Aktenauslagerung für die Region Hannover

Region Hannover30171 Hannover, NiedersachsenVeröffentlicht: 06. August 2026

Angebotsfrist: 25. August 2026noch 11 Tage

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Kurzbeschreibung

Die Region Hannover sucht einen Dienstleister für die Auslagerung, Verpackung, Abholung und Einlagerung von ca. 3.950 laufenden Metern Akten (ca. 8.750 Kartons, Standaktenordner und Hängeregister) für den Zeitraum bis Ende März 2028.

Was ist zu tun?

Akten vor Ort verpacken (Kartons + Barcodes, Größen vorgegeben)Kartons abholen (Höltystr. 17/18, ggf. Wilhelmstr. 1, 30171 Hannover; LKW bis max. 12 t)Akten datenschutzkonform einlagern (DIN ISO 11799)Akten auf Abruf bereitstellen (Regelfall 48 h, Bedarfsfall 24 h)Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist DSGVO-konform vernichten (DIN 66399, Schutzklasse 2/3, P-4/O-4/T-4/E-4)Alles über eine webbasierte Plattform mit Berechtigungsmanagement abwickeln

Was muss mit dem Angebot eingereicht werden?

Angebotsschreiben (633), Leistungsverzeichnis/Preisblatt (Excel)Eigenerklärung zur Eignung (124 LD)Ggf. Bietergemeinschafts-Erklärung (234) und Verzeichnis Unterauftragnehmer (235)Erklärung § 4 NTVergG, AuftragsverarbeitungsvertragPräsentation der Online-Plattform, Datenschutz-/Informationssicherheitskonzept

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 11 Tage bis zur Angebotsfrist — 25. August 2026

HEUTE

Termin / FristAUG2026 NOV FEB MAI AUG NOV FEB

Veröffentlichung6. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist20. Aug. 2026

Angebotsfrist25. Aug. 2026

Bindefrist25. Aug. – 23. Sep. 2026

Vertragsbeginn6. Okt. 2026

Vertragslaufzeit6. Okt. 2026 – 31. März 2028

Leistungserbringung beginntca. 20. Okt. 2026

Vertragsende31. März 2028

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen.

KI-Hinweis: Vollständig: Vergabeart und Gewichtung (100% Preis) sind eindeutig im Leistungsverzeichnis und in der Aufforderung zur Angebotsabgabe dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Abholung und Transport

Abholorte:

Höltystr. 17/18, 30171 Hannover (Kellergeschoss und Dachgeschoss)Zugang über vorgelagerte Räume; Aufzug bis 3. OG, dann ca. 20 Stufen ins DGBarrierefreier Zugang zum Gebäude und Aufzug vorhandenMax. 12-t-LKW am Parkplatz Höltystr. 17/18 einsetzbar

Vorgehen:

Kartonweise Abholung in Abstimmung mit der AuftraggeberinGröße und Anzahl der Teilabholungen wegen begrenzter Lagerkapazitäten vor Ort gemeinsam festlegen

Verpackung, Kartons und Barcodes

Kartongrößen: groß 320×580×380 mm, klein 320×300×380 mm (Innenmaß)Kartons und Barcodes werden durch den Auftraggeber käuflich erworben (Preisblatt Pos. 6+7)Kartonweise Erfassung mit Barcode durch den AuftraggeberBei abweichenden Kartongrößen: Produktdatenblätter als Anlage beifügen

Lieferadressen (auch für Rücklieferung):

Höltystr. 17/18, 30171 HannoverWilhelmstr. 1, 30171 HannoverGgf. weitere/adressierte Standorte der Auftraggeberin

Lagerung

Lagerzeitraum: voraussichtlich 01.08.2026 – 31.03.2028 (ca. 20 Monate)Leistungsbeginn der Auslagerung: ca. 2 Wochen ab VertragsbeginnLagerstätte muss DIN ISO 11799 (Archivierung von Papierakten) erfüllenGeschätzte Mengen: ca. 3.950 laufende Meter Akten, ca. 8.750 Kartons (davon ca. 8.000 kleine Kartons für Hängeregister, ca. 750 große Kartons für Standaktenordner)Akteneinsicht vor Ort jederzeit kurzfristig möglichLieferung in Ausnahme-/Krisenfällen auch an Wochenenden möglich

Abruf und Bereitstellung

Abruf eingelagerter Akten über internetfähige EndgeräteRegelfall: Bereitstellung innerhalb von 48 Stunden nach BestellungBedarfsfall: Bereitstellung innerhalb von 24 Stunden nach BestellungBerechtigungsmanagement: jedes Team darf nur eigene Akten anfordernZwei fachlich getrennte Fachbereiche, mehrere Teams, teamweise Anlage der Aktenbestände

Vernichtung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und auf Anweisung der AuftraggeberinFrist: Vernichtung innerhalb von 24 Stunden nach AufforderungStandards: DIN 66399, Schutzklasse 2/3, Sicherheitsstufen P-4, O-4, T-4, E-4Rückinformationssichere Vernichtung gemäß DSGVOBei gleichzeitiger Vernichtung mehrerer Auftraggeber: Vertraulichkeit muss gewährleistet bleibenVernichtungsmaterial soll technisch möglichst der Rohstoffrückgewinnung zugeführt werdenVernichtungskosten im Preisblatt in €/kg angeben (Menge unbekannt)

Webbasierte Erfassungs- und Bestellplattform

Mindestens 10 Erfassungsfelder pro Akte/Karton (z. B. Team, Aktenname, Kostenstelle, Vernichtungsdatum)Flexible Bestellung der eingelagerten Akten über internetfähige EndgeräteBerechtigungsmanagement (Teams dürfen nur eigene Akten anfordern)Systemseitige, datenschutzkonforme Protokollierung von BeschäftigtendatenErfassung der Metadaten durch den Auftraggeber; Zusammenstellung in Excel, Bereitstellung an den Auftragnehmer zur Überführung ins SystemEinschulung der Mitarbeitenden der Auftraggeberin in die Plattform-Nutzung durch den Auftragnehmer

Rücklieferung bei Vertragsende

Rücklieferung der Aktenbestände an gewünschte Standorte bei VertragsendeLieferort bei Vertragsende aktuell nicht abschließend bestimmbarKostenpositionen: Pos. 4 (Sonstige Kosten) oder Pos. 8c (Abholung LKW) als Alternative

Datenschutz und Informationssicherheit

Datenschutzkonforme, rückinformationssichere Verarbeitung gemäß DSGVOAbschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO)Orientierung am Schutzstufenkonzept der LfD Niedersachsen (Schutzstufen A–C; D und E ausgeschlossen)Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gem. Art. 38/39 DSGVOVerpflichtungserklärung der eingesetzten Personen nach dem VerpflichtungsgesetzVerarbeitung ausschließlich in EU/EWR

Anzahl Mengen im Preisblatt (Übersicht)

| Position | Inhalt | Geschätzte Menge |

|---|---|---|

| 1a | Lagerkosten kleine Kartons pro Monat | 8.000 Stück |

| 1b | Lagerkosten große Kartons pro Monat | 750 Stück |

| 2a | Abrufe (48 Std.) | 420 |

| 2b | Abrufe (24 Std.) | 420 |

| 5 | Vernichtungskosten fristverjähriger Akten | €/kg, Menge unbekannt |

| 6 | Kaufpreis Barcode pro Karton | 8.750 |

| 7a | Kaufpreis Karton klein | 8.000 |

| 7b | Kaufpreis Karton groß | 750 |

| 8a–c | Transport (Transporter/LKW) | nach Kartons/Stunden |

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Eignung (Fachkunde und Leistungsfähigkeit)

Vergleichbare Leistungen (Aktenauslagerung/Lagerhaltung/Dienstleistungen) in den letzten 3 Jahren ausgeführtVorlage von 3 Referenzen mit Ansprechpartner, Leistungsart, Auftragssumme und Ausführungszeitraum (auf gesondertes Verlangen)Erforderliche Beschäftigte stehen für die Leistungserbringung zur VerfügungBenennung der für die Leitung vorgesehenen Personen

Zuverlässigkeit und rechtliche Anforderungen

Kein Insolvenzverfahren anhängig oder eröffnetKeine Ausschlussgründe gem. § 123 oder § 124 GWBOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern und SozialversicherungsbeiträgenErfüllung der gewerberechtlichen VoraussetzungenEintragung im Berufsregister (soweit Pflicht)Keine relevanten Eintragungen im Gewerbezentralregister (kein Verstoß mit Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze oder Geldbuße > 2.500 € in den letzten 2 Jahren)

Sicherheits- und Geheimschutzeignung

Geheimschutzbetreuung bei einer Behörde oder gültiger SicherheitsbescheidBefugnis für Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH, GEHEIM oder STRENG GEHEIM (soweit Verschlusssachen gehandhabt werden)Ausreichende Anzahl von Beschäftigten mit SicherheitsüberprüfungGgf. Personal mit Befugnis für vorbeugenden personellen SabotageschutzVerpflichtung zur rechtzeitigen Beantragung erforderlicher Sicherheitsbescheide und Überprüfungen

Datenschutz und Informationssicherheit

Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gem. Art. 38/39 DSGVOVorlage eines prüffähigen Datenschutz- und Informationssicherheitskonzepts inkl. technisch-organisatorischer MaßnahmenAnwendung der BSI-Methodik 200-3 zur RisikobewertungSchutzbedarf: Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität jeweils mittelEinhaltung der Schutzstufen A, B und C (D und E ausgeschlossen)Lagerstätte nach DIN ISO 11799 (Archivierung von Papierakten)Vernichtung nach DIN 66399 (Schutzklasse 2/3, P-4/O-4/T-4/E-4)Jährliche Evaluierung der TOMs; Nachweise durch Testate oder Zertifizierung (z. B. BSI-Grundschutz)

Finanzielle und versicherungsrechtliche Anforderungen

Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen:Personenschäden (pro Einzelperson): 1.000.000 €Sach- und Gebäudeschäden: 1.000.000 €Vermögensschäden (pro Einzelfall): 200.000 €Deckung aller Schäden im Zusammenhang mit Übernahme, Transport, Lagerung oder Vernichtung der Datenträger

Nachweisformen

Mit dem Angebot: Eigenerklärung zur Eignung (124 LD) oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)Alternativ: Eintrag in amtliches Verzeichnis (z. B. PQ-Verzeichnis der IHK) oder europäisches ZertifikatBei engerer Auswahl: Bestätigung der Eigenerklärungen durch Bescheinigungen zuständiger Stellen, fremdsprachige Bescheinigungen mit deutscher Übersetzung

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre

3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren mit vergleichbaren Leistungen (Aktenauslagerung/Lagerhaltung/Dienstleistungen)

jeweils mit Ansprechpartner, Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum; auf gesondertes Verlangen vorzulegen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.