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Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg

Digitalisierung von Papierakten, Rahmenvereinbarung

Stadt Lörrach, Recht/Baurecht/Vergabe | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Stadt Lörrach, Recht/Baurecht/Vergabe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Lörrach, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist: noch 26 Tage

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Lörrach schreibt die Digitalisierung ihrer Papierakten als Rahmenvereinbarung im offenen Verfahren aus. Die Leistung umfasst Abholung, sicheren Transport, Scannen (simplex und duplex, Formate A4 bis A0), Qualitätssicherung, On-Demand-Bereitstellung, Einlagerung und spätere datenschutzkonforme Vernichtung der Originale.

Die Ausschreibung ist in 4 Lose aufgeteilt. Ein Bieter darf maximal 2 Lose anbieten. Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform bis zum 09.09.2026 um 10:00 Uhr einzureichen. Zuschlag erhält das preisgünstigste Angebot.

Gefordert werden unter anderem Eigenerklärungen zur Eignung, mindestens 3 vergleichbare Referenzen, Zertifikate ISO/IEC 27001 und ISO 9001, eine Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen sowie Verpflichtungserklärungen zum Mindestlohn (LTMG Baden-Württemberg).

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Noch 26 Tage bis zur Angebotsfrist — 09. September 2026
HEUTE
Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL
Veröffentlichungca. 27. Juli 2026
Angebotsfrist9. Sep. 2026
Nachforderung von Unterlagen9. Sep. – 15. Sep. 2026
Angebotsöffnung9. Sep. 2026
Bindefrist9. Sep. – 8. Nov. 2026
Einspruchsfrist (Nachprüfung)ca. 9. Sep. – 24. Sep. 2026
Vertragsbeginn20. Okt. 2026
Vertragslaufzeit (Grundlaufzeit)20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
Bereitstellung Datenschutzcontainerca. 20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
On-Demand-Bereitstellungca. 20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
Einlagerung Papieraktenca. 20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
Vernichtungsdokumentationca. 20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
Rechnungszahlungca. 20. Okt. 2026 – 29. Sep. 2028
Projekt-Kick-Offca. 17. Nov. 2026
Verlängerung 1ca. 30. Sep. 2028 – 29. Sep. 2029
Verlängerung 2ca. 30. Sep. 2029 – 29. Sep. 2030bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Preis100%

    Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen.

KI-Hinweis: Das einzige Zuschlagskriterium ist der Preis (100%).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Übergreifende Leistungen für alle Lose

Für alle Lose gelten folgende Leistungsbestandteile:

Abholung der Akten beim Auftraggeber, chargenweise.Transport in gesicherten Datenschutzcontainern (Bereitstellung spätestens 2 Wochen vor Abholung).Zwischenlagerung beim Auftragnehmer.Vorbereitung der Akten (u. a. Entklammern, Entfernen von Klarsichthüllen).Scannen nach den technischen Parametern des jeweiligen Loses (siehe Los-Abschnitte).Bildverbesserung nach aktuellem Stand der Technik.Volltexterkennung (OCR).Qualitätssicherung (Stichprobenprüfung, v. a. in Los 3 und 4: 5 %).Datentransfer über gesicherte USB-Festplatte oder Download-Verzeichnis.On-Demand-Bereitstellung noch nicht digitalisierter Akten innerhalb von 48 Stunden (an Werktagen).Einlagerung der Papierakten nach Digitalisierung für 6 Monate in eigenen Räumlichkeiten.Datenschutzkonforme Vernichtung der Originale nach DIN 66399 mit Vernichtungsdokumentation innerhalb von 2 Monaten.Rückgabe archivrelevanter Akten an die Stadt.Dokumentation aller Vorgänge.Einhaltung BSI TR-03138 (TR-Resiscan).

Technische Parameter (alle Lose)

Dateiformat: PDF/a-2u durchsuchbarFarbtiefe: 24 bitVerlustfreie KomprimierungLeere Rückseiten werden aussortiertVollständige chronologische Reihenfolge der DokumentePro PDF wird ein Metadatenfile (.jpl) für den Import in d.3 mitgeliefert

Vertragsrahmen & Erbringung

Rahmenvereinbarung mit bis zu 50 TeilnehmernGrundlaufzeit: 20.10.2026 – 29.09.2028 (ca. 24 Monate)Zwei optionale Verlängerungen um je 12 Monate (max. bis 30.09.2030)Leistungserbringung nur auf Abruf (kein durchgängiger Bereitschaftsdienst)Leistungsort: Stadtverwaltung Lörrach inkl. Ortsteile, Erbringung im eigenen Betrieb oder durch benannte UnterauftragnehmerGeschätzter Auftragswert: 630.252,10 € netto (für alle Lose)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Eignung & Zuverlässigkeit

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (keine schweren Verfehlungen, keine Insolvenz / Liquidation, keine Schwarzarbeit).Ordnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten; auf Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts.Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft.Bei Auftragswerten ab 30.000 € wird ein Wettbewerbsregisterauszug beim Bundeskartellamt abgefragt.

Fachliche und technische Eignung

Nachweis vergleichbarer Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (mindestens 3 Referenzen, siehe Referenzprojekte).Ausreichende personelle Kapazitäten; auf Verlangen: Mitarbeiterzahlen der letzten 3 Jahre und Benennung der vorgesehenen Personen.Eintragung im Berufsregister (sofern pflichtmäßig).Nachweis der Gewerberechtlichen Voraussetzungen.

Zertifizierungen und Datenschutz

ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) – mit Angebotsabgabe in Kopie.ISO 9001 (Qualitätsmanagement) – mit Angebotsabgabe in Kopie.Einhaltung von DSGVO, BDSG und Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg.Abschluss eines AV-Vertrags (Art. 28 DSGVO).

Mindestlohn / Tariftreue (LTMG-BW)

Verpflichtungserklärungen LTMG AEG und MinEntgelt.Anerkennung der Besonderen Vertragsbedingungen LTMG-BW.

Russland-Sanktionen

Pflicht-Eigenerklärung, dass weder der Bieter noch Eignungsverleiher, Nachunternehmer oder Lieferanten unter die Verbote der EU-Verordnung 2022/576 fallen (kein Russland-Bezug; max. 10 % Auftragswert bei nachgelagerten Beteiligten).

Wirtschaftliche & finanzielle Eignung

Angabe der Unternehmensumsätze der letzten 3 Jahre (vergleichbare Leistungen).Auf Verlangen: weitere Nachweise (z. B. Jahresabschlüsse, Urkalkulation).
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene Geschäftsjahre

Mindestens 3 Referenzen für Leistungen vergleichbar mit der Digitalisierung von Papierakten

Pro Referenz: Objekt, Auftraggeber, Leistungsbeschreibung, Auftragswert, Ausführungszeitraum, Rolle (Hauptauftragnehmer/ARGE/Unterauftragnehmer), eingesetzte Arbeitnehmer und Leitungskräfte, ggf. besondere technische/gerätespezifische Anforderungen

Referenzen aus vergleichbarer Digitalisierung (simplex, A4/A3)

Referenzen aus vergleichbarer Digitalisierung (duplex, A4/A3)

Referenzen aus vergleichbarer Digitalisierung großer Formate (simplex, A4–A0)

Referenzen aus vergleichbarer Digitalisierung großer Formate (duplex, A4–A0)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 21%4–10 · 50%11+ · 29%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Angebotskern & Preis
Formale Nachweise & Eigenerklärungen
Eignung & Referenzen
Technisches Konzept & Datenschutz
Vertrags- und Anlagenunterlagen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Lörrach, Recht/Baurecht/Vergabe | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Stadt Lörrach, Recht/Baurecht/Vergabe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
79539 Lörrach
Ort
79539 Lörrach
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist

Erfüllungsort

Ort der Leistung
79539 Lörrach
Baden-Württemberg

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