Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDer Wirtschaftsbetrieb Hagen AöR beschafft einen cloudbasierten Formularserver (SaaS), über den künftig Verwaltungsleistungen nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) online angeboten werden. Aktuell sollen 12 Formulare aus den Sparten Abwasser (8) und Friedhof (4) bereitgestellt werden, das jährliche Antragsaufkommen liegt bei rund 6.300 Anträgen. Die Vergabe ist nicht in Lose aufgeteilt. Der Produktivbetrieb ist zum 15.01.2027 geplant, die Mindestvertragsdauer beträgt 24 Monate ab Zuschlag mit Option auf Verlängerung.
Angebote müssen elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW eingereicht werden, Abgabefrist ist der 03.09.2026 um 12:00 Uhr. Es gelten Eignungsanforderungen (u. a. Registereintrag, Betriebshaftpflicht mit Mindestdeckungen, ISO-27001-Zertifizierung des Rechenzentrums, mindestens 3 vergleichbare Referenzen) sowie Zuschlagskriterien (Referenzen 50 %, Formulareditor 20 %, E-Payment-Plattform 30 %; Gesamtpreis 20 %).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Leistungspunktzahl (Kriterienkatalog Anlage 1)80%
Bewertung der Leistungspunktzahl aus dem Kriterienkatalog (Anlage 1) mit 80% Gewichtung. Die Leistungspunktzahl ergibt sich aus den gewichteten Punkten der bewerteten Zuschlagskriterien.
- Gesamtpreis20%
Der Gesamtpreis (Wertungspreis) geht mit 20% in die Bewertung ein. Position 1 (Lizenzkosten/SaaS-Nutzung) wird mit 70% gewichtet, Positionen 2-7 (Einrichtung, Migration, Schulungen, Abstimmungstermine) mit 30%. Berechnung: Wertungspreis = 0,7 × Pos.1 + 0,3 × (Pos.2+Pos.3+Pos.4+Pos.5+Pos.6+Pos.7); Preispunkte = (bester Wertungspreis / Wertungspreis) × 100.
Wertungspreis = 0,7 × Pos.1 + 0,3 × (Pos.2+Pos.3+Pos.4+Pos.5+Pos.6+Pos.7); Preispunkte = (bester Wertungspreis / Wertungspreis) × 100; Gesamtpunkte = 0,8 × Leistungspunktzahl + 0,2 × Preispunkte
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGesamtleistung (eine Leistung, keine Lose)
Bereitstellung, Implementierung, Integration, Migration, Support und Betrieb eines cloudbasierten Formularservers als SaaS-Lösung inkl. aller Zusatzmodule und Schnittstellen. Die Projektleitung und Gesamtverantwortung darf nicht vollständig auf Subdienstleister übertragen werden.
Geplanter Leistungsbeginn (Produktivbetrieb / Go-Live): 15.01.2027 (Fixdatum).
Vertragslaufzeit: 24 Monate ab Zuschlag / Vertragsbeginn (gemäß Preisblatt Position 1) mit automatischer Verlängerung um 12 Monate, sofern nicht 3 Monate zum Laufzeitende gekündigt wird.
Formularserver – Software (SaaS) und Kapazität
1 Produktiv- und 1 Testmandant, Endausbau ca. 100 Formulare, 10 GB Speicherplatz, bis zu 20.000 Formulareingänge pro Tag, unbegrenzte Benutzer/Gruppen/Rollen/Postfächer. Anbindung an Nutzerkonten BundID und Elster (mit Rückkanal) sowie Bereitstellung einer ePayment-Schnittstelle (Details zu einem späteren Zeitpunkt).
Funktionale Anforderungen (MUSS / SOLL / KANN)
Formulareditor: Low-Code/No-Code, Drag-&-Drop, Formularlogiken (Pflichtfelder, Validierungen), mehrseitige Formulare, wiederverwendbare Komponenten, Versionierung/Historisierung.
Barrierefreiheit: WCAG 2.1 AA / BITV 2.0, Tastaturnavigation, Screenreader-Kompatibilität.
Workflow & Prozesse: grafische Prozessmodellierung (Low-Code/No-Code), Genehmigungs-/Freigabeschritte, automatisierte Benachrichtigungen, regelbasierte Weiterleitung/Eskalation, Fristenmanagement.
Dokumentengenerierung: PDF/A, XML, TXT; zusätzlich PDF-Fill und Word-Fill; elektronische Signatur (KANN).
Schnittstellen und Integration
Mobile Darstellung und flexible Website-Einbindung (Link, iFrame, Skript). REST-/GraphQL-API, Import (PDF, HTML, XML, JSON), Datenaustausch (JSON, XML, CSV). Anbindung an E-Government-Portale, DMS/ECM (CMIS), Infoma-Schnittstelle, weitere Fachverfahren. E-Payment-Plattformen (bewertungsrelevant), Nutzerkonten BundID/Elster, Webhooks/Events.
Cloud-Betrieb, Sicherheit und Datenschutz
Skalierbarer Betrieb, Hochverfügbarkeit (SLA ≥ 99 %), Monitoring/Logging, Datensicherung (RPO ≤ 24 h, RTO ≤ 24 h), Disaster-Recovery-Konzept, Redundanz.
DSGVO-Konformität, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (§ 52 DSG NRW), technisch-organisatorische Maßnahmen, Subunternehmer-Verzeichnis, bevorzugt Rechenzentrumsstandort in Deutschland/EU. Verschlüsselung TLS ≥ 1.2/1.3, AES-256, Audit-Trails. Regelmäßige Sicherheitsupdates, Schwachstellenmanagement, Security-Patching.
Benutzerverwaltung, Reporting und Protokollierung
Single Sign-On, OpenID Connect / SAML 2.0, Rollen-/Rechtemanagement, 2-Faktor-Authentifizierung, Delegations-/Vertreterfunktionen. Export von Formulardaten, Dashboards/Statistiken, Nutzungsstatistiken pro Formular. Workflow-/Prozessprotokolle, Formular-Verarbeitungsprotokolle sowie technische Betriebs- und Sicherheitsprotokolle.
Branding und Dokumentation
Anpassung an WBH-Branding (Farben, Logo), automatisierte PDF-Generierung. API-Dokumentation, Benutzerhandbuch/Wiki, Entwicklerrichtlinien, Datenschutz- und Sicherheitsdokumentation.
Migration, Schulung und Abstimmung
Migration von 8 Formularen der Sparte Abwasser (Pos. 3) und 4 Formularen der Sparte Friedhof (Pos. 4) – Erstellung, Testung und Abstimmung in Videokonferenzen. Schulung der Administratoren (Pos. 5) sowie der Redakteure/Formularersteller (Pos. 6) per Videokonferenz über das System des Auftraggebers (MS Teams). 3 Abstimmungstermine (1× Projektstart, 2× Einrichtungsphase, je 1–2 Stunden).
Support- und Wartungsleistungen
Support Mo.–Fr. 08:00–17:00 Uhr (ausgenommen gesetzliche Feiertage in NRW, 24.12. und 31.12.). Kontinuierliche Updates/Upgrades, Security-Patching, Release-Benachrichtigungen.
Laufzeit, Verlängerung und Kündigung
Projektplan: Vorlage 10 Arbeitstage nach Auftragsvergabe. Mindestvertragsdauer 24 Monate; danach automatische Verlängerung um 12 Monate, wenn nicht 3 Monate zum Monatsende gekündigt wird (frühestens zum Ende der Mindestvertragsdauer). Leistungen bei Vertragsende gemäß Ziffer 13.2 EVB-IT Cloud-AGB.
Anwendungsfälle / Formulare (inhaltlicher Rahmen)
Sparte Abwasser (Anlage 2): Entwässerungsmitteilung, Benutzungserlaubnis, Anschlussgenehmigung, Freistellung gem. § 49 LWG NRW, Antrag auf Sondernutzung, Rückerstattung Abwassergebühr Industrie, Rückerstattung Abwassergebühr Rohrbrüche, Gartenwasserzähler.
Sparte Friedhof (Anlage 3): Auftrag zur Durchführung einer Bestattung, Auftrag zur Durchführung einer Einäscherung, Antrag auf Grabmalgenehmigung, Antrag auf Rückgabe einer Grabstätte.
Die genannten Formulare benötigen unterschiedliche Vertrauensniveaus (überwiegend 'Hoch' – Online-Ausweisfunktion; einige 'Substanziell' – Elster-Zertifikat). Für viele Formulare sind PDF-Uploads vorgesehen.
Einbindung in Serviceportal und Verwaltungslandschaft
Einbindung der Formulare in das Serviceportal der Stadt Hagen (serviceportal.hagen.de) und Auflistung auf der WBH-Homepage. Schnittstellen zum bestehenden Dokumentenmanagementsystem (d.velop) und zum Buchhaltungsprogramm Infoma.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
WBH.FS.B01 – Firmenprofil: Vorlage eines separaten Dokuments mit Firmenname und Rechtsform, Sitz des Unternehmens, Gesellschafter und Mitgliedern der Geschäftsführung.
WBH.FS.B02 – Registereintragung: Nachweis der Eintragung im Handels- oder Berufsregister oder gleichwertiger Berufsnachweis.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
WBH.FS.B03 – Betriebshaftpflichtversicherung: Bestätigung des Versicherungsunternehmens über Mindestdeckungen je Schadensfall:
Technische Leistungsfähigkeit / IT-Sicherheit
WBH.FS.B05 – Rechenzentrums-Zertifizierung: Betrieb in einem ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentrum oder Nachweis eines gleichwertigen Sicherheitsniveaus (z. B. BSI-Grundschutz-Audit, ISMS-Audit, Penetrationstest, C5-Testat). Standort innerhalb der EU.
Ausschlussgründe und Eigenerklärungen
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 2 GWB vorliegen (u. a. Straftaten wie Korruption, Betrug, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel; rückständige Steuer- oder Sozialversicherungszahlungen; Insolvenz/Liquidation; schwere Verfehlung; Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen).
Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz: kein Verstoß nach § 19 MiLoG (kein Bußgeld ≥ 2.500 €).
Bei Bietergemeinschaften sind alle Mitglieder zu benennen.
Nachunternehmer und Subdienstleister
Angaben zu eingesetzten Nachunternehmern/Subdienstleistern inkl. Leistungsanteil erforderlich. Subdienstleister müssen die gleichen Eignungsnachweise erbringen wie der Hauptbieter, soweit für ihren Leistungsanteil relevant. Erhalten Subdienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten, sind sie nach Art. 28 DSGVO und DSG NRW zu verpflichten.
Zuschlagskriterien (Wertung, kein Eignungskriterium i. S. d. Eignung, aber hier ergänzend)
Kriterienkatalog (Anlage 1), 80 % Leistungspunktzahl, 20 % Gesamtpreis (Preisstruktur: Position 1 = 70 %, Positionen 2–7 = 30 %; Einfache Richtwertmethode). Innerhalb der Leistungspunktzahl u. a.: Referenzen 50 %, Formulareditor (No-Code/Low-Code) 20 %, E-Payment-Plattform 30 %.
Mindestens 3 Referenzen aus dem Bereich Formularserver / Formular-Management-System / vergleichbare E-Government-Softwarelösungen
Pro Referenz Name, Ansprechpartner und 'Referenz seit' – Verweis in Spalte G des Kriterienkatalogs; Referenzen werden ggf. telefonisch überprüft