Arbeitsschutzsoftware

Der Auftragnehmer analysiert die Anforderungen und erstellt eine Sollkonzeption. Dazu gehören ein Sollkonzept beziehungsweise Pflichtenheft, ein Schnittstellenkonzept, ein Berechtigungskonzept, ein Migrationskonzept, ein Qualifizierungskonzept, ein Cut-Over-Plan, ein Löschkonzept und ein Betriebshandbuch. Anschließend stellt er die SaaS-Anwendung bereit und konfiguriert sie.

Bestehende Daten werden in Test- und Produktivmigrationen überführt. Für die Migration sind Datenumfang, Mapping- und Transformationsregeln, Qualitätskriterien, Testmigration, Cut-Over und eine revisionssichere Dokumentation zu bearbeiten. Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen umfassen unter anderem 12 Online-Schulungen von jeweils 60 Minuten sowie 12 Online-Sprechstunden von jeweils 60 Minuten im Projektabschluss beziehungsweise Hypercare.

Die Lösung wird mit einer einsatzbereiten Anwendung und geschulten Nutzern produktiv gesetzt. Der laufende Betrieb umfasst SaaS-Bereitstellung, Zugänge, Updates, Weiterentwicklung, Change Requests, Monitoring, Datensicherung sowie Second- und Third-Level-Support. Für die Kernfunktionalitäten ist eine Verfügbarkeit von mindestens 99 % pro Kalendermonat vorgesehen. Support wird über Telefon-Hotline und Ticketsystem während der Servicezeiten Montag bis Freitag von 7:00 bis 17:00 Uhr angeboten.

Die Anwendung unterstützt Gefahrstoffmanagement mit Gefahrstoffkataster, Expositionsverzeichnis, Substitutionsprüfung, Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen. Ereignis- und Vorfallmanagement umfasst unter anderem Unfallanzeigen, elektronisches Verbandsbuch, anonyme Meldungen, Ursachenanalyse, Maßnahmenableitung, Eskalation und Statistiken. Begehungen werden geplant, durchgeführt und mit Checklisten, Feststellungen, Fotodokumentation und Maßnahmenverfolgung abgebildet.

Zusätzlich sind E-Learning, Qualifikationsmanagement und ein Rechtskataster vorgesehen. Die Anwendung soll Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, App-Funktionen, Reporting und Statistiken unterstützen. Exporte sind unter anderem in PDF, CSV, DOCX und XLSX vorgesehen. Schnittstellen, Berechtigungen, tägliche Backups, Wiederherstellung, Penetrationstests und Informationssicherheit sind Bestandteil des Betriebs- und Lösungsumfangs.

Das Preisblatt sieht Unternehmenslizenzen für Grundfunktionalitäten und Zusatzfunktionalitäten mit mindestens 2.600 named Usern vor. Optional können jeweils 100 zusätzliche named User für Grund- und Zusatzfunktionalitäten monatlich abgerufen werden. Die kalkulatorischen User-Mengen steigen von 2.600 im Jahr 2027 bis 3.400 im Jahr 2035; sie begründen keinen Anspruch auf Abrufe.

Der Bewerber muss wirtschaftlich und finanziell leistungsfähig sein. Gefordert sind ein Gesamtumsatz von mindestens 2 Mio. Euro pro Jahr und mindestens 1 Mio. Euro Umsatz im Tätigkeitsbereich im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr. Als Nachweise sind eine Bankerklärung, Jahresabschlüsse oder Geschäftsberichte für 2023, 2024 und 2025 sowie Angaben zu Gesamtumsatz, spezifischem Umsatz und Jahresüberschuss vorzulegen.

Der Bewerber muss die gesetzlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistungen erfüllen. Formblatt 2 enthält die Bewerberangaben und eine Unternehmensdarstellung; Formblatt 5 verlangt den Nachweis einer Eintragung im Handels- oder Berufsregister, höchstens 6 Monate alt, oder die vorgesehene alternative Erklärung.

Es ist mindestens 1 festangestellte Fachkraft für Arbeitssicherheit gemäß § 7 ASiG dauerhaft verfügbar. Es können maximal 2 Fachkräfte vorgelegt werden. Lebenslauf und Qualifikationsnachweise, insbesondere Zeugnis oder Zertifikat, sind einzureichen.

Es sind mindestens 2 und höchstens 4 festangestellte Projektmanager dauerhaft verfügbar. Jeder Projektmanager muss mindestens 4 Jahre Erfahrung in der Leitung von SaaS-Implementierungsprojekten haben und mindestens ein Implementierungsprojekt erfolgreich geleitet haben, bei dem die angebotene SaaS-Lösung eingeführt wurde. Lebensläufe und Qualifikationsnachweise sind erforderlich.

Der Bewerber muss das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen erklären. Das Formblatt 8 behandelt Ausschlussgründe und Selbstreinigung. Der Auftragnehmer muss die im Verfahren nachgewiesene Eignung während der Beauftragung aufrechterhalten und aktuelle Nachweise auf Anforderung vorlegen.

Bewerbergemeinschaften sind zulässig. Jedes Mitglied muss die erforderlichen Formblätter einreichen; die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ist gesamtschuldnerisch zu betrachten. Eignungsleihe ist für wirtschaftliche, finanzielle und technische Leistungsfähigkeit zulässig. Bei wirtschaftlicher oder finanzieller Eignungsleihe besteht eine gemeinsame Haftung.

Der Auftragnehmer muss ein Informationssicherheitsmanagement mit ISO-27001-Zertifizierung oder gleichwertigem Nachweis betreiben. Gefordert sind unter anderem jährliche Risikoanalysen, Notfall- und Wiederanlaufplanung, Sicherheitsschulungen, regelmäßige Schwachstellenanalysen und Penetrationstests. Die Verarbeitung muss den Datenschutzanforderungen einschließlich der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung entsprechen.

Es sind mindestens 3 und höchstens 5 Referenzen einzureichen. Jede Referenz muss mindestens 24 Monate dauern, innerhalb der letzten 5 Jahre liegen, bei einem Unternehmen mit mehr als 1.500 Mitarbeitenden erbracht worden und nach Art, Umfang und Schwierigkeit vergleichbar sein. Mindestens 2 Referenzen müssen Implementierungen in den letzten 3 Jahren ab dem 01.09.2023 enthalten. Mindestens 1 Referenz muss im kritischen Infrastrukturumfeld, konkret Energie, erbracht worden sein.

Vergleichbare Referenzprojekte für die Beschaffung, Implementierung oder den Betrieb einer SaaS-Lösung im Bereich Arbeitsschutz beziehungsweise verwandter HSE-Themen; Nachweis mit Formblatt 7.1 je Referenz

Jede Referenz muss mindestens 24 Monate dauern, bei einem Unternehmen mit mehr als 1.500 Mitarbeitenden erbracht worden sein und nach Art, Umfang und Schwierigkeit vergleichbar sein. Mindestens 1 Referenz muss im kritischen Infrastrukturumfeld, konkret Energie, erbracht worden sein. Ansprechpartner und Kontaktdaten des Referenzauftraggebers mit dessen Einverständnis angeben.