Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
Digitalisierung von Papierakten, Rahmenvereinbarung
Stadt Lörrach, Recht/Baurecht/Vergabe | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Stadt Lörrach, Recht/Baurecht/Vergabe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Lörrach, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Lörrach schreibt die Digitalisierung ihrer Papierakten als Rahmenvereinbarung im offenen Verfahren aus. Die Leistung umfasst Abholung, sicheren Transport, Scannen (simplex und duplex, Formate A4 bis A0), Qualitätssicherung, On-Demand-Bereitstellung, Einlagerung und spätere datenschutzkonforme Vernichtung der Originale.
Die Ausschreibung ist in 4 Lose aufgeteilt. Ein Bieter darf maximal 2 Lose anbieten. Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform bis zum 09.09.2026 um 10:00 Uhr einzureichen. Zuschlag erhält das preisgünstigste Angebot.
Gefordert werden unter anderem Eigenerklärungen zur Eignung, mindestens 3 vergleichbare Referenzen, Zertifikate ISO/IEC 27001 und ISO 9001, eine Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen sowie Verpflichtungserklärungen zum Mindestlohn (LTMG Baden-Württemberg).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL
Veröffentlichungca. 27. Juli 2026
Angebotsfrist9. Sep. 2026
Nachforderung von Unterlagen9. Sep. – 15. Sep. 2026
Angebotsöffnung9. Sep. 2026
Bindefrist9. Sep. – 8. Nov. 2026
Einspruchsfrist (Nachprüfung)ca. 9. Sep. – 24. Sep. 2026
Vertragsbeginn20. Okt. 2026
Vertragslaufzeit (Grundlaufzeit)20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
Bereitstellung Datenschutzcontainerca. 20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
On-Demand-Bereitstellungca. 20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
Einlagerung Papieraktenca. 20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
Vernichtungsdokumentationca. 20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
Rechnungszahlungca. 20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
Projekt-Kick-Offca. 17. Nov. 2026
Verlängerung 1ca. 30. Sep. 2028 – 29. Sep. 2029
Verlängerung 2ca. 30. Sep. 2029 – 29. Sep. 2030bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen.
KI-Hinweis: Das einzige Zuschlagskriterium ist der Preis (100%).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenÜbergreifende Leistungen für alle Lose
Für alle Lose gelten folgende Leistungsbestandteile:
Abholung der Akten beim Auftraggeber, chargenweise.Transport in gesicherten Datenschutzcontainern (Bereitstellung spätestens 2 Wochen vor Abholung).Zwischenlagerung beim Auftragnehmer.Vorbereitung der Akten (u. a. Entklammern, Entfernen von Klarsichthüllen).Scannen nach den technischen Parametern des jeweiligen Loses (siehe Los-Abschnitte).Bildverbesserung nach aktuellem Stand der Technik.Volltexterkennung (OCR).Qualitätssicherung (Stichprobenprüfung, v. a. in Los 3 und 4: 5 %).Datentransfer über gesicherte USB-Festplatte oder Download-Verzeichnis.On-Demand-Bereitstellung noch nicht digitalisierter Akten innerhalb von 48 Stunden (an Werktagen).Einlagerung der Papierakten nach Digitalisierung für 6 Monate in eigenen Räumlichkeiten.Datenschutzkonforme Vernichtung der Originale nach DIN 66399 mit Vernichtungsdokumentation innerhalb von 2 Monaten.Rückgabe archivrelevanter Akten an die Stadt.Dokumentation aller Vorgänge.Einhaltung BSI TR-03138 (TR-Resiscan).
Technische Parameter (alle Lose)
Dateiformat: PDF/a-2u durchsuchbarFarbtiefe: 24 bitVerlustfreie KomprimierungLeere Rückseiten werden aussortiertVollständige chronologische Reihenfolge der DokumentePro PDF wird ein Metadatenfile (.jpl) für den Import in d.3 mitgeliefert
Vertragsrahmen & Erbringung
Rahmenvereinbarung mit bis zu 50 TeilnehmernGrundlaufzeit: 20.10.2026 – 29.09.2028 (ca. 24 Monate)Zwei optionale Verlängerungen um je 12 Monate (max. bis 30.09.2030)Leistungserbringung nur auf Abruf (kein durchgängiger Bereitschaftsdienst)Leistungsort: Stadtverwaltung Lörrach inkl. Ortsteile, Erbringung im eigenen Betrieb oder durch benannte UnterauftragnehmerGeschätzter Auftragswert: 630.252,10 € netto (für alle Lose)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAllgemeine Eignung & Zuverlässigkeit
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (keine schweren Verfehlungen, keine Insolvenz / Liquidation, keine Schwarzarbeit).Ordnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten; auf Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts.Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft.Bei Auftragswerten ab 30.000 € wird ein Wettbewerbsregisterauszug beim Bundeskartellamt abgefragt.
Fachliche und technische Eignung
Nachweis vergleichbarer Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (mindestens 3 Referenzen, siehe Referenzprojekte).Ausreichende personelle Kapazitäten; auf Verlangen: Mitarbeiterzahlen der letzten 3 Jahre und Benennung der vorgesehenen Personen.Eintragung im Berufsregister (sofern pflichtmäßig).Nachweis der Gewerberechtlichen Voraussetzungen.
Zertifizierungen und Datenschutz
ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) – mit Angebotsabgabe in Kopie.ISO 9001 (Qualitätsmanagement) – mit Angebotsabgabe in Kopie.Einhaltung von DSGVO, BDSG und Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg.Abschluss eines AV-Vertrags (Art. 28 DSGVO).
Mindestlohn / Tariftreue (LTMG-BW)
Verpflichtungserklärungen LTMG AEG und MinEntgelt.Anerkennung der Besonderen Vertragsbedingungen LTMG-BW.
Russland-Sanktionen
Pflicht-Eigenerklärung, dass weder der Bieter noch Eignungsverleiher, Nachunternehmer oder Lieferanten unter die Verbote der EU-Verordnung 2022/576 fallen (kein Russland-Bezug; max. 10 % Auftragswert bei nachgelagerten Beteiligten).
Wirtschaftliche & finanzielle Eignung
Angabe der Unternehmensumsätze der letzten 3 Jahre (vergleichbare Leistungen).Auf Verlangen: weitere Nachweise (z. B. Jahresabschlüsse, Urkalkulation).
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene Geschäftsjahre
Mindestens 3 Referenzen für Leistungen vergleichbar mit der Digitalisierung von Papierakten
Pro Referenz: Objekt, Auftraggeber, Leistungsbeschreibung, Auftragswert, Ausführungszeitraum, Rolle (Hauptauftragnehmer/ARGE/Unterauftragnehmer), eingesetzte Arbeitnehmer und Leitungskräfte, ggf. besondere technische/gerätespezifische Anforderungen
Referenzen aus vergleichbarer Digitalisierung (simplex, A4/A3)
Referenzen aus vergleichbarer Digitalisierung (duplex, A4/A3)
Referenzen aus vergleichbarer Digitalisierung großer Formate (simplex, A4–A0)
Referenzen aus vergleichbarer Digitalisierung großer Formate (duplex, A4–A0)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 21%4–10 · 50%11+ · 29%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Angebotskern & Preis
Formale Nachweise & Eigenerklärungen
Eignung & Referenzen
Technisches Konzept & Datenschutz
Vertrags- und Anlagenunterlagen
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 02.11.2026Vergabebekanntmachung
- 10.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Lörrach, Recht/Baurecht/Vergabe | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Stadt Lörrach, Recht/Baurecht/Vergabe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
79539 Lörrach
Ort
79539 Lörrach
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
79539 Lörrach
Baden-Württemberg
Weitere Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
Alle anzeigen →Baden-Wuerttemberg
Liegenschaften des RNK, Winterdienst
Rhein-Neckar-Kreis -Bau, Vermögen und Informationstechnik- · 74889 Sinsheim u. a.Frist: Baden-WuerttembergLieferung eines Mobilbaggers mit hydraulischem Schnellwechselsystem (zGG) 8,0 t
Stadt Esslingen am Neckar - Haupt- und Personalamt, Zentrale Vergabestelle · 73728 Esslingen am NeckarFrist: Baden-WuerttembergGM 2026.101 Neubau Kita Habsburger Straße - Bodenbelagsarbeiten
Stadt Pforzheim · 75177 PforzheimFrist: Baden-Wuerttemberg3050-5 Wiesloch, ZbS, Sporthalle Wärmeversorgungsanlagen
Rhein-Neckar-Kreis -Bau, Vermögen und Informationstechnik- · 69168 WieslochFrist: Baden-WuerttembergHeizung
Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg · 69120 HeidelbergFrist: Baden-WuerttembergErweiterung Videoanlage
Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg · 74740 AdelsheimFrist:Bereit für die Zukunft der Vergabe?
Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.
806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit