Ausschreibungen Niedersachsen
Aktenauslagerung für die Region Hannover
Region Hannover30171 Hannover, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Region Hannover schreibt die einmalige Auslagerung von ca. 3.950 laufenden Metern Akten (rund 8.750 Kartons) aus. Die Akten werden am Standort Höltystr. 17/18 in Hannover (Kellergeschoss und Dachgeschoss) abgeholt, fachgerecht eingelagert und für die Vertragslaufzeit (bis 31.03.2028) verwahrt. Während der Laufzeit können einzelne Akten auf Anforderung der zuständigen Teams zurückgerufen oder – nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist – auf schriftliche Anordnung vernichtet werden. Nach Vertragsende ist die Rücklieferung der Kartons vorgesehen.
Der Auftrag umfasst zudem eine onlinebasierte Plattform für die Verwaltung der Aktenbestände (Darstellung der Aufbewahrungsfristen, Anordnung von Vernichtungen). Die Erfassung der Metadaten und die Anbringung der Barcodes erfolgt durch den Auftraggeber. Ein Nachfolge-Rahmenvertrag ist in Vorbereitung.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026 NOV FEB MAI AUG NOV FEB
Bieterfragen-Fristca. 22. Aug. 2026
Veröffentlichung26. Aug. 2026
Angebotsfrist27. Aug. 2026
Bindefrist27. Aug. – 23. Sep. 2026
Vertragsbeginn6. Okt. 2026
Vertragslaufzeit6. Okt. 2026 – 31. März 2028
Selbstabholung Notfallca. 6. Okt. 2026 – 31. März 2028
Vertragsende31. März 2028
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung – Abholung, Einlagerung und Rücklieferung
Abholung der Akten vom Standort Höltystr. 17/18, 30171 Hannover, aus Kellergeschoss (KG) und Dachgeschoss (DG); mehrere Teilabholungen in Abstimmung mit dem AG wegen begrenzter Lagerkapazitäten vor Ort.Zugang KG: schwellenfreie Übergänge über vorgelagerte Räume.Zugang DG: Aufzug bis 3. OG, danach ca. 20 Stufen.Fahrzeuge: max. 12-t-LKW; Parkplatz wird teilweise blockiert; keine Laderampe, kein Sattelzug; Durchfahrtshöhe max. 4 m; Aufzug max. 630 kg Traglast.Verpackung der Akten in Kartons (vom AG käuflich erworben).Einlagerung im Lager des AN für 2 Jahre ab Vertragsbeginn.Rücklieferung der Kartons bei Vertragsende (Lieferort zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht festgelegt; Kostenpositionen 4 oder 8c).Erreichbarkeit des Lagers: Der AG muss für eine Notfall-Selbstabholung innerhalb von 2–4 Stunden (Hin- und Rückweg) das Lager erreichen können.
Aktenverwaltung & Plattform
Bereitstellung einer onlinebasierten Plattform zur Verwaltung der Aktenbestände.Funktionen u. a.: Darstellung der Aufbewahrungsfristen, Möglichkeit zur Anordnung von Vernichtungen, Anforderung von Akten durch die berechtigten Teams.Erfassung der Metadaten durch den AG – kartonagenweise nach dem „von-bis-Prinzip", bei Bedarf Einzelaktenerfassung.Barcodes werden durch den AG angebracht; Kartons vom AG käuflich erworben (Preisblatt-Positionen 6+7).Pro Karton erfasst: Barcodennummer, Kartonformat, Fachbereich, Team, Aktennamen, Inhalt, Datum von/bis, laufende Nr. von/bis, Standort, Vernichtungsdatum.
Struktur der Aktenbestände
2 fachlich getrennte Fachbereiche, unterteilt in insgesamt 8 Teams.Aktenbestände werden teamweise angelegt.Jedes Team darf ausschließlich seine eigenen Akten anfordern.Aktenabrufung / Vernichtung erfolgt schriftlich durch berechtigte Personen des AG.
Vernichtung von Akten
Vernichtung erfolgt ausschließlich auf schriftliche Anordnung des AG, nach interner Vorabprüfung.Der AN muss den AG benachrichtigen, wenn die Aufbewahrungsfrist erreicht ist.Vernichtung muss vertraulich erfolgen; zeitgleiche Vernichtung mit anderen Auftraggebern ist zulässig.
Datenschutz & Vertraulichkeit
Vertrauliche Behandlung der Daten, Einhaltung der DSGVO und des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes.Einsatz ausschließlich geschulten Personals.Bei den Akten handelt es sich um Verschlusssachen VS-NfD (Verschlusssachen – Nur für den Dienstgebrauch).
Allgemeine Leistungsmodalitäten
Scan-on-Demand: nicht vorgesehen.Nachunternehmer: grundsätzlich ausgeschlossen; nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des AG zulässig.Rechnungsstellung: an Region Hannover, Team 18.08 Flächenmanagement, Hildesheimer Str. 20, 30169 Hannover.Abrechnung: monatlich für den Vormonat.Zahlungsziel: 14 Tage mit Skontoabzug bzw. 30 Tage ohne Skontoabzug nach Rechnungseingang.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Umsatzangaben der letzten 3 Geschäftsjahre mit vergleichbaren Leistungen.Haftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:Personenschäden: 1.000.000 € pro EinzelpersonSach- und Gebäudeschäden: 1.000.000 €Vermögensschäden: 200.000 € pro Einzelfall
Fachliche Eignung / Referenzen
Nachweis vergleichbarer Leistungen in den letzten 3 Jahren.3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum (bei enger Wahl vorzulegen).Verfügbarkeit der für die Leistung erforderlichen Beschäftigten.Benennung der für die Leitung vorgesehenen Personen.
Ausschlussgründe und gesetzliche Anforderungen
Keine Ausschlussgründe gemäß § 123 / § 124 GWB (kein Insolvenzverfahren, keine schweren Verfehlungen, keine Verurteilungen etc.).Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.Eintragung im Berufsregister (soweit Pflicht).Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.
Tariftreue & Mindestlohn
Verpflichtung zur Zahlung mindestens des gesetzlichen Mindestlohns nach MiLoG.Einhaltung der Regelungen des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) und des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG).Zahlung gemäß allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen (§ 5 TVG).Weitergabepflicht an Nachunternehmen und Verleihunternehmen.
Sicherheitsanforderungen (Geheimschutz)
Unternehmen muss sich in Geheimschutzbetreuung bei einer Behörde befinden (mit Aktenzeichen/Referenznummer).Sicherheitsbescheid zur Aufbewahrung von Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad VS-NfD (und ggf. höher).Ausreichende Anzahl an Beschäftigten mit Sicherheitsüberprüfung.Ggf. Beschäftigte für Sabotageschutz.Verpflichtungserklärung nach dem Verpflichtungsgesetz für alle eingesetzten Personen.
Organisatorische Anforderungen
Gewerberechtliche Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung.Vorlage eines integrierten Datenschutz- und Datensicherheitskonzepts (Anlagen 01 und 04 – Schutzstufenkonzept).Einsatz von Nachunternehmern nur mit ausdrücklicher Zustimmung des AG.Ab Auftragssumme ≥ 30.000 €: Auszug aus dem Gewerbezentralregister (wird vom AG angefordert).
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre
Vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Art der Leistung, Ansprechpartner, Auftragssumme, Ausführungszeitraum)
nur bei enger Wahl vorzulegen; Nachweis über vergleichbare Leistungen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 81%4–10 · 19%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 22 erledigt
Angebotsformulare
Eignung & Nachweise
Tariftreue & Verpflichtungen
Bietergemeinschaft & Kapazitäten anderer Unternehmen
Konzept & Plattform
Vertragsrelevante Anlagen (beim Bieter zu beachten / Vertragsbestandteil)
Verlauf dieser Vergabe
6 Bekanntmachungen- 09.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Beschreibung geändert
- 26.08.2026Ausschreibung
- 25.08.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 25.08.2026 → 27.08.2026
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Auftraggeber
Region Hannover
Ort
30171 Hannover, Niedersachsen
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
30171 Hannover
Niedersachsen
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