Ausschreibungen Hessen
10037603-Nationale und internationale Reisearrangements für Projektpartner
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH65760 Eschborn, HessenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie GIZ sucht einen Dienstleister für die Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie für Veranstaltungslogistik (Side Events bei internationalen Konferenzen) für Projektpartner ihres Programms "Sustainable Aquatic Food".
Der Auftrag umfasst Buchung von Flügen, Hotels und Transfers, Dolmetschen (EN/FR/PT), Catering, Teilnehmermanagement sowie Reisekostenabrechnung.
Vertragslaufzeit: 15.10.2026 – 30.09.2027. Angebote sind bis zum 28.09.2026 um 12:00 Uhr (Berliner Zeit) elektronisch über die GIZ-Vergabeplattform einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 NOV JAN2027 MÄR MAI JUL SEP
Veröffentlichung8. Sep. 2026
Angebotsfrist28. Sep. 2026
Bindefrist28. Sep. – 30. Nov. 2026
Zuschlag13. Okt. 2026
Vertragsbeginn15. Okt. 2026
Ausführungsbeginn15. Okt. – 14. Nov. 2026
Kick-Off Meeting15. Okt. – 29. Okt. 2026
Vertragslaufzeit15. Okt. 2026 – 30. Sep. 2027
Mitteilung Event-Daten durch GIZca. 15. Okt. 2026 – 30. Sep. 2027
Sub-Contracting Veranstaltungsortca. 15. Okt. 2026 – 30. Sep. 2027
Vertragsende30. Sep. 2027
Verlängerung max.ca. 30. Sep. 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenReisekoordination für Projektpartner
Buchung nationaler und internationaler FlügeBereitstellung von 3 Hoteloptionen zur Auswahl durch die GIZAuszahlung von Tagessätzen (Verpflegungsmehraufwand) und SpesenErstattung von Taxi- und Uber-Kosten mit BegründungKoordination der FlughafentransfersBuchung von Reisekranken- und HaftpflichtversicherungBeratung zu Einreise- und Visumsanforderungen inkl. VisumsgebührenBuchung inländischer bzw. transregionaler Transporte und Unterkünfte für VisumsanträgeKommunikation mit den Teilnehmenden auf Englisch, Französisch oder Portugiesisch
Veranstaltungslogistik (Side Events)
Buchung von Veranstaltungsorten für Side Events mit bis zu 100 PersonenIT-Ausstattung: Leinwände, Mikrofone, Technik für hybride VeranstaltungenDolmetscherdienste zwischen Englisch, Französisch und PortugiesischExterne ModerationCatering (halal, koscher, vegan-freundlich)Audio-/Video-AufnahmenShuttle-Services
Teilnehmermanagement, Steuerung & Berichtswesen
Mindestens 1 Person vor Ort für Koordination und Setup der VeranstaltungenNachbereitung und RechnungsstellungSteuerung der Kurz- und LangzeitexpertenBeschaffung von Ausrüstung und VerbrauchsmaterialKostenmanagement und Abrechnung gemäß GIZ-AnforderungenRegelmäßige Berichterstattung gemäß AVB (Allgemeine Vertragsbedingungen)Kick-off innerhalb von 2 Wochen nach Vertragsbeginn; weiteres Kick-off je Konferenz/Event sobald Unterstützungsbedarf klarMitteilung der Event-Daten durch die GIZ mindestens 8 Wochen vor dem EventSub-Contracting des Veranstaltungsorts 1 Monat vor dem Event
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Eignung
Durchschnittlicher Nettoumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre ≥ EUR 200.000Durchschnittliche Anzahl Mitarbeiter und Führungskräfte der letzten 3 Kalenderjahre ≥ 10SME-Status: < 250 Mitarbeiter und Jahresumsatz < EUR 50 Mio.
Ausschlussgründe & Unabhängigkeit
Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (ggf. Selbstreinigung nach § 125 GWB)Keine Verurteilung zu > 3 Monaten Haft oder Geldstrafe > 90 Tagessätze in den letzten 3 JahrenKeine Geldbuße ≥ EUR 175.000 wegen Verstößen gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz in den letzten 3 JahrenKein Hauptsitz in Afghanistan, Belarus, Iran, Nordkorea, palästinensischen Gebieten, Russland, besetzten Gebieten der Ukraine oder SyrienKeine aktuelle oder frühere Beschäftigungsbeziehung mit der GIZ (bzw. Deklaration)Keine Beratung der GIZ vor Verfahrensbeginn oder Mitwirkung an der Verfahrensvorbereitung
Anforderungen Team Leader (1 Person)
Universitätsabschluss (Diplom/Master) in Event- oder TravelmanagementEnglisch C18 Jahre allgemeine Berufserfahrung im Event- oder Travelmanagement5 Jahre spezifische Erfahrung mit Ministerien oder Entwicklungszusammenarbeit3 Jahre Führungserfahrung als Projektteamleiter oder Manager2 Jahre regionale Erfahrung in Projekten in Südasien
Anforderungen Kurzzeitexpertenpool (2–3 Personen)
2 Experten mit Universitätsabschluss in Event- oder Travelmanagement2× Englisch C1; davon 1× Französisch C1; davon 1× Portugiesisch C11× 6 Jahre Berufserfahrung im Travelmanagement1× 3 Jahre Berufserfahrung im Eventmanagement1× 2 Jahre Erfahrung in der Durchführung hybrider Veranstaltungen
Technische Wertung & Formalien
Technischer Schwellenwert: mindestens 500 Punkte (sonst Ausschluss von der finanziellen Wertung)Gewichtung: Technisches Angebot 70 %, Finanzangebot 30 %Sprache der Angebotsunterlagen: EnglischTender max. 5 Seiten (ohne CVs), Schriftgröße mind. 11 pt
Bietergemeinschaften & Nachunternehmer
Alle Mitglieder zusammen müssen die Eignungskriterien erfüllenJedes Mitglied gibt eine separate Self-declaration abLead-Bieter gibt Erklärung zur gemeinsamen Erfüllung abKonsortialerklärung von allen Mitgliedern unterzeichnetNachunternehmer benennen und ggf. Letter of Intent sowie eigene Eigenerklärung vorlegen
Referenzprojekte
max. 10 einreichbar, davon mindestens 2 im Bereich Travel & Event Management und mindestens 2 in Southern Africa ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: mindestens EUR 100.000 pro Referenzprojekt
Travel and Event Management (mind. 2 Projekte); Projekte in der Region Southern Africa (mind. 2)
Eintrag in Tabelle 'Overview of reference projects' der Self-declaration of eligibility; Bietergemeinschaften dürfen Referenzen einzelner Mitglieder zitieren
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 15 erledigt
Plattform & Registrierung
Formale Nachweise & Erklärungen
Technisches Angebot
Finanzangebot & Referenzen
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Ort
65760 Eschborn, Hessen
Kategorie
Hessen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
65760 Eschborn
Hessen
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