Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen schreibt die Beschaffung eines cloudbasierten Datenschutz-Management-Systems (DSMS) als Software-as-a-Service (SaaS) aus. Das System soll hessische Kommunal- und Landeskunden bei der Umsetzung der DSGVO, des BDSG und des hessischen Datenschutzrechts unterstützen.
Was zu tun ist:
Frist: Angebotsabgabe bis **01.10.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenLeistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProdukt und Bereitstellung
Bereitstellung eines cloudbasierten DSMS als SaaS-Lösung für die Kunden der ekom21.
Das System muss unterstützen:
Bereitstellung als SaaS durch den Auftragnehmer über die Rechenzentren der ekom21; Erfüllungsort Gießen.
Schnittstellen, Standards und Hosting
Technische Schnittstellen und Standards:
Hosting-Anforderungen:
Einführung und Implementierung
Der Auftragnehmer verantwortet Produkteinführung und Migration und stellt eine geeignete Projektorganisation bereit:
1. Projektleitung und -koordination über die Einführungsdauer beim Endkunden
2. Einrichtung des Systems und Anpassungen an Endkundenbedarfe
3. Implementierung bestehender Daten, Konfiguration der Schnittstellen (AD-Anbindung, technischer Go-Live)
4. Schulungen der DSMS-Administrator*innen/Key-User*innen (Dozenten sind angestellte Mitarbeiter*innen des Auftragnehmers)
5. Aktive Unterstützung bei internen datenschutzrechtlichen und Personalratsanforderungen (Eigenleistung Endkunde)
6. Befähigungskonzept für alle Mitarbeiter*innen (Anleitungen, Tutorials, Fragestunden) – Eigenleistung Endkunde, bei Bedarf Unterstützung durch Auftragnehmer
7. Konzeption und Begleitung der Pilotphase mit repräsentativer Nutzergruppe (aktive Unterstützung)
8. Anpassungen auf Grundlage des Pilot-Feedbacks (aktive Unterstützung)
9. Roll-out und Go-Live-Begleitung für alle Mitarbeiter*innen
Bereitstellung des Systems ab Zuschlagsdatum.
Schulungen
Support und Wartung
Servicezeiten: Montag–Freitag 08:00–17:00 Uhr (Reaktions- und Wiederherstellungszeiten laufen ausschließlich innerhalb dieser Zeiten).
Support-Level:
Ticketsystem des Auftragnehmers für Störungsmeldungen und Anfragen.
Mängelklassen (Reaktions- und Wiederherstellungszeiten innerhalb der Servicezeiten):
Softwarepflege: Sämtliche Patches/Updates/Upgrades/Releases unverzüglich nach Verfügbarkeit. Programmstände zur Umsetzung gesetzlicher/rechtlicher Änderungen mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten; ansonsten Übergangslösung. Kundenindividuelle Anpassungen bleiben bei Updates vollständig erhalten. BSI-/technische Normänderungen sind kostenneutral umzusetzen. Vergütung in der Pflegepauschale enthalten.
Sicherheits-Patches: Definierte Reaktionszeiten bei CVSS > 9,0 (1 Tag) und CVSS > 8,0 (2 Tage); Patch-Bereitstellung spätestens 2 Monate nach Bekanntwerden.
IT-Sicherheit und Datenschutz
Informationssicherheit:
Identitäts- und Zugriffsmanagement:
Datenschutz:
Barrierefreiheit: BITV HE, EN 301 549, WCAG 2.0, PDF/UA.
Vertragliche Struktur
Vertragsform: Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer (max. 1 Teilnehmer); Höchstwert 1.000.000 € netto.
Laufzeit: 48 Monate ab Vertragsbeginn.
Vertragsgrundlage: EVB-IT-Vertragsunterlagen/Mustervertragsunterlagen, ABB der ekom21, IT-Cloud-Vertrag Rahmenvereinbarung, Anlage 4 Auftragsverarbeitungsvertrag.
Bezugsberechtigte: ekom21 – KGRZ Hessen, ihre Mitglieder und Beteiligungen (z. B. govdigital eG, ProVitako eG, PSITA eG, KIV Thüringen GmbH) sowie weitere öffentliche Institutionen. Vertragswicklung erfolgt direkt zwischen Endkunde und Anbieter.
Einzelaufträge: Art, Umfang und Termine werden in Einzelaufträgen konkretisiert; auch funktional ähnliche, nicht ausdrücklich beschriebene Leistungen können beauftragt werden.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (Kopie) bzw. Gewerbean- und -ummeldung, falls keine Eintragungspflicht besteht.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
Ausschlussgründe
Besondere Auftragsbedingungen
Sprach- und Kommunikationsanforderungen
Ausschließlich deutsche Menüführung; sämtliche Verträge, Kommunikation und Unterlagen auf Deutsch.
Eignungsleihe, Unteraufträge und Bietergemeinschaften
Mindestens 5 geeignete, unabhängige Referenzleistungen aus den letzten 3 Jahren, vergleichbar mit dem ausgeschriebenen Auftrag (Implementierung/Betrieb DSMS oder vergleichbarer IT-Dienstleistungen)
Art, Umfang, Aufgabenstellung, Struktur, technisch-organisatorisches Umfeld, Schwierigkeitsgrad und Gesamtvolumen müssen vergleichbar sein; Auftraggeber öffentlich (§ 99 GWB) oder Sektorenauftraggeber (§ 100 GWB); ordnungsgemäßer, termingerechter Abschluss; Verifizierung beim Referenzgeber vorbehalten; Eigenerklärung mittels Formular 'Erklärung zu geeigneten Referenzen'