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BD26006 Dienstplanungssoftware für die Feuerwehr Karlsruhe

Stadt Karlsruhe Hauptamt | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium KarlsruheKarlsruhe, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Was wird beschafft?

Die Stadt Karlsruhe (Hauptamt) mietet für die Branddirektion eine Dienstplanungssoftware. Sie wird on premise in der städtischen IT-Infrastruktur betrieben. Die Laufzeit beträgt 5 Jahre.

Warum?

Die bisherigen Access- und Excel-Lösungen sollen abgelöst werden. Laut Bekanntmachung sind sie nicht rechtssicher und gewährleisten den Datenschutz nicht.

Umfang

Rund 350 Mitarbeitende in mindestens 10 Dienstplanungs- und ArbeitszeitmodellenDienstplanung für Einsatzdienst, Integrierte Leitstelle und FührungsdiensteErfassung aller Dienstzeiten, Urlaubs- und AntragsprozesseEchtzeitdarstellung der wechselnden FunktionseinteilungMitarbeiter-App und Bereitstellung für DrittanwendungenÜbergabe auszahlungsrelevanter Daten an SAPEinführung im laufenden Betrieb, Go-Live zum Jahreswechsel 2027/2028 (anzustreben)

Verfahren

Offenes Verfahren, ein Los. Die Bewertung erfolgt über Preis (50 %), Kriterienkatalog (40 %) und Präsentation (10 %). Ein Mindest-Auftragswert ist nicht angegeben.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 24. November 2026
Termin / FristOKT2026 DEZ FEB APR JUN AUG OKT DEZ
Veröffentlichung23. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist17. Nov. 2026
Angebotsfrist24. Nov. 2026
Angebotsöffnung24. Nov. 2026
Bindefristca. 24. Nov. 2026 – 1. März 2027
Bieterpräsentation8. Dez. 2026
Präsentationszeitraum15. Dez. – 18. Dez. 2026
E-Rechnung PDF31. Dez. 2026
Migration Altdatenca. 24. Jan. – 31. Aug. 2027
Abstimmung Urlaubsplanungca. 1. Sep. – 30. Sep. 2027
Go-Live31. Dez. 2027 – 1. Jan. 2028
VertragslaufzeitDatum offen5 Jahre; Bezugspunkt wie Vertragsbeginn oder Zuschlag ist nicht angegeben.
Verlängerung 1Datum offenAutomatische Verlängerung um 1 Jahr, sofern nicht 6 Monate vor Laufzeitende gekündigt wird.
KündigungsfristDatum offenKündigung 6 Monate vor Ende der aktuellen Vertragslaufzeit; konkreter Termin ist unbekannt.
RügefristDatum offen10 Kalendertage ab Erkennen des Verstoßes nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB.
Rüge-ErwiderungsfristDatum offen15 Kalendertage ab Eingang der Nichtabhilfe-Mitteilung nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität15 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Preis50%

    Bewertung des Gesamtpreises brutto aus dem Leistungsverzeichnis beziehungsweise Preisblatt einschließlich der dort einbezogenen optionalen B-Kriterien und Leistungen.

  • Kriterienkatalog40%

    Bewertung der B-Kriterien zur neuen Dienstplanungssoftware anhand des Kriterienkatalogs und der eingereichten Unterlagen. Der Katalog kann insgesamt 570 rohe Leistungspunkte und nach Normalisierung 1000 Leistungspunkte erreichen. (Aspekte: I.1.2 Parallele Testinstanz, I.1.3 Tests und Schulungen im Livesystem, I.1.6 Alternative Serverumgebungen, I.1.8 Webanwendung und Browserkompatibilität, I.1.11 Erforderliche Drittanbieter-Komponenten, I.1.12 Reaktionszeiten für sicherheitsrelevante Patches, I.1.14 Speicherung sensibler Daten auf Smartphones, I.1.15 Cookie-Einsatz, I.1.17 Java-Abhängigkeiten,

  • Präsentation10%

    Bewertung der Bieterpräsentation anhand neun aus dem Kriterienkatalog vorzustellender Funktionen sowie Schlüssigkeit, Konzeptvergleich, Auftreten und Visualisierung. Die Präsentation kann insgesamt 190 rohe und nach Normalisierung 1000 Leistungspunkte erreichen.

Jedes Zuschlagskriterium wird auf 0 bis 1000 Punkte bewertet. Für den Preis erhält das niedrigste Angebot 1000 Punkte, ein fiktives Angebot mit dem doppelten niedrigsten Preis und alle darüber liegenden Angebote 0 Punkte; Zwischenpreise werden linear interpoliert. Der Kriterienkatalog wird mit 1000 × erreichte Katalogpunkte / 570, die Präsentation mit 1000 × erreichte Präsentationspunkte / 190 umgerechnet. Die so ermittelten Punkte werden mit den Gewichtungen Preis 50 Prozent, Kriterienkatalog 40 Prozent und Präsentation 10 Prozent multipliziert und zur Gesamtpunktzahl addiert. Bei Gleichstand entscheidet zunächst die höhere Punktzahl im Kriterienkatalog, danach das Los.

KI-Hinweis: Die drei Zuschlagskriterien, ihre Gewichtungen und die Bewertungsmethode sind vollständig, jedoch enthält der Auszug des Kriterienkatalogs nicht sämtliche B-Kriterien und keine vollständige Bewertungsmatrix mit ihren individuellen Punktwerten.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software und Betrieb

Miete einer Dienstplanungssoftware, Betrieb on premise innerhalb der städtischen IT-InfrastrukturWeb-Anwendung mit vollem Funktionsumfang im Browser, ohne lokalen ClientRollen- und rechtebasierte OberflächenIndividuell anpassbares Dashboard für Dienstplanende, Admins und VerwaltungMindestens 300 anlegbare Mitarbeitende und mindestens 20 gleichzeitige NutzerParallele Schulungs- und Testplattform

Dienstplanung und Zeiterfassung

Dienstplanung für Einsatzdienst (2 Wachen mit je 3 Wachabteilungen), Integrierte Leitstelle (3 Dienstgruppen) und Führungs-, Tag- und VerwaltungsdienstEchtzeit-Abbildung der mehrmals täglich wechselnden FunktionseinteilungDigitale Abbildung der Führungsdienste (bisher händisch)Erfassung aller Dienstzeiten, einschließlich Tagdienst (bisher Excel)Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Dienstfrei, RufbereitschaftAntrags- und GenehmigungsworkflowsDifferenzierte Erfassung von Sonderurlaubstypen (z. B. Kinderbetreuung, Ehrenamt)Prioritäten in Rangfolge bei Urlaubs- und DienstfreiplanungAutomatische Umberechnung von Urlaub und MehrarbeitWachbuch, Abwesenheits- und Funktionsverwaltung, Qualifikationsnachweise, AbordnungenEntgeltermittlung für Dienst zu ungünstigen Zeiten (ersetzt die Access-Lösung)Übergabeliste als Notizfeld für Wachabteilungsführer

Anzeige, App und Ausgabe

App für Mitarbeitende mit PushnachrichtenAutomatische Veröffentlichung der aktuellen Einteilung im Haus und Duplizierung auf weitere WachstandorteWacheinteilung digital und als PDF darstellbarTagesaktuelle Einteilung der Mitarbeitenden in Werkstätten/SachgebieteBereitstellung der Einteilung für DrittanwendungenOptional: Funktionseinteilung auf Tablet, Anzeige auf Dienstplandisplay, Kontenübersicht im MitarbeitendenportalReporting und Export (Excel, CSV, PDF)

Schnittstellen

Übergabe auszahlungsrelevanter Daten inkl. Zuschläge und Sonderzahlungen an SAP (CSV-Export, Stammdaten per LDAP/AD)Anbindung an Active Directory (LDAP)Schnittstelle zu enaio und ExchangeOptional: Datenaustausch mit Feuerwehrverwaltungssoftware (Tauglichkeitsinformationen und Stundengutschriften)

Einführung, Migration und Schulung

Einführung im laufenden Betrieb, Go-Live für alle Funktionen zum Jahreswechsel 2027/2028 (anzustreben)Migration von Altdaten aus 2 Access-Datenbanken (Migration bis spätestens 08/2027)Projektkick-off, Pflichtenheft, Migrationskonzept, Standardinstallation und Customizing laut Zahlungs- und LeistungsplanProjektmanagement und Prozessbegleitung über die ProjektlaufzeitSchulungen in Karlsruhe: Anwender, Admin, Wachvorsteher, Dienstplaner, Lagedienstführer, Multiplikatoren (insgesamt 55 Teilnehmende, Tage nicht angegeben)Schulungsunterlagen, ggf. Webbased Training, DokumentationAbstimmung mit der Urlaubsplanung: Systemverfügbarkeit bis 09/2027

Support, Pflege und Betrieb

Wartung, Pflege und Support, Mo bis Fr 08:00 bis 17:00 UhrOptional: Support an Wochenenden und Feiertagen 08:00 bis 15:00 UhrMängel-Reaktions- und Lösungszeiten: betriebsverhindernd 1 Std. Reaktion und 9 Std. Lösung; wichtige Funktion eingeschränkt 4 Std. und 36 Std.; Funktionseinschränkung 8 Std. und 90 Std.; leichte Mängel 8 Std. und 180 Std.Zwischenupdates und Update-/PatchmanagementInformationssicherheit, Datenschutz und Datensicherheit (inkl. Auftragsverarbeitung)Aufbewahrungsfristen bis 30 JahreLizenzen für ca. 368 Nutzende (Verwaltung 4, Administration 4, Personal-/Dienstplanung 60, Antragstellung 300)Vertragslaufzeit 5 Jahre mit automatischer Verlängerung um 1 Jahr

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Eintragung im Berufs- oder Handelsregister, soweit Pflicht bestehtMitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft mit Nummer, oder Begründung, falls keine Pflicht besteht

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Betriebshaftpflichtversicherung nach Nr. 9 EVB-IT Überlassung-AGB Typ BDie Deckungssummen sind nicht angegeben.Nachweis durch Bestätigung eines VersicherersFalls keine Versicherung besteht: Abschluss innerhalb von 7 Tagen nach AuftragserteilungUmsatz- oder Mindestauftragswert-Anforderungen werden nicht genannt

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Nachweis über Referenzprojekte (Anforderungen siehe Abschnitt Referenzprojekte)Die im Kriterienkatalog genannten Anlagen 1 bis 20 sind vertraulich und werden nur über die Bieterkommunikation bereitgestellt.

Ausschlussgründe und Eigenerklärungen

Eigenerklärung zu zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen nach GWB (u. a. Straftaten, Verstöße gegen Pflichten, Insolvenz, Interessenkonflikte)Keine Verstöße nach den Sondervorschriften (AEntG, AufenthG, MiLoG, SchwarzArbG, LkSG)Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge sind erfülltRussland-Sanktionen: kein Bezug zu russischen Staatsangehörigen, Niederlassungen oder Beteiligungen nach EU-Sanktionsrecht. Gilt auch für Unterauftragnehmer und Kapazitätsgeber mit mehr als 10 % des Auftragswerts und während der gesamten Vertragslaufzeit.

Tariftreue und Mindestentgelt

Verpflichtungserklärung nach dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz (LTMG) Baden-Württemberg ist mit dem Angebot einzureichenPflicht zur Mindestentgelt-Zahlung, Nachweispflichten und KontrollrechteBei schuldhaftem Verstoß drohen Vertragsstrafe, Ausschluss bis zu 3 Jahre und fristlose Kündigung

Einbeziehung anderer Unternehmen

Bei Nutzung von Kapazitäten Dritter: Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten vorlegenVerpflichtungserklärung des anderen Unternehmens auf Verlangen vorlegenBei Eignungsleihe haftet das andere Unternehmen gemeinsam mit dem BieterBei Bietergemeinschaft: Eignungsnachweise für jedes Mitglied getrennt, technische Leistungsfähigkeit gemeinsam
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte fünf GeschäftsjahreVolumen: nicht angegeben

Mindestens 2 vergleichbare Projekte, ausgeführt in den letzten fünf Geschäftsjahren

Je Referenz: Art der Leistung, Ausführungszeitraum, Auftraggeber mit Anschrift, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, Angaben zur Vergleichbarkeit

mindestens 1 (zusätzlich zu den 2 Referenzen) ReferenzenZeitraum: letzte fünf GeschäftsjahreVolumen: nicht angegeben

Mindestens eine Referenz für eine Feuerwehr, Polizei oder ein Krankenhaus mit ähnlicher Schichtdiensteinteilung, Komplexität und Größe, umgesetzt in Baden-Württemberg

Wie oben, zusätzlich Begründung der Vergleichbarkeit mit Schichtdienst, Komplexität und Größe

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 37%4–10 · 51%11+ · 12%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 40 erledigt
Formale Unterlagen (zwingend mit dem Angebot)
Vertrauliche Anlagen anfordern
Kriterienkatalog und Technik
Preisblatt (50 % der Wertung)
Präsentation (10 % der Wertung, nur bei Einladung)
Verfahrensregeln und Fristen
Nach Zuschlag (nicht Teil des Angebots)
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Karlsruhe Hauptamt | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Anschrift
76133 Karlsruhe
Ort
76133 Karlsruhe
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.karlsruhe.de ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
76133 Karlsruhe
Baden-Württemberg

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