Backuplösung Druck- und Kuvertierzentrum

Techniker Krankenkasse | Die Vergabekammern des BundesHamburg, HamburgVeröffentlicht: 23. August 2026

Angebotsfrist: 06. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Techniker Krankenkasse (TK) sucht einen Auftragnehmer für eine Backup-Lösung ihres Druck- und Kuvertierzentrums (DRZ) im Katastrophenfall (K-Fall).

Im Notfall (kompletter IT-Ausfall) muss der Auftragnehmer innerhalb von maximal 8 Stunden die gesamte DRZ-Produktion übernehmen: TK-Schriftgut datenseitig empfangen, drucken, kuvertieren und termingerecht bei der Post aufliefern. Das DRZ verarbeitet jährlich ca. 48,4 Mio. Briefe mit Tagesspitzen von bis zu 300.000 Sendungen.

Zusätzlich muss der Auftragnehmer eine REST-API-Schnittstelle (PDF + JSON) für den IT-Totalausfall bereitstellen und betreiben sowie regelmäßig Tests (4x jährlich klein, 1x jährlich groß) durchführen.

Vertragslaufzeit: 48 Monate ab 01.06.2027.

Verfahren: Offenes Verfahren, Zuschlag nach niedrigstem Preis.

Leistungsort: Produktionsstätte innerhalb von 6 Stunden Fahrzeit von Hamburg (TK-Zentrale, Bramfelder Str. 140).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 06. Oktober 2026

Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB

Veröffentlichung23. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist25. Sep. 2026

Beantwortung Bieterfragen29. Sep. 2026

Angebotsfrist6. Okt. 2026

Bindefrist6. Okt. 2026 – 19. Feb. 2027

Angebotsprüfung und -wertungca. 21. Dez. – 27. Dez. 2026

Information gem. § 134 GWBca. 4. Jan. – 10. Jan. 2027

Zuschlagca. 11. Jan. – 17. Jan. 2027

Vertragsbeginn1. Juni 2027

Mindestvertragslaufzeit1. Juni 2027 – 31. Mai 2029

Vertragslaufzeit max.1. Juni 2027 – 31. Mai 2031bis 2031

Testlauf vor Vertragsschlussca. 1. Juni 2027

Umfangreicher Testlauf nach Vertragsschlussca. 1. Juni 2027

Kleine Testläufe jährlichca. 1. Juni 2027 – 31. Mai 2031bis 2031

Großer Testlauf jährlichca. 1. Juni 2028 – 31. Mai 2031bis 2031

Verlängerung 1ca. 1. Juni 2029 – 31. Mai 2030

Verlängerung 2ca. 1. Juni 2030 – 31. Mai 2031bis 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Der Preis wird auf Grundlage des Angebotsvergleichspreises gemäß Anlage 'Preisblatt' (abzüglich Skonto, soweit angeboten und wertbar) bewertet. Bei identischen Angebotsvergleichspreisen entscheidet das Los.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien und Gewichtungen sind eindeutig sowohl in den Vergabeunterlagen (Ziffer 10: Preis 100%) als auch in der Bekanntmachung (Preis, Gewicht 100%) angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Katastrophenvorsorge (K-Fall)

Ziel: Vollständige Übernahme der DRZ-Produktion im Notfall (K-Fall), auch bei komplettem IT-Totalausfall.

Reaktionszeit: Produktionsübernahme innerhalb von max. 8 Stunden nach Alarmierung (nur innerhalb der Regelbetriebszeit Mo–Fr 06:00–18:00)Datenempfang: Datenstrom muss innerhalb von 30 Minuten nach Alarmierung empfangen werden könnenK-Fall-Entscheidung: TK-Krisenstab entscheidet max. 24 Std. nach Ereignis über vollständigen oder teilweisen K-FallWiederanlaufzeit gesamt: Max. 6 Std. Datenübertragung bis einsatzbereite ProduktionPersonal vor Ort: Mind. 2 TK-Mitarbeiter müssen beim AN vor Ort sein können (Räume sind bereitzustellen)Notfallrufnummer: 24/7 erreichbar

Leistungen im K-Fall (Übernahme der DRZ-Produktion)

Empfang des TK-Zentralschriftguts datenseitig (AFP-Datenströme via PRISMAproduction V6.5 oder PDF+JSON via REST-API bei IT-Totalausfall)Druck auf kompatiblen Pigmenttinten-Drucksystemen (Canon KP51, CP03, MP03, YP03)Kuvertierung mit DataMatrix-Lesung und BeipacksteuerungTermingerechte Postauflieferung (DV-Freimachung, Portooptimierung, PLZ-Sortierung) bei Deutsche Post AGSendungsverfolgung (closed-loop) für alle SendungenReprint-/Rekonstruktionsprozess für beschädigte Sendungen (Maschinelles Aussteuern, 1:1-Wiederherstellung)

REST-API-Schnittstelle (SaaS)

Bereitstellung und Betrieb einer REST-API für PDF+JSON-Datentransfer im IT-Totalausfall (Notfallszenario)Endpunkte: POST /pdf, POST /authTechnik: TLS 1.3, JWT-Authentifizierung, Schnittstellen-Quittung < 2 SekundenERNAA-Szenario: ca. 13.000 Briefe/Tag, PDF+JSON, kein TK-Logo, SelbstkuvertierungVPN/SFTP(SSH)-Verbindung für AFP-DatenstromübertragungInkl. Updates, Patches und Testläufe während der gesamten Vertragslaufzeit

Produktionsvolumen und Kapazitäten

Jahresvolumen TK 2025:

ca. 48,4 Mio. Briefeca. 88,5 Mio. Blattca. 4,7 Mio. Beipacks

Tagesspitzen:

C6/5: bis 300.000 Briefe / 540.000 Blatt / 210.000 BeipacksC4: bis 14.000 Briefe / 20.000 Blatt / 10.000 Beipacks

Briefformate: Standardbrief bis 20g (C6/5), Kompaktbrief bis 50g (C6/5), Großbrief bis 500g (C4), Großbrief bis 1.000g Handkonfektion (C4), Dialogpostbrief bis 20g und 50g (C6/5)

Druckfarben-Verteilung: 56% Schwarzdruck, 44% Vollfarbdruck

Erforderliche Druckkapazität (Mindest):

mind. 6.480 DIN A4 Bögen/h (Laserdrucksystem Kaltfixierung)mind. 48.000 DIN A4 Bögen/h Duplex gesamt, davon mind. 21.120 Vollfarbe/hGesamtspitzenlast: bis 29.000 S/h

Material und Logistik

Rollenware: 420 mm oder 430 mm, 80 g/m² oder 120 g/m², FSC-zertifiziert, teils mit TK-Logo vorgedrucktBriefumschläge: C6/5 und C4 (von TK beigestellt)Beipacks: Von TK beigestelltPalettenstellplätze: Mind. 20 für initialen Wiederanlauf, mind. 80 nach erfolgreichem WiederanlaufLKW-Zufahrt erforderlichLieferadresse: Während Regelbetriebszeit besetzt, Beginn bis 9 Uhr möglichMaterialannahme: Innerhalb 6 Stunden Fahrzeit von TK-Zentrale (Hamburg)Vorlaufzeit: Mind. 6 Monate bei Papierformat-/Sorten-Änderung oder Postdienstleister-Wechsel

Testläufe und Qualitätssicherung

Während des Vergabeverfahrens:

Testlauf mit AFP-Daten (< 1.000 Sendungen) vor VertragsschlussTestprotokoll-Lieferung innerhalb 14 Kalendertage nach TestBei Nichtbestehen: Testwiederholung nach max. 4 Wochen

Während der Vertragslaufzeit:

4x jährlich kleine Testläufe (max. 5.000 Sendungen, insg. max. 1.000 Sendungen/Jahr gem. W1) nach Major TKeasy-Releases1x jährlich großer Testlauf (bis 10.000 Sendungen)Erster großer Testlauf kurz nach VertragsbeginnInitialer REST-API-Test bis 1.000 Sendungen kurz nach Vertragsschluss

Testergebnisse:

Schwerwiegende Mängel (Druckabbrüche, Fehlkuvertierung, defekter Rekonstruktionsprozess etc.) → Angebotsausschluss / VertragsverletzungNicht schwerwiegende Mängel (Eselsohren, schiefer Falz etc.) → max. 3 erlaubt

Produktionsstätte und Standortanforderungen

Erreichbarkeit: Produktionsstätte muss innerhalb von 6 Stunden Fahrzeit von TK-Zentrale (Bramfelder Str. 140, 22305 Hamburg) erreichbar seinLKW-Zufahrt erforderlich80 Palettenstellplätze (20 für initialen Wiederanlauf)Technikraum: fensterlos / mäßig, mit Zutrittskontrolle, Server rund um die Uhr erreichbarBandbreite: 5 MBit/s, Latenz max. 100 ms, 24/7-VerfügbarkeitLizensierung: Einlieferer/Optimierer müssen von Bundesnetzagentur lizenziert sein (Nachweis auf Verlangen)

Hinweis: Die Produktionsstätte ist nicht an die TK-Zentrale gebunden – sie muss lediglich in 6 Std. erreichbar sein.

Datenschutz und Informationssicherheit

DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO (Regelungen in Anlage V3)Datenlöschung: 21 Tage nach Beendigung des DruckauftragsSicherheitshandbuch (Anlage A2) – muss DSGVO-konform sein und fortgeschrieben werdenSicherheitskonzepte: Malware-Schutz, Systemhärtung, Patch-Management, Verschlüsselung, Löschverfahren, Zugangsdaten-Management, Rechtekonzept, Umgang mit SicherheitsvorfällenPenetrationstests und Auditrecht für TKVier-Augen-Prinzip für kritische Admin-ProzesseLogging aller Druckdatenverarbeitung, administrativer Zugriffe und DruckprozessstartsVPN/SFTP für DatenübertragungSchutzklasse 3 / mind. Sicherheitsstufe 4 für Testdaten

Personal und Erreichbarkeit

Qualifiziertes IT-Personal: 24/7 erreichbar, Reaktionszeit max. 60 Minuten nach Anfrage TKAnsprechpartner für TK benannt2 TK-Mitarbeiter vor Ort bei K-Fall-ProduktionEigene Mitarbeiter in Bereichen: IT, Druckoperating, Kuvertierung, Technik, VerwaltungNotfall-Rufnummer 24/7 besetzt

Change- und Problem-Management

Etabliertes Change-Management für alle Änderungen an der Druck-/KuvertierumgebungProblem-Management zur nachhaltigen Behebung wiederkehrender FehlerBusiness Continuity Management (BCM) etablieren und regelmäßig testenWiederherstellung im K-Fall gewährleisten

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (E1, Ziffer 2)

Netto-Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025)Netto-Umsätze für vergleichbare Leistungen (Druck-/Kuvertierdienstleistungen für Individualkorrespondenz mit selektiver Beipacksteuerung) in den letzten 3 GeschäftsjahrenBei Bietergemeinschaft: gemeinsam erfüllbar

Mindestdauer Geschäftstätigkeit (E1, Ziffer 1)

Mindestens 36 Monate Geschäftstätigkeit im Tätigkeitsbereich des Auftrags zum Zeitpunkt der AngebotsfristBei Nichterfüllung: AngebotsausschlussBei Bietergemeinschaft: jedes Mitglied muss diese Anforderung einzeln erfüllen

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (E1, Ziffer 4 & 5)

Personelle Ausstattung (Anzahl festangestellter Mitarbeiter gesamt und je Bereich):

ITDruckoperatingKuvertierungTechnikVerwaltung

Technische Ausstattung (auf separater Anlage E1.1):

Drucksysteme (Laser-/Inkjet) mit Typenbezeichnung, Druckqualität, LeistungswertenSoftware (ggf. mit REST-API-Schnittstelle für IT-Totalausfall)KuvertiersystemeSonstige Systeme

Bei Bietergemeinschaft: gemeinsam erfüllbar.

Referenzprojekte (E1, Ziffer 5 / Teil V)

Mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren vor AngebotsfristVergleichbarkeit: Druck- und Kuvertierdienstleistungen bei Individualkorrespondenz mit selektiver BeipacksteuerungJe Referenz: Name/Firma Auftraggeber (oder anonymisiert mit erkennbarer Branche), Zeitraum, detaillierte Leistungsbeschreibung, Angaben zur Erfüllung der Mindestanforderungen

Umweltmanagementsystem (E1, Ziffer 6 / Teil VI)

Zertifizierung nach DIN ISO 14001:2015 oder vergleichbarNachweis ist mit dem Angebot einzureichenBei Bietergemeinschaft: jedes Mitglied muss einzeln erfüllen

Eintragung im Berufsregister (E1, Ziffer 3)

Nachweis der Eintragung im Berufsregister (Handelsregister, Gewerbeanmeldung o.ä.)Bei Bietergemeinschaft: jedes Mitglied muss einzeln erfüllen

Qualitätssicherung (E1, Ziffer 4)

Nachweis der Qualitätssicherung (Teil der Eigenerklärung zur Eignung)Bei Bietergemeinschaft: gemeinsam erfüllbar

Fachliche Mindestanforderungen (Anlage W1 – Pflichtkriterien, sonst Ausschluss)

K-Fall / Standort (4 Kriterien):

24/7-NotfallrufnummerProduktionsübernahme ≤ 8 Std. nach AlarmierungWiederanlauf ≤ 32 Std. (24 Std. TK-Analyse + 8 Std. AN-Anlauf)Räumlichkeiten für TK-Mitarbeitende + Erreichbarkeit Produktionsstätte ≤ 6 Std.

Technische Rahmendaten Druck (11 Kriterien):

Server für AFP-Druckdaten (Canon PRISMAproduction V6.5 ff., SFTP)OCT-Steuerdatei-VerarbeitungREST-API-Schnittstelle für PDF+JSON bei IT-TotalausfallMind. 6.480 A4/h Kaltfixierung LaserdrucksystemPlus mind. 48.000 A4/h Duplex gesamt, davon ≥ 21.120 Vollfarbe/hAusschließlich Pigmenttinte6 Monate Vorlaufzeit für neue Papierformate/-sorten

Technische Rahmendaten Kuvertierung (9 Kriterien):

Verarbeitung TK-Paperformate/-sorten/-qualitäten11mm 2D DataMatrix-Code-LesungVerarbeitung ohne sichtbare Steuerzeichen (nur freigegebener grüner Bereich)≥ 6 individuell bestückbare Beipackstationen mit Doppelblattkontrolle≥ 2 Kuvertiermaschinen: ≥ 51.000 Kuvertierungen/h (C6/5, 2 Blatt) bzw. ≥ 8.000 Takte/h (C4, 1–40 Blatt)SendungsverfolgungssystemVerarbeitung TK-beigestellter Briefumschläge

Schriftgutverarbeitung (9 Kriterien):

Schriftgut bis 13 Uhr übertragen → taggleiche AuflieferungKapazität für TK-Schriftgutmengen 2025 im K-FallDPAG-Postauflieferungs-Anforderungen erfülltDigitalankündigung DPAG + Portorabatt-OptimierungPLZ-sortierte DruckdatenErweiterte Postmanagement-Maßnahmen bei IT-TotalausfallAnpassungsfähigkeit bei Postdienstleister-Wechsel

Logistik (4 Kriterien):

≥ 20 Palettenstellplätze (initial), ≥ 80 nach WiederanlaufLieferadresse besetzt (Regelbetriebszeiten, Beginn bis 9 Uhr möglich)Materialannahme ≤ 6 Std. von TK-Zentrale (LKW-Fahrzeit)

Testläufe (5 Kriterien):

Testlauf mit AFP-Daten (< 1.000 Sendungen) vor VertragsschlussUmfangreicher Testlauf (max. 10.000 Sendungen) direkt nach VertragsschlussTestlauf ERNAA-Umgebung (< 1.000 Sendungen) nach Vertragsschluss1x jährlich großer Testlauf (max. 10.000 Sendungen) während VertragslaufzeitBis zu 4x jährlich kleine Testläufe (insg. max. 1.000 Sendungen) während Vertragslaufzeit

Informationssicherheit (7 Kriterien):

IT-Sicherheitssystem gegen missbräuchliche ZugriffeRegelmäßige Sicherheitsupdates und AuditsBenutzerrechtesystem (Need-to-know)Server im Technikraum mit gesicherter Verbindung (24/7 erreichbar)Logging aller Druckdatenverarbeitung, administrativer Zugriffe und DruckprozessstartsAuditrecht für TKZutrittskontrolle für Technikraum

Datenschutz (2 Kriterien):

DSGVO-Konformität (LB + Auftragsverarbeitungsanlage)Sicherheitshandbuch mit datenschutzkonformer Löschung und Aktenvernichtung

Bietergemeinschaften und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften sind zugelassenRechtsform nach Zuschlag: gesamtschuldnerische Haftung der Mitglieder für vertragliche PflichtenEignungsleihe zulässig für wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche LeistungsfähigkeitBei beruflicher Leistungsfähigkeit (z.B. Referenzen) nur, wenn der Eignungsleihgeber die Leistung auch selbst erbringtZiffern 2, 4, 5 der Eigenerklärung können gemeinsam von Bietergemeinschaft erfüllt werdenZiffern 1, 3, 6 muss jedes Mitglied einzeln erfüllenUnterauftragnehmer: für wesentliche Leistungsteile zulässig, Eignungsnachweise auf gesonderte Aufforderung vor Zuschlag

Weitere Prüfungen und Ausschlussgründe

Auskunft aus dem Wettbewerbsregister (Bundesamt für Justiz)Bonitätsprüfung über Wirtschaftsauskunftei (CRIF Bürgel GmbH)Sanktionslistenprüfung gemäß EU VO 2580/2001 und 881/2002Nachforderung fehlender Unterlagen nach billigem Ermessen gemäß gesetzlicher VorschriftenKeine Ausschlussgründe gemäß Vergaberecht (schwere Verfehlungen, Korruption, unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen)Tariftreueversprechen gemäß Bundestariftreuegesetz (BTTG)Mindestlohn-Compliance (MiLoG, AEntG)Haftpflichtversicherung: Mindestdeckung 3 Mio. EUR pauschal je Schadenereignis und -jahr (Personen-, Sach- und Vermögensschäden)KMU-Eignung: nicht als geeignet gekennzeichnet (sme_suitable: false)

Nachforderung von Unterlagen

Die Vergabestelle wird fehlende Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Vorschriften und nach billigem Ermessen nachfordern. Bieter sollten jedoch versuchen, alle erforderlichen Unterlagen direkt mit dem Angebot einzureichen, um das Risiko eines Ausschlusses zu minimieren.

Referenzprojekte

2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre vor Angebotsfrist (ca. 10/2023 – 10/2026)

Mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren vor Angebotsfrist mit Druck- und Kuvertierdienstleistungen bei Individualkorrespondenz mit selektiver Beipacksteuerung

Vergleichbar mit Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad; je Referenz: Name/Firma Auftraggeber (oder anonymisiert mit Branche), Zeitraum, detaillierte Leistungsbeschreibung, Angaben zur Erfüllung der Mindestanforderungen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.