Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Betreuung der weltwärts-Community
Engagement Global gGmbHBonn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird beschafft?
Die Engagement Global gGmbH sucht einen Auftragnehmer, der die weltwärts-Community betreut. Das ist ein Netzwerk ehemaliger Freiwilliger des weltwärts-Programms. Der Auftragnehmer soll das Netzwerk strategisch steuern, weiterentwickeln, informieren und vernetzen. Ausführungsort laut Stammdaten ist Bonn.
Was ist zu leisten?
Strategie und Monitoring des NetzwerksWissensmanagement und vollständige Übergabe der Ergebnisse am EndeBetreuung von Website, Newsletter, Instagram und Community-PlattformInformationsmaterialien und Fördermittelberatung für Community-MitgliederOrganisation von Community-Treffen und digitalen FormatenKoordination regionaler Multiplikator*innen und Global Ambassadors
Wichtige Punkte für das Angebot
Angebotsfrist: 24.11.2026, 12:00 Uhr. Bieterfragen sind bis 16.11.2026 möglich.Einreichung elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (Bietertool, Projektraum), in deutscher Sprache. Nebenangebote sind nicht zugelassen.Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Maßstab ist der Brutto-Gesamtpreis inklusive aller Optionen.Bindung an das Angebot bis 22.01.2027.Eignungsnachweise sind unter anderem Referenzen aus den letzten Jahren sowie Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen.
Achtung: Widersprüche in den Unterlagen
Laufzeit: Die Leistungsbeschreibung nennt 24 Monate Grundvertrag mit zwei optionalen Verlängerungen von je 12 Monaten, insgesamt maximal 48 Monate. Das Angebotsschreiben kalkuliert dagegen drei Vertragsjahre plus zwei Optionsjahre (01.10.2026 bis 30.09.2030). Diese Frage sollte über Bieterfragen geklärt werden.Zeitraum der Referenzen: Die Bewerbungsbedingungen nennen die letzten 3 Jahre, die Referenzliste (A4) nennt die letzten 5 Jahre.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT
Versand Bekanntmachung23. Okt. 2026
Veröffentlichung25. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist16. Nov. 2026
Angebotsfrist24. Nov. 2026
Grundlaufzeit1. Okt. 2026 – 30. Sep. 2028
Vertragslaufzeit1. Okt. 2026 – 30. Sep. 2030bis 2030
Angebotsprüfung und Wertung24. Nov. – 8. Dez. 2026
Bindefrist24. Nov. 2026 – 22. Jan. 2027
Informationsschreiben14. Dez. 2026
Stillhaltefrist15. Dez. 2026 – 14. Jan. 2027
Frühester Zuschlag15. Jan. 2027
Zuschlag22. Jan. 2027
Verlängerung 11. Okt. 2028 – 30. Sep. 2029
Verlängerung 21. Okt. 2029 – 30. Sep. 2030bis 2030
RügefristDatum offenMehr als 15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung des Auftraggebers.
Auftakt-WorkshopDatum offenEintägiger Workshop in Bonn unmittelbar nach Auftragserteilung.
StrategieworkshopDatum offenInnerhalb der ersten drei Monate nach Zuschlagserteilung.
Bereitstellung AnsprechstrukturDatum offenUnmittelbar nach Auftragserteilung für die Community bereitzustellen.
MonitoringberichtDatum offenJährlich während der Vertragslaufzeit ist ein schriftlicher Monitoring- und Entwicklungsbericht vorzulegen.
SteuerungsgesprächeDatum offenMindestens zwei Steuerungs- und Abstimmungsgespräche jährlich während der Vertragslaufzeit.
NewsletterDatum offenEin Newsletter pro Monat sowie monatliche Abstimmung während der Vertragslaufzeit.
Instagram-BeiträgeDatum offenMindestens zwei Social-Media-Beiträge pro Woche während der Vertragslaufzeit.
Community-Management InstagramDatum offenTäglich von Montag bis Freitag während der Vertragslaufzeit.
Community-Plattform-PrüfungDatum offenWöchentliche Prüfung der Community-Plattform während der Vertragslaufzeit.
Social-Media-MonitoringDatum offenMonatliches sowie qualitatives quartalsweises Monitoring während der Vertragslaufzeit.
Community-WochenendeDatum offenJährlich ein Community-Wochenende mit drei Nächten während der Vertragslaufzeit.
Süd-Nord-Vernetzungstreffen 1Datum offenJährlich erste Veranstaltung mit zwei Nächten während der Vertragslaufzeit.
Süd-Nord-Vernetzungstreffen 2Datum offenJährlich zweite Veranstaltung mit zwei Nächten während der Vertragslaufzeit.
Digitale Community-FormateDatum offen10 bis 12 digitale Community-Formate pro Jahr während der Vertragslaufzeit.
Community-TreffenDatum offenJährliches Community-Treffen über die Vertragslaufzeit verteilt, Termin nach Verfügbarkeit der Zielgruppe.
RechnungsstellungDatum offenNach erbrachter Teilleistung einmal pro Quartal, mit Abrechnung im selben Kalenderjahr.
Zahlung der VergütungDatum offen30 Kalendertage ab Beginn nach vollständiger Leistung und Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung.
FachkraftaustauschDatum offenSpätestens vier Wochen ab Aufforderung durch die Auftraggeberin.
Herausgabe UnterlagenDatum offen10 Tage ab Aufforderung durch die Auftraggeberin.
Vernichtung UnterlagenDatum offen30 Tage ab Aufforderung durch die Auftraggeberin.
Aufbewahrung UnterlagenDatum offenDrei Jahre ab Abnahme beziehungsweise Ende der vertraglichen Einsatzzeit.
GeheimhaltungDatum offenAb Vertragsschluss zeitlich unbegrenzt und über das Vertragsende hinaus.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenStrategie, Steuerung und Monitoring
Strategie zur Weiterentwicklung der weltwärts-Community entwickeln und während der Laufzeit regelmäßig überprüfen und fortschreibenBestehende Monitoringansätze fortführen und gemeinsam mit der Auftraggeberin weiterentwickelnReichweite, Beteiligung und Wirkung des Netzwerks beobachtenJährlich einen schriftlichen Monitoring- und Entwicklungsbericht vorlegenMindestens zwei Steuerungs- und Abstimmungsgespräche pro Jahr mit Engagement Global und dem BMZ führenEinen eintägigen Auftakt-Workshop in Bonn unmittelbar nach Auftragserteilung durchführenEinen Strategieworkshop mit Auftragnehmer, Engagement Global und BMZ innerhalb der ersten drei Monate nach Zuschlag durchführen
Wissensmanagement und Übergabe
Ein digitales Wissensmanagementsystem bereitstellenKonzepte, Inhalte, Strukturen und offene Projektdateien bereitstellen, einschließlich Foto-, Film- und DokumentationsmaterialArbeitsergebnisse und eigens erstellte Rohmaterialien mit unbeschränktem Nutzungsrecht bereitstellenRechte Dritter an Arbeitsergebnissen prüfen und freie Verfügbarkeit sicherstellenDaten, Materialien und Nutzungsrechte am Ende der Laufzeit vollständig übergebenEine Fortführung durch Dritte uneingeschränkt ermöglichen
Website, Newsletter und Social Media
Website www.weltwaerts-community.de laufend betreuen und aktualisieren; technische Probleme zügig behebenNewsletter monatlich redigieren und mit der Auftraggeberin abstimmenNewsletter-Verteiler pflegen und vergangene Beiträge archivierenInstagram-Kanal nach bestehendem Styleguide redaktionell betreuenMindestens zwei Social-Media-Beiträge pro Woche erstellen, einschließlich Texten, Alternativtexten, Infografiken, Bewegtbild und UntertitelnRedaktionsplan und Instagram-Posts monatlich abstimmenCommunity-Management auf Instagram täglich von Montag bis Freitag durchführenSocial Media monatlich und qualitativ quartalsweise überwachenNegative, kritische oder risikobehaftete Interaktionen am selben Tag an die Auftraggeberin meldenDSGVO-konforme Datenverarbeitung sicherstellen
Community-Plattform
Die von der Auftraggeberin ausgewählte und bezahlte Community-Plattform moderieren und administrativ unterstützenPlattform wöchentlich auf anstößige Inhalte prüfenTechnische Probleme beheben und Nutzerfragen unterstützenVerbesserungsvorschläge zur Plattform machenNegative, kritische oder risikobehaftete Interaktionen am selben Tag an die Auftraggeberin meldenDie Lizenz- und Beschaffungskosten der Plattform sind nicht zu kalkulieren
Informationsmaterialien und Fördermittelberatung
Online-Inhalte und digitale Informationsmaterialien erstellen und verteilenPhysische Informations- und Werbematerialien konzipieren und verteilen (ohne Grafikdesign und ohne Druckproduktion)Träger ansprechen und informierenCommunity-Mitglieder bei Förderanträgen beratenEinfache Leitfäden und Tutorials erstellenBeratungsprozesse dokumentieren
Veranstaltungen und Community-Treffen
Community-Wochenende im Camp-Format jährlich organisieren: drei Nächte, ca. 60 Teilnehmende, mit Community-Building, Eigenaktivität, Austausch und niedrigschwelligen SessionsZwei Süd-Nord-Vernetzungstreffen jährlich organisieren: jeweils zwei Nächte, ca. 25 Teilnehmende, mit Austausch, Empowerment und Wiedereinstieg in EngagementstrukturenVeranstaltungsorte, Catering, Logistik, Teilnehmendenmanagement, Moderation und Nachbereitung sicherstellenAblauf und Programm mit der Auftraggeberin abstimmenVerpflegung: vegetarische bzw. vegane Hauptmahlzeiten, ausreichend antialkoholische Getränke, saisonale und regionale Produkte, möglichst in Bio-QualitätEmissionsarme Anreise, Müllvermeidung und möglichst papierlose Durchführung berücksichtigenBarrierefreiheit einschließlich Gebärdensprachverdolmetschung bei allen Veranstaltungen sicherstellenAwareness-Konzept mit der Auftraggeberin abstimmen und umsetzenZehn bis zwölf digitale Community-Formate pro Jahr planen und durchführen
Community- und Netzwerkaufbau
Regelmäßige Ansprechstruktur für aktive und interessierte Community-Mitglieder bereitstellenBeteiligungs- und Vernetzungsformate entwickeln und kontinuierlich pflegenRegionale Netzwerke in Deutschland und in verschiedenen weltwärts-Partnerländern aufbauen und begleitenLokale Gruppen unterstützen; Tools, Materialien und niedrigschwellige Anspracheformate entwickelnFünf regionale Multiplikator*innen als Honorarkräfte sowie sechs Global Ambassadors koordinieren, schulen, betreuen, einsetzen und aktivierenMit weltwärts-Organisationen und entwicklungspolitischen Akteuren kooperierenVernetzung mit Initiativen im Globalen Süden zur Unterstützung von Süd-Nord-Alumni aufbauen
Umfang und Aufwand
Gesamtaufwand: 1.740 Personentage über vier Jahre inklusive beider Optionen, durchschnittlich ca. 435 Personentage pro JahrAufteilung pro Jahr: Strategie, Monitoring und Steuerung 22 Personentage; Informationsarbeit 133 Personentage; Community-Treffen 40 Personentage; Community- und Netzwerkaufbau 210 PersonentageFahrtzeiten werden nur nach vorheriger Absprache mit der Auftraggeberin vergütet
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und Eigenerklärungen
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen. Dazu gehören unter anderem Straftaten im geschäftlichen Umfeld, nicht bezahlte Steuern oder Sozialabgaben, Insolvenz und schwere berufliche Verfehlungen.Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach Art. 5k der EU-Verordnung Nr. 833/2014 vorliegen. Dies betrifft russische Staatsangehörige, in Russland ansässige Personen und Unternehmen sowie deren Einflussbereich.Die Eigenerklärung zum Russland-Sanktionsausschluss gilt auch für Unterauftragnehmer, Lieferanten und beteiligte Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfallen.Falls eine Erklärung nicht uneingeschränkt möglich ist, muss der Grund im Einzelnen dargelegt werden. Gegebenenfalls ist eine ausreichende Selbstreinigung nachzuweisen.
Erfahrung mit partizipativen und diversitätsorientierten Community-Strukturen
Nachweis als Eigenerklärung mit maximal zwei DIN-A4-SeitenDarlegung anhand konkreter Beispiele aus den ReferenzenZu berücksichtigende Aspekte: Partizipation, Eigeninitiative, Diversität, Barrierefreiheit, Inklusion sowie machtsensible und respektvolle Zusammenarbeit
Personal
Die Unterlagen nennen Anforderungen an Personal, sowohl an das Team als auch an Einzelpersonen.Konkrete Anforderungen (z. B. Qualifikationen, Erfahrung, Anzahl) sind in den vorliegenden Unterlagen nicht beschrieben.
Bietergemeinschaft und Unterauftragnehmer
Eine Bietergemeinschaft darf aus bis zu vier Mitgliedern bestehen.Die Bietergemeinschaft benennt ein geschäftsführendes Mitglied, das sie rechtsverbindlich vertreten und Zahlungen für alle Mitglieder entgegennehmen darf.Alle Mitglieder haften für die Vertragserfüllung als Gesamtschuldner.Jedes Mitglied gibt die Eigenerklärungen gesondert ab.Unterauftragnehmer und deren Personal sind bereits mit dem Angebot zu benennen.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: Letzte 3 Jahre laut Bewerbungsbedingungen (A1). Die Referenzliste (A4) nennt dagegen die letzten 5 Jahre.Volumen: Jede Referenz mit Beteiligungs-, Vernetzungs- oder Engagementangeboten für mindestens 100 Personen bzw. Community-Mitglieder
Mindestens drei Referenzprojekte zur Konzeption, zum Aufbau, zur Begleitung oder Betreuung nicht-kommerzieller Alumni- oder Community-Strukturen mit überregionalem und trägerübergreifendem Charakter. Referenzen können mehrfach verwendet werden.
Eintrag in der Referenzliste (A4) mit Auftraggeber, Leistungszeitraum, Inhalt der Leistung, Zielgruppe und Umfang der betreuten Community. Ansprechpersonen mit Kontaktdaten sind auf Anforderung zu nennen.
mindestens 2 (aus den Referenzen nach Zeile 1) ReferenzenZeitraum: Letzte 3 Jahre laut Bewerbungsbedingungen (A1); letzte 5 Jahre laut Referenzliste (A4)Volumen: Mindestens 100 Teilnehmende bzw. Community-Mitglieder je Referenz
Davon mindestens zwei Referenzen mit Bezug zu internationalen Freiwilligendiensten, internationalem Jugendaustausch, entwicklungspolitischem Engagement oder vergleichbaren internationalen Austausch- und Engagementprogrammen
Eintrag in der Referenzliste (A4) mit Angaben zum internationalen Bezug
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: Letzte 3 Jahre laut Bewerbungsbedingungen (A1); letzte 5 Jahre laut Referenzliste (A4)Volumen: Größe des Netzwerks muss angegeben werden
Mindestens eine Referenz zur Betreuung, Koordination oder zum Aufbau mindestens eines überregionalen und trägerübergreifenden Alumni-, Freiwilligen- oder Engagementnetzwerks
Angaben zur Größe des Netzwerks und zu den erbrachten Leistungen in der Referenzliste (A4)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 49%4–10 · 40%11+ · 10%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Angebotsschreiben und Preise
Eigenerklärungen
Kalkulation und Nachweise
Bietergemeinschaft und Unterauftragnehmer
Einreichung und Fristen
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Engagement Global gGmbH
Anschrift
53113 Bonn
Ort
53113 Bonn
Kategorie
Unternehmens- & Managementberatung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.engagement-global.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
53113 Bonn
Nordrhein-Westfalen
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