Cloud-Telefonanlage

Stadtverwaltung Meiningen98617 Meiningen, ThüringenVeröffentlicht: 05. September 2026

Angebotsfrist: 23. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadtverwaltung Meiningen sucht einen Dienstleister, der die bestehende physische Cisco-Telefonanlage im Schloss Elisabethenburg durch eine Cloud-Telefonanlage ersetzt.

Zum Start sollen rund 150 Mitarbeitende versorgt werden, perspektivisch bis zu 250 Beschäftigte und ca. 20 Außenstandorte (Kindergärten, Feuerwehren, Ortsteilbüros).

Die Anlage muss in einem EU-Rechenzentrum mit redundanter Sicherung betrieben werden, eine Ausfallsicherheit von mindestens 99,97 % bieten und eine sanfte Migration der bestehenden Lösung ermöglichen.

Bieter müssen u.a. drei behördliche Referenzen, eine ISO-27001-Zertifizierung sowie ein ausgefülltes Excel-Preisblatt vorlegen. Die Angebotsabgabe erfolgt ausschließlich elektronisch über www.evergabe.de bis zum 23.09.2026 um 10:00 Uhr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 23. September 2026

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR

Veröffentlichung3. Sep. 2026

Bieterfragen-Fristca. 16. Sep. 2026

Angebotsfrist23. Sep. 2026

Bindefrist23. Sep. – 8. Nov. 2026

Prüfung und Wertung24. Sep. – 29. Sep. 2026

Online-Produktpräsentation29. Sep. 2026

Information gem. § 14 ThürVgG27. Okt. 2026

Auftragserteilung4. Nov. 2026

Ablauf Zuschlags- und Bindefrist8. Nov. 2026

Implementierungszeitraum1. Dez. 2026 – 1. März 2027

Vertragslaufzeitca. 1. März 2027 – 28. Feb. 2030

Verlängerung 1ca. 1. März 2030 – 28. Feb. 2031

Verlängerung 2ca. 1. März 2031 – 29. Feb. 2032

Verlängerung 3ca. 1. März 2032 – 28. Feb. 2033bis 2033

KündigungsfristDatum offen6 Monate zum Vertragsende; ohne konkretes Datum in den Unterlagen, daher hier nicht als Termin darstellbar.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität4 Kriterien

Preis 60%Qualität 40%

Preis60%
Angebotsendsumme inkl. Umsatzsteuer (kumuliert auf 36 Monate Mindestvertragsdauer). Bewertung über die Formel: Punkte = Preis Min * 100 / Preis Bieter.
Funktionsumfang10%
Erreichbare Leistungspunkte: 150. Bewertung funktionaler Anforderungen (z.B. Systemintegration, Lokalisierung, Plattformunterstützung, Kompatibilität zu Cisco CP 8851, Headsets, AD-Anbindung, DSGVO-konformes Rechenzentrum, sanfte Migration, Notruffunktionen etc.) mit unterschiedlicher Wichtigkeit (Ausschlusskriterien oder Punkte 5-20).
Referenzen5%
Erreichbare Leistungspunkte: 20. Nachweis von 3 Referenzen öffentlicher Verwaltungen über das angefragte Leistungsspektrum (Mindestanzahl, sonst Ausschluss). Zusätzlich Bewertung der Zertifizierung nach ISO 9001 oder gleichwertig.
Produktpräsentation25%
Erreichbare gewichtete Leistungspunkte: 30. Nur die 3 wirtschaftlichsten Bieter werden zur max. 90-minütigen Online-Produktpräsentation eingeladen. Bewertung der Präsentation in 5 Abschnitten (Firmenvorstellung, Produktvorstellung Cloud, mobile APP, Admin-Bereich, User-Bereich) anhand von 5 Kriterien (Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche, Handling/Funktionalität, Integration in Arbeitsabläufe, Kompatibilität mit bestehender Architektur, Transparenz des Geschäftsmodells). Startpunktzahl 10 je Kriterium, je nicht zufriedenstellender Aspekt wird 1 Punkt abgezogen.

Preis-Bewertung: Punkte Bieter = Preis Min * 100 / Preis Bieter. Der günstigste Angebotspreis erhält 100 Punkte, alle übrigen werden anteilig berechnet.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsformel sind vollständig in der Leistungsbeschreibung (Ziffer 1.10) und im Tabellenblatt 'Angebotsauswertung' dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistung – Cloud-Telefonanlage

Bereitstellung und Betrieb einer Cloud-Telefonanlage in einem Rechenzentrum innerhalb der EU (idealerweise Deutschland).Redundantes Backup-System in einem deutschen oder EU-Rechenzentrum.Ausfallsicherheit von mindestens 99,97 %.Sanfte Migration der bestehenden Cisco-OnPrem-Anlage (140 IP-Telefone Cisco CP 8851, 24 analoge Ports) in die Cloud.Verschlüsselte Kommunikation und Datenübergabe.Skalierbarkeit bis 250 Nutzer in der höchsten Ausbaustufe.Perspektivische Anbindung von ca. 20 Außenstandorten (Kindergärten, Feuerwehren, Ortsteilbüros).

Lizenzmodelle (Nutzerkategorien)

Einfach (10 Stück): Nur Telefonieren (Gespräche annehmen, beenden, tätigen).Standard (110 Stück): Klassischer Büroarbeitsplatz mit Softphone und/oder physischem Telefon, inkl. Nutzung über Smartphone.Spezial (20 Stück): Sonderfunktionen wie Chef/Sekretär-Schaltung oder Bürgerbüro.Analog (24 Stück): Analoge Ports für Notrufe (WC, Aufzug) und Faxgeräte.Serverlizenz Cloud-Telefonanlage: 1 Stück.

Funktionen und Module

Smartphone-App für Android und iOS.Hotline-Funktion (Warteschleife, Wartemusik, Rufverteilung).Optional: Sprachdialogsystem.Pflicht-Funktionen: Anzeige Anrufe in Abwesenheit, Konferenz, Makeln, persönliches/globales Telefonbuch, Rufumleitung, Chef/Sek-Schaltung, Übernahmegruppen mit Anrufübernahme, Attendant Console/Telefonzentrale, Warteschleife mit Ansage Wartenummer, automatische Ansagen zu bestimmten Zeiten, Rufweiterleitung nach Öffnungszeiten, Sammelanschluss mit Ansage bei Störung, Voicemail, Faxweiterleitung per Mail, Durchsage im Alarmfall, Einbuchen von Nebenstellen.Integration in die bestehende Systemlandschaft (Windows Active Directory).Vollständige Lokalisierung für den deutschen Sprachraum inkl. Hilfefunktion.Plattformen: Windows, iOS, Android; optional Linux (Debian/Ubuntu) und ARM64-Architektur.

Kompatibilität Bestandshardware

Weiterbetrieb der vorhandenen Cisco CP 8851 mit Grundfunktionen (als SIP-Telefone).Kompatibilität zu vorhandenen Headsets: Jabra Evolve 2 65, Jabra Evolve 20, Conceptronic Polona01B, Yealink WH64.

Sprachtarife

30 Sprachkanäle.Flat ins nationale Fest- und Mobilfunknetz.Minutentarife National-Festnetz, Mobilfunk sowie International (Festnetz & Mobilfunk).

Schulungen und Einrichtung

Admin-Schulung (Tage und Einzelpreis).Anwender-Schulung (Tage und Einzelpreis).Einrichtung und Konfiguration der Anlage (Tage und Einzelpreis).Sanfte Migration der bestehenden Lösung.

Support und Service

Ankündigung, Vorbereitung und Durchführung von Updates/Upgrades.Wiederherstellung/Instandsetzung des Systems innerhalb von 8 Stunden.Qualifizierter Support für Administratoren: mindestens Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr.Zentrale Ansprechstelle inkl. Vertretung.First-Level-Support (allgemeine Fragen).Unterstützung bei Bedienung und Anpassung des Systems.Analyse und Behebung von Fehlermeldungen.Automatisierte Software-Updates.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Eignungsnachweise (Ausschlusskriterien)

Eigenerklärung zur Eignung (Formular 124_LD, VHB-Bund 2017/Stand 2019): vollständig ausgefüllt und abgegeben.Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz gemäß § 8 Abs. 1 S. 1 ThürVgG: unterschrieben, sonst Ausschluss (§ 8 Abs. 1 S. 3 ThürVgG).ISO-27001-Zertifizierung oder gleichwertiger Nachweis (Zertifikat beifügen).Drei behördliche Referenzen aus den letzten 3 Jahren über Cloud-Telefonanlagen (Name der Behörde, Ansprechpartner, Telefon, Anzahl Nutzer). Weniger als 3 Referenzen → Ausschluss.Vollständige Preisangaben im Excel-Preisblatt; nicht ausgefüllte Positionen führen zum Ausschluss.Erfüllung aller mit „A" gekennzeichneten funktionalen Anforderungen des Leistungsverzeichnisses.Kein Insolvenzverfahren, keine schweren Verfehlungen (§ 123 GWB), keine Ausschlussgründe (§ 124 GWB), keine relevanten strafrechtlichen Verfehlungen der letzten 2 Jahre.Ordnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten, Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auftragssumme ≥ 30.000 €: Auszug aus dem Gewerbezentralregister wird vom Auftraggeber angefordert.Auf Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, Nachweis Berufsregister, ggf. Insolvenzplan.

Datenschutz und Sicherheit

Verpflichtung zur Einhaltung von DSGVO, BDSG und TKG.Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gem. Art. 28 DSGVO.Verpflichtung der Mitarbeitenden gemäß Verpflichtungsgesetz (VerpflG).Bei Einsatz von Nachunternehmern: Erklärung zum Einsatz von Unterauftragnehmern, ggf. Verpflichtungserklärung (Anlage Unterauftragnehmer); im Fall der Eignungsleihe gem. § 47 VgV Nachweise auch für Nachunternehmer.Für Nachunternehmer mit Sicherheitsaufgaben: Formular 126 (Sicherheitsauskunft und Verpflichtungserklärung), ggf. Sicherheitsbescheid (VS-VERTRAULICH/GEHEIM/STRENG GEHEIM) und Sicherheitsüberprüfungen.

Zusätzliche bewertete Kriterien (Wertung)

ISO-9001-Zertifizierung oder gleichwertig (20 Punkte).Linux-Kompatibilität (Debian/Ubuntu): 15 Punkte.ARM64-Prozessorarchitektur: 15 Punkte.Kompatibilität Cisco CP 8851: 20 Punkte.Kompatibilitätsliste Headsets/SIP-Telefone: 15 Punkte.Sprachdialogsystem: 10 Punkte.Durchsage im Alarmfall: 20 Punkte.Sanfte Migration: 20 Punkte.Rufumleitung bei Störung (z.B. auf Smartphone): 15 Punkte.Active-Directory-Anbindung: 15 Punkte.

*Hinweis Zuschlagswertung:* Preis 60 %, Funktionsumfang 10 %, Referenzen 5 %, Produktpräsentation 25 %. Die drei wirtschaftlichsten Bieter werden zur Online-Produktpräsentation eingeladen.

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens drei behördliche Referenzen über vergleichbare Leistungen (Cloud-Telefonanlage) aus den letzten drei Jahren

Je Referenz: Name der Behörde/Institution und Ort, Ansprechpartner (Name, Telefon, E-Mail), Anzahl der aktiven Nutzer. Es müssen öffentliche Verwaltungen (Stadt-, Kreis- oder sonstige öffentliche Verwaltungen) sein. Weniger als 3 Referenzen führen zum Ausschluss.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.