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Ausschreibungen Brandenburg

Beschaffung eines CRM-Systems für die Wirtschaftsförderung der Landeshauptstadt Potsdam

Landeshauptstadt Potsdam14469 Potsdam, BrandenburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Kurzbeschreibung

Die Landeshauptstadt Potsdam beschafft ein CRM-System (Customer-Relationship-Management) für ihre Wirtschaftsförderung. Das System soll Stammdaten, Vorgänge, Veranstaltungen, Immobilien, Wiedervorlagen und Auswertungen verwalten und in der IT-Landschaft der Stadt betrieben werden.

Was gefordert wird:

Lieferung, Installation und Konfiguration einer CRM-Software für 20 Nutzende (optional +5)Implementierung, Test, Inbetriebnahme und AbnahmeSchulungen für die NutzendenBetrieb, Pflege und Wartung über 48 MonateDiverse Schnittstellen (z. B. Active Directory, SMTP, ODBC, REST/SOAP)Einhaltung Datenschutz/DS-GVO inkl. AuftragsverarbeitungOn-Premises-Betrieb in der IT-Umgebung der Stadt

Wertung: Preis 30 % / Leistungsqualität 70 %. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 31. August 2026
Termin / FristAUG2023 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB
Referenzzeitraum31. Aug. 2023 – 31. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist24. Aug. 2026
Angebotsfrist31. Aug. 2026
Bindefrist31. Aug. – 23. Okt. 2026
Zuschlagca. 7. Okt. – 13. Okt. 2026
Pflichtenheftphaseca. 13. Okt. – 13. Nov. 2026
Implementierungsphaseca. 13. Nov. 2026 – 13. Jan. 2027
Testphaseca. 13. Jan. – 10. Feb. 2027
Schulungsphaseca. 10. Feb. – 24. Feb. 2027
Vertragsbeginnca. 24. Feb. 2027
Vertragslaufzeitca. 24. Feb. 2027 – 24. Feb. 2031
Vertragsendeca. 24. Feb. 2031
Datenaufbewahrungca. 24. Feb. 2031 – 24. Feb. 2041bis 2041
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität7 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Preis30%

    Angebotspreis (Nettopreis zzgl. ggf. anfallender USt.). Niedrigster Preis erhält 100 Preispunkte; doppelter niedrigster Preis erhält 0 Punkte; lineare Interpolation dazwischen. Gewichtung mit Faktor 0,3.

  • Leistungsqualität70%

    Bewertung der Umsetzungsmöglichkeiten der Anforderungen aus dem Anforderungskatalog (Anhang B zur Leistungsbeschreibung). Jede Rubrik kann max. 10 Leistungspunkte erreichen; das Ergebnis wird mit der jeweiligen Untergewichtung multipliziert und mit dem Gesamtfaktor 0,7 gewichtet.

Summenkennzahl Z = L + P. Leistungspunkte (max. 70) + Preispunkte (max. 30) = max. 100 Punkte. Preispunkte = 100 - 100 × (Angebotssumme Bieter − Angebotssumme niedrigstes Angebot) / Angebotssumme niedrigstes Angebot; Minusergebnisse ergeben 0 Punkte. Leistungspunkte pro Rubrik = 10 × Untergewichtung; Gesamtleistungspunkte werden mit 0,7 multipliziert.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 30 %, Leistungsqualität 70 %) samt Untergewichtungen der sechs Anforderungsrubriken und der Bewertungsformel sind vollständig in den Vergabeunterlagen angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Funktionale Hauptprozesse

Das CRM-System muss folgende 6 Hauptprozesse abdecken:

1. Stammdatenmanagement – Erfassung und Pflege von Stammdaten verschiedener Stakeholder (Gründer, Startups, Unternehmen, Eigentümer, Investoren, Netzwerkpartner, Ministerien, Politik); ca. 750 Datensätze/Jahr.

2. Vorgangsmanagement – Individualisierte Vorgänge (z. B. Gründungsberatung, Förderanträge, Ausbildungsführer), Historie, Serienbriefe; ca. 1.000 Vorgänge/Jahr.

3. Veranstaltungsmanagement – Veranstaltungsplanung, Einladungen, Anwesenheitslisten, Nachfassprozesse; ca. 50 Veranstaltungen/Jahr.

4. Immobilienmanagement – Dokumentation von Flächen/Immobilien, Exposés-Erstellung, Serienbriefe; ca. 75 Objekte/Jahr.

5. Wiedervorlagen – Erinnerungen/Aufgaben zu Aktivitäten oder Datensätzen, Kundenansprache.

6. Auswertungen – Analyse von Stamm-, Vorgangs-, Veranstaltungs- und Immobiliendaten mit Filterfunktion, Diagramme/Übersichten.

Projektphasen bis zur Abnahme

Pflichtenheftphase: 1 Monat nach ZuschlagImplementierungsphase: bis 3 Monate nach ZuschlagTestphase: 4 WochenSchulungsphase: 2 WochenAbnahme: schriftliche Abnahme durch Auftraggeber

Leistungen bis zur Abnahme (Pauschalpreis): Softwareüberlassung, Konzeption/Dokumentation, Anpassung/Customizing/Konfiguration, Initialschulungen, Projektmanagement.

Mengengerüst

**Nutzer*innen:** 20 (davon 2 Administratoren)**Optionale zusätzliche Nutzer*innen:** bis zu 5 (auf Abruf)Optionale Schulungen: bis zu 5 (auf Abruf)Optionale Dienstleistungstage: bis zu 10 Personentage (1 PT = 8 Std.) über 48 MonateMitarbeitende Wirtschaftsförderung: 16

Technische Anforderungen und Architektur

Betriebsmodell: On-Premises in der IT-Umgebung der Landeshauptstadt PotsdamArchitektur: Drei-Schichten-Architektur (Client, Geschäftslogik, Datenhaltung) mit Trennung von Test- und ProduktivsystemDatenbank: Oracle (OLVM) oder MS SQL ClusterZugriff: über Citrix-Technologie (Fernzugang durch AG gesteuert)Verfügbarkeit: max. 1,5 Stunden Downtime pro WocheDatensicherung: max. 24 Stunden Datenverlust; Wiederherstellung innerhalb 72 StundenNutzungszeiten: 06:00–20:00 Uhr (Mo–Fr); Berichtsladezeit max. 30 SekundenBarrierefreiheit: gemäß BbgBITVSBOM: Software Bill of Materials im Format CycloneDX gemäß BSI TR-03183-2

Schnittstellen

ODBC-DatenbankschnittstelleSMTP (E-Mail über LHP-Mail-Server)Microsoft Active DirectoryXML/CSV (Datenaustausch)REST API oder SOAP (zukünftige Anforderungen)VOIS|MESO, Kartenmaterialien, Archikart, Geoportal (unidirektional)Künftig: Gewerbeamt-Schnittstelle (nach 2027)Datenimport per CSV/Excel

Betrieb und Service (48 Monate)

Servicezeiten Hotline: Mo–Do 08:00–16:00 Uhr, Fr 08:00–14:00 UhrReaktionszeit: 4 Stunden (während Servicezeiten)Störungslösungszeiten (nach Reaktionszeit):Priorität 1 (nicht nutzbar): 4 StundenPriorität 2 (Workaround): 1 ArbeitstagPriorität 3 (leichte Beeinträchtigung): 4 ArbeitstagePriorität 4 (unerheblich): 10 ArbeitstageSoftwarepflege: Updates, VersionsbereitstellungJährliches Servicegespräch zur EvaluierungWartungsfenster: 72-Stunden-Vorankündigung beim Systemzugriff anzeigenDatenaufbewahrung: 10 Jahre nach VorgangsabschlussPasswortwechsel Fernzugang: 1× jährlich durch AG

Schulungen und Dokumentation

Initialschulung: für alle 20 Nutzenden, rollenbezogen (deutschsprachig)Optionale weitere Schulungen: bis zu 5 (für neue Mitarbeitende/Auffrischung)Schulungsunterlagen: digital oder Papier, je 1 Exemplar pro Teilnehmer, deutschAnwenderhandbuch: deutschsprachigSystemdokumentation: Betriebsumgebung, Konfiguration, Schnittstellen, Updates, Sicherung/Wiederherstellung, sicherer BetriebTestpläne und -berichte sowie Lasttest- und Penetrationstest-BerichteBetriebshandbuch: mindestens jährlich aktualisiert

Optionale Leistungen auf Abruf

Change Requests / Customizing (Layout, Formulare, Schnittstellen, Funktionen)Neue Systemfunktionen inkl. Applikations-/DatenbanklogikWeitere SchulungenDienstleistungskontingent (10 PT)

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Systemlieferungsvertrags gemäß Art. 28 DS-GVODatenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR; Drittland-Verlagerung nur mit Zustimmung des AGUmsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DS-GVO: Pseudonymisierung, Verschlüsselung, Zutritts-/Zugangs-/Zugriffskontrolle, Trennungskontrolle, Integrität, Verfügbarkeit, Belastbarkeit, Wiederherstellbarkeit, ÜberprüfungsverfahrenBestellung eines Datenschutzbeauftragten, falls gesetzlich erforderlich; sonst Benennung eines AnsprechpartnersVertraulichkeitsverpflichtung der Mitarbeitenden, regelmäßige SchulungenAnzeigefrist bei Unterauftragnehmer-Wechsel: mindestens 3 Monate vor geplanter Datenübergabe

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zuverlässigkeit (Ausschlussgründe)

Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWBNachweis: Formblatt 4.1 Eigenerklärung über die Nichtvorlage von Ausschlussgründen (bei Bietergemeinschaft von jedem Mitglied separat)

Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Referenzen)

Mindestens 3 unternehmensbezogene Referenzen aus den letzten 3 Jahren (rückwirkend ab Ende der Angebotsfrist)Vergleichbare Leistungen: Einführung und Umsetzung eines CRM-Systems in öffentlichen Verwaltungen/Unternehmen oder Bereichen davon mit mindestens 15 Mitarbeitenden/NutzendenLaufende Projekte werden akzeptiert, wenn bis zur Angebotsabgabe mindestens 1 Jahr vergleichbare Leistung erbracht wurdeNachweis: Formblatt 4.6 Referenzen Unternehmen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis durch Umsatz- und/oder Bilanzdaten, ggf. unter Inanspruchnahme von Kapazitäten Dritter (Eignungsleihe)Konkrete Schwellenwerte sind den weiteren Vergabeunterlagen zu entnehmen

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Umfassendes Wissen über Aufbau, Zusammenwirkung und Funktionsweisen von IT-ArchitekturenAnwendungsbereites Wissen über Einsatz aktuellster TechnologienMethoden-Know-how zu ITIL und gängigen Projektmanagement-Methoden

Personelle Anforderungen (Ausschlusskriterium)

Deutschsprachiger Ansprechpartner in verhandlungssicherer Deutschkenntnisse – AusschlusskriteriumErfahrungen in IT-Architektur, aktuellsten Technologien, ITIL und Projektmanagement

Eignungsleihe und Nachunternehmer

Eignungsleihe zulässig zum Nachweis wirtschaftlicher/finanzieller und technischer/beruflicher LeistungsfähigkeitBei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung (Formblatt 4.4), Erklärung zu Ausschlussgründen (Formblatt 4.1), ggf. Erklärung zur gesamtschuldnerischen HaftungBenennung von Nachunternehmern über Formblatt 4.3 (Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe)Nachunternehmer/Eignungsverleiher können uneingeschränkt eingebunden werden

Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften zugelassenGemeinschaftserklärung (Formblatt 4.2) erforderlich; alle Mitglieder haften als GesamtschuldnerJedes Mitglied muss die geforderten Eignungsnachweise grundsätzlich einzeln erbringen; Mindestanforderungen müssen von mindestens einem Mitglied belegt sein

Datenschutz und IT-Sicherheit

Umsetzung der TOMs gemäß Art. 32 DS-GVO (siehe Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung)Verpflichtung zur Vertraulichkeit und regelmäßige Schulungen der MitarbeitendenFähigkeit zur Nachweisführung (z. B. BSI-Grundschutz-Zertifizierung, Testate, Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO)

Brandenburgisches Vergabegesetz (Mindestlohn)

Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns (≥ 13,00 Euro brutto/Zeitstunde, ab Angebote ab 01.05.2021)Nachweisfähigkeit über Lohn- und Gehaltszahlungen; Duldung von StichprobenkontrollenFormblatt 5.3 (Mindestlohn-Vereinbarung) ist dem Angebot beizufügen; bei Nachunternehmern zusätzlich Formblatt 5.4
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre rückwirkend ab Ende der Angebotsfrist (31.08.2026); laufende Projekte mit mindestens 1 Jahr vergleichbarer Leistung werden akzeptiert

Einführung und Umsetzung eines CRM-Systems in öffentlichen Verwaltungen/Unternehmen (oder Bereichen davon) mit mindestens 15 Mitarbeitenden/Nutzenden

Abgabe über Formblatt 4.6 Referenzen Unternehmen; Angabe von Auftragsgegenstand, Leistungszeitraum, Auftragswert (netto), Inhalt der wesentlichen Leistung, Auftraggeber inkl. Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Vorgangsnummer

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt
Pflichtformulare und Angebotsunterlagen
Referenzen und Eignung
Vertragliche und rechtliche Erklärungen
Technische Dokumentation im Angebot
Kommunikation und Plattform
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Landeshauptstadt Potsdam
Ort
14469 Potsdam, Brandenburg
Kategorie
Brandenburg
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
14469 Potsdam
Brandenburg

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