Ausschreibungen Rheinland-Pfalz
Digitalisierung aller Bauakten der Ortsgemeinden der Nationalparkverbandsgemeinde Herrstein-Rhaunen
Nationalparkverbandsgemeinde Herrstein-Rhaunen55756 Herrstein, Rheinland-PfalzVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenÖffentliche Ausschreibung (UVgO) der Nationalparkverbandsgemeinde Herrstein-Rhaunen über die vollständige Digitalisierung der Bauakten von rund 50 Ortsgemeinden.
Kern der Aufgabe
Rund 120 laufende Meter Hängeregister, verteilt auf ca. 10.000 Bauakten mit geschätzt ca. 1.000.000 BlattUnterlagen aus dem Zeitraum von ca. 1950 bis heuteLeistung umfasst Scannen, OCR-Erkennung, Indexierung und Datenübergabe sowie Abholung, Transport und Rückgabe der OriginaleBearbeitung in mindestens 3 Etappen, max. 8 Monate ab Übernahme der ersten Akte
Was vom Bieter verlangt wird
Vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis (4 Positionen)Eigenerklärung zur Eignung (VVB 124) inkl. 3 vergleichbarer Referenzen aus den letzten 3 JahrenTariftreue-/Mindestentgelterklärung nach dem Landestariftreuegesetz Rheinland-PfalzEigenerklärung zur Vermeidung von Produkten aus ausbeuterischer KinderarbeitNachweis Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung
Abgabefrist: 17.09.2026 um 09:00 Uhr, ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026SEPOKTNOV
Versendung Aufforderung Angebotsabgabe21. Aug. 2026
Veröffentlichung22. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist10. Sep. 2026
Angebotsfrist17. Sep. 2026
Angebotsöffnung17. Sep. 2026
Bindefrist17. Sep. – 5. Nov. 2026
Ausführungsbeginnca. 6. Nov. 2026
Bearbeitungszeit Aktenca. 6. Nov. 2026 – 6. Juli 2027bis 2027
Vertragslaufzeitca. 6. Nov. 2026 – 6. Juli 2027bis 2027
Bereitstellung Aktenca. 6. Nov. 2026 – 9. Juli 2027bis 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Zuschlagskriterium Preis; ermittelt aus der Wertungssumme des Angebotes (nachgerechnete Angebotssumme unter Berücksichtigung von Nachlässen).
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien sind vollständig angegeben: ausschließlich Zuschlagskriterium Preis (100%).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGesamtumfang
Leistungsgegenstand: Vollständige Digitalisierung aller Bauakten der Ortsgemeinden der Nationalparkverbandsgemeinde Herrstein-RhaunenMengengerüst (Schätzungen): ca. 120 laufende Meter Hängeregister, ca. 10.000 Bauakten, ca. 1.000.000 BlattZeitraum der Unterlagen: ca. 1950 bis heuteAnzahl Ortsgemeinden: rund 50Haupterfüllungsort: Nationalparkverbandsgemeinde Herrstein-Rhaunen, Brühlstr. 16, 55756 HerrsteinNebenangebote: nicht zugelassenLosweise Vergabe: nein (einheitliche Leistung)
Leistungspositionen
| Pos. | Leistung | Einheit | Menge (Schätzung) |
|------|----------|---------|-------------------|
| 1 | Projektorganisation und Abstimmung | pauschal | 1 |
| 2 | Abholung, Transport, Aktenaufbereitung und Rückgabe | Bauakte | ca. 10.000 |
| 3 | Digitalisierung, Scannen, OCR und Indexierung | Bauakte | ca. 10.000 |
| 4 | Qualitätssicherung, Datenübergabe und Abnahme | Bauakte | ca. 10.000 |
*Hinweis: Schätzmengen – kein Anspruch auf Ausschöpfung.*
Projektorganisation & Abstimmung (Position 1)
Organisatorischer Projektablauf, laufende Abstimmung mit dem AuftraggeberFestlegung der technischen Anforderungen: Scanauflösung, Farbtiefe, PDF/A-Version, OCR-Verfahren, Dateibenennung, Indexierung, Metadaten, DatenstrukturVereinbarung von Abhol-, Bearbeitungs- und Rückgabeterminen sowie von AnsprechpartnernVor Beginn der Verarbeitung ggf. Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
Logistik & Aktenaufbereitung (Position 2)
Abholung und sicherer Transport der Bauakten beim AuftraggeberÖffnen und Aufbereiten der Akten, Entfernen von Klammern und Heftungen unter Erhalt der ursprünglichen ReihenfolgeSchutz vor Verlust und Beschädigung, Datenschutz gemäß DSGVORückgabe der Akten in ordnungsgemäßem Zustand nach Abschluss der EtappeSpätestens 3 Werktage nach Anforderung Bereitstellung einzelner Akten
Digitalisierung, Scannen, OCR & Indexierung (Position 3)
Scannen sämtlicher Unterlagen inkl. Deckblatt, alle Papierformate bis einschließlich DIN A0 (auch gefaltete und großformatige Pläne)Auflösung mindestens 300 dpiAutomatische Texterkennung (OCR), soweit technisch möglichDateiformat PDF/A, eine PDF/A-Datei je BauakteDateibenennung gemäß Vorgabe, z. B. Ort_Straße_HausnummerIndexierung mit vereinbarten Metadaten
Qualitätssicherung & Datenübergabe (Position 4)
Prüfung auf Vollständigkeit, richtige Reihenfolge, Lesbarkeit und ScanqualitätKontrolle der vollständigen Plandarstellung, korrekten Zuordnung, Dateibenennung, Indexierung und OCR-FunktionsfähigkeitDatenübergabe auf Datenträgern oder über einen sicheren elektronischen WegMitwirkung bei der Prüfung und Abnahme durch den Auftraggeber
Ablauf & Termine
Bearbeitungszeit: max. 8 Monate ab Übernahme der ersten AkteBeginn der Ausführung: spätestens 12 Werktage nach AuftragserteilungEtappen: mindestens 3 Etappen für Abholung, Bearbeitung und RückgabeKurzfristige Aktenanforderung: Bereitstellung spätestens 3 Werktage nach Anforderung durch den Auftraggeber
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung: Nachweis mit Angabe der Deckungssummen (Dritterklärung)Umsatz: der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für vergleichbare Leistungen (inkl. Gemeinschaftsleistungsanteil)Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts (Steuern/Abgaben) – auf VerlangenUnbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft – auf Verlangen
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Kalenderjahren mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, AusführungszeitraumBeschäftigte: Zahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten der letzten 3 Jahre; Benennung vorgesehener Leitungspersonen auf VerlangenEintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht bestehtGewerberechtliche Voraussetzungen für die Leistungsausführung müssen erfüllt sein
Persönliche Lage / Zuverlässigkeit
Kein laufendes Insolvenzverfahren, keine Liquidation, kein Masseablehnungsantrag; ggf. rechtskräftig bestätigter InsolvenzplanKeine schweren Verfehlungen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellenKeine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWBKeine Verurteilung mit Freiheitsstrafe > 3 Monate oder Geldstrafe > 90 Tagessätzen oder Geldbuße > 2.500 € in den letzten 2 JahrenGgf. Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen
Besondere Erklärungen (Pflicht mit Angebot)
Tariftreue-/Mindestentgelterklärung nach dem Landestariftreuegesetz Rheinland-Pfalz (Mustererklärung 1 oder 3) – Pflicht ab Nettoauftragswert 20.000 €; bei Fehlen erfolgt zwingender AngebotsausschlussErklärung zur Vermeidung ausbeuterischer Kinderarbeit gemäß IAO-Übereinkommen Nr. 182 (betrifft u. a. Textilien, Naturstein, Agrarerzeugnisse, Holz, Leder)Einhaltung von SGB III, SchwarzArbG, AEntG, MiLoG (Schwarzarbeit, illegale Arbeitnehmerüberlassung, Leistungsmissbrauch, Mindestlohn)Bei Auftragssumme > 30.000 €: Auszug aus dem Gewerbezentralregister wird durch den Auftraggeber angefordert
Nachunternehmer & Bietergemeinschaften
Art und Umfang der durch Nachunternehmen auszuführenden Teilleistungen sind anzugebenNamen der Nachunternehmen bereits bei Angebotsabgabe benennen (VVB 233)Tariftreue-/Mindestentgelt-Erklärungen aller Nachunternehmer/Verleiher ab deren Auftragswert von 10.000 €Bietergemeinschaften: Erklärung aller Mitglieder in Textform (Gesamtschuldner-Haftung, bevollmächtigter Vertreter)Auf Verlangen: Eigenerklärung zur Eignung der Nachunternehmen (VVB 124) oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung oder PQ-Nachweis
Wertung & Bevorzugte Unternehmen
Wertungsmethode: Niedrigster PreisWerkstätten für behinderte Menschen, Blindenwerkstätten und Inklusionsbetriebe erhalten bei gleichwertigem Angebot einen Abschlag von 15 % bzw. 10 %
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Kalenderjahre
3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Kalenderjahren (Digitalisierung von Bauakten / vergleichbare Scandienstleistungen)
Ansprechpartner, Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum; bei Teilnahmewettbewerb bereits mit Teilnahmeantrag, sonst nur auf Verlangen bei engerer Wahl
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 21%4–10 · 50%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 21 erledigt
Angebotsformulare & Preisblätter
Eignungsnachweise
Tariftreue & Compliance
Nachunternehmer
Auf Verlangen nachzureichen
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Auftraggeber
Nationalparkverbandsgemeinde Herrstein-Rhaunen
Ort
55756 Herrstein, Rheinland-Pfalz
Kategorie
Rheinland-Pfalz
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
55756 Herrstein
Rheinland-Pfalz
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