Digitale Fitnessgeräte für die ORTEMA GmbH

Lieferung neuer, vollautomatisierter und möglichst WLAN-fähiger Trainingsgeräte mit 230-V-Anschluss, RFID-Login, deutschen Anzeigen, getaktetem Zirkelbetrieb und freiem Satztrainingsmodus.

Vorgesehen sind unter anderem Beinpresse, Beinstrecker, Beinbeuger, Abduktor, Adduktor, Hip-Maschine, Rudergerät, Latzug, Brustpresse, Schulterpresse, Bauch, unterer Rücken, Rumpfrotator, Butterfly, Butterfly Reverse, Bizeps und Trizeps als Dip-Maschine. Eine zusätzliche Bein-Variante, etwa Kniebeugmaschine oder Bein-Kabelzugmaschine, ist optional vorgesehen.

Ebenfalls zu liefern ist ein Fitnesshub mit integrierter Kamera. Er erfasst biometrische Daten, unterstützt die softwaregestützte Voreinstellung der Geräte und stellt Trainierenden nach dem Login ihren Trainingsstatus und Fortschritt dar. Die Geräte sollen Trainierende über Chipkarte, Armband, Sportuhr oder Handy identifizieren und die individuelle Trainingsposition anhand hinterlegter Trainingspläne einstellen.

Bereitstellung einer DSGVO-konformen, gehosteten Cloud-Lösung mit Serverbetrieb in der EU oder im EWR. Die Software steuert und wertet Trainingseinheiten aus und ist über Web oder App sowie mit Tablets und Smartphones nutzbar.

Die Trainer-App bietet Zugriff auf anwesende Personen sowie aktuelle und vergangene Trainingsleistungen. Die Mitglieder-App zeigt die eigenen Trainingsdaten. Erforderlich sind außerdem ein digitaler Ganzkörper-Scan, ein digital angeleiteter Beweglichkeitstest mit Korrekturhinweisen, ein Dashboard mit anwesenden Personen, Anamnese- und Gesundheitsdaten, Trainingsfortschritt, Aufgabenverwaltung sowie Trainingsplanerstellung einschließlich Eigenübungen und eigenen Fotos. Die Mitglieder-App muss Offline-Betrieb mit Datenerfassung unterstützen.

Für iOS und Android sind Apps einschließlich selbstständiger Bereitstellung und Aktualisierung in den jeweiligen Stores zu liefern. Das System ist deutschsprachig und muss regelmäßige Sicherheits- und Funktionsupdates erhalten.

Konfiguration des Systems nach den Vorgaben der Auftraggeberin und Abstimmung mit den beteiligten Partnern zur Umsetzung der erforderlichen Schnittstellen. Vorgesehen sind Anbindungen beziehungsweise Integrationsfähigkeit für Centercom, InBody, Matrix, Skillcourt und Medo-Check.

Die Lösung muss die Ergebnisse der InBody-Körperanalyse und den BrainAge-Test von Skillcourt einbinden können. Für die Migration sämtlicher Daten in strukturierter Form ist ein Migrationskonzept zu erstellen.

Die neuen Geräte sind anzuliefern, aufzubauen und zu installieren. Bestehende Altgeräte sind abzubauen, zurückzunehmen und zu entsorgen. Die Gesamtdauer für Abbau, Aufbau, Installation und Schulung darf höchstens drei Werktage betragen; die Schulung erfolgt unmittelbar anschließend.

Die Systemkonfiguration, die Schnittstellenabstimmung, die Integration und Schulung von Führungskräften, Verwaltung und Mitarbeitenden auf der Trainingsfläche sowie die Einführungsbegleitung für die Nutzenden der ORTEMA GmbH sind Bestandteil der Leistung. Hierzu gehören auch Schulungen, Informationsmaterialien und vergleichbare Einführungsmassnahmen.

Erforderlich ist außerdem eine elektronische Dokumentation in deutscher Sprache mit einer Übersicht über alle überlassenen und installierten Programmstände.

Nach dem Go-live sind Betrieb, Wartung, Fernwartung, Support und Störungsannahme zu erbringen. Der deutschsprachige Support ist Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr über E-Mail, Telefon oder Ticketsystem erreichbar.

Das Angebot muss ein Wartungs-, Systemservice- und Supportkonzept mit SLA-Regelungen enthalten. Das Lastenheft verlangt eine Reaktion von höchstens einer Stunde bei betriebsverhindernden und höchstens vier Stunden bei betriebsbehindernden Mängeln. Das Leistungsverzeichnis nennt für Helpdesk und Hotline Software und Hardware eine Reaktionszeit von maximal einem Werktag sowie Wiederherstellungszeiten von maximal einem Werktag für Software und sieben Werktagen für Hardware.

Zum Lieferumfang gehören Hosting mit Wartung, Monitoring und Backups, automatische Software- und Sicherheitsupdates sowie kompatible Ersatzteile und Reparaturmöglichkeiten für die aktuelle Geräteserie. Ersatzteile sowie Softwarelizenzen, Nutzerlizenzen und Softwareupdates sollen mindestens zehn Jahre bereitstehen.

Die Lösung muss die Datenverarbeitung ausschließlich in der EU oder im EWR sicherstellen und Verschlüsselung nach dem Stand der Technik einschließlich eines Verschlüsselungskonzepts für Inhaltsdaten vorsehen. Die Auftraggeberin bleibt alleinige Eigentümerin der Daten; eine Nutzung für Data-Mining oder hochaggregierte Datenberichte ist ausgeschlossen.

Ein Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept muss Software- und Datenbankarchitektur, Hostingstruktur, Datenflüsse, Datenhaltung, TOMs, Zugriffsmanagement, Protokollierung, Löschkonzept, Betrieb und Wartung sowie die Unterstützung bei der Datenschutz-Folgenabschätzung darstellen. Der AVV nach dem bereitgestellten ORTEMA-Muster ist auszufüllen. Die Umgebungssicherheit ist durch geeignete Nachweise zu belegen, und die Bereitschaft zur Vor-Ort-Prüfung ist sicherzustellen.

Optional ist die Preisgarantie für 4 bis 5 Gerätevarianten bis spätestens 31.12.2027 zum zum Zeitpunkt des Angebots geltenden Preis anzubieten.

Der Bieter muss die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Leistungserbringung erfüllen und die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nachweisen. Erforderlich sind außerdem die Eigenerklärung zur Eignung und der Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung.

Der Bieter muss die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse für die beschriebene Leistung nachweisen. Gefordert sind die Bereitstellung der geforderten Trainingsgeräte und Varianten, des Fitnesshubs sowie einer DSGVO-konformen Cloud-Lösung.

Nachzuweisen sind außerdem die Fähigkeit zur Bereitstellung kompatibler Ersatzteile und Reparaturen für mindestens zehn Jahre, die Bereitstellung von Softwarelizenzen, Nutzerlizenzen und Updates für mindestens zehn Jahre, ein Wartungs- und Servicekonzept sowie die Einhaltung der geforderten Supportzeiten und Reaktionszeiten. Der Bieter muss das System auf Deutsch bereitstellen, die gesamte Dokumentation auf Deutsch erstellen und die Umsetzung des Projekts einschließlich Abbau, Aufbau, Altgeräteentsorgung, Altrücknahme, Installation und Schulung organisieren. Für Ausfälle der Projektleitung ist eine equally qualified Vertretung vorzuhalten.

Erforderlich sind ein Datenschutzkonzept mit Software- und Datenbankarchitektur, Datenflüssen, Datenhaltung, TOMs, Verschlüsselung, Zugriffsmanagement, Protokollierung, Löschkonzept sowie Betrieb und Wartung. Der Bieter muss die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen, die hinreichende Absicherung der Umgebung und die Datenverarbeitung ausschließlich in der EU oder im EWR nachweisen.

Erwartet werden außerdem Unterstützung bei der Datenschutz-Folgenabschätzung, die Bereitschaft zur Vor-Ort-Prüfung sowie das vollständig ausgefüllte AVV-Formular mit Anlage 3 zum Wartungs- und Betriebskonzept.

Mit dem Angebot sind die Verpflichtungserklärung zum Mindestlohn, die Sanktionserklärung zu Russland, die Scientology-Schutzerklärung, der AVV und die ausgewiesenen RKH-Vertragsbedingungen beizufügen. Bei einer Bietergemeinschaft sind die Erklärung der Bietergemeinschaft und gegebenenfalls weitere Nachweise aller Mitglieder erforderlich.

Werden Unterauftragnehmer oder andere Unternehmen eingesetzt, sind die einschlägigen Erklärungen und gegebenenfalls Nachweise vorzulegen. Fehlende oder fehlerhafte Unterlagen können nachgefordert werden; werden sie nicht fristgerecht nachgereicht, kann der Bieter ausgeschlossen werden.

Die Stammdaten enthalten die Tenderer-Anforderung 'late-all'. Eine genaue Erläuterung dieser Angabe ist in den Faktensammlungen nicht enthalten.