Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Erbringung der landeszentralen Druck- und Postlogistik der Polizei des Landes Nordrhein-Westfalen
Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen | Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer Westfalen c/o Bezirksregierung Münster | Vergabemarktplatz NRW | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Duisburg, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW (LZPD NRW) schreibt die landeszentrale Druck- und Postlogistik für die Polizei Nordrhein-Westfalen im offenen Verfahren aus. Der Auftragnehmer soll jährlich rund 2.000.000 Sendungen (maximal 4.000.000) aus dem OWiPol NRW-Verfahren drucken, kuvertieren und als Standardbrief im Inland, EU-Ausland und übrigen Ausland zustellen. Die Leistung umfasst die elektronische Datenübernahme, eine Closed-Shop-Verarbeitung, ein Backup-Konzept mit zwei unabhängigen Produktionsstandorten (mind. 250 km Luftlinie voneinander entfernt) sowie eine zertifizierbare Testsendung (50 Stück) vor Zuschlag.
Interessenten müssen ihr Angebot bis zum 04.09.2026 um 12:00 Uhr (MESZ) elektronisch über www.evergabe.nrw.de einreichen. Die Bindefrist endet am 18.12.2026. Die Rahmenvereinbarung läuft mindestens 2 Jahre, maximal 4 Jahre (mit zweimaliger Verlängerung um je 1 Jahr) und endet spätestens bei Erreichen von 16.000.000 Sendungen. Geschätzter Gesamtbedarf: ca. 12.800.000 Sendungen. Zuschlagskriterium ist allein der niedrigste Wertungspreis netto. Vor Zuschlag ist ein verifizierender Test (50 Testsendungen) erfolgreich zu absolvieren.
Bieter müssen mindestens ein abgeschlossenes Referenzprojekt für Druck- und Postlogistik bei einer Behörde in NRW aus den vergangenen zwei Jahren nachweisen. Bietergemeinschaften sind zugelassen, Nebenangebote nicht.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Veröffentlichung4. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist27. Aug. 2026
Angebotsfrist4. Sep. 2026
Bindefrist4. Sep. – 18. Dez. 2026
Ausführungsbeginnca. 1. Okt. 2026
Zahlungsfristca. 1. Okt. 2026 – 18. Dez. 2030bis 2030
Datenlöschungca. 1. Okt. 2026 – 18. Dez. 2030bis 2030
Nachbesserungsfristca. 1. Okt. 2026 – 18. Dez. 2030bis 2030
Zuschlagca. 18. Dez. 2026
Sicherheitsleistung (Bürgschaft)ca. 18. Dez. 2026 – 1. Jan. 2027
Rahmenvertrag Laufzeitca. 18. Dez. 2026 – 18. Dez. 2028
Rahmenvertrag max. Laufzeitca. 18. Dez. 2026 – 18. Dez. 2030bis 2030
Verlängerung 1ca. 18. Dez. 2028 – 18. Dez. 2029
Verlängerung 2ca. 18. Dez. 2029 – 18. Dez. 2030bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis4 Kriterien
- Wertungspreis (netto)100%
Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand des alleinigen Zuschlagskriteriums Preis ermittelt. Der Zuschlag wird auf das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis (netto) erteilt. Bei Gleichheit entscheidet das Los.
(Summe der Einzelpreise netto gemäß Kapitel C – Preisblatt, Ziffern 1.1.1 bis 1.1.15) + (Summe der Einzelpreise netto gemäß Kapitel C – Preisblatt, Ziffern 1.2.1.1 und 1.2.1.2) + (Summe der Einzelpreise netto gemäß Kapitel C – Preisblatt, Ziffern 1.2.2.1, 1.2.2.2 und 1.2.2.3) + (Einzelpreis netto gemäß Kapitel C – Preisblatt, Ziffer 1.2.3.1) = Wertungspreis
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien sind vollständig dokumentiert: Alleiniges Zuschlagskriterium ist der niedrigste Wertungspreis (netto) mit klar definierter Berechnungsformel.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAuftragsgegenstand und Volumen
Gegenstand ist die landeszentrale Erledigung der Druck- und Postlogistik zu geeigneten Standard-Schreiben der Polizei NRW (DruPoPol NRW). Erfasst werden Vorgangsarten aus dem OWiPol NRW-Verfahren (z.B. Verwarngelder, Ordnungswidrigkeiten).
Jährliches Aufkommen: prognostiziert ca. 2.000.000 Sendungen/JahrMaximal möglich: 4.000.000 Sendungen/JahrHöchstmenge über gesamte Vertragslaufzeit: 16.000.000 Sendungen (bei Erreichen endet die Rahmenvereinbarung automatisch)Geschätzter Gesamtbedarf: ca. 12.800.000 Sendungen über die VertragslaufzeitKeine Mindestabnahmemengen vereinbartPro Sendung: 1–5 Seiten DIN A4Rahmenvereinbarung mit genau einem Wirtschaftsteilnehmer
Leistungsprozess – Datenübernahme bis Zustellung
Datenübernahme:
Elektronische Bereitstellung der Daten durch den Auftraggeber auf einem Transferserver in der Polizei-Internet-DMZAbholung arbeitstäglich Mo–Fr zwischen 20:00 und 24:00 Uhr durch den AuftragnehmerDatenformate: ZIP/PCL
Verarbeitung und Produktion:
Ausschließlich Closed-Shop-Betrieb (gesicherter Produktionsbereich außerhalb der Infrastruktur des Auftraggebers)Druck, Falzen und Kuvertieren der SendungenPapier: Recyclingpapier 80 g/m² (RAL-UZ 14 / DIN EN 12281)Umschlag: DIN lang mit Sichtfenster, Recyclingpapier, 4-farbiges KundenmotivKeine werbenden Zusätze Dritter, keine vermischten Behördenposten
Zustellung:
Standardbrief national, im EU-Ausland und im übrigen AuslandEinlegen in eine für den Adressaten bestimmte aufnahmefähige Vorrichtung (z.B. Briefkasten, Postfach)Lieferfristen ab Datenübernahme (E+0):Inland: E+4 (3–4 Werktage)EU-Ausland: E+6Übriges Ausland: E+10
Datenschutz, Aufbewahrung und Sicherheit
Auftragsverarbeitung gemäß DSG NRW i.V.m. Art. 28 DS-GVO; Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Anlage D3) erforderlichEinhaltung DS-GVO, Datenschutzgesetz NRW (EU 2016/680), BSI-Standards und Grundschutzkataloge, Leitlinie Informationssicherheit Polizei NRWDatenlöschung nach Verarbeitung: max. 31 KalendertageProtokollaufbewahrung: 3 Jahre (revisionssicher für Datentransfer, Produktionsergebnis, Zustellung)Problem-/Störungsmeldung: bis zum nächsten Werktag 08:00 Uhr, sofern Fristen betroffen sindMitarbeiter mit sensiblen Tätigkeiten unterliegen Sicherheitsüberprüfungen
Backup- und Notfallkonzept
Der Auftragnehmer muss ein Business-Continuity-Konzept mit belastbarer Backup-Struktur vorlegen:
Mindestens 2 voneinander unabhängige Produktionsstandorte/DienstleisterMind. 250 km Luftlinie zwischen den StandortenWirtschaftlich, gesellschaftsrechtlich und organisatorisch unabhängig (keine Beteiligungen, Beherrschungsverträge, Konzernzugehörigkeit)Kapazitätsnachweis für NotfallbetriebAngabe der Recovery Time Objective (RTO) und Verfahren zur Backup-Aktivierung
Abrechnung und Mengenstaffel
Rechnungsstellung: monatlich, mit Rechnungscontrolling-Daten im CSV/XLS-FormatAufschlüsselung nach Vorgangsarten, Portogewichtsgrenzen (bis 20 g sowie 20 g–50 g) und Region (Inland, EU-Ausland, übriges Ausland)Abrechnungszeitraum intern: 14 TageZahlungsfrist: 15 Werktage nach Zugang prüfbarer RechnungPreise werden als Festpreise im Preisblatt (Kapitel C) eingetragen, gestaffelt nach kumulierter Sendungsmenge (Ziffern 1.1.1–1.1.15) sowie Verrechnungspreise Portogewicht In- und Ausland (Ziffern 1.2.x.x)
Verifizierender Test und Qualitätssicherung
Vor Zuschlagserteilung: verifizierender Test mit 50 Testsendungen über alle Vorgangsarten (Funktionalität und Integrität), kostenneutralNachbesserungsfrist bei Mängeln: je 1 Woche, max. 2 Versuche, danach Ausschluss
Ergänzende Vorgaben
Nicht zum Leistungsgegenstand gehören: Postverkehr innerhalb und zwischen Polizei- und anderen Landes- oder Kommunalbehörden sowie die Bearbeitung des PosteingangsVertragslaufzeit: mindestens 2 Jahre ab Zuschlag, maximal 4 Jahre (zweimalige Verlängerung um je 1 Jahr möglich), zusätzlich Ende bei Erreichen der Höchstmenge von 16.000.000 SendungenKeine Abnahmeverpflichtung des AuftraggebersGeleistet werden muss auch, was zur vollständigen landeszentralen Erledigung der Druck- und Postlogistik erforderlich ist, auch wenn nicht ausdrücklich beschrieben
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Verlässlichkeit (Ausschlussgründe)
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen (Formular 521 EU)Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU)Wettbewerbsregisterauszug wird vor Zuschlag gemäß § 150a GewO angefordertEintragungen nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) können nach § 19 Abs. 1 MiLoG zum Ausschluss führenKeine Änderungen oder Ergänzungen an den VergabeunterlagenUnterlagen und Angebotsmuster müssen eindeutig dem Angebot zuordenbar und widerspruchsfrei sein
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 1 abgeschlossenes Referenzprojekt für Druck- und Postlogistik bei einer Behörde in NRW, Durchführung innerhalb der vergangenen 2 Jahre (Nachweis über Vordruck Referenzdarstellung; Auftraggeber kann beim genannten Auftraggeber verifizieren)Business-Continuity-Konzept mit belastbarer Backup-Struktur (zwei unabhängige Produktionsstandorte, mind. 250 km Luftlinie, keine Beteiligungen/Konzernzugehörigkeit)Nachweis der Produktions- und Verarbeitungskapazität im NotfallRecovery Time Objective (RTO) und Verfahren zur Backup-AktivierungVerifizierender Test vor Zuschlag: 50 Testsendungen, kostenneutral, über alle VorgangsartenZuschlag nur auf das wirtschaftlichste Angebot (niedrigster Wertungspreis netto); Nebenangebote sind nicht zugelassen
Wirtschaftliche und finanzielle Eignung
Pflicht zur Vorlage einer Berufs-/Handelsregistereintragung, USt-IdNr. und GeschäftsangabenNachunternehmer müssen vergleichbare Eignung nachweisen; ihr Einsatz bedarf der schriftlichen Zustimmung des AuftraggebersPräqualifizierung über amtliche Datenbank möglich; sonst Europäische Eigenerklärung (EEE) erforderlich
Datenschutz, IT-Sicherheit und organisatorische Anforderungen
Verpflichtung zur Auftragsverarbeitung gemäß DSG NRW i.V.m. Art. 28 DS-GVO (Vertrag Anlage D3)Einhaltung DS-GVO, Datenschutzgesetz NRW (EU 2016/680), BSI-Grundschutz, Leitlinie Informationssicherheit Polizei NRWAusschließlicher Closed-Shop-Betrieb, keine werbenden Zusätze DritterDatenlöschung max. 31 Kalendertage nach Verarbeitung; Protokollaufbewahrung 3 JahreMitarbeiter in sicherheitsempfindlichen Tätigkeiten müssen sich einer Sicherheitsüberprüfung unterziehen
Haftpflicht, Sicherheit und vertragliche Eignungsbestandteile
Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung über 250.000 € pauschal je Schadensereignis für Personen- und SachschädenBürgschaft über 50.000 € durch ein in der EU zugelassenes Kreditinstitut oder Kreditversicherer, vorzulegen innerhalb von 14 Kalendertagen nach ZuschlagVerpflichtungserklärung TVgG NRW (Tariftreue/Mindestarbeitsbedingungen, inkl. Nachunternehmer)
Formale Anforderungen an das Angebot
Elektronische Angebotsabgabe über www.evergabe.nrw.de (in Textform oder mit fortgeschrittener/qualifizierter Signatur); keine PapierangeboteVerwendung der vom Auftraggeber bereitgestellten FormulareVollständigkeit aller im Formular 325 EU geforderten Unterlagen bis zum Ablauf der AngebotsfristAngebotsschreiben (324 EU), Referenzdarstellung, Preisblatt (Kapitel C) und Eigenerklärungen vollständig ausfüllenBietergemeinschaften: Formular 531 EU, gesamtschuldnerische Haftung, von allen Mitgliedern unterzeichnet; jedes Mitglied legt die geforderten Unterlagen vorUnteraufträge: Formular 533a EU; Eignungsleihe: Formular 534a/534b EUNachforderungsmöglichkeit des Auftraggebers (kein Anspruch des Bieters)
Referenzprojekte
1 ReferenzenZeitraum: Innerhalb der vergangenen 2 JahreVolumen: Genaues Auftragsvolumen ist im Vordruck anzugeben (kein Mindest-/Höchstwert vorgegeben)
Mindestens 1 abgeschlossenes Referenzprojekt für Druck- und Postlogistik bei einer Behörde in NRW
Nachweis über Vordruck Referenzdarstellung; Auftraggeber kann Eignung beim genannten öffentlichen Auftraggeber verifizieren; Ansprechpartner muss Auskünfte in deutscher Sprache erteilen können
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Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 40%4–10 · 38%11+ · 21%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Pflichtformulare und Eigenerklärungen
Eignungsnachweise
Bietergemeinschaften / Unteraufträge / Eignungsleihe
Preisblatt und Angebotsmuster
Technische und organisatorische Leistungsnachweise
Sicherheiten und vertragliche Nachweise
Bieterfragen / zusätzliche Informationen
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 04.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- 03.08.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen | Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer Westfalen c/o Bezirksregierung Münster | Vergabemarktplatz NRW | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
47059 Duisburg
Ort
47059 Duisburg
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.polizei.nrw.de/lzpd ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
47059 Duisburg
Nordrhein-Westfalen
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