Unterstützung der Verwaltungsbehörde ESF bei der Öffentlichkeitsarbeit für den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) in Thüringen

• Umfassende Beratung der Verwaltungsbehörde ESF bei der Weiterentwicklung der Kommunikationsstrategie
• Entwicklung innovativer Kommunikationskonzepte und neuer Kommunikationsformate
• Bewertung der eingesetzten Kommunikationsmittel, Zielgruppen- und Kanalanalysen, Reichweitenanalysen sowie Bedarfsermittlungen vor Maßnahmen
• Beratung erfolgt auf Abruf und fortlaufend über die gesamte Vertragslaufzeit

• Konzeption, Planung und Umsetzung crossmedialer Kampagnen
• Erstellung von Print-, Out-of-Home-, Digital- und Online-Materialien, Anzeigen, Publikationen, Plakaten und Kampagnen-Websites
• Film-, TV-, Radio- und Kino-Produktionen
• Betreuung und Weiterentwicklung der ESF-Website auf Basis TYPO3 inkl. Barrierefreiheit (BITV 2.0)
• Social-Media-Management und Konzeption von Social-Media-Formaten
• Veranstaltungsmanagement für Events mit rund 200 Teilnehmenden (Konzeption, Organisation, Durchführung)

• Konzeptionelle, finanzielle und umsetzungsorientierte Projektsteuerung mit Zeit- und Budgetplanung
• Regelmäßige Steuerungsrunden, Abstimmungen und Jour Fixes; örtliche und zeitliche Flexibilität erforderlich
• Benennung einer deutschsprachigen Projektleitung inkl. Vertretung als zentrale Ansprechperson
• Erstellung eines Organigramms mit aktuellen Kontaktdaten zu Beginn der Auftragsdurchführung
• Eigenverantwortliche Auftragsausführung mit eigenem Personal (Weisungsrecht liegt beim Auftragnehmer)
• Präsentationen der Ergebnisse vor Begleitausschuss und Steuerungsgremien
• Mitwirkung bei Evaluierungen und Zusammenarbeit mit externem Evaluationsteam
• Beauftragung und Koordinierung von Nachunternehmern (z. B. Filmproduktion, Give-Aways)

• Geschätztes Gesamtvolumen über die maximale Laufzeit: bis ca. 1,2 Mio. € netto (reine Agenturleistungen)
• Davon Grundleistung über 4 Jahre: ca. 880.000 € netto (Ø 220.000 € pro Jahr)
• Prognostiziertes Stundenvolumen Grundleistung pro Jahr: 1.800 Stunden (insgesamt 7.200 Stunden über 4 Jahre)
• Zusätzlich zwei Optionspakete (Optionspaket 1: 1.500 Std., Optionspaket 2: 1.300 Std.)
• Maximales Gesamtvolumen inkl. Optionspakete: ca. 10.000 Stunden
• Verteilung auf Leistungsbereiche (Grundleistung, je 4 Jahre): Projektmanagement 3.000 Std., Kreation/Grafik 1.520 Std., Projektsteuerung 760 Std., CMS/Web 640 Std., Reinzeichnung 600 Std., Text 520 Std., Film 60 Std., Social Media 40 Std., Art-Buying 60 Std.
• Kein Anspruch auf ein bestimmtes Mindest-Abrufvolumen

• Rahmenvereinbarung ohne exklusiven Charakter
• Grundlaufzeit: 2 Jahre ab Vertragsbeginn (geplant 01.01.2027 bis 31.12.2028)
• Einmalige Verlängerungsoption um weitere 2 Jahre (max. Gesamt 4 Jahre)
• Verlängerung muss vom Auftraggeber mind. 3 Monate vor Ende der Grundlaufzeit schriftlich erklärt werden; Auftragnehmer kann auf die Vorfrist verzichten

• Qualitativ hochwertige Umsetzung aller Kommunikationsmaßnahmen
• Berücksichtigung ökologischer Nachhaltigkeit bei Materialien und Produktionen
• Barrierefreiheit nach BITV 2.0, insbesondere für Website und Kampagnenmaterialien
• Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben (DSGVO, BDSG, ThürDSG); Serverstandorte in EU/EWR
• Beachtung von KSK-Pflichten, GEMA/VG Wort sowie § 50a EStG

Die zu erbringenden Agenturleistungen sind in folgende 9 Bereiche aufgeteilt, die auch im Preisblatt (A17) abzubilden sind:

• Projektsteuerung, Planung und Beratung (Projektleitung)
• Projektmanagement (stellv. Projektsteuerung)
• Kreation/Grafikdesign
• Kreation Text und Redaktion
• Reinzeichnung/Produktion
• Film/Bewegtbild/Animation/Motion Design
• CMS-/Website-Entwicklung/Programmierung
• Social Media Management
• Art-Buying

• Nachweis einer Berufs- oder Handelsregistereintragung (oder gleichwertige Bescheinigung des Herkunftslandes)
• Registerauszug darf nicht älter als 12 Monate zum Ende der Teilnahmefrist (21.07.2026) sein

• Erklärung über den Gesamtumsatz (brutto) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
• Erklärung über den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Public Relations, Kommunikation, Werbung) in den letzten 3 Jahren
• Bei Unternehmen, die weniger als 3 Jahre am Markt sind: Angaben aus bisheriger Tätigkeit sowie schriftliche Erklärung zum Gründungszeitpunkt
• Bei Bietergemeinschaften: von jedem Mitglied separat vorzulegen
• Bei Eignungsleihe: Nachweis auch für das Drittunternehmen (§ 47 VgV)

• Angaben zu Anzahl festangestellter und freier Mitarbeiter
• Darstellung der Hard- und Softwareausstattung (z. B. Grafikprogramme, Server)
• Leistungsspektrum der Agentur
• Kompetenzen in Konzeption, Planung, Organisation und Umsetzung von Kommunikationsstrategien
• Know-how in klassischen, digitalen und sozialen Medien
• Erfahrung in Eventmanagement für Veranstaltungen mit ca. 200 Teilnehmenden
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Einrichtungen/Institutionen
• TYPO3-CMS-Kompetenz (Entwicklung, Support, Systemwartung, Website-Pflege, Barrierefreiheit)
• Formfreie Darstellung

• Mindestens 9 verschiedene Personen für 9 verschiedene Aufgabenbereiche (keine Personalunion)
• Projektleitung: mindestens 3 Jahre Berufserfahrung
• Sprachanforderungen:
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) für: Projektsteuerung/Planung/Beratung, Stellvertretung Projektsteuerung, Kreation Text/Redaktion, Art-Buying
• Mindestens gute Deutschkenntnisse für: Kreation/Grafikdesign, Reinzeichnung/Produktion, Film/Bewegtbild/Animation, CMS-/Website-Entwicklung, Social-Media-Management
• Lebensläufe/Qualifikationsnachweise sind formfrei vorzulegen

• Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (z. B. schwere Straftaten, schwere Verfehlungen, Insolvenz, Steuer-/Sozialabgabenrückstände, Wettbewerbsverstöße, Interessenkonflikte, mangelhafte früherere Auftragsausführung)
• Erklärung über das Nichtvorliegen dieser Ausschlussgründe (Formular A9) – Pflicht für jeden Bewerber und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft
• Selbstreinigung nach § 125 GWB möglich (Schadenswiedergutmachung, Kooperation mit Behörden, Präventionsmaßnahmen)

• Eigenerklärung gemäß Art. 5k VO (EU) 2022/576 (Sanktionen gegen Russland)
• Pflicht: ohne diese Erklärung wird der Teilnahmeantrag von der Wertung ausgeschlossen
• Auch für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft erforderlich

• Eigenerklärung gemäß § 8 ThürVgG (Tariftreue, Mindestentgelt, Leiharbeit, Entgeltgleichheit, Nachunternehmer, Dokumentationspflichten)
• Verstöße können zu Vertragsstrafe, fristloser Kündigung und bis zu 3-jährigem Ausschluss von Vergabeverfahren führen

• Bei Inanspruchnahme von Kapazitäten Dritter für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens (Formular A8)
• Bewerber und Drittunternehmen haften gemeinsam für die Auftragsausführung, entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe
• Rechtsgrundlage: § 47 VgV

Falls mehr als 5 Bewerber die Eignungs- und Zuverlässigkeitsanforderungen erfüllen, wird eine Rangfolge nach folgenden gewichteten Kriterien gebildet:

• Referenzen (60 %): Passgenauigkeit zum Auftragsgegenstand, Vergleichbarkeit, überzeugende Darstellung (0–4 Punkte, max. 240 gewichtete Punkte)
• Fachliche Qualifikation und Erfahrung des Projektteams (40 %): strukturierte Darstellung, Einschlägigkeit der Qualifikationen und Berufserfahrung (0–4 Punkte, max. 160 gewichtete Punkte)
• Maximal 4 Bewertungspunkte je Kriterium; max. 400 gewichtete Gesamtpunktzahl
• Die 5 bestplatzierten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert