Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Cloud-basierte Überlassung des DMS ausschließlich als Software-as-a-Service (SaaS). Bereitstellung einer Systemumgebung inklusive Test- und Schulungssystem, Grundkonfiguration und Customizing. Anbindung an Microsoft Active Directory. Einrichtung des Aktenplans nach Bayerischem Einheitsaktenplan und des Aufbewahrungsfristenverzeichnisses. Das System muss auf Windows Server 2019/2025 lauffähig sein und Microsoft Office 2016 sowie Office 2024 LTSC unterstützen.

Übernahme der vorhandenen Ordnerstrukturen und Netzlaufwerke in das neue DMS. Insgesamt ca. 360 GB aus einem Gesamtbestand von 1,45 TB (1.401.360 Dateien) sollen migriert werden. Die Verwaltung muss kleinere Bestände selbst per Drag-and-Drop übernehmen können (Muss); bei größeren Aktenbeständen ist Unterstützung durch den Auftragnehmer vorgesehen (Soll).

Durchführung von Schulungen für Administratoren, Key-User und Endanwender, deutschsprachig, als Präsenz- oder Online-Veranstaltung. Erstellung von Schulungsunterlagen, Betriebs- und Anwenderdokumentation sowie technischer Systemdokumentation, die auch für GoBD- und TR-RESISCAN-Nachweise geeignet ist.

Nach der förmlichen Abnahme der Einführungsleistungen läuft der Vertrag 5 Jahre (Grundlaufzeit). Im laufenden Betrieb übernimmt der Auftragnehmer Pflege, Wartung, Updates, Releasewechsel und Support. Verfügbarkeit mindestens 99,5 % im Monatsmittel während der Servicezeiten. Notfallvorsorge und dokumentiertes Notfall-/Wiederanlaufkonzept mit RTO/RPO-Angaben sind Pflicht.

Zwingende Schnittstellen (Pflicht): Microsoft Active Directory, Microsoft Office 2016 (Word, Excel, Outlook als Add-ins), Microsoft Office 2024 LTSC, RIWA GIS-Zentrum, ALLRIS 4.0 (bidirektional) sowie xdomea Import/Export. Optional mit Preisangabe: Schnittstellen zu Kämmerei-Fachverfahren (mps K1, OK.FIS/FINzD Kameral, Infoma) und weitere erwogene Verfahren (Mikropro Bauamt, TERA-FRI, VOIS | GESO, Capitol, OWIGWARE).

Integrierter, deutschsprachiger KI-Assistent als Muss-Anforderung mit strengen Vorgaben: EU-Daten, kein Training mit Verwaltungsdaten, kein Drittstaatentransfer. Unterstützung einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen sowie Behördensiegel und Zeitstempel, jeweils direkt aus der Anwendung ohne Hardware-Token. Inklusive Validierung eingehender Signaturen und Siegel.

Konformität nach EN 301 549 / BayBITV / Art. 14 BayBGG. Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Serverstandort ausschließlich in Deutschland oder der EU. BSI-C5-Testat oder ISO 27001 für das Rechenzentrum. Exit-Management: vollständige Datenherausgabe in offenen Formaten (XML/CSV, PDF/A, xdomea) mit Schema-Beschreibung und Löschnachweis.

160 Vollanwender (ganztägige Nutzung), 40 Gelegenheits- bzw. Leseanwender, ca. 200 Beschäftigte insgesamt. Ø 521 GB Speichervolumen über 5 Jahre bei rund 15 % jährlichem Dokumentenzuwachs.

Kein Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB (zwingend) und § 124 GWB (fakultativ). Erklärung zum Nichtvorliegen dieser Gründe ist von jedem Bieter, jeder Bietergemeinschaft und jedem Unterauftragnehmer abzugeben.

Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, in der Regel durch Eintragung im Berufs- oder Handelsregister. Fremdsprachige Nachweise sind in deutscher Übersetzung vorzulegen.

Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV mit folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensfall:

Die Deckungssumme je Versicherungsjahr muss auf das Doppelte maximierbar sein. Alternativ genügt eine verbindliche Erklärung zum Abschluss bis Zuschlagszeitpunkt. Ohne Nachweis oder Erklärung erfolgt ein Ausschluss des Angebots.

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen über Einführung oder Betrieb eines DMS bzw. einer E-Akte-Lösung aus den letzten 3 Jahren (gerechnet ab Ende der Angebotsfrist 11.11.2026). Vergleichbarkeit muss in Art, Inhalt, Umfang und Komplexität gegeben sein. Pro Referenz: Behörde, Kommune oder vergleichbare öffentliche/privater Einrichtung, mindestens 150 Anwender, Pflichtbestandteile SaaS-/Cloud-Bereitstellung, Datenmigration und Schulung. Pflichtangaben je Referenz: Bezeichnung der Leistung, Auftraggeber mit Ansprechpartner, Leistungszeitraum, Rolle, Auftragswert, Anzahl Anwender, erbrachte Leistungen. Die Auftraggeberin behält sich eine Überprüfung beim Vertragspartner vor. Allgemeine Verweise auf Unternehmensprospekte sind nicht ausreichend.

Eignungsleihe ist zulässig: Bieter können Kapazitäten anderer Unternehmen nutzen, müssen dies aber mit einer Verpflichtungserklärung nachweisen. Bei Bietergemeinschaften sind die Erklärungen zur Gemeinschaft und zur Bevollmächtigung des bevollmächtigten Mitglieds erforderlich. Bei Bietergemeinschaften zählt für die Referenzen nur der vom jeweiligen Mitglied selbst erbrachte Leistungsanteil.

Erklärung zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit (Verpflichtung auf das BDSG) sowie Kenntnisnahme der DSGVO-Hinweise. Alle Erklärungen müssen mindestens in Textform gekennzeichnet sein. Nachweise dürfen nicht älter als 6 Monate sein. Ergänzend: Erklärung Bezug Russland (L 127) und Schutzerklärung Scientology (L 2496) als übliche Standarderklärungen.