Ausschreibungen Mecklenburg-Vorpommern
Beschaffung eines CRM-Portals
WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH | Vergabekammer des Landes Mecklenburg-Vorpommern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Rostock, Mecklenburg-VorpommernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH beschafft eine webbasierte CRM-Portallösung als Software-as-a-Service (SaaS).
Das Portal soll die digitale Kommunikation mit Mietern und Wohnungseigentümern abbilden und sowohl Mietverwaltung als auch Wohnungseigentumsverwaltung (WEG) unterstützen. Geboten werden müssen Implementierung, Migration, Schulung, Wartung, Support sowie Programmierleistungen.
Das Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Teilnahmeanträge sind bis zum 14.10.2026 um 12:00 Uhr elektronisch über evergabe.de einzureichen. Der Vertrag läuft ab 01.04.2027 für 48 Monate, Produktivstart ist der 01.11.2027.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR
Veröffentlichung14. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist5. Okt. 2026
Teilnahmefrist14. Okt. 2026
Aufforderung zur Angebotsabgabe30. Okt. 2026
Angebotsfrist30. Nov. 2026
Angebotsfrist finale Angebote15. Jan. 2027
Bindefrist30. Nov. 2026 – 31. März 2027
Verhandlungsgespräche7. Dez. – 11. Dez. 2026
Aufforderung finale Angebote18. Dez. 2026
Zuschlagsentscheidung3. Feb. 2027
Vertragsabschluss18. Feb. 2027
Vertragsbeginn1. Apr. 2027
Vertragslaufzeit1. Apr. 2027 – 31. März 2031
Ausführungsbeginn1. Apr. 2027
Prio-1-Anforderungen umsetzen15. Okt. 2027
Produktivstart1. Nov. 2027
Prio-2-Ausschlusskriterien umsetzen31. Okt. 2028
Erste Preisanpassung möglich1. Apr. 2029
Prio-2-Bewertungskriterien umsetzen31. Okt. 2029
Übergangsrecht nach Vertragsendeca. 31. März 2031
Verlängerung max.1. Apr. 2031
KündigungsfristDatum offen12 Monate Kündigungsfrist zum Laufzeitende (zum Monatsende), gilt während der Verlängerung auf unbestimmte Zeit.
Meldefrist SicherheitsvorfälleDatum offen24 Stunden nach Bekanntwerden eines Sicherheitsvorfalls.
Change-Request-ReaktionDatum offenFrist von 2 Werktagen zur Mitteilung über die Zumutbarkeit eines Change Requests.
Mindestvorlauf EinstellungsmeldungDatum offen12 Monate Vorlaufzeit vor Beendigung des CRM-Betriebs.
Verjährungsfrist MängelDatum offen3 Jahre ab Abnahme gemäß § 634a Abs. 1 Nr. 3 BGB.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität6 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Der Angebotspreis (Honorar) geht mit 40% in die Gesamtwertung ein. Der Bieter mit dem günstigsten Honorar erhält 100 ungewichtete Punkte (= 40 gewichtete Punkte). Teurere Bieter erhalten im Verhältnis dazu Punkte nach der Formel (Preis Bestbieter / Preis Angebot) * 100 * Wichtung.
- Qualität60%
Die Qualität wird anhand der Kriterien Systempräsentation (10%), Umsetzungskonzeption (20%) und Leistungspunkte Kriterienkatalog (30%) bewertet. Bewertung mit Schulnoten (1,0=100 bis 6,0=0 Punkte), multipliziert mit der jeweiligen Wichtung.
Preis: (Preis Bestbieter / Preis Angebot) * 100 Punkte * Wichtung. Qualität: Schulnotenbewertung (1,0=100 Punkte bis 6,0=0 Punkte), multipliziert mit der jeweiligen Wichtung. Leistungspunkte aus Kriterienkatalog: erreichte Mehrpunkte gewichtet mit 30%. Gesamtpunktzahl = gewichtete Punkte aller drei Teile (max. 100 Punkte).
KI-Hinweis: Die Oberkategorie-Qewichtungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen (Preis 40%, Qualität 60%, aufgeteilt in 10%/20%/30%). Die Unterkriterien der Umsetzungskonzeption (10%/5%/5%) sind explizit benannt, die Aufteilung der Systempräsentation (1%/7%/2%) ist im Text angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBereitstellung und Betrieb der SaaS-Lösung
Bereitstellung einer webbasierten CRM-Portallösung einschließlich sämtlicher erforderlicher SoftwarelizenzenBetrieb im Software-as-a-Service-Modell (SaaS), Serverstandort in DeutschlandKontinuierliche Wartung, Pflege, Updates, Upgrades und ReleasewechselGewährleistung des laufenden Betriebs einschließlich vertraglich vereinbarter Serviceleistungen
Implementierung und Migration
Lieferung, Installation, Konfiguration und Anpassung der CRM-Software gemäß Kriterienkatalog (Anlage 2)Datenmigration aus vorhandenen BestandssystemenEinrichtung von Schnittstellen (API) zu DrittsystemenProjektmanagement inkl. Einführung und Go-liveErstellung der Dokumentation
Schulung und Coaching
Schulungs- und Coachingleistungen für Administratoren und AnwenderErstellung von Schulungsmaterialien in digitaler FormNachschulungen bei Software-Updates mit neuen Funktionen
Programmierung und Customizing
Durchführung erforderlicher Programmier-, Customizing- und Entwicklungsleistungen zur Anpassung der SoftwareProgrammierleistungen sind gesondert auszuweisen
Support und Service Desk
Deutschsprachiger Support und Service DeskStörungsbeseitigung mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (SLA Anlage 3)Servicezeiten Mo–Fr 07:00–19:00 Uhr; 24/7-Störungshotline nur für kritische Vorfälle (P0)3-stufiges Eskalationsmanagement nach ITIL
Fachliche Abdeckung
Abbildung der Anforderungen der MietverwaltungAbbildung der Anforderungen der Wohnungseigentumsverwaltung (WEG)Nutzung als Self-Service-Portal für KundenZentrale Plattform für digitale Kundenkommunikation, Reduktion von Medienbrüchen
Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit
Einhaltung Datenschutz (insb. Art. 28 DSGVO) und InformationssicherheitGeografisch getrenntes Ausweichrechenzentrum in Deutschland, Disaster RecoverySystemverfügbarkeit mind. 99,5 % im Monatsmittel, Dialogantwortzeit 95 % unter 1,5 Sekunden, Ladezeit Kernseiten 95 % unter 2 SekundenDatensicherung: werktäglich inkrementell, wöchentlich/monatlich/jährlich als Vollsicherung (Aufbewahrung 4 Wochen / 12 Wochen / 12 Monate / 3 Jahre)
Meilensteine und Umsetzungsstufen
01.04.2027: Vertragsbeginn, grundlegende Anforderungen verfügbar01.11.2027: Produktivstart – Prio-1-Anforderungen vollständig umgesetzt31.10.2028: Prio-2-Ausschlusskriterien vollständig umgesetzt31.10.2029: Prio-2-Bewertungskriterien vollständig umgesetztGeltungsbereich: WIRO und Konzerngesellschaften (WIRO Wohnen in Rostock, PGR Parkhaus Gesellschaft Rostock, SIR Service in Rostocker Wohnanlagen) zum Vertragsschluss
Exit-Management
Mindestvorlauf 12 Monate vor Beendigung des CRM-Betriebs für EinstellungsmeldungNach Vertragsende: maximale Übergangsnutzung von 6 Monaten zur Migration
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mindestjahresumsatz: 600.000,00 € brutto jährlich in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit Leistungen betreffend, die mit Einführung/Betrieb eines webbasierten CRM-Portals als SaaS vergleichbar sindEigenerklärung über Nettoumsatz (Anlage 2)Eignungsleihe ist zulässig (§ 47 Abs. 1 VgV); entsprechende Verpflichtungserklärung (Anlage 6) ist beizufügen
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 30 festangestellte Mitarbeiter (zzgl. Geschäftsführer/Inhaber)Eigenerklärung über Personalbestand (Anlage 2)Auswahlkriterium: Qualifikation des Personals (slc-abil-staff-qual)Mindestanzahl Bewerber nach Teilnahmewettbewerb: 3
Referenzen
3 vergleichbare Aufträge aus den letzten 3 KalenderjahrenMindestens 1 Referenz muss alle 9 Pflichtmerkmale erfüllen, inkl. Projekt aus der WohnungswirtschaftDie übrigen 2 Referenzen müssen mindestens 6 der Merkmale erfüllen (Einführung webbasiertes CRM-Portal, API-Anbindung, Customizing/Programmierung, SaaS-Bereitstellung, Projektmanagement inkl. Go-live, Wartung/Support)Eigenerklärung Formblatt Referenzen mit Ansprechpartner (Anlage 2)
Zuverlässigkeit und rechtliche Eignung
Keine Ausschlussgründe gem. § 123 oder § 124 GWBKeine Verfehlungen mit Geldbuße > 2.500 €, Freiheitsstrafe > 3 Monate oder Geldstrafe > 90 Tagessätze in den letzten 2 JahrenKein laufendes Insolvenzverfahren, keine Abweisung mangels Masse, nicht in LiquidationOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenEintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes (oder Nachweis der Nichtverpflichtung)Mitgliedschaft in der BerufsgenossenschaftBei Auftragssumme ≥ 30.000 €: Auszug aus dem Wettbewerbsregister
Versicherung und Haftung
Betriebshaftpflichtversicherung mit 3-facher MaximierungMindestens 5.000.000 € Deckung für Personen- und SachschädenMindestens 3.000.000 € Deckung für VermögensschädenEigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage 2)
Tariftreue und Mindestentgelt
Eigenerklärung nach TVgG M-V, MinArbV M-V und Branchentarifvertrag WIRO 2026-1 (Anlage 3)Verpflichtung zur Weitergabe an Nachunternehmer (§ 9 TVgG M-V)Einhaltung ILO-Kernarbeitsnormen (§ 13 TVgG M-V)Kontroll- und Vorlagepflichten (§ 15 TVgG M-V)Vertragsstrafen bis 5 % bzw. 10 % möglich (§ 16 TVgG M-V)
Informationssicherheit und Datenschutz
Informationssicherheits-Managementsystem nach Stand der Technik (vorzugsweise ISO/IEC 27001)Serverstandort Deutschland für personenbezogene DatenMeldung von Sicherheitsvorfällen innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 KalenderjahreVolumen: keine konkrete Mindestsumme genannt
3 Referenzen aus den letzten 3 Kalenderjahren: Mindestens 1 Referenz muss ALLE 9 Merkmale erfüllen (Einführung webbasiertes CRM-Portal, Self-Service-Portal für Kunden, Datenmigration aus Bestandssystem, API-Anbindung an Drittsysteme, Customizing/Programmierung, SaaS-Bereitstellung, Projektmanagement inkl. Go-live, Wartung/Support nach Einführung, Projekt aus der Wohnungswirtschaft). Die beiden weiteren Referenzen müssen mindestens 6 dieser Merkmale erfüllen.
Eigenerklärung Formblatt Referenzen (Anlage 2) mit Name/Anschrift Referenzunternehmen, Ansprechpartner + Kontaktdaten, Art und Umfang der Leistung, Auftragssumme, Leistungsbeschreibung, Ausführungszeitraum, Checkliste der Merkmale (JE/NEIN)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 46%4–10 · 31%11+ · 23%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Formales und Anschreiben
Eigenerklärungen zur Eignung (Anlage 2)
Tariftreue und Mindestentgelt (Anlage 3)
Vertraulichkeit (Anlage 7)
Bei Bedarf: Bietergemeinschaft / Nachunternehmer / Eignungsleihe
Hinweise zur Form
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH | Vergabekammer des Landes Mecklenburg-Vorpommern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
18055 Rostock
Ort
18055 Rostock
Kategorie
Mecklenburg-Vorpommern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.wiro.de/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
18055 Rostock
Mecklenburg-Vorpommern
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