Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Dienstleistungen im SAP-Umfeld HANA
Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bundesweit, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird beschafft?
Beratungs- und Unterstützungsleistungen rund um SAP-HANA für Zuwendungsempfänger des Bundes.
Wie ist der Auftrag organisiert?
Offenes Verfahren, geführt vom Beschaffungsamt des BMI (Bonn).Rahmenvereinbarung Los 8 über zunächst 12 Monate, verlängerbar um bis zu 3 × 1 Jahr (max. 4 Jahre).Geschätztes Auftragsvolumen: 13.000.000 EUR netto über die Gesamtlaufzeit.Bedarfsträger rufen Leistungen über das Kaufhaus des Bundes (KdB) per Einzelabruf ab.
Was ist zu tun?
Angebot elektronisch über evergabe-online bis sp. 29.09.2026, 11:30 Uhr einreichen.SAP PartnerEdge Service und S/4HANA-Authorization nachweisen.Mindestumsatz (3,25 Mio. EUR p.a.), Personalkapazität (mind. 22 VZÄ) und passende Referenzen belegen.Drei Preisstufen (Senior/Mid/Junior) im Preisblatt kalkulieren.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Veröffentlichung25. Aug. 2026
Bieterfragen-Fristca. 21. Sep. 2026
Angebotsfrist29. Sep. 2026
Angebotsöffnung29. Sep. 2026
Bindefrist29. Sep. – 29. Dez. 2026
Zuschlagsfristca. 9. Okt. – 29. Dez. 2026
Vertragsbeginn17. Dez. 2026
Vertragslaufzeit Initial17. Dez. 2026 – 16. Dez. 2027
Verfügbarkeit Beratendeca. 17. Dez. 2026 – 8. Jan. 2027
Katalogdaten Uploadca. 17. Dez. – 31. Dez. 2026
Kündigungsfristca. 16. Sep. 2027
Verlängerung 117. Dez. 2027 – 16. Dez. 2028
Verlängerung 2ca. 17. Dez. 2028 – 16. Dez. 2029
Verlängerung 3ca. 17. Dez. 2029 – 16. Dez. 2030
Vertragsendeca. 16. Dez. 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis (Gesamtpreis)100%
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt. Das beste Preis-Leistungsverhältnis ergibt sich aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und sonstigen eventuell von der Auftraggeberin zu tragenden Kosten (z. B. Zollgebühren) bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen gestellten Mindestanforderungen.
KI-Hinweis: Preis als einziges Zuschlagskriterium mit 100% in Bekanntmachung und Vergabeunterlagen (Ziffer 3.8.2 der BBB) übereinstimmend festgelegt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBeratungsfeld 1 – Strategische Beratung zum SAP-Einsatz
Auswirkungsanalyse einer SAP-HANA-Einführung (Prozesse, Infrastruktur, Wirtschaftlichkeit)Migrationsstrategien und langfristige Planung des SAP-S/4HANA-EinsatzesAnalyse der Geschäftsprozesse, MachbarkeitsstudienWirtschaftlichkeitsbetrachtungen (Lizenzkosten, Customizing, Folgekosten, Schulungen)Lizenzmanagement-BeratungErstellung von SAP-Bebauungsplänen und Roadmaps
Beratungsfeld 2 – Projektbegleitender Beratungsservice
Projektmanagement und ProjektcontrollingAnforderungs-, Test- und ChangemanagementSchulungsmanagement und Durchführung von SchulungenUnterstützung bei komplexen Teilaufgaben
Beratungsfeld 3 – Klassische SAP-Einführung / Migration
Vorbereitung, Organisation, Ist-/Soll-AnalyseCustomizing, DatenmigrationVollständige Umstellung auf SAP HANATechnische Dokumentation, Handbücher, Sicherstellung des Betriebs
Beratungsfeld 4 – Begleitung / Betreuung produktiver SAP-Umgebungen
Betriebsstrategie, BasissystemadministrationSystemüberwachung, Schnittstellen- und JobmonitoringFehleranalyse und -behebungBenutzerverwaltung, BerechtigungswesenMandanten- und Systemkopien, Datenbank-ManagementEinspielen von SAP-Hinweisen, Packages, Kernel-PatchesBetrieb des SAP Solution Managers
Rollen, Verfügbarkeit und Servicezeiten
Rollen: Geschäftsleitung/Managing Partner, Teamleitung, stellv. Teamleitung, Beratende in drei Preisstufen (I Senior, II Mid, III Junior)Verfügbarkeit: Beratende innerhalb von 15 Werktagen nach Auftragsbestätigung einsatzbereitVertretung: bei Ausfall Fortführung der Arbeiten innerhalb von 48 StundenServicezeit: Mo–Fr 06:00–20:00 Uhr; außerhalb Servicezeit Zuschläge möglichThemenfeld übergreifend: SAP HANA, Geschäftsbereiche/Komponenten und SAP BasisAuftragnehmer richtet ein eigenes PMO ein (kostenpflichtig, nicht gegenüber Bedarfsträgern abrechenbar)
Abruf, Bestellung und Katalog
Abruf der Leistungen ausschließlich über das Kaufhaus des Bundes (KdB) auf Basis eines EVB-IT-DienstleistungsvertragsBedarfsträgerliste siehe Anlage 7 der RahmenvereinbarungEinzelabruf wird mit Zugang beim Auftragnehmer wirksamKatalogdaten nach Zuschlag in BMEcat 1.2 (XML) oder per KdB-Tabellenkalkulationsvorlage bereitstellen; Pflichtfelder je Artikel: Artikelnr., Kurz- und Langtext, eCl@ss V.10.1, Bestell-/Verpackungseinheit, Nettopreis, Nachhaltigkeits-/Gütezeichen Stufe 1+2, Bild mind. 600×600 px JPEG
Ersatzpersonen und Kontinuität
Kontinuität der eingesetzten Personen sicherstellenErsatz nur mit Einwilligung der Auftraggeberin; Ersatzperson muss gleichwertige Eignung aufweisenAuf Verlangen Austausch bei wiederholten PflichtverstößenEinarbeitungskosten bei Personalwechsel trägt der Auftragnehmer
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mindestumsatz: durchschnittlich 3.250.000 EUR netto pro Jahr in den letzten 3 GeschäftsjahrenNachweis als Eigenerklärung (selbsterstellte Liste der Jahresumsätze)Bei Bietergemeinschaften/Eignungsleihe: Eigenerklärung für jedes Mitglied bzw. eignungsverleihendes UnternehmenFehlende Nachweise können nach § 56 VgV nachgefordert werden; ein Austausch fehlerhafter Referenzen nach Angebotsfrist ist nicht möglich und kann zum Ausschluss führen
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Referenzen
Mindestens 2 Referenzen über Leistungen im SAP-UmfeldMindestens eine Referenz mit Auftragswert ≥ 1.625.000 EUR netto (kann mehrere Einzelabrufe einer Rahmenvereinbarung oder Einzelverträge umfassen)In Summe über alle Referenzen müssen die vier SAP-Beratungsfelder abgedeckt sein: strategische Beratung, projektbegleitender Service, Einführung/Migration, BetriebsbegleitungReferenzalter: max. 3 Jahre ab letzter Leistungserbringung bis Veröffentlichung 25.08.2026Pflichtangaben je Referenz: Leistungsbeschreibung, Auftragswert, Zeitraum, Kontaktstelle beim Referenzgeber (Anschrift, Telefon, E-Mail)Angaben müssen nachprüfbar sein (Rückfrage beim Auftraggeber möglich)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Personalkapazität
Durchschnittlich mindestens 22 Beschäftigte in Vollzeitäquivalenten in den letzten 3 GeschäftsjahrenNachweis als Eigenerklärung über die durchschnittliche VZÄ-Zahl pro JahrBei Mehrfachlosabgabe: Summe der geforderten Beschäftigten je angebotenem Los muss erreicht werden
Unternehmensanforderungen – SAP-Partnerschaft
SAP PartnerEdge Service (Partnerschaft im Bereich Service)UND SAP Authorization für SAP S/4HANAAusreichend Fachkräfte zur LeistungserbringungVertretungskonzept mit Fortführung der Arbeiten innerhalb von 48 Stunden und gesichertem internem Wissenstransfer
Personalanforderungen – Teamleitung und Beratende
Teamleitung / stellv. Teamleitung:
Anforderungen Preisstufe I vollständig erfülltMind. 3 der übergreifenden Verantwortlichkeiten als Teamleitung wahrgenommen
Beratende – drei Preisstufen:
| Kriterium | Stufe I (Senior) | Stufe II (Mid) | Stufe III (Junior) |
|---|---|---|---|
| Hochschulabschluss | MINT oder Wirtschaftswissenschaften | MINT oder Wirtschaftswissenschaften | MINT oder Wirtschaftswissenschaften |
| Berufserfahrung gesamt | ≥ 8 Jahre | ≥ 4 Jahre | ≥ 2 Jahre |
| Davon SAP-Beratung | ≥ 5 Jahre | ≥ 2 Jahre | ≥ 1 Jahr |
| Projektreferenzen | 4 (dav. ≥ 3 externe) | 3 (dav. ≥ 2 externe) | 1 |
| Verfügbarkeit | 15 Werktage | 15 Werktage | 15 Werktage |
Sprache: Deutsch in Wort und Schrift für alle eingesetzten Mitarbeitenden
Rechtliche und sicherheitsbezogene Anforderungen
Versicherungsnachweis: Sach-/Personenschäden mind. 1 Mio. EUR, Vermögensschäden mind. 2 Mio. EUR oder Pauschalversicherung mind. 3 Mio. EURSicherheitsüberprüfung: Bereitschaft zu Ü1/Ü2/Ü3 nach SÜG; Teilnahme an Geheimschutzbetreuung (bei Einzelabruf)VS-NfD: Verpflichtungserklärung abgegeben; VS-Merkblatt zur Kenntnis genommen; nachweisliche Belehrung eigener Mitarbeitender; bei Unterauftragnehmern ebenfalls sichergestelltDatenschutz/IT-Sicherheit: Einhaltung DSGVO/BDSG (ggf. Auftragsverarbeitungsvertrag Art. 28 DSGVO); BSI-IT-GrundschutzTariftreue: Tariftreueversprechen nach Bundestariftreuegesetz oder Zertifizierung nach § 10 BTTGILO-Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit für ITVerpflichtungsgesetz: Bereitschaft zur Verpflichtung, Anlagen 01–05 zur KenntnisSanktionen Russland: Eigenerklärung nach Art. 5k VO (EU) 833/2014 und VO (EU) 269/2014 (auch für BG-Mitglieder, Eignungsleihe, Unterauftragnehmer > 10 %)Scientology: Verpflichtungserklärung, dass eingesetzte Personen die 'Technologie von L. Ron Hubbard' weder anwenden, lehren noch verbreitenKeine schriftlichen/E-Mail-Einreichungen – ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform
Zuschlagskriterium
Preis (niedrigster Preis)
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte Leistungserbringung max. 3 Jahre vor Veröffentlichung (Bekanntmachung 25.08.2026)Volumen: mind. 1.625.000 EUR netto in einer Referenz
SAP-Beratung – Abdeckung aller vier Beratungsfelder (strategische Beratung, projektbegleitender Service, Einführung/Migration, Betriebsbegleitung) über die Referenzen in Summe; mind. 1 Referenz ≥ 1.625.000 EUR netto Auftragswert; Referenzen max. 3 Jahre alt (ab letzter Leistungserbringung bis Veröffentlichung 25.08.2026).
Vordruck Referenzen mit Leistungsbeschreibung, Auftragswert, Zeitraum und Kontaktstelle beim Referenzgeber; Nachweise müssen nachprüfbar sein
4 ReferenzenZeitraum: –Volumen: –
Preisstufe I (Senior) – Projektreferenzen gesamt; davon mind. 3 für externe Organisationen/Behörden
aktive Beratung im SAP-Umfeld
3 ReferenzenZeitraum: –Volumen: –
Preisstufe II (Mid) – Projektreferenzen gesamt; davon mind. 2 für externe Organisationen/Behörden
aktive Beratung im SAP-Umfeld
1 ReferenzenZeitraum: –Volumen: –
Preisstufe III (Junior) – Projektreferenzen gesamt
aktive Beratung im SAP-Umfeld
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Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 47%4–10 · 44%11+ · 9%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 29 erledigt
Teilnahme am Vergabeportal
Angebotsunterlagen – Pflichtformulare
Katalogdaten für Kaufhaus des Bundes
Technische Form
Nachweise Personal & Partner
Konstellationen (falls zutreffend)
Sicherheitsanforderungen
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 23.09.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 29.09.2026 → 06.10.2026
- 25.08.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
53119 Bonn
Ort
Bundesweit Bundesweit
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Auftragsvolumen
13,0 Mio €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bescha.bund.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
Bundesweit Bundesweit
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