Ausschreibungen Niedersachsen
Beschaffung eines Bewerbermanagementsystems
Stadt Oldenburg (Oldb)26122 Oldenburg (Oldb), Markt 20,21, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Oldenburg (Oldb) sucht einen Anbieter für ein modernes, cloud-basiertes Bewerbermanagementsystem (BMS), das als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt wird.
Das System soll den gesamten Recruiting- und Bewerbungsprozess der Stadtverwaltung digital abbilden – von der Stellenausschreibung über das Bewerbungsmanagement bis hin zur Kommunikation mit Bewerbenden.
Wesentliche Anforderungen:
Webbasierte SaaS-Lösung, Hosting in einem zertifizierten Rechenzentrum (ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz) in EU/EWRDSGVO-Konformität und unterzeichneter AuftragsverarbeitungsvertragSchnittstellen zum bestehenden Personalmanagementsystem (P&I Loga) und zur Karriereseite (Typo3)Multiposting auf gängigen Jobbörsen, Reporting und KI-gestützte FunktionenImplementierung, Datenmigration, Schulung sowie laufender Support und Wartung
Vertragslaufzeit: 36 Monate ab 01.12.2026, mit einmaliger Verlängerungsoption um bis zu 24 Monate.
Frist für die Einreichung von Teilnahmeanträgen: 10.09.2026, 12:00 Uhr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Veröffentlichung der Teilnahmeunterlagen20. Aug. 2026
Veröffentlichung21. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist4. Sep. 2026
Teilnahmefrist10. Sep. 2026
Versand der Aufforderung zur Angebotsabgabe24. Sep. 2026
Angebotsfrist15. Okt. 2026
Einladung Präsentationenca. 19. Okt. – 1. Nov. 2026
Präsentationenca. 2. Nov. – 15. Nov. 2026
Frist zur Überarbeitung der Angeboteca. 9. Nov. – 6. Dez. 2026
Vertragslaufzeit1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2029
Ausführungsbeginn1. Dez. 2026
Ausübung Verlängerungsoption bisca. 31. Aug. 2029
Kündigungsfrist Cloudvertragca. 1. Sep. 2029
Verlängerung 11. Dez. 2029 – 30. Nov. 2031bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität21 Kriterien
Preis 63.2%Qualität 36.9%
- Preis (BMS)60%
Angebotspreis für das BMS (ohne Optionen). Der preisgünstigste Bieter erhält 60 Punkte; weitere Bieter werden über die Formel P = günstigster Preis / Angebotspreis * 60 berechnet.
- Umsetzung der Leistungsanforderungen (B-Kriterien)30%
Bewertung der Umsetzung der als 'B' (bewerten) gekennzeichneten Leistungsanforderungen aus dem Kriterienkatalog. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 30.
- Usability / Bedienerfreundlichkeit (Präsentation)10%
Bewertet werden Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit aus Sicht der Personalsachbearbeiter/-innen (Erstellung/Verwaltung von Stellenausschreibungen, Bewerbungsmanagement, Zusammenarbeit im Auswahlprozess) sowie Barrierefreiheit und Benutzerfreundlichkeit des Bewerbungsformulars aus Bewerbersicht. Maximal 10 Punkte.
Preis: P = günstigster Angebotspreis / Angebotspreis * 60 (gerundet auf 1 Nachkommastelle). Gesamtbewertung: Summe aller gewichteten Punktzahlen. Bei Gleichstand entscheidet die höhere Punktzahl im Kriterium Preis (BMS).
KI-Hinweis: Die Hauptkriterien (Preis 60%, B-Kriterien 30%, Usability 10%) und die Bewertungsformel für den Preis sind vollständig angegeben. Die Unterkriterien der B-Kriterien wurden aus dem Kriterienkatalog extrahiert; die exakte Zuordnung der Unterpunkte zu den 30 Gesamtpunkten ist plausibel, aber nicht im Detail vom Auftraggeber bestätigt – die Summe der aufgeführten B-Punkte ergibt ~23,5 Punkte laut Kriterienkatalog (Rest ggf. in der Anlage zum Kriterienkatalog).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBereitstellung und Betrieb der SaaS-Lösung
Cloud-basiertes Bewerbermanagementsystem als Software-as-a-ServiceWebbasierte Anwendung, keine lokale Installation erforderlichHosting in einem zertifizierten Rechenzentrum in EU/EWR (ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz)Verfügbarkeit des Rechenzentrums: 99,75 % im JahresdurchschnittDSGVO-Konformität mit DatenschutzkonzeptMandantenfähigkeit (z.B. für städtische Tochterunternehmen)Administration ohne ProgrammierkenntnisseMehrsprachigkeit und Bereitstellung in deutscher SpracheNutzung von bis zu 3 Mandanten
Softwarefunktionen
Stellenausschreibungen: Erstellung, Bearbeitung, Veröffentlichung, MultipostingBewerbungsmanagement: digitales Bewerbungsformular, manuelle Anlage, Pipeline, TalentpoolRecruiting-Workflows: frei definierbare Prozessschritte, Aufgaben, ErinnerungenZusammenarbeit: rollenbasierte Beteiligung, Sichtung, Bewertung, Kommentierung, Einbindung von Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte und SchwerbehindertenvertretungBewerberkommunikation: Direktkommunikation, Vorlagen, automatisierte Bestätigungen, Terminfindung, MassenkommunikationMultiposting: Anbindung an Bundesagentur für Arbeit, StepStone, Indeed, LinkedIn und weitere JobportaleReporting/Analysen: Dashboard, Kennzahlen, Time-to-Hire, Kanal-PerformanceKI-gestützte Funktionen: Texterstellung Stellenanzeigen, SEO-Optimierung, Mail-UnterstützungBewerbungsformular: frei konfigurierbar, mobil-optimiert, barrierearm, Datei-Upload
Sicherheit und technische Anforderungen
Barrierefreiheit nach WCAG 2.12-Faktor-Authentifizierung (E-Mail, TOTP)Konfigurierbare PasswortrichtlinieAuthentifizierung via Identity Provider (Microsoft Entra ID, OIDC, SAML 2.0)ContentProxy-Kompatibilität (Ports 80/443, gültige Zertifikate)Schnittstellen zu P&I Loga (Personalmanagementsystem) und Typo3 (Karriereseite) via REST-API
Implementierung, Schulung und Go-live
Technische Einrichtung, Konfiguration und grundlegende WorkflowsEinrichtung des BewerbungsformularsDatenübernahme aus bestehenden SystemenTests und Go-live-UnterstützungAnwenderschulungen für Administratoren und alle AnwendergruppenBereitstellung von Schulungsunterlagen und Dokumentation in deutscher Sprache
Support, Wartung und Vertragslaufzeit
Laufender Betrieb und Pflege des SystemsSupport während definierter Geschäftszeiten (2nd-Level-Support)Regelmäßige UpdatesVertragslaufzeit: 36 Monate ab 01.12.2026 (Go-live)Einseitige Verlängerungsoption durch den Auftraggeber um bis zu 24 Monate (max. 60 Monate Gesamtlaufzeit)Wartung und Pflege der Multiposting-Schnittstellen inklusive
Optionale Leistungen
Rahmenvereinbarung für nicht planbare ZusatzleistungenKarriereseite mit ca. 15 Unterseiten inklusive Einrichtung und BetriebWarenkorb für kostenpflichtige Stellenveröffentlichungen (Stepstone, LinkedIn, Indeed, Bauingenieur24.de, greenjobs.de)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenRechtliche und gesetzliche Ausschlusskriterien (KO-Kriterien)
AEntG und MiLoG: Keine Geldbuße ≥ 2.500 € wegen VerstößenSchwarzarbeit: Keine Sanktionen gemäß § 21 SchwarzArbG in den letzten 2 JahrenSteuern und Abgaben: Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenInsolvenzfreiheit: Kein vorläufiger Insolvenzverwalter, keine Geschäftsführung durch Insolvenzverwalter gem. § 22 InsOLieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG): Kein Verstoß mit Geldbuße ≥ 175.000 €Erklärung des Bieters: Bestätigung der Kenntnis über Konsequenzen wissentlich falscher AngabenWettbewerbsregister: Ab Auftragssumme ≥ 50.000 € wird ein Auszug beim Bundeskartellamt angefordert
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatz: Angabe des Umsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025), insgesamt und anteilig für die Sparte BewerbermanagementsystemPersonal: Angaben für 2023–2025 zu Anzahl der Mitarbeiter in der Sparte Bewerbermanagement, Personal für Kundenbetreuung/Support, Personal für Nutzerschulungen sowie zuständige Projektleitung mit Qualifikation und BerufserfahrungHaftpflichtversicherung: Angabe der Deckungssumme (Personen-, Sach-, Vermögensschäden); Nachweis vor Zuschlagserteilung
Technische Leistungsfähigkeit – Referenzen
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 JahrenVergleichbarkeit: BMS bei Kunden mit ≥ 1.000 Beschäftigten ODER ≥ 425 Bewerbungsverfahren/Jahr ODER ≥ 5.000 Bewerbungen/JahrErforderliche Angaben: Auftraggeber, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Leistungszeitraum, Leistungsinhalt, Leistungsumfang
Unternehmensform und Compliance
Registereintragung: Nachweis des Registergerichts / der Genehmigungsbehörde (Eintragungsart, Registernummer, zuständiges Gericht)KMU-Status: Angabe, ob Kleinstunternehmen, kleines oder mittleres Unternehmen (≤ 249 Beschäftigte, ≤ 50 Mio. € Umsatz oder ≤ 43 Mio. € Bilanzsumme)Ausländische Unternehmen: Sitz in EWR, WTO-Staat oder DrittstaatPräqualifikation: Ggf. Eintragung im Präqualifizierungsverzeichnis
Nachunternehmer und Bietergemeinschaften
Nachunternehmer: Erklärung zum Einsatz, sofern geplant – Teilleistung, Name und Anschrift des Nachunternehmers spätestens vor ZuschlagserteilungBewerber-/Bietergemeinschaften: Erklärung aller Mitglieder bei gemeinsamer Bewerbung gemäß Bewerbungsbedingungen
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht spezifiziert
Referenzen über Bereitstellung und Betrieb eines Bewerbermanagementsystems (SaaS)
Mindestens eine der Bedingungen muss erfüllt sein: Kunde mit ≥ 1.000 Beschäftigten ODER ≥ 425 Bewerbungsverfahren pro Kalenderjahr ODER ≥ 5.000 Bewerbungen pro Kalenderjahr. Erforderliche Angaben: Auftraggeber, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Leistungszeitraum, Leistungsinhalt, Leistungsumfang (z.B. Auftragswert oder Mengengerüst)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 56%4–10 · 30%11+ · 15%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 36 erledigt
Formale Nachweise und Eigenerklärungen
Eignung & Referenzen
Technisches Konzept und Sicherheit
Preisblätter und Angebotsunterlagen
Fristen und Termine
Mit TendiGo
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Auftraggeber
Stadt Oldenburg (Oldb)
Ort
26122 Oldenburg (Oldb), Markt 20,21, Niedersachsen
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
26122 Oldenburg (Oldb), Markt 20,21
Niedersachsen
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