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Ausschreibungen Marketing

RV Social Media - Beratung, Community-Management

Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. | Die Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinFrist:

Zusammenfassung

Die Konrad-Adenauer-Stiftung (KAS) sucht einen Dienstleister für umfassende Social-Media-Dienstleistungen über eine Rahmenvereinbarung mit bis zu 4 Jahren Laufzeit (geschätztes Volumen ca. 1,1 Mio. EUR netto, keine Mindestabnahme).

Der Auftrag umfasst: strategische Beratung, Konzeption und Erstellung von Social-Media-Content (Visuals, Videos, Texte), Community Management inkl. Krisenkommunikation, Performance-Marketing mit Paid Ads, Zielgruppenansprache, Monitoring/Reporting sowie Workshops.

Im Verfahren (Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb) sind nachzuweisen: 2 Referenzen (eine Kampagne mind. 2 Plattformen; eine dauerhafte Betreuung mind. 2 Jahre), Profile für 5 Schlüsselrollen (Projektleitung, Storytelling, Performance, Community Management, Design), Tool-Kompetenzen sowie Erfahrung in politischer und Krisenkommunikation. Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch über die AI-Vergabeplattform (Bietercockpit).

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung
Termin / Frist
20262027202820292030
JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUN
Veröffentlichung
Teilnahmefrist
Angebotsfrist
Einspruchsfrist
Vertragsbeginn
Probezeit
Rahmenvertrag Laufzeit
Monatsreporting
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Vertragsende
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität4 Kriterien
  • Preis60%

    Angebotspreis

Zuschlagskriterien und Gewichtungen sind vollständig angegeben: Preis 60%, Leistung 40% (davon Leistungsfähigkeit & Fachkunde 100% mit vier Aufgaben: Performance 30%, Strategische Weiterentwicklung 25%, Community Management 20%, TikTok Kampagne 25%).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Strategische Beratung & Konzeption

  • Strategische Weiterentwicklung der digitalen Kommunikation der KAS
  • Konzeption von Kommunikations- und Kampagnenkonzepten (Kreativ-Konzepte) für zentrale Social-Media-Accounts (Facebook, Twitter/X, Instagram, YouTube) sowie Mikrokampagnen
  • Thematische Ausrichtung an KAS-Arbeitsschwerpunkten
  • Zielgruppenrecherche und plattformspezifische Zielgruppenansprache (Targeting: User-Eigenschaften hinzufügen/ausschließen)
  • Durchführung von Workshops zur Weiterentwicklung der digitalen Kommunikationsstrategie (ca. 2 Präsenz-Workshops pro Kalenderjahr in Berlin)

Content-Produktion

  • Erstellung von (audio-)visuellem Content: Visuals, Videos, Animationen, Grafiken, Postingtexte
  • Plattformspezifische Formatierung und Aufbereitung (Reels, TikTok-Videos, Carousel-Posts etc.)
  • Lizenzbeschaffung für verwendete Materialien
  • Leistungsdateien in gängigen Formaten (Video: mp4, mov; Bild: jpg, png; Layouts: ai, psd, aep; Quelldateien offen, z.B. PSD, AI, Figma, After Effects, Premiere, Canva)
  • Grafiken in vektorisierter, weiterverwendbarer Form (.eps, .svg, .pdf)
  • Einhaltung des Corporate Design Manuals der KAS, Benennung und Versionierung gemäß KAS-Richtlinien
  • Lagerung aller Leistungsergebnisse für die Dauer der Zusammenarbeit; kostenfreie Übergabe aller Daten (offen + Druck) zum Vertragsende

Community Management & Krisenkommunikation

  • Betreuung und Interaktion auf relevanten Social-Media-Kanälen: Facebook, Twitter/X, Instagram, YouTube, Twitch, LinkedIn, vereinzelt SoundCloud und Spotify
  • Bearbeitung von Erwähnungen, Kommentaren und Direktnachrichten
  • Livestream-Chat-Moderation
  • Sicherstellung der Erreichbarkeit: Mo-Do 9-18 Uhr, Fr 9-16 Uhr (Kernzeiten); zudem Randzeitenbetreuung ab 18 Uhr, an Wochenenden, Feiertagen und in Krisensituationen
  • Tonalitätskompetenz und Umgang mit politisch sensiblen Themen
  • Reaktions- und Dialogfähigkeit, Reaktionsfähigkeit in kritischen Situationen
  • Konzept und Erfahrung im Community Management in Krisensituationen (hohe Interaktionslast, negative virale Dynamiken)

Performance-Marketing & Paid Ads

  • Planung, Konzeption und Umsetzung von Social-Media-Werbemaßnahmen (Paid Ads)
  • Targeting, KPI-Verständnis, Budgetsteuerung, Reporting, nachweisbare Optimierung
  • Durchführung von Performance-Kampagnen inkl. Evaluation
  • Monitoring der Werbemaßnahmen und Erfolgsmessung

Monitoring, Reporting & Steuerung

  • Fortlaufendes Monitoring aller digitalen Aktivitäten
  • Monatliches Reporting mit KPIs (Lieferung bis 07. des Folgemonats)
  • Laufende Wirkungsmessung und Analyse
  • Zweiwöchentlicher Jour-Fixe (digital) mit der KAS
  • Kontinuierliche Abstimmungs- und Steuerungspflichten
  • Monatliche Pauschale deckt Steuerungs- und Abstimmungsleistungen (kein Leistungsnachweis erforderlich)

Bedarfsabwicklung & Abruf

  • Bedarfsorientierte Beauftragung im Wege von Einzelaufträgen (nicht exklusiv)
  • Kein Anspruch auf bestimmte Auftragsmenge, keine Mindestabnahmeverpflichtung
  • Umfasst kurzfristige Einzelmaßnahmen ebenso wie umfangreichere Kampagnen und Konzepte
  • Für größere Aufträge: Aufwandschätzung + Umsetzungskonzept erforderlich

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Ausschlusskriterien (Pflicht, Nichterfüllung = Ausschluss)

  • Fristgerechter Zugang des Teilnahmeantrags (F 1.1.1)
  • Ordnungsgemäße Unterschrift/Signatur (F 1.1.2)
  • Ordnungsgemäßer Verschluss/Verschlüsselung (F 1.1.3)
  • Keine Verurteilungen wegen: Bildung krimineller/terroristischer Vereinigungen (§ 129 ff. StGB), Terrorismusfinanzierung (§ 89c StGB), Geldwäsche (§ 261 StGB), Betrug/Subventionsbetrug (§§ 263, 264 StGB gegen EU-Haushalt), Bestechlichkeit/Bestechung (§§ 299, 108e, 333, 334 StGB, IntBestG), Menschenhandel (§§ 232, 233, 233a StGB)
  • Keine Verletzung von Steuer- oder Sozialversicherungspflichten (§ 123 Abs. 4 GWB)
  • Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gem. §§ 123/124 GWB und § 19 MiLoG
  • Eigenerklärung Wettbewerbsregister (§ 6 WRegG)
  • Eigenerklärung Russland (EU-VO 833/2014)
  • Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitserklärung
  • Akzeptanz der Rahmenvereinbarung (Anlage Teil C) - NEIN = Ausschluss
  • Erreichbarkeit Mo-Fr Kernzeiten (Mo-Do 9-18 Uhr, Fr 9-16 Uhr) - NEIN = Ausschluss
  • Erreichbarkeit Randzeiten/Wochenende/Feiertage/Krisen - NEIN = Ausschluss
  • Vorschlag eines digitalen Kommunikationstools (z.B. Trello, Monday) - NEIN = Ausschluss
  • Vollständige Preisangaben im Preisblatt

Fakultative Ausschlussgründe (können zum Ausschluss führen)

  • Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen
  • Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Liquidation
  • Schwere Verfehlung, Kartellabsprachen, Interessenkonflikt
  • Wettbewerbsverzerrung (Vorab-Einbindung)
  • Mangelhafte Auftragserfüllung, Täuschung, unzulässige Beeinflussung der Entscheidung

Fachliche Eignung - Referenzen (Mindeststandards + Bewertung)

  • Referenz I: mindestens 1 vergleichbare Social-Media-Kampagne aus den letzten 3 Jahren, umgesetzt für mindestens 2 unterschiedliche Plattformen, inkl. 2 Beispielprodukten (Gewichtung 15%)
  • Referenz II: mindestens 1 vergleichbare kontinuierliche/dauerhafte Social-Media-Betreuung aus 2020-2025 mit Mindestlaufzeit 2 Jahren (Gewichtung 15%)
  • Pflichtangaben je Referenz: Projektname, Auftraggeber + Ansprechpartner, Leistungsbeschreibung, Zeitraum (MM.JJJJ-MM.JJJJ), Jahresumsatz für vergleichbare DL, ggf. Unterauftragnehmer, Vergleichbarkeit zur Leistungsbeschreibung

Fachliche Eignung - Personalprofile (Mindeststandards + Bewertung)

  • Projektleitung (10%): mind. 3 Jahre Berufserfahrung = qualifiziert, ≥5 Jahre = besonders qualifiziert
  • Storyteller/in (5%): mind. 3 Jahre, ≥5 = besonders
  • Performance Manager/in (5%): mind. 3 Jahre, ≥5 = besonders
  • Community Management (10%): mind. 3 Jahre, ≥5 = besonders
  • Grafik/Design (10%): mind. 3 Jahre, ≥5 = besonders
  • Für jede Rolle sind Qualifikationsnachweise und Projekterfahrung einzureichen

Fachliche Eignung - Tool- und Themenkompetenz (Mindeststandards + Bewertung)

  • Nachweis Tool-Kompetenzen für mindestens 2 Social-Media-Tools (z.B. Meta Business Manager, TikTok Ads Manager, Google Analytics, Brandwatch) - Gewichtung 10% bzw. 15% je nach Wertungstabelle
  • Nachweis Erfahrung in politischer/gesellschaftlich sensibler Kommunikation - Gewichtung 5% bzw. 15%
  • Nachweis Erfahrung oder Konzept für Krisenkommunikation / Community Management in Krisensituationen - Gewichtung 5%

Wirtschaftliche/finanzielle Eignung

  • Eigenerklärung zur Erfüllung der gewerblichen Voraussetzungen
  • Eigenerklärung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen
  • Haftpflichtversicherungsnachweis (Unternehmen + Deckungssumme)
  • Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft (Bezeichnung + Mitgliedsnummer)
  • Nachweis Eignung gem. § 45 VgV (Standardvoraussetzung)

Bietergemeinschaften & Unterauftragnehmer

  • Bei Bietergemeinschaften: gesonderte Nachweise je Mitglied + Darstellung der Aufgabenteilung, Erklärung in Textform, gesamtschuldnerische Haftung, Benennung eines bevollmächtigten Vertreters
  • Bei Unterauftragnehmern: Verpflichtungserklärung, vorherige Zustimmung der KAS bei Einsatz, Benennung mit Name/Vertreter/Kontaktdaten, ggf. Haftungserklärung
  • Bei Eignungsleihe: gemeinsame Haftung + Nachweis der Kapazitäten
Referenzprojekte
mind. 1 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht beziffert, Vergleichbarkeit mit Auftragswert erforderlich

Social-Media-Kampagne mit Konzeption und Umsetzung für mindestens 2 unterschiedliche Plattformen, inkl. Paid Ads/Performance-Marketing und Community Management

Projektname, Auftraggeber + Ansprechpartner, Leistungsbeschreibung, Zeitraum (MM.JJJJ-MM.JJJJ), Jahresumsatz für vergleichbare DL, ggf. Unterauftragnehmer, Vergleichbarkeit mit Leistungsbeschreibung; 2 Beispielprodukte (Beiträge/Anzeigen/Visuals) beifügen

mind. 1 ReferenzenZeitraum: 2020-2025 (letzte 5 Jahre)Volumen: nicht beziffert, Vergleichbarkeit mit Auftragswert erforderlich

Dauerhafte/kontinuierliche Social-Media-Betreuung (wiederkehrende Beauftragung oder mehrjährige Zusammenarbeit), z.B. Betreuung mehrerer Plattformen

Mindestlaufzeit 2 Jahre, vergleichbar bzgl. Art und Auftragswert; Projektname, Auftraggeber + Ansprechpartner, Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Jahresumsatz, Vergleichbarkeit mit Leistungsbeschreibung

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet
Mittlere Konkurrenz

Median rund 6 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 20%4–10 · 42%11+ · 38%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Teilnahmeantrag / Formale Nachweise5
  • Interessensbestätigung / Teilnahmeantrag fristgerecht einreichenPflicht
    Frist: 20.07.2026, 24:00 Uhr
  • Fragebogen zur Eignungsprüfung (Anlage 26-0045-01) vollständig ausfüllenPflicht
    Bestandteil des Teilnahmewettbewerbs
  • Rahmenvereinbarung (Anlage 26-0045-01_Teil C-Rahmenvereinbarung) bestätigenPflicht
    NEIN = Ausschluss
  • Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) vorlegenPflicht
    Gem. § 48 Abs. 3 VgV
  • Anbieterinformationen (Firma, Kurzdarstellung, Kontaktpersonen) angebenPflicht
    Mindestanforderung
Zuverlässigkeit & rechtliche Erklärungen6
  • Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Ausschlussgründe § 123/124 GWB, § 19 MiLoG)Pflicht
    Pflicht, sonst Ausschluss
  • Eigenerklärung Wettbewerbsregister (§ 6 WRegG)Pflicht
    Pflicht ab Auftragswert > 30.000 EUR
  • Eigenerklärung Russland (EU-VO 833/2014)Pflicht
    Verstoß = Ausschluss
  • Geheimhaltungs- und VerschwiegenheitserklärungPflicht
  • Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft (falls zutreffend)optional
    Nur bei Bietergemeinschaften nötig
  • Verpflichtungserklärung Nachunternehmen (falls zutreffend)optional
Referenzen2
  • Referenz I: mind. 1 Kampagne letzte 3 Jahre, mind. 2 Plattformen + 2 BeispielproduktePflicht
    Inkl. Angaben zu Auftraggeber, Zeitraum, Umsatz, Vergleichbarkeit
  • Referenz II: mind. 1 dauerhafte Leistung 2020-2025, Laufzeit mind. 2 JahrePflicht
    Vergleichbar bzgl. Art und Auftragswert
Personal & Kompetenzen8
  • Personalprofil ProjektleitungPflicht
    Bewertet: mind. 3 Jahre = qualifiziert, ≥5 = besonders
  • Personalprofil Storyteller/inPflicht
  • Personalprofil Performance Manager/inPflicht
  • Personalprofil Community ManagementPflicht
  • Personalprofil Grafik/DesignPflicht
  • Nachweis Tool-Kompetenzen (mind. 2 Social-Media-Tools, z.B. Meta Business Manager, TikTok Ads Manager, Brandwatch)Pflicht
  • Nachweis Erfahrung politische/gesellschaftlich sensible KommunikationPflicht
  • Nachweis Krisenmanagement / Community-Management in KrisenPflicht
Angebot - Preis & Aufgabenstellungen10
  • Preisblatt ausfüllen: monatliche Pauschale (48 Monate) + Tagessätze je Rolle (Projektleitung, Storyteller, Community Manager, Designer, Performance-Manager)Pflicht
    Alle Preise netto ohne USt., in EUR
  • Hauptangebot mit Endbetrag (inkl. USt., inkl. bedingungsloser Preisnachlass)Pflicht
  • Aufgabe 1: Performance-Konzept (Instagram/TikTok/LinkedIn, Budget 1.500 EUR) als separates DokumentPflicht
    Dateiname: 26-0045-01_Aufgabe 1_[Name Bieter]
  • Aufgabe 2: Strategische Weiterentwicklung (Analyse + Kurzkonzept max. 2.000 Wörter + 5 Multiplikator-Accounts)Pflicht
  • Aufgabe 3: Community Management - Antwortkonzepte auf exemplarische KommentarePflicht
  • Aufgabe 4: TikTok-Kampagnenentwurf (kein vorgegebenes Budget)Pflicht
  • Erreichbarkeit Mo-Fr Kernzeiten zusichern (Mo-Do 9-18 Uhr, Fr 9-16 Uhr)Pflicht
    NEIN = Ausschluss
  • Erreichbarkeit Randzeiten/Wochenende/Feiertage/Krisen zusichernPflicht
    NEIN = Ausschluss
  • Digitales Kommunikationstool vorschlagen (z.B. Trello, Monday)Pflicht
    NEIN = Ausschluss
  • Nebenangebote/Änderungsvorschläge (optional, Anzahl angeben)optional
Versicherungen & Unterschriften7
  • Haftpflichtversicherungsnachweis (Unternehmen + Deckungssumme)Pflicht
  • Angaben Berufsgenossenschaft (Bezeichnung + Mitgliedsnummer)Pflicht
  • Angaben zu Unterauftragnehmern (nein/ja mit Übersicht)Pflicht
  • Erklärung Steuer-/SozialversicherungspflichtenPflicht
  • Erklärung gewerbliche VoraussetzungenPflicht
  • Einverständnis Datenverarbeitung/-speicherung (DSGVO)Pflicht
  • Unterschrift / Textform-Angabe / Signatur (je nach Abgabeform)Pflicht

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Nicht offenes Verfahren zur Ausschreibung eines Rahmenvertrags zur Öffentlichkeitsarbeit, Akzeptanz- und Mieterkommunikation - VOEK 616-25

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