Rahmenvereinbarung zur Fortführung und konzeptionellen Weiterentwicklung einer Informations- und Öffentlichkeitskampagne zur weiteren Bekanntmachung des bundesweiten Hilfetelefons „Gewalt gegen Frauen“

Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben | Bundeskartellamt - Vergabekammer des BundesKöln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 08. Juni 2026

Angebotsfrist: —

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) sucht eine Full-Service-Kommunikationsagentur, die die bestehende Informations- und Öffentlichkeitskampagne für das bundesweite Hilfetelefon „Gewalt gegen Frauen" (Tel. 116 016) fortführt und konzeptionell weiterentwickelt.

Im Rahmen einer 4-jährigen Rahmenvereinbarung (Start: 01.01.2027

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung

HEUTE

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ

Veröffentlichung8. Juni 2026

Rügefrist (erkennbare Verstöße)ca. 8. Juni – 15. Juli 2026

Rügefrist (10 Kalendertage nach Kenntnis)ca. 8. Juni – 15. Juli 2026

Ausgabe der Angebotsunterlagen9. Juni 2026

Bieterfragen-Frist7. Juli 2026

Bereitstellung weiterer Informationenca. 9. Juli 2026

Teilnahmefrist15. Juli 2026

Nachprüfungsantrag-Fristca. 15. Juli – 30. Aug. 2026

Vertragsbeginn1. Jan. 2027

Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Sonderkündigungsrechtca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

KVA-Übermittlung durch Auftragnehmerca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Umsetzungsbeginn nach KVAca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Reaktionszeit Auftragnehmerca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Texte zur Veröffentlichung vorlegenca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Eventdokumentationenca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Abnahme Berichte/Dokumentationenca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Abnahme allgemeinca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Besprechungsprotokolleca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Widerspruchsfrist Protokolleca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Status-Berichte (14-tägig)ca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Quartalsreportingca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Jährliches Kommunikationskonzeptca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Nachfrist bei Mängelnca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Geltendmachung Unwirksamkeitca. 1. Jan. 2027 – 30. Juni 2031bis 2031

Internationaler Tag gegen Gewalt an Frauenca. 25. Nov. 2027

Jubiläum 15 Jahre Hilfetelefonca. 1. Jan. – 31. Dez. 2028

Internationaler Tag gegen Gewalt an Frauen 2028ca. 25. Nov. 2028

Internationaler Tag gegen Gewalt an Frauen 2029ca. 25. Nov. 2029

Internationaler Tag gegen Gewalt an Frauen 2030ca. 25. Nov. 2030

Abschlussberichtca. 1. Dez. – 31. Dez. 2030

Vertragsende31. Dez. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis0 Kriterien

KI-Hinweis: Das vorliegende Dokument (Anlage 8) enthält ausschließlich Eignungs- und Auswahlkriterien (Bewertungsraster Eignung) mit einer Gesamtpunktzahl von 310; Zuschlagskriterien (insbesondere Preis und etwaige Qualitätskriterien) sind nicht enthalten.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kampagnen und Corporate Design

Konzeption und Umsetzung neuer Motivkampagnen inkl. Key Visual und Kernbotschaften.Fortführung und Distribution der bestehenden Kampagne „Nicht allein bei Gewalt" (5 Plakatmotive, Kampagnen- und 3 Hörfunkspots sowie abgeleitete Materialien).Umsetzung und behutsame Weiterentwicklung des bestehenden CD-Manuals.Kommunikationsstrategie für das 15-jährige Jubiläum des Hilfetelefons 2028: ressourcenschonend, digital, kleinere Aktionen – keine großen Veranstaltungen.

PR, Aktionen und Pressearbeit

Jährliche Mitmachaktion zum Internationalen Tag gegen Gewalt an Frauen (25. November) weiterentwickeln und umsetzen, neuer konzeptioneller Ansatz erwünscht.Aktive Pressearbeit: Pressemeldungen, Pressetexte, Interviewvorlagen, Pflege und Ausbau des Medienverteilers, Pressekonferenzen und Medienaktionen.Krisen-PR: Kommunikationsstrategien für den Krisenfall entwickeln und bestehendes Krisenkommunikationskonzept umsetzen und weiterentwickeln.

Werbung, Media und digitales Marketing

Omnichannel-Konzept für On- und Offline-Werbung.Weiterführung und Optimierung Digitales Marketing (Google Ads, Social Ads, Online Banner).Planung, Management und Umsetzung sämtlicher Medienschaltungen inkl. Mediakosten.Logistische Unterstützung bei Konfektionierung und Versand von Materialien.Beratung zu Innovationen in Media und Targeting.

Kooperationen und Sponsoring

Konzept für Kooperationspartner entwickeln und umsetzen.Pflege des bestehenden Partnerverteilers (ca. 340 Kontakte), Aktivierung und Ausbau.Akquise von Premium-Partnern (Unternehmen, Verbände) bis hin zu Bronze-Partnern.Sponsoringmaßnahmen gemäß BVA-Sponsoring-Richtlinien.Beantwortung von Kooperationsanfragen als Partnerbüro.

Online-Kommunikation und Social Media

Betreuung und Optimierung der bestehenden Kanäle Facebook, Instagram und YouTube (Redaktionspläne, Community Management, Text- und Bildredaktion).Konzeption neuer Kanäle bei Bedarf.Erstellung des Online-Newsletters.Web- und Bewegtbildcontent, SEO (On-Page, Off-Page, Monitoring) und Generative Engine Optimization (GEO).Webseitenpflege erfolgt aus Datenschutzgründen durch das BAFzA; Agentur liefert Texte, Bilder, Grafiken.

Grafik, Materialien und Redaktion

Digitale Formate (Online-Anzeigen, GIFs, Social-Media-Kacheln) und Print (Anzeigen, Roll-ups, Kapa-Tafeln) erstellen, anpassen, produzieren, inkl. Lektorat und Reinzeichnung.(Nach-)Produktion bestehender und neuer Informations- und Werbematerialien, jährliche Überprüfung.Content-Strategie, zielgruppenadäquate und kanalspezifische Textredaktion (Print und Online), Bild- und Videoredaktion.Übersetzungen in Fremdsprachen und Leichte Sprache; intersektionaler Ansatz und Mehrsprachigkeit durchgängig.Beratung zu neuen Materialformaten und Innovationen; Nachhaltigkeit und Klimafreundlichkeit gemäß Bundesvorgaben.

Projektmanagement, Reporting und Evaluation

Abwicklung der Einzelaufträge, interne Steuerung und Qualitätssicherung, Budgetsteuerung, Zeitplanüberwachung.14-tägige Statusberichte zu Planung und Umsetzung, quartalsweise Sponsoringberichte.Monatliches Wirkungs-Reporting mit KPIs und Dashboard; jährliches Kommunikationskonzept mit Zeitplan und Grobbudget.Evaluation des Bekanntheitsgrads mit geeignetem Messinstrument.Besprechungsprotokolle innerhalb von 3 Arbeitstagen, Widerspruchsfrist 5 Arbeitstage.Berichte und Dokumentationen: Abnahme i. d. R. 14 Kalendertage, bei Berichten 6 Wochen bzw. 2 Wochen.Texte spätestens 5 Werktage vor Veröffentlichung zur Freigabe vorlegen.Eventdokumentationen bis 4 Wochen nach Veranstaltung in 3-facher Ausfertigung.Abschlussbericht bis 1 Monat nach Kampagnenende.Reaktionszeit des Auftragnehmers auf Anforderungen: 7 Tage.Anlassbezogene Meldung an Auftraggeberin bei 80 % und 100 % Ausschöpfung der Höchstabnahmegrenze.

Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit und Rahmenbedingungen

Erstellung barrierefreier Dokumente und Abbildungen gemäß BITV 2.0.Berücksichtigung von AVV Klima, Kreislaufwirtschaftsgesetz und Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit.Gender Mainstreaming und geschlechtergerechte Sprache durchgängig.Feste Ansprechperson und Stellvertretung kontinuierlich erreichbar; schnelle Leistungserbringung aus Köln sicherstellen.E-Rechnungsstellung gemäß E-RechV; ergänzende Datenschutzvereinbarung; VOL/B als Vertragsgrundlage.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Angabe von Name, Anschrift, Rechtsform, Struktur und Geschäftsfeldern des Unternehmens.Nennung der verantwortlichen Leitung bzw. gesetzlichen Vertretung.Bei Bewerbergemeinschaften: Angabe aller Mitglieder, Aufgabenteilung je Mitglied, Ansprechpersonen je Mitglied, gesamtschuldnerische Haftung, Leistung aus einer Hand.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (bei Gründung < 3 Jahre: seit Gründungsjahr); Gesamtumsatz und Umsatz im auftragsrelevanten Bereich.Nachweis einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung oder Eigenerklärung zum Abschluss im Zuschlagsfall.Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB (Anlage 5) – keine strafrechtlichen Verurteilungen, keine Insolvenz, keine schweren Verfehlungen, keine Wettbewerbsverstöße, keine Interessenkonflikte, keine Täuschung, keine unzulässige Einflussnahme, ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.Gewerbezentralregisterauskunft oder Eigenerklärung zu § 19 Abs. 1 MiLoG (Anlage 6) – in den letzten 2 Jahren keine Geldbuße ≥ 2.500 € nach § 21 MiLoG.Tariftreueversprechen gemäß §§ 3 ff. Tariftreuegesetz.Bestätigung: Angebot, Präsentation und Auftragsleistung in deutscher Sprache.Bereitschaft zur Verpflichtungserklärung nach dem Verpflichtungsgesetz (Anlage 10).Zusicherung: feste Ansprechperson und Stellvertretung im Projektteam mit kontinuierlicher Erreichbarkeit.Keine AGB des Bewerbers (führt zum Ausschluss).

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen aus den letzten 3 Jahren (Übersichtstabelle: Auftragsgegenstand, -wert, -zeit, Auftraggeber, Ansprechperson).Erfahrungsnachweise in 16 Themenfeldern: bundesweite Informations- und Öffentlichkeitskampagnen, Omnichannel, Online-Kommunikation/Marketing, Social Media, Kooperationspartner-Akquise, sensible/tabuisierte Themen, Online-/Print-/Multimedia-Erzeugnisse, zielgruppenspezifische Textredaktion, Mediaplanung und Mediabudget, Sponsoring-Akquise, Pressearbeit und Medienkooperationen, Zusammenarbeit mit Ministerien/Bundes- oder Landesbehörden, Styleguide der Bundesregierung, Barrierefreiheit BITV 2.0, Projektmanagement, Evaluation von Kampagnenwirkungen (KPIs, Monitoring).Darlegung zur schnellen Leistungserbringung am Erfüllungsort Köln: Personal, Tools, Prozesse, Erreichbarkeit.Namen und berufliche Qualifikation der vorgesehenen Mitarbeitenden (alternativ Lebensläufe).

Unterauftragnehmer

Angabe von Art und Umfang der an Unterauftragnehmer vergebenen Leistungen.Namentliche Benennung spätestens vor Zuschlagserteilung.Verpflichtungserklärung (Anlage 7), Eigenerklärung §§ 123, 124 GWB (Anlage 5) und Eigenerklärung § 19 MiLoG (Anlage 6) auch für jeden Unterauftragnehmer.

Formale Ausschlüsse und Verfahrenshinweise

Fehlende Unterlagen zu Unternehmensdarstellung (9.1 a), Jahresumsatz/Nachweis Haftpflicht (9.2 a) sowie Referenzen und Qualifikationen (9.3 b und c) werden NICHT nachgefordert und führen zum zwingenden Ausschluss.Nicht fristgerecht eingegangener Teilnahmeantrag: Ausschluss.Einreichung per Post, E-Mail oder Fax: Ausschluss.Verwendung eigener AGB: Ausschluss.Bieterfragen bis 07.07.2026

Referenzprojekte

nicht beziffert; mehrere Referenzen erforderlich, um die 16 Erfahrungsfelder abzudecken ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht beziffert (Referenzwert je Projekt in Tabelle)

Übersicht der wesentlichen, in den letzten 3 Jahren erbrachten Arbeiten (Referenzliste)

Pro Auftraggeber/Kontakt: Kurztitel, Auftraggeber + Ansprechperson + Kontaktdaten, Auftragswert, Leistungszeitraum

mindestens 1 nachzuweisen ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre

Erfahrung mit bundesweiten Informations- und Öffentlichkeitskampagnen

Auszeichnungen/Preise sind positiv, Zeitpunkt angeben