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Ausschreibungen Hamburg

246-2026 Veranstaltungsmanagement

HafenCity Universität Hamburg20457 Hamburg, HamburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die HafenCity Universität (HCU) in Hamburg sucht einen externen Dienstleister für ihr Veranstaltungsmanagement. Der Auftragnehmer übernimmt ab 01.11.2026 für rund 14 Monate die komplette Planung, Organisation und Durchführung von jährlich ca. 150 Veranstaltungen mit 20–800 Teilnehmenden (von Konferenzen über Absolventenfeiern bis zu hybriden Formaten).

Gebote müssen bis spätestens 07.10.2026 um 10:00 Uhr ausschließlich elektronisch über das Bieterportal eingereicht werden – inklusive ausgefülltem Preisblatt, Eignungs- und Sanktionserklärungen, Versicherungsnachweis, Konzept und 5 Referenzen aus dem staatlichen Hochschulbereich.

Es gibt keine Lose – die Leistung wird als ein Auftrag vergeben.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 07. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN
Veröffentlichung4. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist29. Sep. 2026
Angebotsfrist7. Okt. 2026
Bindefrist7. Okt. – 6. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Nov. 2026
Vertragslaufzeit1. Nov. 2026 – 31. Dez. 2027
Vertragsende31. Dez. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 30. Juni 2028
Verlängerung 2ca. 1. Juli – 31. Dez. 2028bis 2028
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität5 Kriterien
Preis 61.9%Qualität 38.1%
  • Preiskriterium60%

    Kalkulatorisches Monatsvolumen laut Preisblatt. Der Bieter mit dem niedrigsten kalkulatorischen Monatsvolumen erhält 60 Punkte, nachfolgende Bieter erhalten die interpolierte anteilige Punktzahl. (Aspekte: Veranstaltungsmanagement Stundenverrechnungssatz)

  • Konzeptunterlage40%

    Besteht aus Unternehmensvorstellung (ohne Wertung) und Konzeptaufgabe (max. 40 Punkte).

Preiskriterium: (Niedrigstes kalkulatorisches Monatsvolumen x 60) ÷ Angebot Bieter = Gesamtpunktwert Bieter. Konzeptunterlage: Summe der pro Unterkriterium erreichten Punkte (max. 40 Punkte). Gesamtpunkte = Preispunkte (max. 60) + Konzeptpunkte (max. 40) = max. 100 Punkte.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen (60% Preis, 40% Konzept) und Wertungsformel sind in den Vergabeunterlagen (Aufforderung zur Angebotsabgabe, Seiten 7-8) sowie in der Bekanntmachung (60/40) vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Veranstaltungsformate der HCU

Jährlich ca. 150 Veranstaltungen mit 20 bis 800 Teilnehmenden, u. a.:

Wissenschaftliche Konferenzen und TagungenWorkshops und FachsymposienAntritts- und AbschiedsvorlesungenAbsolvent*innenfeiernHochschulöffentliche Veranstaltungen (z.B. Tage der offenen Tür)Netzwerktreffen, Empfänge und PreisverleihungenHybride und digitale VeranstaltungsformateStudentische VeranstaltungenExterne Kongresse und Fachtagungen

Konzeption & Planung

Konzeptionelle Beratung (Veranstaltungskonzept, Zieldefinition)Detaillierte Budgetplanung (Gesamtkosten, Teilbudgets, Einnahmen)Terminfindung und Raumsuche (intern wie extern)Erstellung von Ablauf- und RegieplänenAbstimmung mit internen und externen Beteiligten

Operative Durchführung & Vor-Ort-Betreuung

Einholen von Genehmigungen und Versicherungen (VStättVO-Kenntnisse erforderlich)Teilnehmenden- und Gästemanagement inkl. Betreuung von Referent*innenTechnische Leistungen: Medien-, Licht-, Tontechnik inkl. SupportBetreuung hybrider/digitaler FormateDurchführung vor Ort: Sicherheit, Koordination, AnsprechpartnerfunktionQualitäts- und Ablaufkontrolle während der VeranstaltungNachbereitung: Auswertung, Feedback, Abrechnung, Dokumentation

Rahmenbedingungen der Leistungserbringung

Ort: 20457 Hamburg (HafenCity Universität Hamburg)Leistungszeitraum: 01.11.2026 bis 31.12.2027 (optional 2× um 6 Monate verlängerbar; HCU entscheidet spätestens 3 Monate vor Ablauf)Arbeitsaufwand: ca. 72 Std./Monat (30 Std. Projektbetreuung, 30 Std. Veranstaltungsbetreuung vor Ort, 12 Std. Akquise/Anfragen)Anwesenheit: ca. 1 Arbeitstag/Woche nach BedarfEinsatzzeiten: werktags, max. bis 23 Uhr; Wochenende/Feiertage 2–3× pro JahrMehrsprachigkeit: Deutsch und Englisch (mindestens Niveau B2)Nebenangebote: nicht zugelassen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Ausschlusskriterien (MUSS)

Das Angebot wird ausgeschlossen, wenn eine der folgenden Erklärungen/Nachweise fehlt:

Eigenerklärung zur Eignung (Vordruck, ausgefüllt und unterschrieben)Erklärung zu Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 2022/576 (EU-Sanktionen gegenüber Russland)Nachweis Haftpflichtversicherung (Mindestdeckung 1 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden)5 Referenzveranstaltungen im staatlichen Hochschulkontext (mit Art der Leistung, Auftragssumme, Zeitraum, Ansprechpartner)

Fachliche Eignung

Eintragung im Handelsregister (oder Nachweis der Befreiung)Ggf. weitere Nachweise gemäß § 44 VgV auf Verlangen
Erklärung über die für die Auftragsdurchführung erforderliche wirtschaftliche und finanzielle KapazitätAngabe des Unternehmensumsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre (Nachweis nur auf Verlangen)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Personelle und technische Mittel sowie Erfahrung müssen nachgewiesen werden5 vergleichbare Referenzveranstaltungen im staatlichen HochschulkontextKenntnisse der VStättVO (Versammlungsstättenverordnung)Befähigung zur Übernahme der Rolle „Veranstaltungsleitung"

Ausführungsbedingungen

Tariftreue und Mindestlohn (§ 3 HmbVgG)Sozialverträgliche Beschaffung (§ 3a HmbVgG)Umweltverträgliche Beschaffung (§ 3b HmbVgG)Angebote sind als Festpreise ohne Umsatzsteuer abzugebenEinhaltung der EU-Sanktionen (Russland-Sanktionen)

Persönliche Anforderungen / Schlüsselpersonal

Benennung einer festen Ansprechperson plus Vertretung für Urlaub/KrankheitErreichbarkeit in den Kernarbeitszeiten: Mo–Do 10–15 Uhr, Fr 10–13 UhrAntwort auf offene Anfragen innerhalb von 48 Stunden (werktags)Mehrsprachigkeit in Deutsch und Englisch mindestens Niveau B2Kein Führerschein erforderlich
Referenzprojekte
5 ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

5 vergleichbare Referenzveranstaltungen im staatlichen Hochschulkontext

Pro Referenz anzugeben: Art der Leistung, Auftragssumme, Zeitraum der Auftragsausführung, Ansprechpartner

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 67%4–10 · 29%11+ · 4%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 14 erledigt
Formblätter & Preisblatt
Nachweise & Eignung
Konzept & Referenzen
Optionale Erklärungen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
HafenCity Universität Hamburg
Ort
20457 Hamburg, Hamburg
Kategorie
Hamburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
20457 Hamburg
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