Briefversand für Bundesbehörden und sonstige Einrichtungen des Bundes

Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 13. Oktober 2026

Angebotsfrist: 22. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Was wird beschafft?

Die Bundesrepublik Deutschland (vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI) vergibt Briefversandleistungen für Bundesbehörden und viele weitere öffentliche Einrichtungen – aufgeteilt in 14 regionale Lose (u.a. Köln-Bonn, Berlin, Hamburg, München, Rhein-Main, Stuttgart, Niedersachsen, Leipzig, Nürnberg, Dresden/Cottbus/Senftenberg, Dortmund/Bielefeld/Münster, Bremen/Oldenburg/Bramsche, Freiburg/Offenburg/Lörrach, Karlsruhe/Mannheim/Ludwigshafen). Insgesamt geht es um rund 12,8 Mio. Briefsendungen pro Jahr.

Was ist zu tun?

An Werktagen (Mo–Fr) Postsendungen bei den Behörden abholen, transportieren und zustellen (national, EU-weit und weltweit).Verschiedene Briefformate (Postkarte, Standard-, Kompakt-, Groß-, Maxibrief, Warensendung), Einschreiben (Einwurf/Standard/Rückschein), Postzustellungsaufträge sowie eine werktägliche Postfach-Abholung bedienen.CO2-neutraler Versand, Einhaltung der gesetzlichen Brieflaufzeiten (95% am 3. Werktag, 99% am 4. Werktag), Sicherheit während der gesamten Transportkette, Wahrung des Briefgeheimnisses.Zuschlag nach Preis (niedrigster Preis); ein Bieter erhält maximal 5 Lose.

Wichtigste Frist: Angebote müssen bis 25.09.2026, 11:30 Uhr elektronisch über die e-Vergabe-Plattform evergabe-online.de eingereicht werden.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 22. Oktober 2026

Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL

Veröffentlichungca. 1. Juli 2026

Angebotsfrist25. Sep. 2026

Rügefrist25. Sep. 2026

Angebotsgültigkeit25. Sep. – 13. Nov. 2026

Vertragsbeginn1. Nov. 2026

Vertragslaufzeit1. Nov. 2026 – 31. Okt. 2029

Preisgültigkeit1. Nov. – 31. Dez. 2026

Zuschlag13. Nov. 2026

Vertragsbeginn (Preisanpassung Format/Gewichtsgrenzen)1. Jan. 2027

Beitritt Bedarfsträger Los 9 (LMBV)1. Jan. 2027

Beitritt Bedarfsträger Los 12 (BAuA Dortmund)1. Jan. 2027

Beitritt Bedarfsträger Los 10 (HZA Schweinfurt)1. Feb. 2027

Beitritt Bedarfsträger Los 3 (HZA Landau/Kaiserslautern/Germersheim)1. März 2027

Beitritt Bedarfsträger Los 7 (Hanns-Seidel-Stiftung)1. Mai 2027

Beitritt Bedarfsträger Los 12 (HZA Dortmund)ca. 1. Mai 2027

Vertragsende31. Okt. 2029

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Geringster Gesamtpreis inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer und sonstiger zu tragender Kosten (z. B. Zollgebühren) sowie Skontoabzug; ermittelt aus Angebotsformular auf Basis des Preisblatts. Zuschlaglimitierung: max. 5 Lose je Bieter (Ausnahme: Alleinanbieter in Losen); bei Preisgleichheit Auslosung im Vier-Augen-Prinzip.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt. Ermittlung erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses. Das beste Preis-Leistungsverhältnis ergibt sich aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer und sonstiger Kosten (z. B. Zollgebühren) sowie Skontoabzug bei Erfüllung der Mindestanforderungen. Die Vergabestelle wendet das Kriterium 'niedrigster Preis' an unter Maßgabe einer Zuschlaglimitierung auf max. 5 Lose je Bieter.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterium eindeutig: alleiniger niedrigster Preis mit 100 % gemäß Bekanntmachung und Vergabeunterlagen (Ziff. 3.8.2 BBB).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistung über alle 14 Lose

Gegenstand: Abholung, Transport und Zustellung unfrankierter Briefpost für Bundesbehörden und sonstige Einrichtungen des Bundes (ca. 12,8 Mio. Briefsendungen pro Jahr verteilt auf 14 regionale Lose).

Zu erbringende Leistungen (gilt für alle Lose):

Werktägliche (Mo–Fr) Abholung der Briefsendungen bei den BedarfsträgernZählen, Sortieren, Frankieren der SendungenTransport und Zustellung an die Empfänger im jeweiligen Losgebiet (Lieferung bundesweit an alle angeschlossenen Dienststellen im Los)Tagesgenaue Einlieferungsübersicht (elektronisch)Monatliche Rechnungsstellung je Bedarfsträger (mehrere Kostenstellen je Bedarfsträger möglich – bis zu 40)Bereitstellung der TransportbehältnisseCO2-neutraler Versand, zertifiziert durch ein unabhängiges Institut (z.B. Gold Standard oder VCS)Einhaltung der gesetzlichen Brieflaufzeiten nach Postgesetz: 95% der Briefe bis zum 3. Werktag, 99% bis zum 4. WerktagSicherung der Sendungen während der gesamten Transportkette, Wahrung des BriefgeheimnissesKostenlose Empfängerrecherche durch den Auftragnehmer nach 2 vergeblichen Zustellversuchen

Sendungsarten über alle Lose

Die folgenden Sendungsarten sind zu erbringen – nationale Varianten sowie internationale Sendungen (außer Einschreiben weltweit und EU-weit; Briefe EU-weit und weltweit):

Postkarte national und internationalStandardbrief, Kompaktbrief, Großbrief (bis 1.000 g), Maxibrief (bis 2.000 g) – national und internationalMidibrief international (bis 500 g) – Preis erst ab 01.01.2027 (Position 2.2.4)Warensendung national (bis 1.000 g)Postzustellungsauftrag (PZA) national (ZPO/VwZG)Einschreiben: Einwurf, Standard, mit Rückschein – national und international (zzgl. Beförderungsentgelt)

Zusätzliche / optionale Dienste

Zusätzlich optional abrufbare Leistungen (z.B. wenn ein Bedarfsträger dies wünscht):

Postfach-Lieferservice: werktägliche Abholung der Behördenpost aus Postfächern und Anlieferung bei Dienststellen (Monatspauschale)Wunsch-Klischee-Aufdruck auf Briefsendungen (einmalige Einrichtungskosten)Ggf. Sicherheitsüberprüfung der eingesetzten Mitarbeiter nach SÜG (Ü1/Ü2 je nach Liegenschaft)

Maschinenlesbarkeit und Sicherheit

Maschinenlesbarkeit: 50–100 % des Versandaufkommens je Bedarfsträger müssen maschinenlesbar sein.Sicherheitsüberprüfung (SÜG): Für bestimmte Bedarfsträger (z.B. BMI, BKA, BMJV, ZFA) müssen eingesetzte Mitarbeiter eine Sicherheitsüberprüfung Ü1 oder Ü2 nachweisen können.

Dauer und Volumen der Lose

Vertragslaufzeit je Los: 36 Monate (3 Jahre), beginnend am 01.11.2026, endend am 31.10.2029 (für einzelne Bedarfsträger späterer Beitritt zur Rahmenvereinbarung, z.B. 01.01.2027, 01.03.2027)Jahresbedarfsmenge insgesamt: ca. 12,8 Mio. BriefsendungenMaximaler Zuschlag je Bieter: 5 Lose (Ausnahme: alleine wertbare Angebote für ein/mehrere Lose werden nicht mitgerechnet)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Voraussetzungen (Registereintragung, Ausschlussgründe)

Registereintragung gemäß § 4 PostG: Eintragung im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur (Nachweis durch Eigenerklärung).Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB: Keine Verurteilungen (z.B. Terrorismus, Geldwäsche, Bestechung, Menschenhandel), keine Zahlungsunfähigkeit/Insolvenz, keine schweren Pflichtverletzungen – nachzuweisen durch Eigenerklärung Ausschlussgründe.Keine Russland-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) 833/2014): Kein Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmer darf unter die Sanktionsregelungen fallen, sofern er mehr als 10% des Auftragswerts trägt – nachzuweisen durch Eigenerklärung Sanktionen Russland.

Wirtschaftliche und personelle Leistungsfähigkeit

Mindestjahresumsatz: 150.000 €/Jahr (Durchschnitt der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre im Tätigkeitsbereich Briefversand/Versanddienstleistungen). Ein noch nicht vorhandener Jahresabschluss ist zulässig.Anbieterdarstellung: Angabe des Jahresumsatzes (2023–2026) und der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl im Bereich Versanddienstleistungen.Mindestumsatz in einer Anlage: 105.000 € netto (entspricht den 150.000 €, aber in anderer Quelle genannt – es gelten die strengeren 150.000 €).

Technische Leistungsfähigkeit – Referenzen und Infrastruktur

Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Briefversandleistungen:Bezug zur ausgeschriebenen LeistungLeistungszeitraum innerhalb der letzten 3 JahreMindestens 12 Monate Laufzeit je Referenz (oder aktuell andauernd)Einhaltung der gesetzlichen Brieflaufzeiten nach Postgesetz für Sendungsarten 1–4Bundesweite Abdeckung der SendungenJede Referenz mit Beschreibung, Auftragswert, Zeitraum und KontaktdatenLogistische Infrastruktur: Darstellung des bundesweiten Netzwerks (Transportmittel, Sortierzentralen, Abholorganisation, Transportsicherung).

Qualitäts- und Umweltmanagement (Zertifizierungen)

Qualitätsmanagement-Zertifikat (z.B. DIN EN ISO 9001:2015 ff oder vergleichbar) – gültig bis Ende der Angebotsfrist (25.09.2026).Umweltmanagement-Zertifikat (z.B. DIN EN ISO 14001:2015 ff oder vergleichbar) – gültig bis Ende der Angebotsfrist (25.09.2026).Zertifizierung des CO2-neutralen Versands durch unabhängiges Institut (z.B. Gold Standard, VCS) ist zusätzlich Leistungsbestandteil.

Zuschlagskriterium und Zuschlagslimitierung

Zuschlagskriterium: niedrigster Preis (Preis ist einziges Wertungskriterium).Maximale Anzahl Lose pro Bieter: 5 Lose. Bieter, die für ein/mehrere Lose als einziger ein wertbares Angebot abgeben, werden hierbei nicht mitgezählt.Eignungsnachweise werden einmalig eingereicht und gelten für jedes angebotene Los.Nebenangebote sind zulässig, müssen aber im Angebotsformular (Anlage) angegeben werden.

Referenzprojekte

mind. 3 ReferenzenZeitraum: Leistung innerhalb der letzten 3 Jahre, mind. 12 Monate DauerVolumen: Wert des Auftrags (auch in Margen, z.B. >100.000 €)

Mindestens 3 geeignete Referenzen über Briefversandleistungen, deren letzte Leistungserbringung nicht länger als 3 Jahre zurückliegt. Jede Referenz muss zum Ablauf der Angebotsfrist mindestens 12 Monate gedauert haben oder aktuell andauern. Alle Referenzen müssen die gesetzlichen Brieflaufzeiten nach Postgesetz für die normalen Briefpost-Sendungsarten 1–4 einhalten und das Bundesgebiet abdecken.

Beschreibung der Leistung, Auftragswert, Zeitraum, Kontaktdaten der Referenzstelle; Vordruck Referenzen verwenden; Nachprüfung der Angaben durch den Auftraggeber vorbehalten – falsche/unvollständige Angaben führen zum Ausschluss

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.