Alte Hansestadt Lemgo - VgV-Ausschreibung Projektsteuerungsleistungen - ISEK-Maßnahmen (Aufwertung Lippegarten, Aufwertung Johannistorwall, Umgestaltung Neue Torstraße)

Projektstufe 1 umfasst die Projektübernahme sowie die übergeordnete Steuerung der drei Maßnahmen bis zur Förder- bzw. Antragsreife. Die vorhandenen Unterlagen, Aufgaben, Termine und Schwierigkeiten werden gesichtet und strukturiert. Der Auftragnehmer überwacht Förder-, Vergabe-, Haushalts- und Entscheidungsfristen sowie externe Schnittstellen und koordiniert die Planungsbüros.

Ein browserbasiertes, gemeinsam nutzbares digitales Steuerungstool ist aufzubauen, innerhalb der ersten drei Wochen arbeitsfähig bereitzustellen und laufend zu pflegen. Es muss Maßnahmen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine, Status, Risiken, Abhängigkeiten, Probleme, Lösungen, Ergebnisse, Entscheidungsbedarf und wesentliche Dokumente abbilden. Es sind Filter, revisionssichere Fortschreibung, kollaborative Bearbeitung, bedarfsgerechte Leserechte und Schutz vor unbefugten Änderungen vorzusehen. Eine Managementsicht sowie die vollständige Übergabe der Projektdaten in einem weiterverwendbaren Format sind vorzusehen.

Terminpläne sind auf übergeordnete Plausibilität zu prüfen und fortzuschreiben. Eine rollierende Vorschau von acht bis zwölf Wochen sowie Statusabfragen und Erinnerungen mindestens alle drei Wochen sind durchzuführen. Kostenansätze der Planungsbüros werden plausibilisiert und nachverfolgt. Förder- und Haushaltsfristen, jahresscharfe Mittelbedarfe, Förderunterlagen, Förderanträge, Beschlüsse, Zuarbeiten und Nachforderungen werden organisiert und nachgehalten. Abweichungen, Risiken und Probleme werden mit Ursachen, Auswirkungen, Lösungsmaßnahmen und Ergebnissen dokumentiert.

Eine kompakte Vergabeübersicht für zusätzlich erforderliche Vergaben und Bauleistungen ist zu führen. Vergaben werden in Abstimmung mit Vergabestelle und interner Bauleitung vorbereitet und koordiniert, ohne die förmliche vergaberechtliche Verfahrensführung zu übernehmen. Schnittstellenmanagement, Steuerkreistermine, Jour-fixe-Termine sowie die Abstimmung mit Planungsbüros, Behörden, Trägern öffentlicher Belange, Sonderfachleuten und weiteren Beteiligten gehören zum Leistungsumfang.

Besprechungen, Entscheidungen, Wiedervorlagen, Frühwarnungen und Eskalationen werden organisiert und nachgehalten. Entscheidungen sind mit Alternativen, Handlungsvorschlag und Terminplanung vorzubereiten. Das Berichts- und Besprechungswesen wird geführt, eine monatliche Managementübersicht erstellt und die zuständigen Ausschüsse sowie politischen Gremien werden informiert und mit Unterlagen unterstützt.

Nach separaten Auftragsschreiben können weitere Projektstufen stufenweise abgerufen werden: Projektstufe 2 für die weitere Planungsvorbereitung, Projektstufe 3 für die weitere Vergabevorbereitung, Projektstufe 4 für die übergeordnete Steuerung während der Bauausführung und Projektstufe 5 für die übergeordnete Steuerung während des Projektabschlusses.

Der Projektsteuerer übernimmt weder die Projektleitung des Auftraggebers noch die fachliche Leitung der Einzelmaßnahmen. Eigene Objekt- oder Fachplanung, Objektüberwachung, fachlich-technische Prüfung, Detailterminplanung der Planer, eigene Kostenschätzungen, haushaltsrechtliche Entscheidungen, Rechtsberatung, förmliche Vergabestellentätigkeit und die Projektsteuerung der Bauausführung sind nicht Gegenstand der verbindlichen Grundleistung.

Die gewerberechtlichen Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Ein aktueller Handelsregister- oder Berufsregisterauszug ist vorzulegen. Organisation und Verantwortlichkeiten sind konkret darzulegen. Erklärungen zu Ausschlussgründen, zum 5. EU-Sanktionspaket und nach § 19 Abs. 3 MiLoG sind rechtsverbindlich abzugeben. Bei Bietergemeinschaften sind alle erforderlichen Unterlagen je Mitglied, bei Nachunternehmern die Unterlagen nach Anlage A sowie eine rechtsverbindliche Verpflichtungserklärung vorzulegen.

Die Gesamtumsätze der abgeschlossenen Geschäftsjahre 2023, 2024 und 2025 sowie deren Durchschnitt sind anzugeben. Der durchschnittliche Gesamtumsatz muss mindestens 300.000 EUR netto pro Jahr betragen; ein niedrigerer Wert kann zum Ausschluss führen. Eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit 2,0 Mio. EUR Deckungssumme je Schadenfall für Personen-, Sach- und Vermögensschäden und zweifach maximierter Bereitstellung pro Versicherungsjahr ist nachzuweisen. Alternativ kann eine Bereitschaftserklärung des Versicherers vorgelegt werden.

Gesamtprojektleitung und stellvertretende Gesamtprojektleitung sind zwingend einzusetzen. Beide müssen einen einschlägigen Studienabschluss in Architektur, Bauingenieurwesen, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Fach besitzen und mehr als 10 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Projektsteuerung nachweisen. Erforderlich sind Kenntnisse in der Steuerung, Überwachung und Koordination von Bauleistungen sowie Erfahrung mit AHO oder einer vergleichbaren Methodik bei Bauvorhaben von mehr als 1,0 Mio. EUR netto in den Kostengruppen 300, 400 und 500. Ebenso sind Erfahrungen in Fördermittelprojekten, öffentlichen Ausschreibungen sowie kommunalen Bau- und Infrastrukturvorhaben mit Entscheidungs-, Verwaltungs-, Haushalts- und Förderabläufen nachzuweisen.

Die vorgesehenen weiteren Projektmitarbeiter sind zwingend einzusetzen. Sie müssen einen einschlägigen Studienabschluss in Landschaftsarchitektur, Bauingenieurwesen, Projektmanagement Bau oder einem vergleichbaren Fach besitzen und mehr als 10 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Projektsteuerung von Freianlagen nachweisen. Erforderlich sind Kenntnisse in der Steuerung, Überwachung und Koordination von Planungsleistungen für Freianlagen sowie Erfahrung mit AHO oder einer vergleichbaren Methodik bei Bauvorhaben von mehr als 1,0 Mio. EUR netto in den Kostengruppen 300 bis 500. Nachzuweisen ist außerdem Erfahrung mit anspruchsvollen Freianlagen, etwa Parkanlagen und Spielplätzen, sowie mit Fördermittelprojekten und öffentlichen Ausschreibungen. Die Anforderungen können über mehrere geeignete Mitarbeiter abgedeckt werden.

Mindestens zwei vergleichbare, abgeschlossene Projekte für Projektsteuerungs- oder Projektkoordinationsleistungen an Baumaßnahmen mit jeweils mehr als 4,0 Mio. EUR netto Baukosten in KG 300 bis 500 sind nachzuweisen. Mindestens zwei entsprechende Projekte für öffentliche beziehungsweise kommunale Auftraggeber sind erforderlich. Die wesentlichen Leistungen müssen im Zeitraum vom 01.10.2021 bis zur Vorlage des Teilnahmeantrags erbracht und erfolgreich abgeschlossen und abgenommen worden sein. Das Bewerbungsformblatt enthält zusätzliche Merkmale für die Punktebewertung, unter anderem parallele Projektsteuerung, öffentlichen Raum, Förderprojekte, Fachplanerkoordination und Termin- und Meilensteinsteuerung.

Die im Teilnahmewettbewerb benannten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für die Leistungserbringung verbindlich zu bestätigen. Ein Austausch der vorgesehenen Projektleitungs- und Projektmitarbeiter ist nur mit Zustimmung der Auftraggeberin zulässig. Bei Nachunternehmern ist ein konkreter Projektverantwortlicher mit entsprechender Qualifikation zu benennen und die Verfügbarkeit der erforderlichen finanziellen, personellen und sachlichen Mittel sowie Kapazitäten nachzuweisen.