Bike-Leasing

Bereitgestellt werden aktuelle Serienfahrräder und Pedelecs/E-Bikes bis 25 km/h im Sinne der StVZO ohne Kennzeichen- und Versicherungspflicht. S-Pedelecs sind ausgeschlossen. Verschiedene Marken und Fahrradtypen können angeboten werden. Die individuelle Konfiguration umfasst unter anderem Bremsen, Schaltung und Sattel.

Fest verbaute Zubehörteile können leasingfähig sein; leicht entnehmbare Zubehörteile wie Taschen, Bekleidung und Anhänger sind ausgeschlossen. Je Fahrrad ist ein Schloss mit einem Mindestwert von 49 Euro verpflichtender Bestandteil. Alle Fahrräder benötigen eine gültige CE-Kennzeichnung. Je berechtigter Person ist maximal ein Fahrrad zulässig. Hersteller- und Händlerrabatte sind vollständig an die Beschäftigten weiterzugeben.

Der Auftragnehmer stellt die erforderliche Finanzierungs- beziehungsweise Leasingstruktur bereit. Für jedes Fahrrad wird ein Einzelleasingvertrag mit 36 Monaten Laufzeit ab Übernahme durch die berechtigte Person bereitgestellt. Die Leasingrate ist auf Basis des tatsächlichen Verkaufspreises zu berechnen, nicht auf Basis der unverbindlichen Preisempfehlung.

Nach Ablauf der Leasinglaufzeit muss die Übernahme zum Restwert möglich sein. Die Abwicklung erfolgt ausschließlich zwischen Auftragnehmer und Beschäftigten. Der Auftragnehmer trägt die Kosten steuerlicher Pflichten im Zusammenhang mit der Restwertübernahme. Ein Anspruch auf Übernahme zum Restwert besteht nicht.

Bestellung und Vertragsanlage, Erstellung der Vertrags- und Überlassungsdokumente, Übergabe und Rückgabe, Vertragsänderungen und -beendigungen, Schadensbearbeitung, Störfallabwicklung und die Abwicklung von Restwertübernahmen sind vollständig digital und administrativ zu erledigen.

Die webbasierte Plattform muss das Leasingangebot, den Antrag, das Vertragsmanagement, einen Vorteilsrechner, eine tagesaktuelle Vertragsübersicht, die Suche nach PLZ und Ort, die Anzeige kooperierender Fachhändler, digitale Schadensmeldung und Exportfunktionen für Lohnabrechnungssysteme umfassen. Sie muss barrierefrei, einfach bedienbar und DSGVO-konform sein, kontinuierlich gepflegt werden und bis zum Abschluss des letzten Einzelleasingvertrags verfügbar sein. Ausnahmen sind nur bei gesetzlicher Schriftformerfordernis zulässig.

Das Netzwerk umfasst mindestens 10 stationäre Fachhändler im Umkreis von 40 km um das Kreishaus, Kaiserstraße 8, 24768 Rendsburg. Die auf der Plattform angezeigten Fachhändler müssen kooperieren. Jedes Fahrrad wird fachgerecht und montiert übergeben. Auf Wunsch wird bei der Übergabe eine einmalige Einweisung ohne Zusatzkosten angeboten.

Für jedes Fahrrad einschließlich Akku und Motor ist eine Vollkaskoversicherung mit 24-Stunden-Mobilitätsgarantie abzuschließen. Der Schutz umfasst unter anderem Diebstahl und Teildiebstahl, Einbruchdiebstahl, Vandalismus und Raub, Reifenpanne, Sturz und Unfall, Bedienfehler oder Ungeschicklichkeit, Überschwemmung und Sturm, Überspannung, Kurzschluss, Brand, Blitzschlag und Explosion sowie Material-, Produktions- und Konstruktionsfehler.

Fest verbaute leasingfähige Zubehörteile sind mitversichert. Selbstbeteiligung, Bagatellschadensgrenze und Nachtklausel bestehen nicht. Die Versicherung gilt für private und dienstliche Nutzung. Schadensmeldungen müssen über die Plattform möglich sein.

Mindestens zwei optional wählbare Servicepakete sind anzubieten. Das Verschleiß-Paket kann unter anderem Akkus, Brems- und Verschleißteile, Griffe, Ketten und Zahnriemen, Reifen, Pedale, Schalt- und Bremszüge, Getriebenaben sowie Lagerungen an Gabel, Dämpfer, Dropperpost, Lenkkopf, Pedalen und Naben abdecken.

Das Inspektionspaket kann unter anderem die Überprüfung von Rahmen, Schaltung, Kette, Riemen, Lenker, Bremsen, Sattel, Federung, Zubehör, Lichtanlage, Tretlager, Rädern, Laufrädern, Akku und Motor sowie Serviceupdates für E-Bikes umfassen.

Eine vorzeitige Beendigung oder Rückgabe ist grundsätzlich ausgeschlossen. Ausnahmen bestehen bei begründeten Störfällen wie dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses, einem Aufhebungsvertrag, dem Todesfall, einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen, Erwerbsunfähigkeit sowie Elternzeit einschließlich Mutterschutz.

Für diese Fälle sind kostenfreie und mengenmäßig unbegrenzte Lösungen bereitzustellen. Der Auftragnehmer entlastet den Auftraggeber finanziell vollständig und bietet eine Arbeitgeber-Ausfallversicherung an. Bei vorübergehenden Störfällen ist eine Ratenerstattung zur Weiternutzung zu ermöglichen; fällt diese aus, ist das Fahrrad zurückzunehmen und eine Alternative wie ein Nutzerwechsel anzubieten. Erstattungen sind zeitnah und tagesgenau an den Auftraggeber zu leisten. Die Absicherung beginnt ohne Wartezeit; die Versicherungskosten trägt der Auftraggeber.

Die Kommunikation erfolgt per E-Mail und Telefon. Montags bis freitags ist eine Erreichbarkeit von mindestens 08:00 bis 18:00 Uhr sicherzustellen. Kurze Reaktionszeiten sowie eine benannte Ansprechperson und ein fester Ansprechpartner für den Auftraggeber sind vorzuhalten. Informationsmaterialien für den Auftraggeber sind bereitzustellen.

Die Abrechnung erfolgt monatlich als Sammelrechnung mit vollständig digitalen Abrechnungsdaten. Das Portal muss jederzeit abrufbare Vertragsübersichten und Exporte für Lohnabrechnungssysteme bieten.

Das Leasingmodell ist steuerrechtlich konform umzusetzen. Der Auftragnehmer informiert bei Rechtsänderungen unverzüglich und unterbreitet Anpassungsvorschläge. Der geldwerte Vorteil wird vom Auftraggeber versteuert. Das Umsetzungskonzept ist nach den Vorgaben der Leistungsbeschreibung zu erstellen. Die Leistungserbringung erfolgt unter Einhaltung der DSGVO, des TV Fahrradleasing sowie der straßenverkehrs- und arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften.

Das Angebot richtet sich an unbefristet beschäftigte Personen des Kreises Rendsburg-Eckernförde, die nach Bestehen der sechsmonatigen Probezeit zur Nutzung berechtigt sind. Die Standorte des Auftraggebers und der jeweilige Wohn- und Nutzungsort der Beschäftigten sind zu berücksichtigen. Das bereits 2021 eingeführte Bikeleasingmodell wird fortgeführt.

Über 100 bestehende Leasingverträge bleiben von der neuen Rahmenvereinbarung unberührt und werden bis zu ihrem jeweiligen Vertragsende über den bisherigen Anbieter abgewickelt.

Das Angebot ist vollständig in deutscher Sprache über die Vergabeplattform einzureichen. Eine Bietergemeinschaft sowie mehrere Haupt- oder Nebenangebote sind nicht zugelassen. Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen führen zum Ausschluss. Der Bieter muss die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Leistungsausführung erfüllen.

Im Eignungsformular sind vergleichbare Leistungen aus den letzten drei Jahren zu erklären. Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, sind drei Referenzen mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum vorzulegen. Ein abweichender Zeitraum aus der Bekanntmachung ist maßgeblich. Ein Mindestauftragswert für Referenzen ist nicht angegeben.

Für die drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre ist der Umsatz anzugeben, soweit er vergleichbare Leistungen betrifft. Eine Umsatzschwelle ist nicht angegeben. Die für die Ausführung erforderlichen Beschäftigten müssen verfügbar sein. Bei Eintritt in die engere Wahl sind die jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten drei Jahre und die für die Leitung vorgesehenen Personen zu benennen.

Angaben zur Eintragungspflicht und zum Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes sind zu machen. Bei der engeren Wahl kann eine entsprechende Bescheinigung verlangt werden. Erklärungen zu Insolvenzverfahren, Liquidation und gegebenenfalls einem bestätigten Insolvenzplan sind abzugeben.

Es dürfen keine Ausschlussgründe nach den einschlägigen Vergabevorschriften vorliegen. Für die letzten zwei Jahre darf keine rechtskräftige Verurteilung wegen eines Verstoßes gegen Vorschriften, die zu einem Eintrag im Gewerbe- oder Wettbewerbsregister führt, mit Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten, Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder Geldbuße von mehr als 2.500 Euro vorliegen. Selbstreinigungsmaßnahmen können angegeben werden.

Der Bieter muss die Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllen. Die Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft ist zu bestätigen. Bei der engeren Wahl können eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts und weitere Nachweise verlangt werden.

Erforderlich sind ein ISMS nach ISO 27001 oder einem vergleichbaren Standard, die vollständige digitale und administrative Abwicklung, ein geeignetes Händlernetz und eine auf das Leistungsmodell abgestimmte datenschutzrechtliche Vereinbarung. Der Auftragnehmer muss die Vollkaskoversicherung und die Arbeitgeber-Ausfallversicherung bereitstellen können.

Der Bieter und alle Mitglieder einer gegebenenfalls gebildeten Bietergemeinschaft müssen erklären, dass sie nicht von den in der genannten EU-Sanktionsregelung erfassten Personen oder Unternehmen mit Russland-Bezug betroffen sind. Für beteiligte Unterauftragnehmer, Lieferanten und Unternehmen, deren Eignungskapazitäten herangezogen werden und deren Auftragswertanteil mehr als 10 Prozent beträgt, ist ein entsprechender Nachweis zu erbringen.

Im Angebotsschreiben sind unter anderem Name und Anschrift, Firmenname laut Handelsregister, Ort, Datum, Telefon, Fax, E-Mail, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Handelsregisternummer und Registergericht sowie gegebenenfalls eine BlmA-Nummer anzugeben.