Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Staatsarchiv Hamburg lässt umfangreiche Mikrofilmbestände digitalisieren. Die Filme werden beim Auftragnehmer abgeholt, transportiert, ggf. gereinigt/stabilisiert, hochauflösend gescannt und mit einer vorgegebenen Ordnerstruktur (Master/Derivate) auf USB-Festplatten zurückgeliefert. Es gibt zwei Fachlose: Los 1 umfasst ca. 5.837 Melde-Filme mit rund 9,23 Mio. Aufnahmen (zeitlicher Vorrang), Los 2 weitere ca. 3.209 Filme mit rund 4,42 Mio. Aufnahmen. Bieter können auf eines oder beide Lose bieten. Angebote müssen rein elektronisch über das Hamburger Vergabeportal eingereicht werden; Zuschlag erfolgt nach Preis (50 %) und Digitalisierungskonzept (50 %).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 30 Tage bis zur Angebotsfrist — 09. Oktober 2026
HEUTE
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR
Veröffentlichung
Letzte Terminvereinbarung zur Besichtigung
Letzte Durchführung der Besichtigung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Vorabinformation Zuschlag
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- Angebotspreis50%
Gesamtpreis pro Los inkl. aller Nebenkosten (netto). Niedrigster Preis erhält volle 50 Punkte, höhere Preise erhalten proportionalen Abschlag.
- Digitalisierungskonzept50%
Digitalisierungskonzept bestehend aus 4 Unterkriterien: Qualitätskriterien, Transport, IPM und Zeitplan. Insgesamt max. 50 Punkte erreichbar. Darstellung max. 10 DIN A4-Seiten.
Preis: niedrigster Preis erhält 50 Punkte; höhere Preise erhalten Abschlag in Höhe des Prozentsatzes, um den sie über dem niedrigsten Preis liegen (mindestens 0 Punkte). Konzept: Bewertung mit 0/7/13/20 Punkten (Qualitätskriterien) bzw. 0/4/7/10 Punkten (Transport, IPM, Zeitplan). Gesamtpunktzahl = Preispunkte + Konzeptpunkte (max. 100); höchste Gesamtpunktzahl erhält Zuschlag.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsmaßstäbe sind vollständig in der Bewertungsmatrix dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAbholung und Transport
Bereitstellung der Mikrofilme durch den Auftraggeber an drei Standorten im Staatsarchiv Hamburg (Untergeschoss, Erdgeschoss, 3. OG; Klimabedingungen variieren).Transport durch den Auftragnehmer oder zertifizierten Subunternehmer in klimatisierten, sicheren Fahrzeugen (mind. Euro 5).Strenge Sicherheitsanforderungen: kein Rauchen, kein unbeaufsichtigtes Fahrzeug, direkte Route, keine Zwischenlagerung.Eine Digitalisierung in Räumen des Staatsarchivs ist nicht möglich (Räume ausgelastet).
Vorbereitung und ggf. Stabilisierung
Prüfung jedes Films auf Essigsäure-Syndrom und sonstige Beschädigungen.Bei Bedarf fachgerechte Reinigung und Stabilisierung – bei Los 1 (Unikate) inkl. Restaurierung auf Kosten des Auftragnehmers; bei Los 2 wird ggf. geprüft, ob das Original noch vorhanden ist.Für Los 1 gilt ein maximaler Nutzungsausfall von 20 Arbeitstagen, da die Filme intensiv genutzt werden.IPM (Integrated Pest Management) ist umzusetzen.
Digitalisierung (technische Anforderungen)
Scanauflösung: 12.000 ppi bezogen auf den Film (entspricht 300 ppi bei 48-facher Vergrößerung; bei 35-mm-Film i. d. R. 24-fache Vergrößerung).35-mm-Filme: Scannen mit bis zu 48-facher Vergrößerung, ca. 450–900 Aufnahmen pro Film.16-mm-Filme: Simplex-Filme, ca. 15 % der Gesamtmenge (ca. 1.400–1.500 Filme), im Schnitt ca. 5.000 Aufnahmen pro Film (Stichproben zeigten auch nur ca. 1.100 Aufnahmen).Farbraum: Graustufen; Tonwertsteuerung mit L*-Werten (Schwarz L* 5, Weiß L* 95).Dateiformate: Master = TIFF LZW, Derivat = JPEG 80 %; Log-Dateien mitliefern.Qualitätskontrolle: zertifizierte Verfahren, Stichprobenkontrolle; Fehler sind unverzüglich nachzudigitalisieren.
Lieferung, Ordnungsstruktur und Dokumentation
Übergabe auf vom Auftragnehmer gestellten externen USB-Festplatten; nach Datenübernahme Rückgabe durch den Auftraggeber.Übergabe per Paketdienst (Alubox nicht zwingend); Cloud-Übertragung ist nicht zulässig.Vorgegebene Ordnerstruktur: Oberordner (z. B. "Master" oder "Derivate") → Unterordner nach Signatur/Band → Dateiname: Signatur_Bildnummer.TIFF mit führenden Nullen.Teillieferungen sind möglich, mind. 5 Werktage Vorankündigung.Dokumentation der durchgeführten Arbeiten.
Sonstige Pflichten
Einhaltung der klimatischen Richtlinien für Archivgut beim Auftragnehmer.Vollständige Rechteübertragung aller Nutzungs- und Verwertungsrechte (auch unbekannter Nutzungsarten) an den Auftraggeber.Haftung für Schäden, Verlust oder Diebstahl; Kosten für Restaurierung/Wiederbeschaffung trägt der Auftragnehmer.Vertrag beginnt voraussichtlich ab KW 51 2026; späteste Übergabe aller Digitalisate: 15.04.2030 (Gesamtlaufzeit ca. 3 Jahre 4 Monate).
Besichtigung
Eine Besichtigung der Filme vor Ort im Staatsarchiv ist notwendig und vorgesehen (letzte Terminvereinbarung 25.09.2026, letzte Durchführung 29.09.2026). Filmstreifen können dabei begutachtet werden.Der Nachweis der Besichtigung ist Pflichtbestandteil des Angebots (sonst Ausschluss).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche und rechtliche Anforderungen
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB sowie nach § 57, § 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A (u. a. Bestechlichkeit, Betrug, Insolvenz, Verstöße gegen Steuer-/Sozialrecht, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen).Keine Verstöße gegen § 21 SchwarzArbG, § 21 AEntG, § 19 MiLoG, § 98c AufenthG, § 22 LkSG.Erklärung zur Erfüllung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten (ggf. Freistellungsbescheinigung, Unfallversicherungsnachweis).Eintragung im Berufs-/Handelsregister oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht.Erklärung zum 5. Russland-Sanktionspaket (Art. 5k EU-VO 833/2014) – ausgedruckt und unterschrieben.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Erklärung über das Vorhandensein der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten.Jahresumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre (auf Verlangen vorzulegen).Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung mit Summen: 5.000.000 EUR Personen-/Sachschäden, 100.000 EUR Vermögensschäden, 50.000 EUR Schlüsselverlust – oder Zusage, diese bei Vertragsbeginn vorzuhalten.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Erklärung über personelle und technische Mittel; ausreichende Erfahrung.Mindestens 5 Referenzen zu ähnlichen Dienstleistungen (Digitalisierung, Verfilmung, Mikrofilm-Verarbeitung, Archivierung oder vergleichbar) aus den letzten 5 Jahren.Unternehmensdarstellung mit Leistungsportfolio, Standorten, Jahresumsatz der letzten 3 Jahre, Anzahl der Arbeitskräfte, Qualifikation des anleitenden Personals (max. 3 DIN-A4-Seiten).
Qualitätsmanagement und Lagerung
Qualitätsmanagementsystem: DIN EN ISO 9001-Zertifikat oder gleichwertige Eigenerklärung zu organisatorischen Abläufen, Verantwortlichkeiten, Qualitätssicherungsmaßnahmen und kontinuierlicher Verbesserung.Beschreibung der fachgerechten Lagerung beim Auftragnehmer (klimatische Bedingungen, Zugangsregelungen, Vorkehrungen gegen Verlust/Beschädigung), max. 2 DIN-A4-Seiten.Eigenerklärung Fuhrpark: Transportfahrzeuge mind. Euro 5 – gilt auch für Subunternehmer.
Tariftreue, Datenschutz und Sonstiges
Erklärung zur Tariftreue / Einhaltung Mindestlohn gem. § 3 HmbVgG; bei Leiharbeitern gleiche Entlohnung wie Stammpersonal.DSGVO-Information: Kenntnisnahme und Einwilligung; Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.Alle Unterlagen in deutscher Sprache.Es wird darauf hingewiesen, dass die Ausschreibung nicht für KMU geeignet ist (suitableforsmes: false).
Referenzprojekte
mindestens 5 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (vor dem 09.10.2026)Volumen: k. A. konkret; ähnlicher Umfang in Menge und Komplexität erforderlich
Mindestens 5 Referenzen zu ähnlichen Dienstleistungen (Digitalisierung, Verfilmung, Mikrofilm-Verarbeitung, Archivierung oder vergleichbar) mit ähnlichem Umfang
je max. 3 DIN-A4-Seiten als separates PDF mit Art der Leistung, Auftragszeitraum und -umfang, Auftraggeber (Ansprechpartner + Telefon) und Auftragssumme (netto); Auftragswert ist für die Eignungsprüfung zwingend erforderlich, bei Vertraulichkeit als ungefähre Größenordnung/Wertspanne möglich; Referenzen gelten los-unabhängig (gleiche Liste für beide Lose)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 22%4–10 · 26%11+ · 51%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
Vordrucke und Preisblätter
Pflichtnachweise und Erklärungen
Qualifikation, Referenzen und Konzepte
Fragen und sonstiges
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
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Auf einen Blick
Auftraggeber
BVC Behörde für Finanzen und Bezirke | Vergabekammer bei der Behörde für Finanzen und Bezirke
Anschrift
20457 Hamburg
Ort
22041 Hamburg
Kategorie
Hamburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
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