TendiGo
Jetzt starten →
Ausschreibungen Rheinland-Pfalz

Bibliotheks-Managementsystem

Staatskanzlei Rheinland-PfalzMainz, Rheinland-PfalzVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung (UVgO) der Staatskanzlei Rheinland-Pfalz zur Beschaffung eines neuen Bibliotheks-Managementsystems (BMS).

Das System soll mehreren Ressorts als zentrales Rückgrat für Verwaltung und Recherche der Bibliotheksbestände dienen, mit mindestens 10 Arbeitsbereichen, ressortübergreifender Recherche und einem modernen, barrierefreien OPAC (Endnutzerkatalog). Verwaltet wird es von ca. 15 Personen.

Gefordert sind u.a. Katalogisierung (MARC21/MAB2), Erwerbung, Ausleihe, E-Medien-Verwaltung, Statistiken, Schnittstellen (z.B. Z39.50, OAI-PMH, REST), Migration aus dem Altsystem 'alephino', DSGVO-konformer Betrieb (EU-Cloud), Support/Wartung sowie umfassende Schulung während der max. 6-monatigen Einführungsphase.

Die Angebotsabgabe erfolgt ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz bis zum 02.10.2026, 23:59 Uhr.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 02. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ
Veröffentlichung7. Sep. 2026
Angebotsfrist2. Okt. 2026
Bindefrist30. Okt. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Einführungsphaseca. 1. Jan. – 1. Juli 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. – 31. Dez. 2027
Kündigungsfristca. 1. Okt. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2028
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029bis 2029
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Preis50%

    Der Preis wird zu 50% bei der Angebotswertung berücksichtigt. Es fallen lediglich die im Angebot aufgeführten Kosten an.

  • Qualität50%

    Die Qualität wird zu 50% anhand objektiver Kriterien bewertet. Grundlage sind die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Leistungs- und Qualitätsmerkmale (u.a. Benutzerfreundlichkeit/Administration, Metadatenmanagement/Katalogisierung, Erwerbung/Exemplare/Bestandsmanagement, Zeitschriften- und Fortsetzungsverwaltung, Ausleihe und Benutzerverwaltung, Schnittstellen/Integration, Recherche/Endnutzerfunktionen, Sicherheit/Datenschutz, Migration/Einführung, Schulung/Support, technische Anforderungen, Dokumentation, Support/Wartung/Updates, rechtliche Rahmenbedingungen, Qualitätsanforderungen und Testbarkeit). Die Bieter geben je Merkmal an, ob es durch ihr Produkt erfüllt wird.

KI-Hinweis: Beide Zuschlagskriterien (Preis 50%, Qualität 50%) sind in den Vergabeunterlagen (Allgemeine Hinweise und Leistungsbeschreibung Abschnitt 3) eindeutig benannt; die Bekanntmachung verweist nur auf die Vergabeunterlagen.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gesamtkonzept und Rahmenbedingungen

Das Bibliotheks-Managementsystem ist das zentrale Rückgrat für die Informations- und Literaturversorgung der Landesregierung Rheinland-Pfalz.

Es muss mindestens 10 Arbeitsbereiche unterstützen, da jedes Ressort die Hoheit über seinen eigenen Bestand behält.Kollaboration zwischen den Arbeitsbereichen muss möglich sein.Verwaltung durch voraussichtlich 15 verschiedene Personen.Ein moderner, kundenorientierter OPAC (Endnutzerkatalog) ist bereitzustellen.Ziel ist eine ressortübergreifend neu und zeitgemäß aufgestellte Bibliothekslandschaft.Gesucht wird ein 'starker Partner' mit zukunftssicherer Unternehmensstruktur und einer ausreichend großen Entwicklungs- und Supportabteilung.

Kernmodule und Funktionsbereiche

Das System muss die folgenden 19 Module bzw. Funktionsbereiche abdecken:

1. Benutzerfreundlichkeit/Administration – Deutsche Oberfläche, einheitliche Navigation, konfigurierbare Ausdrucke, übergreifende Bestandsrecherche, Rechte-/Rollenverwaltung, Audit-Trails, fehlertolerante Suche.

2. Metadatenmanagement/Katalogisierung – MARC21/MAB2-kompatibel, Normdatenverwaltung, Dubletten- und Plausibilitätsprüfung, Linked Open Data, Fremddatenimport.

3. Erwerbung, Exemplare, Bestandsmanagement – vollständiger Erwerbungsgeschäftsgang, Lieferantenverwaltung, Mahnfunktionen, Etatverwaltung, Automatisierung von Bestellfreigaben und Status-Updates.

4. Zeitschriften- und Fortsetzungsverwaltung – Abonnements, Laufzettel, Loseblattsammlungen, Fristen- und Erinnerungsmanagement, Reporting.

5. Ausleihe und Benutzerverwaltung – alle Ausleihvorgänge, Benutzerdatenverwaltung, konfigurierbare Speicherdauer personenbezogener Daten.

6. Endnutzerkatalog (OPAC) – übergreifende Recherche, Vormerkung/Verlängerung/Bestellung, barrierefrei (BITV, BFSG), mobil nutzbar, externe Ressourcen einbindbar.

7. Verwaltung elektronischer Medien (E-Medien) – E-Books, E-Journals, Onlinedatenbanken, ERM-Modul für den Lizenzlebenszyklus, digitale Objekte/Digitalisate.

8. Statistiken und Reporting – bibliotheksspezifische Parameter, Export als CSV/XLS/XML, Standardvorlagen.

9. Schnittstellen und Interoperabilität – Z39.50, SRU/SRW, OAI-PMH, REST-APIs, LDAP/Active Directory, Anbindung an Rechnungswesensysteme.

10. Migration und Datenübernahme – Übernahme aus 'alephino' (Titel-, Exemplar-, Norm-, Benutzerdaten, Erwerbungs-/Bestelldaten, Verknüpfungen, Umlauf-Teilnahmen, digitale Dokumente), Unterstützung von MARC21, MAB, CSV/XML, Testmigrationen, Notfallwiederherstellung.

11. Schulung und Beratung – Projektmanagement, Migration, Prozessgestaltung, Mitarbeiterschulung, Administration während der Einführung; langfristige Systembetreuung danach.

12. Performance und Skalierbarkeit – Systemverfügbarkeit mindestens 99 % im Jahresmittel, Suchantwortzeiten max. 3 s (komplex max. 10 s), Detailansichten max. 2 s, Monitoring und Skalierbarkeit.

13. Sicherheit und Datenschutz – DSGVO/BDSG-konform, Rollenverwaltung, Anonymisierung/Löschung.

14. Systemverfügbarkeit und Betrieb – SQL-Datenbank, netzwerkfähig, Browser-Kompatibilität (mindestens MS Edge), verschlüsselte Kommunikation; Cloud-Betrieb nur mit europäischem Server-Standort und ADV-Vertrag.

15. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit – technische Dokumentation, Datenmodell, Schnittstellendokumentation (deutsch/englisch).

16. Support, Wartung, Updates – inklusive Updates/Upgrades, Support per Mail, Web und Telefon.

17. Rechtliche/organisatorische Rahmenbedingungen – Urheberrecht, Lizenzverwaltung, Archivierungsanforderungen; Daten bleiben Eigentum der Einrichtung, Datenportabilität bei Systemwechsel.

18. Qualitätsanforderungen und Testbarkeit – Testumgebung, Testmigrationen, automatisierte Datenintegritätsprüfung.

19. Benutzerkonten-Provisionierung – Benutzerkonten bei Erstanmeldung anlegen, Gruppenfilterung für Berechtigungen.

Einführung und Betrieb

Vertragsbeginn: spätestens mit Zuschlag, geplant zum 01.01.2027.Einführungsphase: maximal 6 Monate ab Vertragsbeginn (Migration, Schulung, Inbetriebnahme).Schulung/Beratung: umfassende Betreuung während der Einführung (Projektmanagement, Migration, Prozessgestaltung, Mitarbeiterschulung, Administration).Langfristige Systembetreuung: anschließend Support, Wartung und Updates während der gesamten Vertragslaufzeit.Datenmigration: zentrales Thema; bestehendes Altsystem ist 'alephino'. Erfolgreiche alephino-Migrationen sind ein Ausschlusskriterium für die Eignung.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zuverlässigkeit und rechtliche Eignung

Vom Bieter ist eine unterzeichnete Eigenerklärung vorzulegen, in der insbesondere bestätigt wird:

Kein beantragtes, eröffnetes oder mangels Masse abgelehntes Insolvenzverfahren.Kein rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan.Das Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation.Keine schweren Verfehlungen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträgen.Anerkennung der VOL/B (Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen).Abgabe der Mindestentgelterklärung nach LTTG Rheinland-Pfalz (Tariftreue/Mindestlohn, Nachunternehmer- und Verleihermanagement).

Fachliche und technische Leistungsfähigkeit

Der Bieter muss aufgrund seiner fachlichen Voraussetzungen in der Lage sein, die geforderten Leistungen zu erbringen (Fachkunde).Technische, personelle und logistische Voraussetzungen müssen grundsätzlich gegeben sein.Referenznachweis Migration alephino: Nachweise und Kontaktdaten bereits erfolgreich bearbeiteter Migrationen/Wechsel vom Altsystem 'alephino' zum Bewerber-Produkt. Nichtvorlage führt zum Ausschluss des Angebots.Referenzen zur fachlichen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit sind wünschenswert.Das beworbene Produkt muss alle in der Leistungsbeschreibung (Punkte 1–19) genannten Mindestanforderungen und Merkmale erfüllen können (Nachweis über die eingereichte Merkmalsliste).

Wirtschaftliche und organisatorische Eignung

Haftpflichtversicherung: Nachweis einer bestehenden Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung ist beizufügen.Leistungserbringung grundsätzlich selbstständig: Unterauftragnehmer sind nicht zulässig.Unternehmensstruktur: Gesucht wird ein 'starker Partner' mit zukunftssicherer Unternehmensstruktur und einer ausreichend großen Entwicklungs- und Supportabteilung.Zuschlagskriterien (Wertung, nicht Eignung): Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot; Gewichtung 50 % Preis, 50 % Qualität.
Referenzprojekte
Mindestens eine Referenz (konkrete Mindestanzahl nicht spezifiziert) ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Erfolgreich durchgeführte Migrationen bzw. Wechsel vom Altsystem 'alephino' zum Bewerber-Produkt, mit Nachweisen und Kontaktdaten

Geeignete Nachweise und Kontaktdaten beifügen; Nichtvorlage führt zum Ausschluss des Angebots

nicht spezifiziert ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Allgemeine Referenzen zur fachlichen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

Wünschenswert (laut Eigenerklärung Punkt 6)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 21%4–10 · 46%11+ · 33%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 14 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Eignung & Referenzen
Technisches Konzept & Preis
Verfahrenshinweise beachten
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Diese Ausschreibung mit KI prüfen
Zur Original-Ausschreibung ↗

Auf einen Blick

Auftraggeber
Staatskanzlei Rheinland-Pfalz
Anschrift
55116 Mainz
Ort
55116 Mainz
Kategorie
Rheinland-Pfalz
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Profil ansehen

Erfüllungsort

Ort der Leistung
55116 Mainz
Rheinland-Pfalz

Weitere Ausschreibungen Rheinland-Pfalz

Alle anzeigen →
Rheinland-Pfalz

Fliesenarbeiten

Gemeinde Haßloch · 67454 HaßlochFrist: Rheinland-Pfalz

Beseitigung Ölspuren LBM Diez 2027/28 Süd

LBM Diez · 65582 DiezFrist: Rheinland-Pfalz

Beseitigung Ölspuren LBM Diez 2027/28 Nord

LBM Diez · 65582 DiezFrist: Rheinland-Pfalz

Grünpflege SM Bogel - 2027

LBM Diez · 56357 BogelFrist: Rheinland-Pfalz

Malerarbeiten 70-00001-2880-46

Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. - Einkauf B12 - Vergabestelle Bau · KaiserslauternFrist: Rheinland-Pfalz

Neubau Kita St. Johann, Tiefbau- und Landschaftsbauarbeiten

VG-Verwaltung Sprendlingen -Gensingen · 55578 Sankt JohannFrist:

Bereit für die Zukunft der Vergabe?

Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.

806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit