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Agenturdienstleistungen - Rahmenvertrag Umsetzungen

Stuttgarter Straßenbahnen AG | Vergabekammer Baden Württemberg im Regierungspräsidium KarlsruheStuttgart, Baden-WürttembergFrist:

Zusammenfassung

Die Stuttgarter Straßenbahnen AG (SSB) sucht eine externe Umsetzungsagentur, die ihre Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen kreativ und operativ umsetzt – von Kampagnenideen über Print, Online und Bewegtbild bis hin zu Foto- und Videoproduktionen.

Was ist zu tun?

  • Entwicklung von Kommunikations- und Kampagnenkonzepten, Key Visuals und kreativen Umsetzungen
  • Gestaltung und Produktion von Werbemitteln für Print, Online, Social Media, Bewegtbild, Außenwerbung etc.
  • Planung, Durchführung und Nachbereitung von Foto- und Videoproduktionen (inkl. Drohnen-, Studio- und Großveranstaltungs-Produktionen)
  • Projektsteuerung, Qualitätssicherung und Abstimmung mit der SSB

Rahmenbedingungen:

  • Vertragslaufzeit: ab 01.01.2027 für 2 Jahre, mit bis zu 3 Verlängerungen um je 1 Jahr (max. 5 Jahre)
  • Jährliches Budget: bis zu 220.000 € netto (keine Abnahmepflicht)
  • Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (es werden max. 5 Bewerber zur Angebotsabgabe zugelassen, Verhandlungen ggf. mit den 3 bestbewerteten Angeboten)
  • Frist Teilnahmeantrag: 20.07.2026, 11:00 Uhr (MESZ)

Nicht gefragt: Strategische Marken- oder Kommunikationsberatung – diese bleibt bei der bestehenden Leitagentur der SSB.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung
Termin / Frist
202620272028202920302031
JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZ
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Vertragsbeginn
Rahmenvertrag Laufzeit
Datensicherungsfrist
bis 2031
Verlängerung max.
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Verlängerung 3
bis 2031
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität8 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Qualität60%

    Gesamtwertung Qualität mit 60% Gewichtung, max. 100 Punkte

  • Preis40%

    Gesamtwertung Preis mit 40% Gewichtung, max. 100 Punkte

Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen sind in Anlage 4.4 vollständig dokumentiert. Die Anlage 1.6/1.7 betreffen Eignungskriterien (Referenzen, Kernteam) für den Teilnahmewettbewerb und sind hier nicht relevant.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kreation und Konzeption

  • Entwicklung und Ausarbeitung von Kommunikations- und Kampagnenansätzen (Storylines, Botschaften, Headlines, Kreativrouten)
  • Erstellung von Key Visuals (Größen klein und groß)
  • Kampagnenkreation in verschiedenen Aufwandsstufen (ca. 20 / 40 / 80 Stunden)
  • Grafikdesign, Bewegtbild/Animation, statische Bildgestaltungen, Piktogramme, Illustrationen, Adaptionen
  • Bereitstellung offener Rohdateien (.ID, .AI, .PSD etc.)
  • Einhaltung der CI/CD-Richtlinien der SSB

Print- und Außenwerbung

  • Printanzeigen, Flyer, Broschüren, Out-of-Home/Plakate, CLPs, Fahrzeuggestaltung
  • Werbemittelgestaltung und Adaptionen
  • Art Buying sowie Messe- und Eventgestaltung

Digital-, Social- und Bewegtbild-Kanäle

  • Digitalbanner, Social Media (Instagram, TikTok, YouTube, LinkedIn), Newsletter, ePaper
  • Bewegtbild für Fahrgastfernsehen und Online-Werbeanzeigen
  • Funk-Spots
  • Bewegtbild und Animation in unterschiedlichen Längen und Formaten

Fotografie – Planung, Produktion, Lieferung

  • Professionelle Fotografie in verschiedenen Settings: Business, Fahrzeuge, Haltestellen, Events, Produkte, Drohnenaufnahmen
  • Mindeststandard: Vollformat-Sensor, mind. 60 MP Auflösung
  • Drohnenfotografie inkl. aller erforderlichen Genehmigungen
  • Studio-Setups (ggf. Green Screen)
  • Lieferoptionen: Same Day, Next Day, Standard Delivery
  • Foto-Begleitung von Großveranstaltungen (z.B. Tag der offenen Tür mit > 7.000 Besuchern)
  • 4 Jahre kostenfreie Archivierung der Rohdaten (RAW) und finalen Master

Videografie und Postproduktion

  • Flexible Teamstärke: vom einzelnen Videografen bis zum vollständigen Produktionsteam
  • Großveranstaltungs-Abdeckung, Drohnenvideografie inkl. Genehmigungen
  • Professionelle Interview-Setups auf Broadcast-Niveau (Mehrkamera)
  • Studio-Produktionen
  • Lieferoptionen: Same Day, Next Day, Standard Delivery
  • Postproduktion in enger Abstimmung mit der SSB, standardmäßig 3 Korrekturschleifen je Projekt
  • 4 Jahre kostenfreie Archivierung von Footage, Projektdateien und Final Master

Projektmanagement, Tools und Rechte

  • Projekt- und Prozessmanagement mit mind. 3 Freigabeschleifen je Projekt
  • Kampagnennahe konzeptionelle Beratung / Sparring (ohne strategische Markenverantwortung)
  • Zusammenarbeit über Collaboration Tools wie Google Workspace, Dropbox Business, JIRA, Asana, Milanote, Microsoft OneDrive/Teams
  • Erstellung von Protokollen und Projekt-Statuslisten, Kostenvoranschlägen und Kosten-Controlling
  • Steuerung beauftragter Dritter und Qualitätssicherung
  • Nutzungsrechte gehen vollständig, zeitlich und örtlich unbegrenzt auf die SSB über
  • Fremdkosten werden ohne Aufschläge weitergereicht; gewährte Rabatte sind an die SSB weiterzugeben
  • Telefonische Erreichbarkeit Mo–Fr 9:00–18:00 Uhr, E-Mail-Antwort innerhalb von 24 Stunden (werktags)
  • Strikte Vertraulichkeit und kein Informationsaustausch mit Wettbewerbern im ÖPNV
  • Schnelle Reaktionszeit: kurzfristige Einsatzbereitschaft innerhalb von 12 Stunden; ca. 20 % Wochenendanteil möglich

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen

  • Keine strafrechtlichen Ausschlussgründe (z.B. Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel) und keine schweren Verfehlungen, keine Insolvenz, keine Verstöße gegen Umwelt-, Sozial-, Arbeits- oder Wettbewerbsrecht, kein Interessenkonflikt
  • Keine Verstöße gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, das Arbeitnehmer-Entsendegesetz, das Aufenthaltsgesetz, das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder das Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg
  • Russland-Sanktionscheck gemäß Art. 5k EU-VO 833/2014: kein Bezug zu russischen Staatsangehörigen/Niederlassungen/Beteiligungen > 50 %; gleiches gilt für Unterauftragnehmer/Lieferanten mit > 10 % des Auftragswerts

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

  • Aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbares Dokument, z.B. Gewerbeanmeldung)
  • Bonitätsnachweis, max. 6 Monate alt (z.B. Creditreform, Schufa, Bürgel); kein Bankinstituts-Nachweis
  • Bescheinigungen des Finanzamts und der gesetzlichen Sozialversicherung, max. 6 Monate alt; kein Steuerberater-Nachweis
  • Betriebshaftpflichtversicherung: 500.000 € für Personen-, Sach- und Vermögensschäden inkl. Datenschutzverletzungen, 3-fach maximiert pro Jahr

Fachliche und technische Eignung

  • Erfahrung in der erfolgreichen Umsetzung vergleichbarer Projekte
  • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern (wünschenswert)
  • Erfahrung im Bereich öffentlicher Verkehr/Mobilität (wünschenswert)
  • Laufende Markt- und Wettbewerbsbeobachtung sowie Trendanalyse (ÖPNV/Mobilität)
  • Sehr gute Kenntnisse der Stadt Stuttgart und der lokalen Medien- und Kommunikationslandschaft
  • Sicherer Umgang mit MS Teams, SharePoint, Adobe Creative Cloud, KI-Tools, Bewegtbild- und Schnittprogrammen

Kernteam – Pflichtpositionen

  • Projektleitung/Projektmanagement: operativer Hauptansprechpartner, muss zwingend festangestellt sein, ≥ 2 Jahre Berufserfahrung
  • Kreative Umsetzung/Art Direction: Entwicklung und Umsetzung von Inhalten, Qualitätssicherung, ≥ 2 Jahre Berufserfahrung
  • Fotograf: Planung, Durchführung und Nachbereitung von Fotoshootings, ≥ 2 Jahre Berufserfahrung
  • Videograf: Planung, Durchführung und Nachbereitung von Videodrehs, ≥ 2 Jahre Berufserfahrung
  • Über 50 % der Kernteam-Mitglieder müssen festangestellt sein; langjährige fest-freie Mitarbeiter sind möglich, außer beim Hauptansprechpartner im Tagesgeschäft
  • Kompetenzabdeckung: operative Projektsteuerung und Terminmanagement, kreative Umsetzung von Kampagnenkonzepten, Foto- und Videoproduktion inkl. Vor- und Nachbereitung, Qualitätssicherung und Abstimmung mit der SSB sowie ggf. weiteren Agenturen

Referenzprojekte und Lebensläufe

  • 3 Referenzprojekte (nicht älter als 5 Jahre, also 2022–2026), die alle drei Kernbereiche abdecken: Kreativkonzeption, Fotografie (Großevent ab 1.000 Personen inkl. Ablaufkonzept), Videografie (inkl. Regieplan)
  • Umfassende Fallbeispiele, keine Einzelmaßnahmen; Pflichtangaben je Referenz: Bezeichnung, Auftragsvolumen, Inhalte mit Themenbezug, Umsetzung, Zeitraum, Ansprechpartner beim Referenzgeber (Telefon + E-Mail), erbringendes Unternehmen, ggf. Kernteam
  • Bei mehr als 3 Referenzen werden nur die besten 3 gewertet; weniger als 3 ist möglich, solange alle Kernbereiche abgedeckt sind
  • Lebensläufe: max. 3 einseitig beschriebene DIN-A4-Seiten pro Person, mit verbindlichen Angaben zu Berufs- und Projekterfahrung (Kunde/Auftraggeber, Aufgaben, Zeitraum) in Marketing, Kampagnenkreation, Fotografie und Videografie
  • Externe Weblink-Angaben sind unzulässig; Beispiele (Bilder/Videos) müssen je Referenz klar zugeordnet sein

Qualität, Termintreue und Verfügbarkeit

  • Absolute Termintreue und Fähigkeit zur kurzfristigen Umsetzung, auch am Wochenende (ca. 20 % Wochenendanteil)
  • Schnelle Reaktionszeiten, Einsatzbereitschaft innerhalb von 12 Stunden
  • Nachweis, dass Auftragsspitzen personell abgefedert werden können
  • Geschäftssprache Deutsch; verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für alle Fachkräfte
  • Verpflichtungserklärung nach dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg (LTMG)
  • Bestätigung der Verfügbarkeit des geforderten Equipments (Vollformat-Kameras, Drohnen, Licht- und Tontechnik) sowie der Fähigkeit zum Handling großer Datenmengen (leistungsfähige Internet-Anbindung, Server-/Speicherinfrastruktur, sichere Austauschverfahren, Datensicherheit und Zugriffskontrolle)
  • Bereitstellung der in der Leistungsbeschreibung genannten Profile/Funktionen (z.B. Producer, DTP, Motion Design, UX/UI, Social Media Management) bedarfsgerecht – entweder eigenes Personal oder vertraglich gebundene Ressourcen
Referenzprojekte
1 ReferenzenZeitraum: Max. 5 Jahre alt (2022–2026)Volumen: Nicht beziffert

Referenz 1 – Kreativkonzeption: Nachweis eines Kreativkonzepts für eine Kampagne (Idee/Storyline, Botschaften, Headlines, Kreativrouten) inkl. Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen unter Berücksichtigung von CI/CD, Budget, Timeline und Mediakanalmix

Bezeichnung, Auftragsvolumen, Erläuterung Inhalte, Umsetzung, Zeitraum, Ansprechpartner beim Referenzgeber (Tel. + E-Mail), erbringendes Unternehmen; Beteiligung Kernteam und/oder ÖPNV-/Mobilitätsbezug werden positiv bewertet

1 ReferenzenZeitraum: Max. 5 Jahre alt (2022–2026)Volumen: Nicht beziffert

Referenz 2 – Fotografie: Nachweis einer professionellen fotografischen Begleitung eines Großevents ab 1.000 Personen inkl. vorgelagertem Ablaufkonzept

Bezeichnung, Auftragsvolumen, Erläuterung Inhalte, Ablaufkonzept, Zeitraum, Ansprechpartner; Beteiligung Kernteam und/oder ÖPNV-/Mobilitätsbezug werden positiv bewertet

1 ReferenzenZeitraum: Max. 5 Jahre alt (2022–2026)Volumen: Nicht beziffert

Referenz 3 – Videografie: Nachweis einer professionellen videografischen Dokumentation eines Projekts/Großereignisses/Themengebiets inkl. vorgelagertem Regieplan

Bezeichnung, Auftragsvolumen, Erläuterung Inhalte, Regieplan, Zeitraum, Ansprechpartner; Beteiligung Kernteam und/oder ÖPNV-/Mobilitätsbezug werden positiv bewertet

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet
Mittlere Konkurrenz

Median rund 6 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 30%4–10 · 37%11+ · 33%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Teilnahmeantrag – Formulare4
  • Formblatt 1.1 – Vollständiger Teilnahmeantrag (ausgefüllt, unterzeichnet)Pflicht
    Gemäß EU-Bekanntmachung Nr. 5.1.9
  • Anlage 1.5 – Eigenerklärung Russland-Sanktionen (EU-VO 833/2014, Art. 5k)Pflicht
    Von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft zu unterzeichnen
  • Anlage 3.5 – Eigenerklärung Verfügbarkeit Equipment und Datenmengen (mit Equipment-Auszug)Pflicht
    Kameras, Drohnen, Licht, Ton, Datenhandling bestätigen
  • Formblätter 1.2–1.4 – Bietergemeinschaft und/oder Nachunternehmererklärungoptional
    Nur falls zutreffend – siehe Nr. 7.4 / 7.5 der Unterlagen
Formale Nachweise und Erklärungen6
  • Aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Nachweis, z.B. Gewerbeanmeldung)Pflicht
  • Bonitätsnachweis (z.B. Creditreform, Schufa, Bürgel) – max. 6 Monate altPflicht
    Kein Nachweis vom Bankinstitut
  • Bescheinigung Finanzamt (Steuern) – max. 6 Monate altPflicht
  • Bescheinigung gesetzliche Sozialversicherung – max. 6 Monate altPflicht
    Kein Steuerberater-Nachweis
  • Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung: 500.000 € für Personen-, Sach-, Vermögensschäden inkl. Datenschutz, 3-fach maximiert pro JahrPflicht
  • Präqualifikationszertifikat (falls vorhanden)optional
    Kann Vorlage einzelner Nachweise ersetzen
Eignung – Team und Referenzen5
  • Drei Referenzprojekte einreichen (Kreation, Fotografie, Videografie) – max. 5 Jahre alt (2022–2026)Pflicht
    Details zu Inhalten und Pflichtangaben siehe Anlage 1.6
  • Kernteam benennen: Projektleitung, Art Direction, Fotograf, VideografPflicht
    Projektleitung muss festangestellt sein
  • Lebensläufe der Kernteam-Mitglieder (max. 3 DIN-A4-Seiten pro Person)Pflicht
    Berufs- und Projekterfahrung mit Kunde, Aufgabe, Zeitraum
  • Darstellung Teamstruktur: > 50 % festangestellte Mitarbeiter im KernteamPflicht
  • Nachweis: mind. 2 festangestellte Fotografen und 2 festangestellte VideografenPflicht
    Gemäß Anlage 1.7
Angebot (nach Aufforderung durch SSB)4
  • Detaillierte schriftliche Kostenaufstellung / Kostenvoranschlag auf Basis des BriefingsPflicht
    Wird zur Beauftragungsgrundlage
  • Vollständige Zusicherungen zu allen Leistungsbestandteilen der LeistungsbeschreibungPflicht
  • Preismatrix (wird nach Teilnahmewettbewerb an die 5 zugelassenen Bieter versendet)Pflicht
  • Initiale Aufgabenplanung (Kosten-, Zeit- und Maßnahmenplan) nach Zuschlag – gemeinsam zu erarbeitenoptional
    Erst nach Zuschlag relevant

Weitere Ausschreibungen Marketing

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Nicht offenes Verfahren zur Ausschreibung eines Rahmenvertrags zur Öffentlichkeitsarbeit, Akzeptanz- und Mieterkommunikation - VOEK 616-25

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