Rahmenvereinbarung über Öffentlichkeitsarbeit und Marketing - Werbe- und Marketingdienstleistung

Die Agentur übernimmt die strategische Analyse und Beratung der SenMVKU in Fragen der Öffentlichkeitsarbeit und des Marketings. Dazu gehört die Entwicklung kommunikativer Strategien und Botschaften sowie die Konzeption passender Kommunikationsmaßnahmen für die Senatsverwaltung und ihre nachgelagerten Behörden. Im Bedarfsfall erfolgt auch eine direkte Umsetzung im Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern.

Konzeption und Umsetzung von Kommunikationskampagnen im Auftrag öffentlicher Stellen. Dazu zählen die strategische Planung, die kreative Umsetzung und die mediale Verbreitung der Kampagnen.

Betreuung und Konzeption der sozialen Medien der SenMVKU. Inhaltliche und gestalterische Entwicklung von Posts, Stories, Videos und Kampagnen für Plattformen wie LinkedIn, Facebook, Instagram und YouTube. Auch Durchführung von Online-Werbekampagnen (z.B. Google Ads, Facebook Ads).

Erstellung und Produktion von Videoinhalten – von Konzeption und Dreh bis Schnitt und Veröffentlichung. Einsatz für Kampagnen, Social Media oder andere Kommunikationsanlässe.

Veröffentlichungen und Publikationen zu gesellschaftlich relevanten Themen. Redaktionell-konzeptionelle Tiefe ist erforderlich; einfache Standard-Flyer reichen nicht aus.

Veranstaltungsorganisation und -durchführung im Sinne der Öffentlichkeitsarbeit. Dazu zählen die konzeptionelle Vorbereitung, die operative Durchführung und die kommunikative Begleitung von Events und Aktionen.

Durchführung von Beteiligungsformaten und Dialogveranstaltungen, um den Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern zu fördern.

Spezifische Kommunikationsleistungen für Projekte zum Thema Mobilität und Verkehr sowie für Projekte zum Thema Umwelt und/oder Klimaschutz.

Ein in den Vergabeunterlagen konkret benanntes Anwendungsbeispiel ist die Entwicklung einer Personalmarketingstrategie. Dazu gehören:

• Kommunikativ-strategische Analyse zur Positionierung als Arbeitgeberin (Image, Sichtbarkeit in Zielgruppen 15–55 Jahre, Stärkung der Arbeitgebermarke zu Themen wie Gemeinsinn, Work-Life-Balance, Arbeitsplatzsicherheit, Diversität)
• Social-Media- und Digital-Konzeption (Posts, Stories, Videos, Kampagnen auf LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube)
• Online-Werbekampagnen (Google Ads, Facebook Ads)
• Weiterentwicklung der Karriereseite
• Entwicklung von Key Visuals und Bildwelten, einheitliches Erscheinungsbild (Grafik, Bildsprache, Printmaterialien, Messen)
• Einbettung in die landesweite Kampagne „Hauptstadt machen“
• Berücksichtigung des Logos der SenMVKU und des Corporate Design des Landes Berlin
• Barrierefreiheit gemäß geltenden Bestimmungen
• Dokumentation und Evaluation
• Grobbudget 2027: max. 195.000 Euro brutto (ohne Mediabudget)

Dokumentation und Evaluation aller beauftragten Maßnahmen. Die Agentur erstellt für jedes Projekt einen Zeitplan mit Abstimmungs- und Entscheidungsterminen und steht der SenMVKU für Termine innerhalb von 24 Stunden am Dienstort Berlin zur Verfügung (keine Erstattung von Reisekosten).

Die Vergütung erfolgt auf Basis von Stundensätzen je nach Tätigkeitsbereich. Im Leistungsverzeichnis sind folgende 14 Positionen hinterlegt:

| Position | Stundenkontingent |

|---|---|

| Projektleitung/Beratung | 2.000 |

| Projektmanagement | 6.500 |

| Junior-Projektmanagement | 500 |

| Projektassistenz | 250 |

| Art-Direction | 6.500 |

| Junior-Art-Direction | 1.000 |

| Text/Redaktion | 2.900 |

| Junior-Text/Redaktion | 500 |

| Veranstaltungsmanagement | 850 |

| Junior-Veranstaltungsmanagement | 400 |

| Veranstaltungsassistenz | 250 |

| Konzeption | 2.900 |

| Junior-Konzeption | 500 |

| Reinzeichnung | 1.760 |

Die Mengenangaben dienen nur der Vergleichbarkeit der Angebote – es besteht keine verbindliche Abnahmepflicht.

Die technische Umsetzung von Websites (einschließlich CMS Imperia) ist ausdrücklich nicht Bestandteil der Rahmenvereinbarung.

Mindeststandards (müssen erfüllt sein, sonst keine Wertung):

• Durchschnittlicher Jahresumsatz im Geschäftsfeld Kommunikation: mindestens 2.000.000 Euro netto (Durchschnitt der letzten 3 vollständig abgeschlossenen Geschäftsjahre 2023, 2024, 2025). Bei Bietergemeinschaften werden die Umsätze summiert; jedes Mitglied gibt aber separat an.
• Durchschnittliche Mitarbeiterzahl im Geschäftsfeld Kommunikation: mindestens 10 Mitarbeitende (Durchschnitt der Geschäftsjahre 2023–2025).
• Berufshaftpflichtversicherung: Deckungssumme mindestens 3.000.000 Euro, 2-fach pro Versicherungsjahr verfügbar (entweder abgeschlossen oder Bereitschaftserklärung im Auftragsfall).

Bepunktung (Bewertungsmatrix):

• Jahresumsatz ≥ 6 Mio. € → 10 Punkte | ≥ 4–6 Mio. € → 6,67 Punkte | ≥ 2–4 Mio. € → 3,33 Punkte
• Mitarbeiterzahl ≥ 40 → 10 Punkte | ≥ 20–40 → 6,67 Punkte | ≥ 10–20 → 3,33 Punkte

Die wirtschaftlichen und finanziellen Kriterien können auch durch Zusammenwirken mit Unterauftragnehmern (Eignungsleihe) erfüllt werden – eine Bietergemeinschaft ist dafür nicht zwingend nötig.

• Eintragung im einschlägigen Berufs- oder Handelsregister (falls im Niederlassungsmitgliedstaat erforderlich)
• Ggf. bestimmte Berechtigung oder Mitgliedschaft in einer Organisation (länderspezifisch)
• Für ausländische Bieter: Betrieb muss bei der deutschen Berufsgenossenschaft angemeldet sein (soweit gesetzlich vorgeschrieben); gleichwertige Nachweise des Herkunftslandes mit deutscher Übersetzung

Bewerber dürfen nicht von der Teilnahme ausgeschlossen sein:

• Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (zivilrechtliche Verurteilungen, schwere Verfehlungen etc.). Bei Selbstreinigung nach § 125 GWB sind entsprechende Nachweise beizubringen.
• Keine Eintragungen im Wettbewerbsregister
• Keine Eintragungen in der EU-Finanzsanktionsliste (EU-VO 881/2002, 753/2011, 2580/2001)
• Keine Sanktionen nach § 21 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz / Arbeitnehmerentsendegesetz / Mindestlohngesetz in den letzten 2 Jahren (oder Erklärung zu Maßnahmen zur Verhinderung weiterer Verstöße)
• Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG): Mindeststundenentgelt, Tariftreue, ILO-Kernarbeitsnormen
• Frauenförderverordnung (FFV)
• EU-Sanktionen gegen Russland (VO 833/2014 i.d.F. der Änderung durch VO (EU) 2022/576): keine Vergabe an russische Staatsangehörige, in Russland niedergelassene Personen/Organisationen oder von diesen kontrollierte Unternehmen

Nachweis durch Referenzprojekte in folgenden Leistungsbereichen (alle nach dem 01.01.2022 umgesetzt):

• Kampagnen für die öffentliche Hand: mind. 3, max. 5 (10 Punkte)
• Social-Media-Kommunikation: mind. 3, max. 5 (10 Punkte)
• Bewegtbild: mind. 3, max. 5 (10 Punkte)
• Publishing-Projekte für gesellschaftlich relevante Themen: mind. 2, max. 5 (10 Punkte)
• Events und Aktionen: mind. 2, max. 5 (10 Punkte)
• Bürgerdialoge: keine Mindestzahl, max. 3 (5 Punkte)
• Projekte zum Thema Mobilität: keine Mindestzahl, max. 3 (5 Punkte)
• Projekte zum Thema Umwelt/Klimaschutz: keine Mindestzahl, max. 3 (5 Punkte)

Hinweise:

• Ein Referenzprojekt kann für mehrere Leistungsbereiche verwendet werden (eindeutig zu kennzeichnen)
• Öffentliche Auftraggeber = öffentliche Verwaltung, Körperschaften des öffentlichen Rechts, Institutionen/Vereine im Auftrag öffentlicher Auftraggeber
• 5 passende Referenzen je Kategorie ergeben 10 Punkte
• Keine qualitative Bewertung – nur Prüfung, ob die Referenz als Nachweis vorliegt
• Bieter müssen Priorisierung angeben (welche 3 bzw. 5 Referenzen gewertet werden sollen)
• Gewichtung dieses Blocks insgesamt: 70 %

Nachweis durch persönliche Referenzen der vorgeschlagenen Projektleitung:

• Mindestens 1, maximal 3 Referenzprojekte
• Inhalt: Kommunikationskampagne für einen öffentlichen Auftraggeber
• Zeitraum: nach dem 01.01.2022 umgesetzt
• Die vorgeschlagene Projektleitung muss in verantwortlicher Position mitgewirkt haben (Werbung oder PR/Redaktion)
• Gewichtung: 10 %

Zusätzlich vertragliche Anforderung: Benennung einer verantwortlichen Projektleitung (Wechsel bedarf Zustimmung), Stellvertretung erforderlich.

Eine Eintragung im Amtlichen Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge des Landes Berlin (ULV) oder im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) beim DIHK ersetzt die auftragsunabhängigen Eignungsnachweise. Die Eintragung bei einer Auftragsberatungsstelle ersetzt nicht die ULV-Eintragung.

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Sie müssen:

• Eine Erklärung der Bieter-/Bewerbergemeinschaft (Wirt-238) abgeben
• Gesamtschuldnerisch haften und einen bevollmächtigten Vertreter benennen
• Von allen Mitgliedern unterzeichnet sein (auf Verlangen)

Eignungsleihe / Unteraufträge:

• Benennung der Unterauftragnehmer über Wirt-235 (Namen, Kontaktdaten, Ansprechpartner)
• Verpflichtungserklärung (Wirt-236) ist Pflicht (entweder beigefügt oder auf Verlangen nachgereicht)
• Das sich verpflichtende Unternehmen haftet im Umfang der Eignungsleihe gemeinsam mit dem Hauptauftragnehmer

Besondere Anforderungen gemäß BerlAVG, die mit dem Angebot abzugeben bzw. zu beachten sind:

• Mindeststundenentgelt und Tariftreue (Wirt-214)
• ILO-Kernarbeitsnormen (Wirt-2140) – Nachweis ILO-Konformität als Anlage zur Leistungsbeschreibung
• Schutzklausel bei Leistungen von Beratungs- und Schulungsunternehmen (Wirt-2142)
• Verhinderung von Benachteiligungen (Wirt-2143)
• Kontrollen und Sanktionen (Wirt-2144)
• Umweltschutzanforderungen (Wirt-2145)
• Frauenförderverordnung (FFV) (Wirt-2141)

Bei Punktegleichstand und mehr als 5 qualifizierten Bewerbern erfolgt die Auswahl per Losverfahren. Die Bewertungspunkte werden bis zu zwei Stellen nach dem Komma kaufmännisch gerundet.