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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

ZSD III

LVR-InfoKom | Vergabekammer WestfalenKöln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Landschaftsverband Rheinland (LVR-InfoKom, Köln) schreibt im offenen Verfahren den Abschluss eines Rahmenvertrags über die Lieferung und Miete von Arbeitsplatzdruckern und Multifunktionsgeräten (MFP) inklusive Serviceleistungen EU-weit aus. Die Leistung umfasst die Bereitstellung von rund 4.000 Drucksystemen in vier Leistungsklassen (LK 10–50) als Mietmodell mit klickbasierter Abrechnung sowie den kompletten Rollout, Helpdesk, Wartung und späteren Abbau.

Wichtige Eckdaten:

Angebotsfrist: 08.09.2026, 12:00 Uhr (elektronisch über vergabe.lvr.de)Vertragslaufzeit: 72 Monate ab 01.01.2028 (optional +12 Monate Verlängerung)Bindefrist: bis 31.01.2028Ein Los, kein Nebenangebot, nur ein Bieter zugelassenWertung nach einfacher Richtwertmethode (Leistung/Preis)
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 08. September 2026
Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB
Veröffentlichung6. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist28. Aug. 2026
Bieterfragen-Beantwortung2. Sep. 2026
Angebotsfrist8. Sep. 2026
Angebotsöffnung8. Sep. 2026
Bindefrist8. Sep. 2026 – 31. Jan. 2028
Angebotsbewertungca. 14. Sep. 2026
Teststellungca. 28. Sep. 2026
Vorinformation § 134 GWB14. Dez. 2026
Zuschlag31. Dez. 2026
Rolloutplanung1. Feb. – 1. Juni 2027
Geräteaustausch1. Juli – 31. Dez. 2027
Auslieferung Geräte1. Juli 2027
Testgerätebereitstellungca. 1. Okt. 2027
Abnahme Testgeräteca. 1. Okt. – 26. Nov. 2027
Vertragsbeginn1. Jan. 2028
Rahmenvertrag Laufzeit1. Jan. 2028 – 31. Dez. 2033
Rollout-Phase1. Jan. – 31. März 2028
Lieferfrist Einzelbestellungca. 1. Jan. 2028 – 31. Dez. 2033
Liquidationsphase31. Dez. 2033 – 31. März 2034
Verlängerung 11. Jan. – 31. Dez. 2034bis 2034
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode0 Kriterien

Einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018: Kennzahl Z = (Leistungspunkte / Preis) × 100000. Das Angebot mit dem höchsten Ergebnis erhält den Zuschlag; bei gleichem Ergebnis erhält das preisgünstigste Angebot den Zuschlag.

KI-Hinweis: Die Vergabeart (einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018) und die Gesamtsumme der Gewichtungspunkte (2.560 GP) sind angegeben, jedoch fehlen die konkreten Zuschlagskriterien und deren Einzelgewichtungen – das Leistungsverzeichnis verweist lediglich auf eine Kriterienhauptgruppe 'KHG A' ohne weitere Details.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Beschaffungsgegenstand und Geltungsbereich

Lieferung von Arbeitsplatzdruckern und Multifunktionsgeräten (MFP) als Neuware (nicht älter als 3 Monate, aus aktueller Serienproduktion, Originalverpackung) im Rahmen eines Mietmodells inklusive zugehöriger Serviceleistungen.

Auftraggeber und Abnehmer:

LVR-InfoKom (Köln)Landschaftsverband Rheinland (LVR) und alle seine Dienststellen, Einrichtungen und verbundenen Unternehmen

Erfüllungsort: Köln (Hermann-Pünder-Straße 1, 50679 Köln) und alle Standorte der LVR-Dienststellen.

Vertragsform: Rahmenvertrag mit maximal einem Teilnehmer. Keine Abnahmeverpflichtung; die angegebenen Mengen sind Schätzwerte. Preiserhöhungen bei abweichenden Mengen sind ausgeschlossen.

Leistungsklassen und Mengengerüst

Die Beschaffung ist in vier Leistungsklassen (LK) gegliedert:

| LK | Gerätetyp | Farbe | Geschätzte Stückzahl (LV B) | Min.–Max. (Preisblatt C) |

|---|---|---|---|---|

| LK 10 | Arbeitsplatzdrucker I | s/w | 2.006 | 1.800–2.300 |

| LK 20 | Arbeitsplatzdrucker II (MFP) | Farbe | 695 | 600–800 |

| LK 30 | Gruppendrucker (MFP) | Farbe | 861 | 700–1.000 |

| LK 50 | Abteilungsdrucker (MFP) | Farbe | 443 | 350–500 |

Die Geräte ab LK 30/50 müssen LDAPS an Microsoft Active Directory anbinden können und eine Datenträgerverschlüsselung nutzen.

Preis- und Abrechnungsmodell

Grundmiete (monatlich, je Leistungsklasse und je Zubehör) – unabhängig vom Verbrauch.Klickpreise je produzierte Seite, getrennt nach Schwarzweiß und Farbe (DIN A3 zählt als 2 × DIN A4; Scans/Faxe zählen nicht).Verbrauchsmaterialien (Tonerkartuschen etc.) sind im Klickpreis enthalten, nicht in der Grundmiete.Optionale Zusatzleistungen (Umzug, Monteurstunden, IT-Consulting) werden nach Aufwand abgerechnet.Wertung: einfache Richtwertmethode (Leistung/Preis).

Hardware, Software und Zubehör

Hardware: Drucker/MFPs inkl. Zubehör wie Unterschränke, Kartenleser, Finisher, Hefter, Locher (je nach LK).Konfigurationssoftware (KS): browserbasiert, auf AG-Servern, AD-Rollenkonzept, Virtualisierung (VMware), Verwaltung aller LK 10–50.Druckmanagement-Software docuFORM MERCURY inkl. PostScript 3 (verpflichtende Kompatibilität).PKI/Zertifikatsmanagement: automatische Zertifikatsbeantragung/-erneuerung (SCEP, EST, ACME oder DCOM/RPC); Betrieb ohne Hersteller-Cloud.Optionale Ausstattung (Preisblatt Abschnitt II): Ausgabefächer, abschließbare Papierkassette, seitliches Papiermagazin ≥ 2.000 Blatt, Broschürenfinisher, Hefter, Locher, Finisher, Authentifizierungs-Lesegerät, Großraumpapierkassette ≥ 1.000 Blatt, Unterschrank/Höhenanpassung.

Rollout und Betriebsbereitschaft

Testgeräte: mindestens 3 Monate vor Erstlieferung je 1 Gerät pro LK an zwei Standorten zur Bemusterung bereitstellen; Abnahme innerhalb 8 Wochen nach Lieferung.Rollout-Planung: ab Februar 2027, abgeschlossen bis 01.06.2027.Geräteaustausch/Installation: Juli bis Ende Dezember 2027.Leistungen je Gerät: Auslieferung, kundenspezifische Konfiguration, Anbringen eines Infoetiketts (Logo, Hotline, Hostname, Seriennummer), Abladen/Auspacken, Transport zum Aufstellort, Installation/Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, elektronischer Lieferschein, Einweisung in Grundfunktionen innerhalb 1 Woche nach Installation, deutschsprachige Bedienungsanleitung pro Gerät.

Service, Wartung und Helpdesk

Servicezeiten: Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (ohne gesetzliche Feiertage am Erfüllungsort). Hotline: kostenlose Servicerufnummer.Single Point of Contact: Der Auftragnehmer ist alleiniger Ansprechpartner und muss SLAs gegen Dritte durchsetzen.Ticketsystem: bidirektionale Anbindung zwischen AG (JIRA) und AN (REST/JSON); bei nur einseitiger Schnittstelle Beschreibung der Schnittstelle erforderlich.Service Level (Incidents): Reaktionszeit 4 Std. rund um die Uhr; Wiederherstellung 48 Std. rund um die Uhr.Verbrauchsmaterialtausch: Reaktionszeit 4 Std., Wiederherstellung 48 Std. (Mo–Fr 08–17 Uhr).Neuinstallation/Move/Umtausch: Wiederherstellung 15 Werktage (Mo–Fr 08–17 Uhr).Deinstallation: Wiederherstellung 8 Werktage (Mo–Fr 08–17 Uhr).Monatliche Service-Reports zu Bearbeitungszeit, Erfolgsquote, Bestell-/Lieferzeiten.Inspektion, Wartung, Reinigung, Instandsetzung nach Herstellervorgaben; Updates, Releases, Upgrades, Patches inkl. Servicetechniker.Teleservice/Fernwartung gemäß Anlage F (Teledienstvereinbarung).

Barrierefreiheit

Nachweise nach EN 301 549, BITV 2.0 NRW, DIN EN ISO 9241-171, PDF/UA.Test-/Prüfbericht (max. 1 Jahr alt) oder Selbstbewertung.Falls nicht voll barrierefrei: Roadmap mit Zeitrahmen ab Vertragsabschluss.Strategiepapier zur Barrierefreiheit (max. 3 DIN A4 Seiten): Strategie, Geschäftsprozesse, kontinuierliche Verbesserung.

Sicherheit, Datenschutz und Umwelt

Datenträgerverschlüsselung, keine Job-Daten auf Datenträgern, BSI-konforme Löschung bei Rückgabe (BSI/ISO 27001).Teledienstvereinbarung (Anlage F): Wartung/Fernwartung unter Einhaltung von EU-DSGVO, BDSG, DSG NRW, GDSG NRW, SGB I und X; Personal auf Datengeheimnis verpflichtet; technische/organisatorische Maßnahmen gem. Art. 25/32 EU-DSGVO.Software Bill of Materials (SBOM) gem. BSI TR-03183-2.Sicherheit der Standardsoftware: Überprüfung mit aktueller Scan-Software; Gewährleistung, dass keine schadenstiftende Funktionen enthalten sind.Umweltzertifikate je Gerät: Blauer Engel, Energy Star, EMV, RoHS, CE.

Dokumentation und Projektmanagement

Betriebshandbuch (Anlage D), Prozessbeschreibungen (Anlage E), Dienststellenverzeichnis (Anlage H).Logistikkonzept, Serviceinfrastruktur, Rücknahmeprozess sind Teil der geforderten Betriebshandbuch-Dokumentation.Projektmanagement für den Rollout durch den Auftragnehmer.Schulungen: Nutzerschulung und Multiplikatorenschulung in deutscher Sprache, inkl. Schulungsunterlagen und elektronischer Kurzbeschreibung.

Vertragslaufzeit, Rollout, Liquidation und Bestellprozess

Vertragsbeginn: 01.01.2028.Regelvertragslaufzeit: 72 Monate bis 31.12.2033.Verlängerungsoption: +12 Monate bis 31.12.2034 (Entscheidung des AG spätestens 3 Monate vor Regelende).Rollout-Phase: 01.01.2028 – 31.03.2028.Liquidationsphase: 3 Monate nach Vertragsende – Geräteabholung, Datenlöschung, Abbau, Abtransport auf Kosten des AN.Einzelne Bestellungen: Lieferfrist 15 Werktage ab Auftragseingang.Druckerumzug: Bestellformular 'Move' mit 20 Werktagen Vorlauf; wahlweise Speditionsumzug oder reine Datenänderung.Umtausch: Bestellformular 'Umtausch' für Upgrade/Downgrade innerhalb des Rahmenvertrags (z. B. Wechsel des Modells inkl. Unterschrank und Kartenlesegerät, Rücknahme Altgerät).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Nachweis der erlaubten Berufsausübung durch Vorlage eines Berufs- oder Handelsregisterauszugs (nicht älter als 12 Monate) – Anlage 3.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung:

Sach- und Personenschäden ≥ 2.500.000 EURVermögensschäden ≥ 1.000.000 EUR

Aktuelle Bestätigung (nicht älter als 12 Monate) oder Eigenerklärung zur Abschluss auf erstes Anfordern – Anlage 2.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Stichtag: Ablauf Angebotsfrist = 08.09.2026) über die Lieferung von gleichwertigen Projekten mit vergleichbaren Mengen und Geräten – Anlage 1.

Bei Bietergemeinschaften müssen die 3 Projekte von unterschiedlichen Mitgliedern stammen.

Alternativ: Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder PQ-Nachweis über www.pq-vol.de.

Ausschlussgründe (zwingend zu erklären)

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlusstatbeständen nach §§ 123, 124 GWB (z. B. rechtskräftige Verurteilungen, Steuer-/Sozialversicherungs-Schulden, Insolvenz, schwere Verfehlung) – Anlage 6 bzw. standardisiertes Formular "Eigenerklärung Zuverlässigkeit EU".Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 EU-VO 833/2014 (keine russischen Beteiligten/Unterauftragnehmer > 10% des Auftragswertes) – Anlage 5.

Bietergemeinschaft, Eignungsleihe, Nachunternehmer

Bietergemeinschaften: Jedes Mitglied muss die Eignung einzeln nachweisen; ein Bevollmächtigter als Ansprechpartner – Anlage 4 (Verfahrensvollmacht).Eignungsleihe (§ 47 VgV): Kapazitäten Dritter nutzbar, wenn Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen – Anlage 7.Nachunternehmer: Angabe im Angebot, auf Verlangen namentliche Benennung vor Zuschlag – Anlage 8 (je Nachunternehmer gesonderte Erklärung zu Ausschlussgründen §§ 123/124 GWB, Selbstreinigung § 125 GWB, Mindestlohn § 19 MiLoG, Deutschkenntnisse, Vertraulichkeit, Vertretungsberechtigung).

Datenschutz und Personalqualifikation (für Wartung/Fernwartung)

Einhaltung von EU-DSGVO, BDSG, DSG NRW, GDSG NRW, SGB I und X.Personal muss auf Datengeheimnis verpflichtet sein (Art. 28 Abs. 3 b EU-DSGVO, § 53 BDSG, § 41 DSG NRW).Für sensible Bereiche: Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz des Landes.Technische und organisatorische Maßnahmen gem. Art. 25 und 32 EU-DSGVO, §§ 15 und 58 DSG NRW.Fachkräfte müssen über erforderliche Qualifikationen, Erfahrungen und Zuverlässigkeit verfügen; Kommunikation in deutscher Sprache.

Sprache und Form

Angebotsabgabe elektronisch in Textform (§ 126b BGB; keine elektronische Signatur erforderlich).Angebots- und Schriftverkehr in deutscher Sprache; autorisiertes Händler-/Partner-Zertifikat darf englisch sein, fremdsprachige Nachweise mit deutscher Übersetzung.Registrierung auf https://vergabe.lvr.de/NetServer/index.jsp zwingend.Nur ein Hauptangebot; Nebenangebote ausgeschlossen; keine AGB des Bieters; keine Änderungen/Ergänzungen an Vergabeunterlagen.Nachforderung von Unterlagen liegt im Ermessen der Vergabestelle – kein Anspruch des Bieters auf Nachforderung.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist = 08.09.2026)Volumen: nicht beziffert; bei Bietergemeinschaft müssen die 3 Projekte von unterschiedlichen Mitgliedern ausgeführt worden sein

Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit durch Referenzen über die Lieferung von gleichwertigen Drucksystemen (vergleichbare Mengen und Geräte)

Vordruck Anlage 1 mit Name des Referenzauftraggebers, Unternehmensform, Adresse, Ansprechpartner (Name, Position, Telefon, E-Mail), öffentlicher Sektor ja/nein, Projektname, Inhalt des Referenzauftrags (max. 2.000 Zeichen), Gesamtvolumen-Kategorie (< 100 Tage / < 300 Tage / > 300 Tage), Laufzeit in Monaten, Projektstart und -ende

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 33%4–10 · 35%11+ · 32%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Angebotskern
Eignungsnachweise
Erklärungen und Listen
Technische Anlagen und Nachweise zum Leistungsverzeichnis
Teststellung
Bieterfragen / Rücknahme
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Auf einen Blick

Auftraggeber
LVR-InfoKom | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
50679 Köln
Ort
50679 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.infokom.lvr.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
50679 Köln
Nordrhein-Westfalen

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