Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenÖffentliche Ausschreibung (UVgO) der Staatskanzlei Rheinland-Pfalz zur Beschaffung eines neuen Bibliotheks-Managementsystems (BMS).
Das System soll mehreren Ressorts als zentrales Rückgrat für Verwaltung und Recherche der Bibliotheksbestände dienen, mit mindestens 10 Arbeitsbereichen, ressortübergreifender Recherche und einem modernen, barrierefreien OPAC (Endnutzerkatalog). Verwaltet wird es von ca. 15 Personen.
Gefordert sind u.a. Katalogisierung (MARC21/MAB2), Erwerbung, Ausleihe, E-Medien-Verwaltung, Statistiken, Schnittstellen (z.B. Z39.50, OAI-PMH, REST), Migration aus dem Altsystem 'alephino', DSGVO-konformer Betrieb (EU-Cloud), Support/Wartung sowie umfassende Schulung während der max. 6-monatigen Einführungsphase.
Die Angebotsabgabe erfolgt ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz bis zum 02.10.2026, 23:59 Uhr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis50%
Der Preis wird zu 50% bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit berücksichtigt.
- Qualität50%
Die Qualität wird zu 50% anhand objektiver Kriterien bewertet. Grundlage bilden die in der Leistungsbeschreibung definierten Leistungs- und Qualitätsmerkmale (u.a. Benutzerfreundlichkeit/Administration, Metadatenmanagement/Katalogisierung, Erwerbung und Bestandsmanagement, Zeitschriften- und Fortsetzungsverwaltung, Ausleihe und Benutzerverwaltung, Endnutzerkatalog, Verwaltung elektronischer Medien, Statistiken und Reporting, Schnittstellen und Interoperabilität, Migration und Datenübernahme, Schulung und Beratung, Performance und Skalierbarkeit, Sicherheit und Datenschutz, Systemverfügbarkeit und Betrieb, Dokumentation, Support/Wartung/Updates, rechtliche Rahmenbedingungen, Qualitätsanforderungen und Testbarkeit). Bieter müssen angeben, welche Merkmale ihr Produkt erfüllt.
50% Preis + 50% Qualität (Preis und Qualität werden jeweils zu 50% gewichtet). Keine detaillierte Bewertungsformel angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGesamtkonzept und Rahmenbedingungen
Das Bibliotheks-Managementsystem ist das zentrale Rückgrat für die Informations- und Literaturversorgung der Landesregierung Rheinland-Pfalz.
Kernmodule und Funktionsbereiche
Das System muss die folgenden 19 Module bzw. Funktionsbereiche abdecken:
1. Benutzerfreundlichkeit/Administration – Deutsche Oberfläche, einheitliche Navigation, konfigurierbare Ausdrucke, übergreifende Bestandsrecherche, Rechte-/Rollenverwaltung, Audit-Trails, fehlertolerante Suche.
2. Metadatenmanagement/Katalogisierung – MARC21/MAB2-kompatibel, Normdatenverwaltung, Dubletten- und Plausibilitätsprüfung, Linked Open Data, Fremddatenimport.
3. Erwerbung, Exemplare, Bestandsmanagement – vollständiger Erwerbungsgeschäftsgang, Lieferantenverwaltung, Mahnfunktionen, Etatverwaltung, Automatisierung von Bestellfreigaben und Status-Updates.
4. Zeitschriften- und Fortsetzungsverwaltung – Abonnements, Laufzettel, Loseblattsammlungen, Fristen- und Erinnerungsmanagement, Reporting.
5. Ausleihe und Benutzerverwaltung – alle Ausleihvorgänge, Benutzerdatenverwaltung, konfigurierbare Speicherdauer personenbezogener Daten.
6. Endnutzerkatalog (OPAC) – übergreifende Recherche, Vormerkung/Verlängerung/Bestellung, barrierefrei (BITV, BFSG), mobil nutzbar, externe Ressourcen einbindbar.
7. Verwaltung elektronischer Medien (E-Medien) – E-Books, E-Journals, Onlinedatenbanken, ERM-Modul für den Lizenzlebenszyklus, digitale Objekte/Digitalisate.
8. Statistiken und Reporting – bibliotheksspezifische Parameter, Export als CSV/XLS/XML, Standardvorlagen.
9. Schnittstellen und Interoperabilität – Z39.50, SRU/SRW, OAI-PMH, REST-APIs, LDAP/Active Directory, Anbindung an Rechnungswesensysteme.
10. Migration und Datenübernahme – Übernahme aus 'alephino' (Titel-, Exemplar-, Norm-, Benutzerdaten, Erwerbungs-/Bestelldaten, Verknüpfungen, Umlauf-Teilnahmen, digitale Dokumente), Unterstützung von MARC21, MAB, CSV/XML, Testmigrationen, Notfallwiederherstellung.
11. Schulung und Beratung – Projektmanagement, Migration, Prozessgestaltung, Mitarbeiterschulung, Administration während der Einführung; langfristige Systembetreuung danach.
12. Performance und Skalierbarkeit – Systemverfügbarkeit mindestens 99 % im Jahresmittel, Suchantwortzeiten max. 3 s (komplex max. 10 s), Detailansichten max. 2 s, Monitoring und Skalierbarkeit.
13. Sicherheit und Datenschutz – DSGVO/BDSG-konform, Rollenverwaltung, Anonymisierung/Löschung.
14. Systemverfügbarkeit und Betrieb – SQL-Datenbank, netzwerkfähig, Browser-Kompatibilität (mindestens MS Edge), verschlüsselte Kommunikation; Cloud-Betrieb nur mit europäischem Server-Standort und ADV-Vertrag.
15. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit – technische Dokumentation, Datenmodell, Schnittstellendokumentation (deutsch/englisch).
16. Support, Wartung, Updates – inklusive Updates/Upgrades, Support per Mail, Web und Telefon.
17. Rechtliche/organisatorische Rahmenbedingungen – Urheberrecht, Lizenzverwaltung, Archivierungsanforderungen; Daten bleiben Eigentum der Einrichtung, Datenportabilität bei Systemwechsel.
18. Qualitätsanforderungen und Testbarkeit – Testumgebung, Testmigrationen, automatisierte Datenintegritätsprüfung.
19. Benutzerkonten-Provisionierung – Benutzerkonten bei Erstanmeldung anlegen, Gruppenfilterung für Berechtigungen.
Einführung und Betrieb
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit und rechtliche Eignung
Vom Bieter ist eine unterzeichnete Eigenerklärung vorzulegen, in der insbesondere bestätigt wird:
Fachliche und technische Leistungsfähigkeit
Wirtschaftliche und organisatorische Eignung
Erfolgreich durchgeführte Migrationen bzw. Wechsel vom Altsystem 'alephino' zum Bewerber-Produkt, mit Nachweisen und Kontaktdaten
Geeignete Nachweise und Kontaktdaten beifügen; Nichtvorlage führt zum Ausschluss des Angebots
Allgemeine Referenzen zur fachlichen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit
Wünschenswert (laut Eigenerklärung Punkt 6)