mit MSS | 70 |

| Vollnutzer | 15 |

Nicht Gegenstand der Leistung

Bewerbermanagement in REXXFinanzbuchhaltung/Controlling (gesondertes Vergabeverfahren FiBu-Software)Zeiterfassungssysteme ProFahr und Janitor einschließlich PCS-TerminalsPrevenio UWEBBusiness-Intelligence-System (Anbindung nicht zu liefern, aber Daten BI-fähig bereitstellen)

Mitwirkende Systeme und Schnittstellen

Folgende Systeme bleiben bestehen und werden per Schnittstelle angebunden: ProFahr, Janitor, PCS-Terminals, KVW, msg life/DEVK, Prevenio UWEB, neues FiBu-System. Bestehende Schnittstellen u.a.: Profahr, msg life/DEVK, Prevenio UWEB, IAM. Datenschutzkonformität nach DSGVO und Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / EN 301 549.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

A4: Gesamtumsatz im Mittel mindestens 8 Mio. EUR netto pro JahrA5: Umsatz mit Personalsoftware im Mittel mindestens 6 Mio. EUR netto pro JahrNachzuweisen für die Geschäftsjahre 2023–2025 (bei fehlendem Abschluss 2025 ersatzweise 2022)A6: Betriebshaftpflichtversicherung mit 2 Mio. EUR Personen-/Sachschäden und 1 Mio. EUR Vermögensschäden je Schadensfall (zweifach pro Versicherungsjahr maximiert); Abschluss spätestens vor Leistungsbeginn

Fachliche und technische Eignung

A7: Mindestens 50 Beschäftigte im Jahresdurchschnitt (VZÄ)A8: Drei vergleichbare Referenzen zur Einführung von Personalsoftware bei öffentlichen Auftraggebern aus den letzten fünf JahrenA9: Projektleitung mit mindestens 8 Jahren Projekterfahrung, benannte Vertretungsregelung; Key-Personnel-Wechsel bedarf vorheriger Zustimmung der WVGA10: Deutschkenntnisse mindestens C1 (GER) für das gesamte eingesetzte PersonalA11: BSI C5 Typ 2 und ISO/IEC 27001 (nativ oder IT-Grundschutz) für Hosting/Cloud-Betrieb, inklusive Geltungsbereich und Standorte der Rechenzentren; bei Rechenzentrumsbetreiber dessen NachweiseMehrjährige Erfahrung im deutschen Steuer-, Sozialversicherungs- und Tarifrecht (TV-N, TVöD oder vergleichbar)Nachweisbare Erfahrung bei der Ablösung von SAP HCM (Migrationskonzept und -durchführung)Erfahrung mit standardnaher Einführung von Personal-SoftwareSaaS-Cloud-Bereitstellung mit mindestens Test-, Schulungs- und Produktivumgebung

Formale Eignung und Ausschlussgründe

A1: Eintragung im Berufs- oder Handelsregister bzw. gleichwertiger NachweisA2: Mitgliedschaft bei der zuständigen BerufsgenossenschaftA3: Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB; bei Ausschlussgrund Beiblatt mit Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) ggf. möglichA12: Benannte Unterauftragnehmer mit Leistungsanteil; bei Eignungsleihe Verpflichtungserklärung des LeihgebersA13: Vollständige Abschlusserklärung (Ort, Datum, Name des Unternehmens, erklärende Person, Funktion; Textform gem. § 126b BGB)Ausschluss für bis zu drei Jahre von öffentlichen Aufträgen der Vergabestelle mit Eintrag im Vergaberegister NRW (§ 6 KorruptionsbekämpfungsG) bei nachweislich schuldhaftem Verstoß gegen Tariftreue/Mindestlohn

Bewertungskriterien (Zuschlagsphase)

Im Formular „Eigenerklärungen Bewerber" genannte Bewertungskriterien (Stufe 2):

B1: ReferenzenB2: ProjektteamB3: Support- und Serviceorganisation (Anlage B7)Ergänzend: fachliche Bewertung der User Stories (Anlage E.2, max. 495 Punkte)

Der Preis ist nicht das einzige Kriterium. Der Bieterkreis wird auf maximal 5 (mindestens 1) Bieter reduziert.

Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte fünf JahreVolumen: Mindest-Auftragsvolumen je Referenz: nicht angegeben; Vergleichbarkeit nach Leistungsgegenstand, Schwerpunkten, Branche, Auftragsvolumen und Zeitraum

Drei vergleichbare Referenzen zur Einführung von Personalsoftware bei öffentlichen Auftraggebern (insbesondere kommunale Verwaltungen oder öffentliche Unternehmen); Fachliche Schwerpunkte vergleichbar mit Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung

Je Referenz: Auftraggeber, Projekt, Zeitraum/Go-Live, Rolle, Software (Produkt, Version)/Betriebsmodell, Auftragsvolumen selbst erbrachter Leistung (EUR netto und Personentage), Größe Auftraggeber, fachliche Schwerpunkte, Kurzbeschreibung. Zusätzlich nachweisbare Erfahrung bei Ablösung SAP HCM (für Migrationskonzept und -durchführung)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 61%4–10 · 38%11+ · 1%
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH | Oberlandesgericht Düsseldorf, Vergabesenat
Anschrift
48151 Münster
Ort
48151 Münster
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Auftragsvolumen
800.000 €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.wvg-online.de/ ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
48151 Münster
Nordrhein-Westfalen

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