Rahmenvereinbarung zur Fortführung und konzeptionellen Weiterentwicklung einer Informations- und Öffentlichkeitskampagne zur weiteren Bekanntmachung des bundesweiten Hilfetelefons „Gewalt gegen Frauen“

Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben | Bundeskartellamt - Vergabekammer des BundesKöln, Nordrhein-WestfalenFrist: —

Zusammenfassung

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) sucht eine Full-Service-Kommunikationsagentur, die die bestehende Informations- und Öffentlichkeitskampagne für das bundesweite Hilfetelefon „Gewalt gegen Frauen" (Tel. 116 016) fortführt und konzeptionell weiterentwickelt.

Im Rahmen einer 4-jährigen Rahmenvereinbarung (Start: 01.01.2027

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Aktive Ausschreibung

Termin / Frist

20262027202820292030

JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZ

Veröffentlichung

Rügefrist (erkennbare Verstöße)

Rügefrist (10 Kalendertage nach Kenntnis)

Ausgabe der Angebotsunterlagen

Bieterfragen-Frist

Bereitstellung weiterer Informationen

Teilnahmefrist

Nachprüfungsantrag-Frist

Vertragsbeginn

Vertragslaufzeit

Sonderkündigungsrecht

KVA-Übermittlung durch Auftragnehmer

Umsetzungsbeginn nach KVA

Reaktionszeit Auftragnehmer

Texte zur Veröffentlichung vorlegen

Eventdokumentationen

Abnahme Berichte/Dokumentationen

Abnahme allgemein

Besprechungsprotokolle

Widerspruchsfrist Protokolle

Status-Berichte (14-tägig)

Quartalsreporting

Jährliches Kommunikationskonzept

Nachfrist bei Mängeln

Geltendmachung Unwirksamkeit

bis 2031

Internationaler Tag gegen Gewalt an Frauen

Jubiläum 15 Jahre Hilfetelefon

Internationaler Tag gegen Gewalt an Frauen 2028

Internationaler Tag gegen Gewalt an Frauen 2029

Internationaler Tag gegen Gewalt an Frauen 2030

Abschlussbericht

Vertragsende

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Niedrigster Preis0 Kriterien

Das vorliegende Dokument (Anlage 8) enthält ausschließlich Eignungs- und Auswahlkriterien (Bewertungsraster Eignung) mit einer Gesamtpunktzahl von 310; Zuschlagskriterien (insbesondere Preis und etwaige Qualitätskriterien) sind nicht enthalten.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Kampagnen und Corporate Design

Konzeption und Umsetzung neuer Motivkampagnen inkl. Key Visual und Kernbotschaften.
Fortführung und Distribution der bestehenden Kampagne „Nicht allein bei Gewalt" (5 Plakatmotive, Kampagnen- und 3 Hörfunkspots sowie abgeleitete Materialien).
Umsetzung und behutsame Weiterentwicklung des bestehenden CD-Manuals.
Kommunikationsstrategie für das 15-jährige Jubiläum des Hilfetelefons 2028: ressourcenschonend, digital, kleinere Aktionen – keine großen Veranstaltungen.

PR, Aktionen und Pressearbeit

Jährliche Mitmachaktion zum Internationalen Tag gegen Gewalt an Frauen (25. November) weiterentwickeln und umsetzen, neuer konzeptioneller Ansatz erwünscht.
Aktive Pressearbeit: Pressemeldungen, Pressetexte, Interviewvorlagen, Pflege und Ausbau des Medienverteilers, Pressekonferenzen und Medienaktionen.
Krisen-PR: Kommunikationsstrategien für den Krisenfall entwickeln und bestehendes Krisenkommunikationskonzept umsetzen und weiterentwickeln.

Werbung, Media und digitales Marketing

Omnichannel-Konzept für On- und Offline-Werbung.
Weiterführung und Optimierung Digitales Marketing (Google Ads, Social Ads, Online Banner).
Planung, Management und Umsetzung sämtlicher Medienschaltungen inkl. Mediakosten.
Logistische Unterstützung bei Konfektionierung und Versand von Materialien.
Beratung zu Innovationen in Media und Targeting.

Kooperationen und Sponsoring

Konzept für Kooperationspartner entwickeln und umsetzen.
Pflege des bestehenden Partnerverteilers (ca. 340 Kontakte), Aktivierung und Ausbau.
Akquise von Premium-Partnern (Unternehmen, Verbände) bis hin zu Bronze-Partnern.
Sponsoringmaßnahmen gemäß BVA-Sponsoring-Richtlinien.
Beantwortung von Kooperationsanfragen als Partnerbüro.

Online-Kommunikation und Social Media

Betreuung und Optimierung der bestehenden Kanäle Facebook, Instagram und YouTube (Redaktionspläne, Community Management, Text- und Bildredaktion).
Konzeption neuer Kanäle bei Bedarf.
Erstellung des Online-Newsletters.
Web- und Bewegtbildcontent, SEO (On-Page, Off-Page, Monitoring) und Generative Engine Optimization (GEO).
Webseitenpflege erfolgt aus Datenschutzgründen durch das BAFzA; Agentur liefert Texte, Bilder, Grafiken.

Grafik, Materialien und Redaktion

Digitale Formate (Online-Anzeigen, GIFs, Social-Media-Kacheln) und Print (Anzeigen, Roll-ups, Kapa-Tafeln) erstellen, anpassen, produzieren, inkl. Lektorat und Reinzeichnung.
(Nach-)Produktion bestehender und neuer Informations- und Werbematerialien, jährliche Überprüfung.
Content-Strategie, zielgruppenadäquate und kanalspezifische Textredaktion (Print und Online), Bild- und Videoredaktion.
Übersetzungen in Fremdsprachen und Leichte Sprache; intersektionaler Ansatz und Mehrsprachigkeit durchgängig.
Beratung zu neuen Materialformaten und Innovationen; Nachhaltigkeit und Klimafreundlichkeit gemäß Bundesvorgaben.

Projektmanagement, Reporting und Evaluation

Abwicklung der Einzelaufträge, interne Steuerung und Qualitätssicherung, Budgetsteuerung, Zeitplanüberwachung.
14-tägige Statusberichte zu Planung und Umsetzung, quartalsweise Sponsoringberichte.
Monatliches Wirkungs-Reporting mit KPIs und Dashboard; jährliches Kommunikationskonzept mit Zeitplan und Grobbudget.
Evaluation des Bekanntheitsgrads mit geeignetem Messinstrument.
Besprechungsprotokolle innerhalb von 3 Arbeitstagen, Widerspruchsfrist 5 Arbeitstage.
Berichte und Dokumentationen: Abnahme i. d. R. 14 Kalendertage, bei Berichten 6 Wochen bzw. 2 Wochen.
Texte spätestens 5 Werktage vor Veröffentlichung zur Freigabe vorlegen.
Eventdokumentationen bis 4 Wochen nach Veranstaltung in 3-facher Ausfertigung.
Abschlussbericht bis 1 Monat nach Kampagnenende.
Reaktionszeit des Auftragnehmers auf Anforderungen: 7 Tage.
Anlassbezogene Meldung an Auftraggeberin bei 80 % und 100 % Ausschöpfung der Höchstabnahmegrenze.

Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit und Rahmenbedingungen

Erstellung barrierefreier Dokumente und Abbildungen gemäß BITV 2.0.
Berücksichtigung von AVV Klima, Kreislaufwirtschaftsgesetz und Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit.
Gender Mainstreaming und geschlechtergerechte Sprache durchgängig.
Feste Ansprechperson und Stellvertretung kontinuierlich erreichbar; schnelle Leistungserbringung aus Köln sicherstellen.
E-Rechnungsstellung gemäß E-RechV; ergänzende Datenschutzvereinbarung; VOL/B als Vertragsgrundlage.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Befähigung zur Berufsausübung

Angabe von Name, Anschrift, Rechtsform, Struktur und Geschäftsfeldern des Unternehmens.
Nennung der verantwortlichen Leitung bzw. gesetzlichen Vertretung.
Bei Bewerbergemeinschaften: Angabe aller Mitglieder, Aufgabenteilung je Mitglied, Ansprechpersonen je Mitglied, gesamtschuldnerische Haftung, Leistung aus einer Hand.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (bei Gründung < 3 Jahre: seit Gründungsjahr); Gesamtumsatz und Umsatz im auftragsrelevanten Bereich.
Nachweis einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung oder Eigenerklärung zum Abschluss im Zuschlagsfall.
Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB (Anlage 5) – keine strafrechtlichen Verurteilungen, keine Insolvenz, keine schweren Verfehlungen, keine Wettbewerbsverstöße, keine Interessenkonflikte, keine Täuschung, keine unzulässige Einflussnahme, ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.
Gewerbezentralregisterauskunft oder Eigenerklärung zu § 19 Abs. 1 MiLoG (Anlage 6) – in den letzten 2 Jahren keine Geldbuße ≥ 2.500 € nach § 21 MiLoG.
Tariftreueversprechen gemäß §§ 3 ff. Tariftreuegesetz.
Bestätigung: Angebot, Präsentation und Auftragsleistung in deutscher Sprache.
Bereitschaft zur Verpflichtungserklärung nach dem Verpflichtungsgesetz (Anlage 10).
Zusicherung: feste Ansprechperson und Stellvertretung im Projektteam mit kontinuierlicher Erreichbarkeit.
Keine AGB des Bewerbers (führt zum Ausschluss).

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen aus den letzten 3 Jahren (Übersichtstabelle: Auftragsgegenstand, -wert, -zeit, Auftraggeber, Ansprechperson).
Erfahrungsnachweise in 16 Themenfeldern: bundesweite Informations- und Öffentlichkeitskampagnen, Omnichannel, Online-Kommunikation/Marketing, Social Media, Kooperationspartner-Akquise, sensible/tabuisierte Themen, Online-/Print-/Multimedia-Erzeugnisse, zielgruppenspezifische Textredaktion, Mediaplanung und Mediabudget, Sponsoring-Akquise, Pressearbeit und Medienkooperationen, Zusammenarbeit mit Ministerien/Bundes- oder Landesbehörden, Styleguide der Bundesregierung, Barrierefreiheit BITV 2.0, Projektmanagement, Evaluation von Kampagnenwirkungen (KPIs, Monitoring).
Darlegung zur schnellen Leistungserbringung am Erfüllungsort Köln: Personal, Tools, Prozesse, Erreichbarkeit.
Namen und berufliche Qualifikation der vorgesehenen Mitarbeitenden (alternativ Lebensläufe).

Unterauftragnehmer

Angabe von Art und Umfang der an Unterauftragnehmer vergebenen Leistungen.
Namentliche Benennung spätestens vor Zuschlagserteilung.
Verpflichtungserklärung (Anlage 7), Eigenerklärung §§ 123, 124 GWB (Anlage 5) und Eigenerklärung § 19 MiLoG (Anlage 6) auch für jeden Unterauftragnehmer.

Formale Ausschlüsse und Verfahrenshinweise

Fehlende Unterlagen zu Unternehmensdarstellung (9.1 a), Jahresumsatz/Nachweis Haftpflicht (9.2 a) sowie Referenzen und Qualifikationen (9.3 b und c) werden NICHT nachgefordert und führen zum zwingenden Ausschluss.
Nicht fristgerecht eingegangener Teilnahmeantrag: Ausschluss.
Einreichung per Post, E-Mail oder Fax: Ausschluss.
Verwendung eigener AGB: Ausschluss.
Bieterfragen bis 07.07.2026

Referenzprojekte

nicht beziffert; mehrere Referenzen erforderlich, um die 16 Erfahrungsfelder abzudecken ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht beziffert (Referenzwert je Projekt in Tabelle)

Übersicht der wesentlichen, in den letzten 3 Jahren erbrachten Arbeiten (Referenzliste)

Pro Auftraggeber/Kontakt: Kurztitel, Auftraggeber + Ansprechperson + Kontaktdaten, Auftragswert, Leistungszeitraum

mindestens 1 nachzuweisen ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre

Erfahrung mit bundesweiten Informations- und Öffentlichkeitskampagnen

Auszeichnungen/Preise sind positiv, Zeitpunkt angeben