Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird gemacht? Die Stadt Salzgitter lässt ihre alten Bauakten (Papier- und Hängeregister) professionell einscannen und digital archivieren.
Umfang: Rund 19.000 Ordner mit ca. 1,2 Millionen Blatt Papier aus den Jahren 1990–1991, 1999–2011, 2016–2018 sowie einzelne Akten aus 1990–2023. Enthalten sind auch technische Zeichnungen (2–3 Stück pro Akte). Insgesamt ca. 240 Regalmeter.
Wichtig zu wissen:
Vor Angebotsabgabe muss eine Pflicht-Besichtigung der Archivräume stattfinden.Das Scannen erfolgt nach dem BSI-Standard TR-03138 (ersetzendes Scannen).Die Papieroriginale werden nach Freigabe vernichtet, archivwürdige Akten zurückgegeben.Auftrag läuft 12 Monate, gesamter Auftragswert im sechsstelligen Bereich.Angebotsfrist: 15. September 2026, 09:30 Uhr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 6 Tage bis zur Angebotsfrist — 15. September 2026
HEUTE
Termin / FristAUG2026SEPOKTNOVDEZ
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Pflicht-Ortstermin
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Kostenlose Neudigitalisierungbis 2027
Prüfung Neudigitalisierungbis 2027
Datenspeicherung nach Vernichtungbis 2027
Zuschlag
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeitbis 2027
Erste Charge Abholung
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität13 Kriterien
Preis 81.6%Qualität 18.3%
- 1. Zuschlagskriterium Qualität60%
Bewertung der Qualität anhand von Bewertungskriterien aus der Bewertungsmatrix und der Testakten-Digitalisierung. Maximale Punktzahl: 600 Punkte.
- 2. Zuschlagskriterium Preis40%
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Formel: Punktzahl = (Preis des niedrigsten Angebots / Preis des Bieters) x 400 Punkte. Maximale Punktzahl: 400 Punkte.
Punktzahl des Bieters = (Preis des niedrigsten Angebots / Preis des Bieters) x 400 Punkte. Der Preis wird auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Qualitätsbewertung: Erreichte Bewertungspunkte x Gewichtung ergeben Leistungspunkte. Gesamthöchstpunktzahl: 1.000 Punkte (600 Punkte Qualität + 400 Punkte Preis). Bei Punktgleichheit entscheidet zunächst das bessere Testscan-Ergebnis, hilfsweise die Zahl der erreichten Punkte aus den Bewertungskriterien, danach der niedrigere Preis.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und die Bewertungsformel sind vollständig aus der Bewertungsmatrix und den Vergabeunterlagen ersichtlich.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGegenstand und Umfang der Digitalisierung
Zu digitalisieren sind Bauakten der Unteren Bauaufsichtsbehörde der Stadt Salzgitter aus den Jahrgängen:
1990–1991 (vollständig)1999–2011 (vollständig)2016–2018 (vollständig)Einzelne Akten aus 1990–2023
Geschätzter Mengenumfang:
ca. 240 Regalmeter Papierakten (≈ 16 m Ordner à 8 cm + ca. 220 m Hängeregister)ca. 19.000 Hängeregister/Ordnerca. 1,2 Millionen Blattca. 2–3 technische Zeichnungen > DIN A3 je Akte
Technische Scan-Anforderungen (BSI TR-03138 RESISCAN)
Das Scannen erfolgt nach BSI TR-03138 (RESISCAN), Schutzkategorie 'normal'.
Vorbereitung: Klammern entfernen, Haftnotizen umkleben, Fotos/Papiere befestigen, Falten glätten, Pläne aufklappen, Risse kleben, Klarsichtfolien entleeren, Spiralen entfernenScanner: Unterschiedliche Scanner je Format (DIN A4-Durchlauf, Großformat, Flachbrett); fragiles Material auf FlachbrettscannerAusgabeformat: PDF/A2u mit XML-Metadaten, mehrere Dateien pro Akte zu max. 120 MB-PDF zusammengeführtBildkompression: MRC (Mixed Raster-Content); keine JBIG2-Pattern-Matching-VerfahrenOCR: Volltextauslesung, mind. 90 % WorterkennungsrateFarbtiefe: 24 BitAuflösung: bis DIN A3 = 300 dpi, > DIN A3 = mind. 200 dpiDuplex-Modus, automatische Löschung leerer Seiten < 5 kBFarbkarte/Maßstab: Zu Beginn jeder Akte IT8-Farbkarte + Maßstäbe 1:100, 1:500, 1:1000Vorerfassung: Vorblatt mit Barcode; bei Jahrgängen vor 2000 manuelle Indexdaten (Aktenzeichen)
Qualitätssicherung und Metadaten
Vollständigkeitsprüfung nach jeder Akte (bildlich und inhaltlich) durch den AuftragnehmerTransfervermerk gemäß TR-RESISCAN in XMP-Metadaten des PDF integriertQualifizierte elektronische Signatur/Siegel für alle ScanprodukteProtokollierung des gesamten ScanprozessesTicketsystem mit max. 90 Minuten ReaktionszeitGeschäftskommunikationssystem (Zoom, Webex oder Teams) erforderlichKostenlose Neudigitalisierung bei Fehlern: max. 10 Werktage ab Fehlerfeststellung
Datenauslieferung und Speicherung
Bereitstellung über SFTP-Server des Auftragnehmers (keine externen Dienstleister)Zugangskennung und Passwort per E-MailNach Vernichtung der Papierakten: 3 Monate Speicherung der Digitalisate durch den AuftragnehmerLöschung erst nach schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber (Löschprotokoll)
Logistik: Abholung, Transport und Notfallservice
Abholung aus dem Rathaus Salzgitter, Joachim-Campe-Straße 6-8, 38226 Salzgitter (Kellergeschoss), in max. 6 ChargenErste Charge spätestens 6 Wochen nach Auftragsvergabe; gesamter Auftrag innerhalb 12 MonateEigenes Personal und geschlossene Fahrzeuge des Auftragnehmers; keine Subunternehmer für Scan und TransportGPS-Tracking der eingesetzten FahrzeugeNotfallservice rund um die Uhr: digital innerhalb von 2 Stunden, physisch innerhalb 2–3 StundenKurzfristiger Zugriff auf angeforderte Akten werktags innerhalb 24–48 Stunden (digital)
Vernichtung und Rückgabe
Vernichtung der Papierakten nach Freigabe durch den Auftraggeber gemäß DIN 66399, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe 3Vernichtungsprotokoll ist zu erstellenAusgenommen von der Vernichtung sind:Abgeschlossenheitsbescheinigungen (WEG)Archivwürdige Akten (mit 'A' gekennzeichnet)Rückführung der archivwürdigen Akten an den AuftraggeberRückgabe/Nachlieferung: Bei Fehlern erfolgt eine kostenlose Neudigitalisierung (Frist: max. 10 Werktage); Prüfung der Neudigitalisierung durch den Auftraggeber innerhalb von 30 Tagen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder Berufsregister (nicht älter als 3 Monate); Einreichung per Dritterklärung möglichBei Auftragssumme > 30.000 € wird zudem ein Gewerbezentralregister-Auszug für den zukünftigen Auftragnehmer angefordert
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Gesamtumsatz im Tätigkeitsbereich: mindestens 500.000 € pro Jahr in den letzten 3 GeschäftsjahrenBerufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Vermögensschäden: mindestens 3 Mio. € pro Schaden und JahrTransportversicherung für Schäden auf dem Transportweg: mindestens 500.000 € Deckungssumme
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Zertifikat TR-RESISCAN (BSI TR-03138) oder Eigenerklärung (Bewertungskriterium)ISO 9001 Zertifikat (Qualitätsmanagement)ISO/IEC 27001 Zertifikat (Informationssicherheit)Eigenerklärung Auftragsverarbeitung gemäß TR-RESISCANMind. 2 vergleichbare Referenzprojekte mit Auftragsvolumen von ca. 160.000 € netto aus den letzten 3 JahrenMitarbeiterzahl mit Erfahrung in vergleichbaren ProjektenBerufserfahrung der eingesetzten Mitarbeitenden (mind. 3 Mitarbeitende relevant bewertet)
Zwingende Voraussetzung: Ortstermin
Verpflichtende Besichtigung der Archivräume vor Angebotsabgabe (in den Räumen der Stadt Salzgitter)Kosten werden nicht erstattetDie von der Stadt ausgestellte Bestätigung der Besichtigung ist zwingend mit dem Angebot einzureichen (Dritterklärung)
Sprachanforderungen
Deutschsprachiger Ansprechpartner mit Sprachniveau C2 (GER)Auch für eine Vertretung muss ein solcher Ansprechpartner benannt werden
Datenschutz und Compliance
Einhaltung von BDSG, NDSG und DSGVOAbschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Vertragsmuster ist beigefügt)Eigenerklärung EU-Sanktionen VO 2022/576Erklärung nach § 4 Nds. Tariftreue- und Vergabegesetz: Verpflichtung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns (mind. 12,82 € seit 01.01.2025, ab 01.01.2026 mindestens 13,90 €) bei Leistungserbringung innerhalb Deutschlands; Nachunternehmen müssen ebenfalls verpflichtet werden
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 Kalenderjahre (2023, 2024, 2025)Volumen: ca. 160.000 € netto pro Referenz
Mindestens 2 vergleichbare Digitalisierungsprojekte (Akten-Digitalisierung, ersetzendes Scannen)
Vergleichbare Digitalisierungsprojekte; Eigenerklärung mit Angabe von Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 25%4–10 · 29%11+ · 47%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Pflicht-Bedingungen vor Angebotsabgabe
Zertifikate und Nachweise zur Eignung
Wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit
Pflicht-Formulare und Erklärungen
Nach Angebotswertung (nur für Bieter in der engeren Auswahl)
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Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Salzgitter | Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Anschrift
38226 Salzgitter
Ort
38226 Salzgitter
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.salzgitter.de/ ↗Weitere Ausschreibungen Niedersachsen
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