Ausschreibungen Bayern
Beschaffung und Einführung einer Fachsoftware für das Jugendamt des Landkreises Landsberg am Lech
Landratsamt Landsberg am Lech | Vergabekammer Südbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Landsberg am Lech, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Landratsamt Landsberg am Lech (über den IT-Verbund Landsberg am Lech KU) sucht eine neue Fachsoftware für das Jugendamt, die die bisherigen Verfahren OK.JUG und OK.KIWO ablöst. Geboten werden müssen Bereitstellung, Einführung, Konfiguration, Schnittstellenanbindung, Schulung sowie dauerhafte Pflege/Wartung/Support – wahlweise als On-Premises-Lösung im eigenen Rechenzentrum oder als SaaS/Cloud-Lösung. Es handelt sich um eine einheitliche Vergabe ohne Lose, Kalkulationsbasis sind 128 Nutzerinnen und Nutzer.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026NOVDEZ
Bieterfragen-Frist16. Okt. 2026
Angebotsfrist23. Okt. 2026
Bindefrist23. Okt. – 31. Dez. 2026
VertragslaufzeitDatum offen48 Monate (Mindestvertragslaufzeit für Pflege/Betrieb/SaaS), beginnend voraussichtlich ab Zuschlag/Vertragsabschluss.
Preisbindung laufende EntgelteDatum offen24 Monate Preisbindung für laufende Entgelte (mindestens 12 Monate nach vollständiger Produktivsetzung).
Verlängerung 1Datum offenVerlängerungsoption 1: 12 Monate, im Anschluss an die Mindestlaufzeit von 48 Monaten.
Verlängerung 2Datum offenVerlängerungsoption 2: 12 Monate.
Verlängerung 3Datum offenVerlängerungsoption 3: 12 Monate.
Verlängerung 4Datum offenVerlängerungsoption 4: 12 Monate.
Verlängerung 5Datum offenVerlängerungsoption 5: 12 Monate.
Verlängerung max.Datum offenMaximale Gesamtlaufzeit ca. 120 Monate (10 Jahre) ab vollständiger Produktivsetzung bei Inanspruchnahme aller 6 Verlängerungsoptionen.
NachbetreuungDatum offenMindestens 4 Wochen Nachbetreuungsphase ohne zusätzliches Entgelt nach jeder wesentlichen Produktivsetzung.
Sicherheitstest IntervallDatum offenTechnischer Sicherheits-/Penetrationstest mindestens alle 12 Monate durch unabhängige Stelle.
Statusupdate Störung P1Datum offenBei Störungen der Priorität 1 mindestens alle 60 Minuten Statusinformationen bis zur Wiederherstellung.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität43 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis (Wertungspreis)40%
Wertungspreis aus einmaligen und 48 Monaten laufenden Pflichtkosten, Optionen nicht enthalten; niedrigster Wertungspreis erhält 40 Punkte
- A - Qualitätskriterien B bis G (Oberkriterien)60%
Summe der qualitativen Zuschlagskriterien B bis G (Ja/Nein-Wertung je Unterkriterium)
Preispunkte = 40 × niedrigster Wertungspreis / Wertungspreis des zu bewertenden Hauptangebots; Wertungspreis = einmalige Pflichtkosten + 48 × monatliche laufende Pflichtkosten; Ergebnis kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet. Qualitative Kriterien B bis G werden binär bewertet (Ja = volle Punktzahl, Nein = 0).
KI-Hinweis: Die Zuschlagskriterien und Punkte (Preis 40, Qualität B bis G 60, je Unterkriterium) stehen eindeutig in der Bewertungsmatrix, sind mit der Bekanntmachung (Qualität 60 / Preis 40) konsistent und im Formblatt L 211 als 'Mehrere Zuschlagskriterien gem. Bewertungsmatrix' angekreuzt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware und Nutzungsrechte
Bereitstellung einer Standardsoftware als Jugendamts-Fachverfahren inklusive aller erforderlichen Fach- und Administrationsmodule, Datenbank-/Middlewarekomponenten, Schnittstellenkomponenten, Reporting-/Auswertungskomponenten sowie notwendiger Drittsoftware.
Kalkulationsgrundlage: 128 nutzungsberechtigte natürliche Personen – alle benötigten Lizenzen sind in den Pflichtpreisen enthalten.
Bereitstellung von Produktiv-, Test- und Schulungsumgebungen sowie der technischen Werkzeuge für Betrieb und Support. Benutzeroberfläche in deutscher Sprache und BITV 2.0 barrierefrei.
Einführung: Konzeption, Implementierung und Inbetriebnahme
Gesamtverantwortung beim Auftragnehmer. Umfasst:
FeinkonzeptionKonfiguration und ggf. CustomizingTechnische Installation und ImplementierungEinrichtung aller erforderlichen SchnittstellenRollen- und BerechtigungskonzeptInitiale Einrichtung der Organisations-, Referenz- und KonfigurationsdatenTests und Begleitung der AbnahmeStufenweise Produktivsetzung einzelner FachprozesseNachbetreuung von mindestens 4 Wochen nach jeder wesentlichen ProduktivsetzungDokumentation
Keine Datenmigration aus den Altsystemen OK.JUG und OK.KIWO: bestehende aktive Fälle werden vom Auftraggeber neu erfasst.
Schnittstellen und Integration
komXwork (DMS/E-Akte)Adobe Acrobat Reader/Pro und Microsoft Office/Microsoft 365Microsoft Entra ID (Verzeichnisdienst, Single Sign-On, Mehr-Faktor-Authentifizierung)Finanz- und Kassenverfahren (OK.FIS Doppik, OK.FINN, KABU, IHV)Meldedaten (BayBis)Gesetzliche Statistiken (Landesamt für Statistik, Statistisches Bundesamt, ZfA, ZBFS)Elektronische Signatur
Fachprozesse (Auszug der geforderten Funktionsbereiche)
Unbegleitete minderjährige Ausländer (ausländerrechtlicher Status, Vormundschaft)EingliederungshilfenHilfen zur Erziehung (Hilfeplanung, Kostenübergabe)Kindeswohlgefährdung mit strukturiertem Vier-Augen-Prinzip und EskalationTrennung/Scheidung, FamiliengerichtshilfePflegekinderdienstJugendhilfe im StrafverfahrenKoordinierender Kinderschutz / Frühe HilfenAdoptionsvermittlungWirtschaftliche Jugendhilfe (Kostenberechnung, Prognosen, Buchhaltung, Zahlungsverkehr)Kindertagespflege/-stätten, ElternbeiträgeJugendsozialarbeit an Schulen (JaS)UnterhaltsvorschussBeistandschaft und TitelverwaltungVormundschaften und PflegschaftenBeurkundungen, Urkundsregister, SorgerechtsregisterFachbereichsübergreifende Hilfeplanung und Übergabe an die Wirtschaftliche Jugendhilfe
Prozessübergreifende Funktionen
Personen-/Adress-/Familienbezug mit DublettenprüfungFallübersicht, Historie, Fallübergaben und FallverknüpfungenGenogrammeAufgaben, Termine, Fristen, WiedervorlagenDokumentenerstellung und VorlagenmanagementProtokollierung und RevisionsnachvollziehbarkeitAuswertungen, Statistiken, Controlling (gesetzliche Statistiken: erzieherische Hilfen, Adoptionen, Gefährdungseinschätzungen, UVG, JaS, THVB, JUBB, Bayerischer Innovationsring)Buchhaltung und Zahlungsverkehr (doppische Buchführung, Kassenzeichen)Fachadministration durch eigene Mitarbeitende (ohne Auftragnehmer)
Pflege, Wartung und Support
Fehlerkorrekturen, Patches, Updates, Upgrades, neue ReleasesGesetzliche und statistische AktualisierungenPflege der StandardschnittstellenTechnische DokumentationspflegeElektronisch durchsuchbare Wissensbasis ohne ZusatzkostenOnline-Ticketsystem mit Einblick in Status, Priorität und KommunikationBei Störungen Priorität 1: Statusinformationen mindestens alle 60 Minuten bis zur Wiederherstellung
Schulung
AdministrationsschulungenKey-User-Schulungen (Präsenz bevorzugt)Endanwenderschulungen, max. 10 Personen pro Gruppe, kein reines Train-the-Trainer-ModellSchulungsunterlagen in deutscher Sprache, elektronisch, ohne Spezialsoftware nutzbar
Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
Konformität mit ISO/IEC 27001 (zertifiziertes ISMS) und BSI GrundschutzDokumentation sicherheitsrelevanter Funktionen, Sicherheits- und NotfallhandbuchInformationssicherheitsrichtlinien, Rollen und VerantwortlichkeitenStarke Authentifizierung inkl. Zwei-Faktor, Rechteverwaltung, KryptographieSicheres Softwareentwicklungsverfahren (Secure SDLC, Code Reviews, Penetrationstests)Schwachstellenmanagement, SicherheitstestsTechnischer Sicherheits-/Penetrationstest mindestens alle 12 Monate durch unabhängige StelleDSGVO-konforme Auftragsverarbeitung, Privacy by Design/Default
Projektorganisation und Mitwirkung
Gesamtverantwortung beim AuftragnehmerProjektorganisation mit Lenkungskreis und beidseitiger ProjektleitungProjektsprache: DeutschMitwirkung des Auftraggebers: Benennung Projektleitung und fachliche Ansprechpartner, Teilnahme an Workshops/Reviews/Abnahmen, Bereitstellung Infrastruktur (bei On-Premises), Neuerfassung aktiver Fälle, Entscheidung über Produktivsetzungszeitpunkte, Weiterbetrieb der Altsysteme als Sichtsysteme
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Eignungsanforderungen (mit dem Angebot nachzuweisen)
Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (Wettbewerbsregister)Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft (Unbedenklichkeitsbescheinigung auf Verlangen)Kein laufendes Insolvenz- oder LiquidationsverfahrenEintragung im Handelsregister oder vergleichbarer Nachweis der UnternehmensexistenzMindestjahresumsatz (Gesamt): 900.000 € über die letzten 3 JahreMindestjahresumsatz im relevanten Tätigkeitsbereich: 900.000 € über die letzten 3 JahreBerufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: mindestens 2.000.000 € für Personenschäden und 2.000.000 € für Sach-/VermögensschädenMindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten maximal 3 Jahren (ältere Referenzen sind ebenfalls zulässig)Verfügbarkeit technischer Fachkräfte/Führungskräfte (Name, Funktion, Qualifikation)
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle
Bilanzen und EigenkapitalquoteBeschreibung technischer Ausrüstung und QualitätssicherungsmaßnahmenLieferkettenmanagement- und -überwachungssystemUmweltmanagementmaßnahmenDurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 JahreMuster, Beschreibungen, Fotografien (bei Lieferleistungen)Qualitätsnorm-Bescheinigungen (bei Lieferleistungen)Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (L 236)Erklärung zur Auftragsverarbeitung (L 2442)Vor-, Nach- und Geburtsdaten aller Geschäftsführer und Prokuristen
Hinweise zu Bietergemeinschaften und Unteraufträgen
Bietergemeinschaften müssen alle Mitglieder benennen, einen bevollmächtigten Vertreter bestimmen und gesamtschuldnerische Haftung erklärenBei Unteraufträgen/Eignungsleihe: Kapazitäten und Leistungen benennen, Namen und Kontaktdaten der Nachunternehmer angeben, Verpflichtungserklärungen vorlegenAndere Unternehmen mit Ausschlussgründen sind innerhalb der gesetzten Frist zu ersetzen
Allgemeine Nachweisformen
Eigenerklärungen, EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung) oder Eintrag im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ)Bei enger Wahl kann die Vergabestelle Eigenerklärungen durch offizielle Bescheinigungen bestätigen lassenNichtdeutsche Bescheinigungen sind mit deutscher Übersetzung einzureichen
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte maximal 3 Jahre (ältere Referenzen sind ebenfalls zulässig)
Vergleichbare Leistungen (Einführung/Bereitstellung von Fachsoftware, vorzugsweise im Jugendamts-/Sozialverwaltungs-Umfeld)
Pro Referenz: Bezeichnung der Leistung, Auftragswert, Liefer-/Erbringungszeitpunkt, Auftraggeber, Ansprechpartner. Nachweisform: Eigenerklärung; auf Verlangen der Vergabestelle offizielle Bescheinigungen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 79%4–10 · 20%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Inhaltliche Angebotsunterlagen
Eignungsnachweise
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Landratsamt Landsberg am Lech | Vergabekammer Südbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
86899 Landsberg am Lech
Ort
86899 Landsberg am Lech
Kategorie
Bayern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.deutsche-evergabe.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
86899 Landsberg am Lech
Bayern
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