Werbemittelshop und Lieferung von Werbemitteln

Erstellung und fortlaufende Aktualisierung eines Werbemittelshops im Corporate Design der Hamburger Energienetze GmbH. Der Shop wird als Punch-Out-Katalog über Unite bereitgestellt und an SAP angebunden.

Erforderliche Funktionen sind:

Die Kataloganbindung wird über den UNITE-Marktplatzdienstleister umgesetzt; die Kosten trägt der Auftragnehmer. Für Katalogartikel gelten die im Webshop hinterlegten Lieferzeiten. Sonderbestellungen werden über SAP mit einer Bestellnummer, die mit 45 beginnt, abgerufen.

Bereitstellung neuer Werbemittel und Pflege des Standardsortiments nach Anlage 2. Das Sortiment umfasst unter anderem Kalender, Taschen, Kopfbedeckungen, Textilien, Schreibwaren, Lanyards, Schirme, Zollstöcke, Notizblöcke und Notizbücher. Saisonale Kalender sind nicht einzulagern.

Der Auftragnehmer unterstützt bei Auswahl, Beschaffung und Kalkulation neuer Werbemittel und macht Produktvorschläge mit Einkaufspreis, Lieferzeit, Veredelungsmöglichkeiten und Nachhaltigkeitsmerkmalen. Vorrangig sind nachhaltige Produkte zu verwenden.

Für ausgewählte Produktgruppen gelten besondere Umweltanforderungen, darunter Anforderungen an nachwachsende oder recycelte Materialien, Kugelspitzen aus Wolfram-Carbid, Recyclingpapier mit Blauer Engel sowie ökologisch erzeugte oder umweltzertifizierte Textilien.

Abwicklung der Bestellungen der Hamburger Energienetze GmbH über den Shop. Der Auftragnehmer übernimmt den Einkauf freigegebener Artikel, die Vorfinanzierung des Wareneinkaufs, Wareneingangskontrolle, Qualitätssicherung, Disposition, Bestandsüberwachung einschließlich Mindestbeständen, Kommissionierung und Versand.

Angeboten werden Personalisierungen sowie Veredelungen wie Stickerei, Druck und Gravur. Die Qualität der Veredelungsleistungen muss mindestens den eingereichten Qualitätsmustern entsprechen.

Die Lieferung erfolgt frei Haus einschließlich Verpackung. Teillieferungen sind nur mit Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Der Standardversand darf höchstens drei Werktage dauern.

Erstellung der Druckdaten nach dem Corporate Design des Auftraggebers. Die Abrechnung der Druckdatenerstellung erfolgt zu den Konditionen des Preisblatts mit einem Stundensatz für Satzarbeiten.

Bei Vertragsende sind die Druckdaten an den Auftraggeber zu übergeben.

Ankauf der vorhandenen Werbemittelbestände des bisherigen Dienstleisters zum vereinbarten Stichtag. Der Warenwert beträgt 50.000 EUR netto. Zum Leistungsumfang gehören:

Für diese Übernahme ist eine Verwaltungspauschale im Angebot anzugeben.

Nachproduktion von Katalogartikeln nach Freigabe durch den Auftraggeber sowie Aufnahme und Beschaffung neuer Katalogartikel. Die Preisbildung umfasst Einkaufspreis, Veredelungskosten und einen Handlingaufschlag; die Handlingaufschläge gelten als Höchstpreise. Preisvorteile durch höhere Auflagen sind an den Auftraggeber weiterzugeben.

Der Auftragnehmer erstellt Berichte und Statistiken, bearbeitet Reklamationen und unterstützt bei der Pflege und Optimierung des Sortiments.

Bereitstellung eines festen Ansprechpartners mit telefonischer Erreichbarkeit von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr. Schriftliche Anfragen sind innerhalb von zwei Werktagen zu beantworten.

Einmal jährlich findet ein persönliches Gespräch beim Auftraggeber statt. Dabei werden neue Produkte, Sortiment, Nachhaltigkeit, Marktentwicklungen und Optimierungsmöglichkeiten besprochen. Gegenstand sind insbesondere Produktneuaufnahmen, Abrufverhalten, Lieferleistung und die Zusammenarbeit.

Zusätzlich sind Reporting, Statistik und Präsentation sowie Beratung zu neuen Artikeln vorgesehen.

Elektronische Rechnungsstellung sowie elektronische Auftragserteilung und Zahlung. Der Shop muss den datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen und eine verschlüsselte Datenübertragung gewährleisten.

Die Lieferung kann an folgende Adressen erfolgen:

Einzureichen sind Eigenerklärungen zu zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen sowie zu Ausschlussgründen aus dem Arbeits-, Mindestlohn-, Schwarzarbeits-, Aufenthalts- und Lieferkettensorgfaltsrecht. Zusätzlich ist eine Erklärung zu den Russland-Sanktionen erforderlich.

Die Russland-Sanktionserklärung umfasst drei separate Erklärungen für den Bieter, für Unterauftragnehmer mit einem Anteil von mehr als 10 Prozent und als zukünftige Zusicherung. Bei Unterauftragnehmern ist Anlage 9 zu verwenden.

Nachweis der Eintragung in einem Berufs-, Handwerks- oder Handelsregister. Wenn keine Eintragungspflicht besteht, ist dies mit einem alternativen Nachweis zu erklären.

Vorlage einer Erklärung und eines Nachweises über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter beziehungsweise marktüblicher Höhe. Zusätzlich ist eine Eigenerklärung über positive Jahresabschlüsse in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erforderlich.

Nachweis eines eigenen Lagers oder einer dauerhaft vertraglich verfügbaren Lagerkapazität. Das Lager muss die Bevorratung, Bestandsüberwachung, Kommissionierung und Versandabwicklung ermöglichen.

Zusage eines festen Ansprechpartners, der montags bis freitags von 09:00 bis 17:00 Uhr telefonisch erreichbar ist und schriftliche Anfragen innerhalb von zwei Werktagen beantwortet.

Nachweis eines webbasierten Werbemittelshops als Punch-Out-Katalog mit:

Nachweis einer mindestens dreijährigen Tätigkeit im Bereich Werbeartikelmanagement, Werbemittelhandel oder in vergleichbaren Dienstleistungen.

Einreichung mindestens einer Mindestreferenz über die erfolgreiche Erbringung einer vergleichbaren Leistung. Die Referenz muss einen Werbemittelshop oder vergleichbaren E-Procurement-Katalog mit Lagerhaltung, Bestandsmanagement, Bestellabwicklung, Kommissionierung, Versand, Ansprechpartner und individualisierten Werbeartikeln oder Sonderanfertigungen betreffen.

Einreichung von zwei Qualitätsmustern mit Logo der Hamburger Energienetze GmbH:

Zusätzlich sind ein Konzept zur Auftragsabwicklung und ein Konzept für den Werbemittelshop einzureichen. Beide Konzepte dürfen jeweils höchstens fünf DIN-A4-Seiten umfassen und müssen in Arial mit mindestens 10 pt erstellt sein. Screenshots zum Shop-Konzept sind optional.

Bei Nutzung anderer Unternehmen zur Eignungsleihe ist Anlage 7 erforderlich. Bei einer Bietergemeinschaft ist Anlage 8 einzureichen. Für Unterauftragnehmer sind Anlage 9 und Anlage 10 erforderlich.

Eine Bietergemeinschaft muss ein federführendes Mitglied und einen bevollmächtigten Vertreter benennen. Der Vertreter vertritt alle Mitglieder rechtsverbindlich; die Mitglieder haften gesamtschuldnerisch.