Az. 25642 Digitale Druck-Produktionssysteme inkl. All-In-Service Vertrag (Rahmenvereinbarung)

Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 04. August 2026

Angebotsfrist: 07. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Köln (Zentrale Dienste) beschafft drei digitale Produktionsdrucksysteme zur Miete über 48 Monate (01.12.2026 – 30.11.2030): 2 Schwarzweiß-Drucksysteme und 1 Farb-Drucksystem.

Im Mietpreis ist ein All-In-Service enthalten (Wartung, Reparatur, Verbrauchsmaterial außer Papier). Zusätzlich können bis zu 30 % mehr Druckseiten abgerufen werden als im Preisblankett angegeben.

Einsatzort: Post- und Druckservice der Stadt Köln, Willy-Brandt-Platz 2, 50679 Köln.

Wichtigste Pflichten für Bieter:

Vor-Ort-Besichtigung mit unterzeichnetem Nachweis (Anlage 5)Testdrucke als PDF + 5-facher AusdruckVermassung der Maschinen und Module (sonst Ausschluss)Mind. 2 Referenzen vergleichbarer Anlagen aus den letzten 3 JahrenNachweis Haftpflichtversicherung (Personenschäden 5 Mio €, Sachschäden 1 Mio €, Vermögensschäden 0,5 Mio €)CE-, TÜV- und DIN EN 27779-Zertifizierungen

Angebotsfrist: 07.09.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 07. September 2026

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP

Angebotsfrist7. Sep. 2026

Bindefrist7. Sep. – 7. Dez. 2026

Aufstellung / Lieferbeginn1. Nov. 2026

Vertragsbeginn1. Dez. 2026

Vertragslaufzeit1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2030

Reaktionszeit Service1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2030

Störungsbehebung vor Ort1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2030

Verbrauchsmaterialien-Lieferung1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2030

Service-Hotline Erreichbarkeit1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2030

Rechnungslegung Mietpreise31. Dez. 2026 – 30. Nov. 2030

Folgeklickabrechnungca. 15. Jan. 2027 – 15. Jan. 2031

Vertragsende30. Nov. 2030

Gewährleistungca. 30. Nov. 2030 – 30. Nov. 2035bis 2035

Abholung Anlageca. 1. Dez. 2030 – 31. Jan. 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität4 Kriterien

Preis70%
Grundmiete pro Jahr (incl. Full-Service und Inklusivdruckvolumen), Grundmiete Gesamtlaufzeit, Gesamtkosten für gesamte Vertragslaufzeit
Technische Ausstattung der Systeme30%
Technische Ausstattung der Geräte, bewertet anhand Anlage 3 (Geräteausstattung)

Leistungspunktwert = (geprüfter Bestpreis / jew. Preis) x Gewichtungspunkte (700); bzw. Leistungspunktwert = (jew. erreichte Bewertungspunktzahl / gepr. Best-Bewertungspunktzahl) x Gewichtungspunkte (300)

KI-Hinweis: Die Unterkriterien beim Preis-Kriterium sind ohne eigene prozentuale Gewichtung aufgeführt, die Gesamtzusammensetzung ergibt sich aus der Summe; Details der Bewertungspunktzahl für technische Ausstattung sind in Anlage 3 enthalten und nicht vollständig im Kontext.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Rahmenbedingungen und Service

Vertragslaufzeit: 01.12.2026 – 30.11.2030 (48 Monate).

Lieferung frei Verwendungsstelle: Stadtverwaltung Köln, Willy-Brandt-Platz 2, 50679 Köln (Stadthaus Deutz-Westgebäude).

Aufstellung: ab 01.11.2026 möglich.

All-In-Service-Vertrag (Full-Service) enthalten:

Reparatur und WartungVerbrauchsmaterialien (außer Papier)Software-UpdatesService-Hotline erreichbar Montag–Freitag 08:00–17:00 UhrReaktionszeit Service: max. 4 Stunden ab StörungsmeldungVor-Ort-Störungsbehebung: max. 48 Stunden ab StörungsmeldungLieferung Verbrauchsmaterial: max. 3 Arbeitstage nach Beauftragung

Einweisung des Bedienpersonals (4 Personen) durch den Auftragnehmer vor Ort in Köln.

Zusatzkontingent: Bis zu 30 % der im Preisblankett (Anlage 2) angegebenen Druckseiten können zusätzlich abgerufen werden.

Abholung nach Vertragsende: innerhalb von max. 2 Monaten nach schriftlicher Aufforderung.

Fabrikneue Systeme: Gebrauchte Systeme führen zum Ausschluss.

Technische Anforderungen (für alle Systeme)

Druckverfahren: Elektrofotografie (Laser oder CopyPress LED).

Druckcontroller: PRISMAsync oder hauseigener Controller – kein Fiery.

Software-Schnittstelle: Volle PRISMAprepare-Funktionalität oder gleichwertige Schnittstelle.

Zertifizierungen (gültig zur Angebotsabgabe):

CE-KennzeichnungTÜV „Geprüfte Sicherheit" (GS-Zeichen)DIN EN 27779PTS-Zertifizierung

Einsatzbedingungen: 15–70 % relative Luftfeuchtigkeit.

Papierverarbeitung:

Geeignet für Recyclingpapier (DIN EN 12281 / Blauer Engel)Duplex aus allen MagazinenMagazinbefüllung während laufender Produktion möglichAutomatischer Magazinwechsel innerhalb eines AuftragsAktive Bogenausrichtung, Doppelblatterkennung ohne ProduktionsstoppVakuumpapiereinzug oder vergleichbarer Luftseparationseinzug

Druckqualität:

Schrift ab 6 Punkt lesbarRegisterhaltigkeit: max. 0,3 mm (S/W), max. 0,4 mm (Farbe)Kein Tonerabrieb (75 % der Drucke werden kuvertiert)

Netzwerk: 2× 1 GB Ethernet, TCP/IP, DHCP, SNMP.

Seitenbeschreibungssprachen: Adobe PDF Print Engine, PostScript 3, PCL 6, PPML.

Stabile Lauffähigkeit: mindestens 95 %; Leistungsspitzen bis 180.000 Seiten/Tag.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche und rechtliche Eignung

Registereintrag: Eintrag im Handels- oder Berufsregister für die ausgeschriebene Leistung.

Strafrechtliche Eignung: In den letzten 3 Jahren keine Verurteilungen (Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze, Geldbuße > 2.500 €) wegen Verstößen gegen Arbeitnehmerentsendegesetz, Mindestlohngesetz oder Schwarzarbeitsgesetz.

Keine Insolvenz: Weder eröffnetes noch beantragtes Insolvenzverfahren; nicht in Liquidation.

Keine Ausschlussgründe: Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB; keine Verfehlungen, die zum Eintrag ins Vergaberegister führen könnten.

Technische und fachliche Eignung

Fabrikneue Drucksysteme: Nur fabrikneue Systeme – gebrauchte Systeme führen zum Ausschluss, da keine stabile Lauffähigkeit erwartet wird.

Technische Fähigkeiten: Bereitstellung der geforderten Anlagen und Tools (Fabrikneue, zertifizierte Produktionsdrucksysteme mit der geforderten Druckleistung, Modularität und Software-Schnittstelle).

Personal: Eigener Betrieb mit festangestelltem, zuverlässigem Personal; gesetzlich vorgeschriebene Sozialversicherungsbeiträge; mindestens tarifliche Entlohnung gemäß Arbeitnehmerentsendegesetz und TVgG NRW.

Datenschutz und Arbeitssicherheit: Jährliche Verpflichtung des Personals auf Datengeheimnis; Einhaltung Arbeitssicherheitsgesetz und Unfallverhütungsvorschriften.

Ausschluss bei formalen Mängeln: Änderungen oder Zusätze in den Vergabeunterlagen, Einbringung eigener AGB oder fehlende Vermassung führen zum Angebotsausschluss.

Wirtschaftliche Eignung – Haftpflichtversicherung

Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:

Personenschäden: 5.000.000 €Sachschäden: 1.000.000 €Vermögensschäden: 500.000 €

Zur Auftragsvergabe ist eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens (nicht älter als 3 Monate) über das Bestehen der Betriebshaftpflichtversicherung vorzulegen.

Referenzprojekte

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 Jahre

Vergleichbare digitale Druckproduktionssysteme (installiert und gewartet) – öffentliche oder private Auftraggeber

Auftraggeber, Kontaktdaten, Auftragsumfang; nur auf besonderes Verlangen des Auftraggebers vorzulegen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 45%4–10 · 33%11+ · 22%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 29 erledigt

Formale Angebotsunterlagen

Technische Nachweise & Geräteunterlagen

Testdrucke

Referenzen & Personalanforderungen

Wirtschaftliche & rechtliche Eignung

Auf Verlangen nach Angebotsabgabe / zur Auftragsvergabe

Vor-Ort-Termin

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen

05.10.2026Vergabebekanntmachung
Zuschlag erteilt am 05.10.2026
04.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Anschrift

50679 Köln

Ort

50679 Köln

Kategorie

Nordrhein-Westfalen

Veröffentlicht

04. August 2026

Angebotsfrist

07. September 2026

Auftraggeber-Website

www.stadt-koeln.de ↗