Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein (KVNO) beschafft eine cloud-basierte Conversational-AI-Plattform (Voice-/Chat-Bots als SaaS) inklusive Anbindung an die bestehende IT-Landschaft und Betrieb über mehrere Jahre.
Die Plattform soll sechs konkrete Anwendungsfälle abdecken:
Anliegenerkennung für die ärztliche Bereitschaftshotline 116117Terminvermittlung über die TerminservicestelleMedizinische Ersteinschätzung im ärztlichen BereitschaftsdienstTermin- und FAQ-Service Mammographie-ScreeningPatientenzufriedenheitsbefragungen (NPS)Mitgliederservice und IT-Hotline
Das Verfahren ist eine zweistufige Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb. Zunächst ist ein Teilnahmeantrag mit Eignungsnachweisen und drei Referenzen einzureichen, danach werden bis zu fünf Bieter zu Verhandlungen eingeladen. Angebote müssen bis 29.09.2026, 10:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform 'Deutsches Ausschreibungsblatt' eingereicht werden.
Besondere Anforderungen: deutsche Niederlassung, Verarbeitung von Sozial-/Gesundheitsdaten, BSI C5 Typ 2, ISO 27001, B3S-Standard Gesundheitswesen, EU-Datenresidenz, ISMS-konformer Cloud-Betrieb.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 20 Tage bis zur Angebotsfrist — 29. September 2026
HEUTE
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Aufforderung Erstangebote
Frist Erstangebote
Aufforderung letztgültige Angebote
Frist letztgültige Angebote
Vertragslaufzeit
Mindestvertragslaufzeit Cloud
Angebotsöffnung
Zuschlag
Bindefrist
Ausführungsbeginn
Go-live UC 1 & 6
Go-live UC 2, 3 & 4
Go-live UC 5
Ausübungsfrist Verlängerung
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Verlängerung 3
Migrationsunterstützung nach Vertragsendebis 2033
Datenzugriff nach Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode9 Kriterien
- Leistungserbringung und Projektmanagement45%
Oberkategorie mit 45% Gesamtgewichtung, enthält projektbezogene Qualitätskriterien
- Funktionale und nicht funktionale Anforderungen50%
Oberkategorie mit 50% Gesamtgewichtung, bewertet den Erfüllungsgrad der KANN-Kriterien aus dem Anforderungskatalog
- Angebotspräsentation per Videokonferenz oder ggf. vor Ort5%
Oberkategorie mit 5% Gesamtgewichtung, enthält Mindestanforderungen (Ausschlusskriterium) und Bewertungskriterium
Einfache Richtwertmethode: Kennzahl Z = Leistungspunktzahl / Wertungssumme (Preis). Das Angebot mit der höchsten Kennzahl erhält den Zuschlag.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen, Bewertungsskala und Vergabeart (Einfache Richtwertmethode) sind vollständig aus der Bewertungsmatrix und Verfahrenserläuterung ersichtlich.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPlattform-Bereitstellung und Anbindung
Bereitstellung einer Conversational-AI-Plattform als SaaS inklusive intelligenter Routing-Mechanismen sowie die technische Anbindung an die bestehende IT-Landschaft der KVNO.
Schnittstellen (B.2):
Bidirektionale Anbindung an die OmniChannel-Lösung (VIER)SMS-Gateway (mit darzustellender Alternative)Dynamische KundenattributeAnbindung interner/externer NLU-/LLM-/KI-SystemeAnbindung an KVNO-Systeme (z.B. CRM ADITO, SmED, ELS3, eTerminservice, MaSC, Gesundheitsleitsystem GLS)Web-Schnittstellen-AbfragenREST-API mit OAuth 2.0VPN (Site-to-Site)SIP TLS inkl. Ende-zu-Ende-VerschlüsselungAutorisierungsgrenzen für Agentic AI (Human-in-the-Loop)
Administration und Konfiguration
Konfigurations- und Administrationsfrontends (B.1):
Verwaltung von Mandanten, Organisationseinheiten, Mitarbeitenden, Rechten/Rollen, Bot-Einstellungen, ReportingsBrowser-basiert (MS Edge), Low-/No-Code-KonfigurationFlow-Editor, Konfigurations-LoggingSSO via Microsoft AD/ADFS/EntraIDSSML-fähige AnsagetexteTest-/SimulationsumgebungSeparate Dev-/Test-/Prod-UmgebungenRollback-Funktion und Kill-Switch
Allgemeine Bot-Funktionalitäten
Allgemeine Funktionalitäten (B.3):
Voice-Bot mit AnruferweiterleitungAnonymisierung/PseudonymisierungÖffnungszeitensteuerungMulti-Modell-EinsatzMobilfunknummer-Prüfung, SMS-InhaltsdefinitionMehrsprachigkeit (EU-Amtssprachen, Englisch, Arabisch, Türkisch)Notfall-WeiterleitungDialogzusammenfassung für Agent, Ticket-ErfassungTerminerkennung, -buchung, -änderung, -stornierung, Terminerinnerung per SMSOpt-In-Verwaltung, Informationsabfrage per SMSCode-Generierung/ValidierungRegionaler/anonymer DialektwechselFAQ-Bot, Stammdatenerfassung, Web-Schnittstellen-Bedienung
Use Case 5 – Kundenzufriedenheitsbefragung (B.4):
NPS-, CES-, CSAT-ErhebungKI-gestützte Steuerung, Triggerpunkte, Mustererkennung, FreitextanalyseErfassung über alle Kanäle
Use Case 6 – Anliegenerkennung Servicebereich & IT-Hotline (B.5):
Erkennung und Routing auf Servicebereich oder IT-Hotline (-4444)Einfaches KI-Modell ohne SchlagwortpflegeRouting in WarteschleifenAnrufer-Authentifizierung via CRM (Adito) anhand BetriebsstättennummerTranskript-Generierung und Übergabe an CRM
Weitere mögliche Use Cases (B.6):
KI-gestütztes Qualitätsmanagement für Agenten-InteraktionenTrainingsbedarferkennung, Gesprächssimulation, Sentiment-AnalyseMulti-Channel-Erweiterbarkeit (Chat, WhatsApp, RCS)Barrierefreiheit/RTT, Agent-Assist
Qualitätssicherung und Knowledge-Management
Qualitätssicherung (B.7):
Bot-Überwachung mit ≥99 % KorrektheitAutomatisiertes Bot-Training inkl. ReportingGrounding- und RAG-MechanismenKonfidenzwert-FallbackAgent-Desktop-Hilfen, TranskriptionQA-Scoring, Human-in-the-Loop-ReviewModellversionierung (keine unangekündigten Modellwechsel)
Knowledge-Management (B.8):
Zentrale WissensbasisSynchronisation mit CRM, Confluence, SharePointKontextabhängige AntwortenFachabteilungs-Pflege ohne IT-Support
Reporting, Monitoring und Analytik
Reporting und Dashboard (B.9):
Realtime-Live-Statistiken, frei konfigurierbare KennzahlenGrafische Verläufe, getrennte Monitoring-AnsichtenWallboard(Near-)Realtime-Datenexport an DrittsystemeStandard-Reports mit CI-AnpassungExportformate: CSV, TXT, XML, PDFRohdaten-/DWH-/BI-AnbindungToken-VerbrauchsübersichtRoot-Cause-AnalyseAbrechnungsreport mit Parametern (Anrufe, Callminuten, Tokenverbrauch etc.)
Architektur und Sicherheit
Architektur (C):
Verfügbarkeit 99,9 %Disaster Recovery (Wiederanlauf ≤1 Stunde)Skalierbare ArchitekturCloud-Modell: Private/Public/Hybrid/On-PremiseOffene Standards: HTTPS/REST, JSON, ggf. FHIRSicherheitskonzept gemäß ISO 27001 oder IT-Grundschutz (BSI)Schwachstellenmanagement (ISO 27001) inkl. Penetrationstest-IntervalleEnd-to-End-Verschlüsselung, MFARedundante PlattformEU-AI-Act-KonformitätDSGVO-konforme Speicherung (EU/DE), kein CLOUD-Act-RisikoMandantentrennungBerechtigungskonzept (technisch/organisatorisch)Notfallkonzepte und WiederanlaufszenarienExit-Szenario bei US-Cloud-Verbot (CLOUD-Act)Technische und organisatorische Maßnahmen zum SozialdatenschutzÜbersicht standardisierter SchnittstellenSBOM gemäß BSI TR-03183-2
Schulungen und Projektmanagement
Vorbereitung und Durchführung von Schulungen für Administratoren, Qualitätssicherung und Manager (vor Ort in Köln)Projektmanagement gemäß Anlagen, ProjektablaufplanTest-/Abnahmeverfahren mit Hypercare-PhaseParallelumsetzung UC 1 + UC 6 zum Go-live am 26.04.2027, weitere UC sukzessive bis Anfang 2028Dokumentation der Lösung und aller Komponenten
Betrieb, Verfügbarkeit und Support
24/7-Betrieb der Plattform mit Support und WartungTicketsystem zur Störungsmeldung und BearbeitungsverfolgungSupportkanäle, Reaktionszeiten, Eskalationswege, Vorgehen bei Wartungen/Releases/Updates/Störungen sind im Betriebskonzept darzulegenVerfügbarkeitsvarianten 99,95 % bzw. 99,97 % (preislich zu differenzieren)Pönale bei Nichteinhaltung der SLAsDatenverarbeitung ausschließlich im Inland, EU oder einem §35 Abs. 7 SGB I gleichgestellten StaatVerarbeitung von Sozial-/Gesundheitsdaten (§ 393 SGB V) erst nach Freigabe des C5-MaßnahmenplansNiederlassung des Anbieters im Inland erforderlich
Leistungen bei Vertragsende
Vertragsende-Leistungen (B.10):
Migrationsleistungen zur Übergabe an DrittenExportfunktionen für Migrationsdaten und Reports (alle möglichen Exportformate)Übergabe des Quellcodes kundenspezifischer IndividualsoftwareIP-Rechte an Individualsoftware gehen auf KVNO überVollständige DatenlöschungUnterstützung bei Übergang an neuen Auftragnehmer (max. 6 Monate)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Existenznachweis, nicht älter als 12 Monate zum SchlussterminKeine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (strafrechtliche Verurteilungen, Steuern/Sozialabgaben, Insolvenz, schwere Verfehlung, Verstöße gegen arbeits-/sozial-/umweltrechtliche Pflichten)Keine Ausschlussgründe nach Sanktionspaket 5 EU (Russland-Sanktionen gemäß Art. 5k EU-VO 833/2014)Selbstreinigung gemäß § 125 GWB möglich (Schadensausgleich, Aufklärungskooperation, Präventionsmaßnahmen, Nachzahlung)Eigenerklärung mit Formular 521 (Ausschlussgründe) und Formular 523 (Sanktionen) abzugebenBei Bewerbergemeinschaften: Eignung als Summe der Mitglieder; Ausschlussgründe je Mitglied einzeln zu prüfen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Gesamtumsatz: durchschnittlich mindestens 5.000.000 € netto in den letzten 3 GeschäftsjahrenBonität: positive Bonitätsbescheinigung, nicht älter als 6 MonateHaftpflichtversicherung: mindestens 5.000.000 € pro Versicherungsfall und Versicherungsjahr für Sach-, Vermögens- und PersonenschädenAngaben zu Gesamtumsatz, Umsatz mit vergleichbaren Leistungen, Personal und Vergleichspersonal der letzten 3 Jahre
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Personal: mindestens 50 festangestellte Mitarbeitende, ausreichend deutschsprachige Mitarbeitende in Projektleitung, Support und EntwicklungDatenschutz/Compliance: Bestätigung der DSGVO- und KI-rechtlichen KonformitätC5 Typ 2: aktuelles Testat oder Maßnahmenplan zur Gleichwertigkeit gemäß C5GleichwVISO/IEC 27001 (oder IT-Grundschutz BSI) für Anbieter und relevante Unterauftragnehmer (Hosting, Betrieb, Rechenzentrum)Cloud-Infrastruktur: B3S-Standard für das Gesundheitswesen, mindestens die Bausteine OPS.2.2 (Cloud-Nutzung), SYS.1.6 (Containerisierung), NET.3.3 (VPN), OPS.1.1.5 (Protokollierung), DER.2.1 (Sicherheitsvorfälle), OPS.1.1.6 (Datensicherung), APP.4.4 (Kubernetes) – jeweils mit Bewertung des Umsetzungsstands und Nachweisunterlagen (Eigenerklärung Anlage 7)Referenzen: 3 Referenzprojekte aus den letzten 36 Monaten (Details siehe Referenzprojekte)
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 36 Monate abgeschlossen
3 Referenzprojekte: jeweils abgeschlossene Bereitstellung einer Conversational-AI-Plattform als SaaS in vergleichbarem Umfang UND Umsetzung von Conversational-AI-Bots mit Vollautomatisierung einzelner Prozesse
Mindestens eine Referenz aus dem Bereich kritische Infrastruktur (Banken, Versicherungen, Behörden, Gesundheitswesen). Mindestens eine Referenz mit Anrufvolumen von mindestens 200.000 Calls im Botkontakt. Pro Referenz: Projektinhalt, Referenzauftraggeber, Ansprechpartner inkl. Telefonnummer, Projektlaufzeit (Monat/Jahr), Personentage (ca.).
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 53%4–10 · 33%11+ · 15%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 35 erledigt
Formale Unterlagen Teilnahmeantrag
Technische Eignung und Sicherheitsnachweise
Wirtschaftliche und personelle Eignung
Referenzprojekte
Bewerbergemeinschaft / Unterauftragnehmer
Bieterfragen und Einreichung
Vorbereitung Angebotsphase (für Stufe 2)
Antworten zum Anforderungskatalog (bei Angebotsabgabe)
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Ort
Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Tersteegenstrasse 9
40474 Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
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