Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv

BVC Behörde für Finanzen und Bezirke | Vergabekammer bei der Behörde für Finanzen und Bezirke | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Hamburg, HamburgVeröffentlicht: 03. November 2026

Angebotsfrist: 17. November 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Staatsarchiv Hamburg lässt umfangreiche Mikrofilmbestände digitalisieren. Die Filme werden beim Auftragnehmer abgeholt, transportiert, ggf. gereinigt/stabilisiert, hochauflösend gescannt und mit einer vorgegebenen Ordnerstruktur (Master/Derivate) auf USB-Festplatten zurückgeliefert. Es gibt zwei Fachlose: Los 1 umfasst ca. 5.837 Melde-Filme mit rund 9,23 Mio. Aufnahmen (zeitlicher Vorrang), Los 2 weitere ca. 3.209 Filme mit rund 4,42 Mio. Aufnahmen. Bieter können auf eines oder beide Lose bieten. Angebote müssen rein elektronisch über das Hamburger Vergabeportal eingereicht werden; Zuschlag erfolgt nach Preis (50 %) und Digitalisierungskonzept (50 %).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 17. November 2026

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR

Veröffentlichung4. Sep. 2026

Letzte Terminvereinbarung zur Besichtigung25. Sep. 2026

Letzte Durchführung der Besichtigung29. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist30. Sep. 2026

Angebotsfrist9. Okt. 2026

Angebotsöffnungca. 9. Okt. 2026

Bindefrist9. Okt. – 31. Dez. 2026

Vorabinformation Zuschlag5. Nov. 2026

Vertragsbeginnca. 20. Dez. 2026

Vertragslaufzeitca. 20. Dez. 2026 – 15. Apr. 2030

Vertragsende15. Apr. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität5 Kriterien

Preis 50%Qualität 50%

Angebotspreis50%
Gesamtpreis netto inkl. aller Nebenkosten gemäß Preisblatt (L3). Wertung nach Preisabstand zum günstigsten Angebot.
Digitalisierungskonzept50%
Digitalisierungskonzept, max. 10 DIN A4-Seiten (Arial 11, Zeilenabstand mind. 1,5). Bewertet werden die Unterkriterien: Umsetzung Qualitätskriterien/Anforderungen/Mitarbeitereinsatz, Transport, IPM, Zeitplan.

Preispunkte: Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält 50 Punkte. Höhere Angebote erhalten Abzüge in Höhe des prozentualen Preisaufschlags gegenüber dem niedrigsten Preis (max. 50 Punkte, mindestens 0, zwei Nachkommastellen). Gesamtbewertung: Summe aus Preis- und Konzeptpunkten, max. 100 Punkte; höchste Summe erhält den Zuschlag.

KI-Hinweis: Gewichtungen (Preis 50, Konzept 50 mit Unterkriterien 20/10/10/10) und Bewertungsmethodik sind eindeutig angegeben; Bekanntmachung und Unterlagen (Verfahrensbrief 1.11, Bewertungsmatrix) stimmen überein, wobei die Unterlagen eine Gewichtung 'Digitalisierungskonzept' zusätzlich in Verbindung mit Formblatt 'Kriterienkatalog' nennen, ohne Abweichung.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Abholung und Transport

Bereitstellung der Mikrofilme durch den Auftraggeber an drei Standorten im Staatsarchiv Hamburg (Untergeschoss, Erdgeschoss, 3. OG; Klimabedingungen variieren).Transport durch den Auftragnehmer oder zertifizierten Subunternehmer in klimatisierten, sicheren Fahrzeugen (mind. Euro 5).Strenge Sicherheitsanforderungen: kein Rauchen, kein unbeaufsichtigtes Fahrzeug, direkte Route, keine Zwischenlagerung.Eine Digitalisierung in Räumen des Staatsarchivs ist nicht möglich (Räume ausgelastet).

Vorbereitung und ggf. Stabilisierung

Prüfung jedes Films auf Essigsäure-Syndrom und sonstige Beschädigungen.Bei Bedarf fachgerechte Reinigung und Stabilisierung – bei Los 1 (Unikate) inkl. Restaurierung auf Kosten des Auftragnehmers; bei Los 2 wird ggf. geprüft, ob das Original noch vorhanden ist.Für Los 1 gilt ein maximaler Nutzungsausfall von 20 Arbeitstagen, da die Filme intensiv genutzt werden.IPM (Integrated Pest Management) ist umzusetzen.

Digitalisierung (technische Anforderungen)

Scanauflösung: 12.000 ppi bezogen auf den Film (entspricht 300 ppi bei 48-facher Vergrößerung; bei 35-mm-Film i. d. R. 24-fache Vergrößerung).35-mm-Filme: Scannen mit bis zu 48-facher Vergrößerung, ca. 450–900 Aufnahmen pro Film.16-mm-Filme: Simplex-Filme, ca. 15 % der Gesamtmenge (ca. 1.400–1.500 Filme), im Schnitt ca. 5.000 Aufnahmen pro Film (Stichproben zeigten auch nur ca. 1.100 Aufnahmen).Farbraum: Graustufen; Tonwertsteuerung mit L*-Werten (Schwarz L* 5, Weiß L* 95).Dateiformate: Master = TIFF LZW, Derivat = JPEG 80 %; Log-Dateien mitliefern.Qualitätskontrolle: zertifizierte Verfahren, Stichprobenkontrolle; Fehler sind unverzüglich nachzudigitalisieren.

Lieferung, Ordnungsstruktur und Dokumentation

Übergabe auf vom Auftragnehmer gestellten externen USB-Festplatten; nach Datenübernahme Rückgabe durch den Auftraggeber.Übergabe per Paketdienst (Alubox nicht zwingend); Cloud-Übertragung ist nicht zulässig.Vorgegebene Ordnerstruktur: Oberordner (z. B. "Master" oder "Derivate") → Unterordner nach Signatur/Band → Dateiname: Signatur_Bildnummer.TIFF mit führenden Nullen.Teillieferungen sind möglich, mind. 5 Werktage Vorankündigung.Dokumentation der durchgeführten Arbeiten.

Sonstige Pflichten

Einhaltung der klimatischen Richtlinien für Archivgut beim Auftragnehmer.Vollständige Rechteübertragung aller Nutzungs- und Verwertungsrechte (auch unbekannter Nutzungsarten) an den Auftraggeber.Haftung für Schäden, Verlust oder Diebstahl; Kosten für Restaurierung/Wiederbeschaffung trägt der Auftragnehmer.Vertrag beginnt voraussichtlich ab KW 51 2026; späteste Übergabe aller Digitalisate: 15.04.2030 (Gesamtlaufzeit ca. 3 Jahre 4 Monate).

Besichtigung

Eine Besichtigung der Filme vor Ort im Staatsarchiv ist notwendig und vorgesehen (letzte Terminvereinbarung 25.09.2026, letzte Durchführung 29.09.2026). Filmstreifen können dabei begutachtet werden.Der Nachweis der Besichtigung ist Pflichtbestandteil des Angebots (sonst Ausschluss).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche und rechtliche Anforderungen

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB sowie nach § 57, § 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A (u. a. Bestechlichkeit, Betrug, Insolvenz, Verstöße gegen Steuer-/Sozialrecht, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen).Keine Verstöße gegen § 21 SchwarzArbG, § 21 AEntG, § 19 MiLoG, § 98c AufenthG, § 22 LkSG.Erklärung zur Erfüllung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten (ggf. Freistellungsbescheinigung, Unfallversicherungsnachweis).Eintragung im Berufs-/Handelsregister oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht.Erklärung zum 5. Russland-Sanktionspaket (Art. 5k EU-VO 833/2014) – ausgedruckt und unterschrieben.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Erklärung über das Vorhandensein der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten.Jahresumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre (auf Verlangen vorzulegen).Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung mit Summen: 5.000.000 EUR Personen-/Sachschäden, 100.000 EUR Vermögensschäden, 50.000 EUR Schlüsselverlust – oder Zusage, diese bei Vertragsbeginn vorzuhalten.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Erklärung über personelle und technische Mittel; ausreichende Erfahrung.Mindestens 5 Referenzen zu ähnlichen Dienstleistungen (Digitalisierung, Verfilmung, Mikrofilm-Verarbeitung, Archivierung oder vergleichbar) aus den letzten 5 Jahren.Unternehmensdarstellung mit Leistungsportfolio, Standorten, Jahresumsatz der letzten 3 Jahre, Anzahl der Arbeitskräfte, Qualifikation des anleitenden Personals (max. 3 DIN-A4-Seiten).

Qualitätsmanagement und Lagerung

Qualitätsmanagementsystem: DIN EN ISO 9001-Zertifikat oder gleichwertige Eigenerklärung zu organisatorischen Abläufen, Verantwortlichkeiten, Qualitätssicherungsmaßnahmen und kontinuierlicher Verbesserung.Beschreibung der fachgerechten Lagerung beim Auftragnehmer (klimatische Bedingungen, Zugangsregelungen, Vorkehrungen gegen Verlust/Beschädigung), max. 2 DIN-A4-Seiten.Eigenerklärung Fuhrpark: Transportfahrzeuge mind. Euro 5 – gilt auch für Subunternehmer.

Tariftreue, Datenschutz und Sonstiges

Erklärung zur Tariftreue / Einhaltung Mindestlohn gem. § 3 HmbVgG; bei Leiharbeitern gleiche Entlohnung wie Stammpersonal.DSGVO-Information: Kenntnisnahme und Einwilligung; Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.Alle Unterlagen in deutscher Sprache.Es wird darauf hingewiesen, dass die Ausschreibung nicht für KMU geeignet ist (suitableforsmes: false).

Referenzprojekte

mindestens 5 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (vor dem 09.10.2026)Volumen: k. A. konkret; ähnlicher Umfang in Menge und Komplexität erforderlich

Mindestens 5 Referenzen zu ähnlichen Dienstleistungen (Digitalisierung, Verfilmung, Mikrofilm-Verarbeitung, Archivierung oder vergleichbar) mit ähnlichem Umfang

je max. 3 DIN-A4-Seiten als separates PDF mit Art der Leistung, Auftragszeitraum und -umfang, Auftraggeber (Ansprechpartner + Telefon) und Auftragssumme (netto); Auftragswert ist für die Eignungsprüfung zwingend erforderlich, bei Vertraulichkeit als ungefähre Größenordnung/Wertspanne möglich; Referenzen gelten los-unabhängig (gleiche Liste für beide Lose)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote

Mittlere Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 24%4–10 · 52%11+ · 24%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt

Vordrucke und Preisblätter

Pflichtnachweise und Erklärungen

Qualifikation, Referenzen und Konzepte

Fragen und sonstiges

Verlauf dieser Vergabe

7 Bekanntmachungen

03.11.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 06.11.2026 → 17.11.2026
- Frist für Fragen: 08.10.2026 → 06.11.2026
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- Abgabefrist: 23.04.2026 → 30.04.2026
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Auf einen Blick

Auftraggeber

BVC Behörde für Finanzen und Bezirke | Vergabekammer bei der Behörde für Finanzen und Bezirke | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Anschrift

20457 Hamburg

Ort

22041 Hamburg

Kategorie

Hamburg

Veröffentlicht

03. November 2026

Angebotsfrist

17. November 2026

Auftraggeber-Website

hamburg.de/fb/ ↗