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Ausschreibungen Rheinland-Pfalz

E-Mail-Archivierung_WKK

Westpfalz-Klinikum GmbH | HSP Beratungsgesellschaft mbH | Vergabekammer Rheinland-Pfalz | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Kaiserslautern, Rheinland-PfalzVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Westpfalz-Klinikum GmbH in Kaiserslautern beschafft eine zentrale E-Mail-Archivierungslösung für rund 3.000 Mitarbeitende, inklusive Einführung, Konfiguration, Anbindung an die bestehende Microsoft-Exchange- und Sophos-Mail-Infrastruktur sowie 5 Jahre Herstellersupport (24x7).

Die Lösung muss revisionssicher und compliance-konform sein, eine schnelle Suche und Wiederherstellung archivierter E-Mails ermöglichen und kann wahlweise als Cloud-Lösung (SaaS/PaaS) oder On-Premises bereitgestellt werden – mit einer Vertragslaufzeit von 60 Monaten.

Gefragt sind: 3.000 Lizenzen, optional eine Appliance, eine Implementierungspauschale, eine Administratoren-Schulung sowie Stundenlohn-Kontingente für Spezialisten, Consultants und Projektmanager.

Bieter müssen einen Mindestumsatz von 400.000 €/Jahr mit vergleichbaren Leistungen nachweisen, eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung vorlegen und als zertifizierter Systempartner des Herstellers auftreten. Angebote werden rein elektronisch über die DTVP-Vergabeplattform eingereicht.

Angebotsfrist: 16.10.2026, 10:00 Uhr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 16. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZ
Veröffentlichung15. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist9. Okt. 2026
Angebotsfrist16. Okt. 2026
Angebotsöffnung16. Okt. 2026
Bindefristca. 16. Okt. – 15. Dez. 2026
VertragslaufzeitDatum offen60 Monate (5 Jahre) ab Vertragsbeginn; genaues Startdatum ist noch nicht festgelegt.
Verlängerung 1Datum offenAutomatische Verlängerung um 12 Monate nach Ablauf der Mindestvertragsdauer, sofern nicht 3 Monate vor Laufzeitende gekündigt wird.
HerstellersupportDatum offen5 Jahre Herstellersupport (24x7) ab Vertragsbeginn, im Leistungsumfang enthalten.
GewährleistungDatum offenMindestens 24 Monate ab erfolgreicher Schlussabnahme.
Reaktionszeit SupportDatum offenInnerhalb von 6 Stunden bei Störungen.
ZahlungszielDatum offen30 Tage nach Zugang einer prüffähigen Rechnung (skontofrei).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode65 Kriterien
  • Fragekatalog Mail-Archivierung (technisch-funktionale Anforderungen)1%

    Bewertung der E-Mail-Archivierungslösung anhand eines Fragenkatalogs mit 64 Bewertungskriterien (FK_MA 1.1.2.1 bis FK_MA 1.1.2.64) zu Funktionalitäten wie Offene APIs, SIEM-Integration, Mandantenfähigkeit, Suchfunktionen, Volltextsuche, eDiscovery, Compliance-Reports, Migration, PST-Import, OCR, WORM-Speicher, Verschlüsselung, Schlüsselhoheit (BYOK/HYOK), deutschsprachige Dokumentation, Rechenzentrumsstandort in Deutschland, Herstellersupport 24x7 u.v.m. Maximal 3540 Leistungspunkte (Pmax), Gewichtungsfaktor 885 (1 GP).

Erweiterte Richtwertmethode nach UfAB: Kennzahl = Leistungspunkte / Preis (Z = L / P). Die Leistungspunkte werden im Fragekatalog (FK_MA) mit maximal 3540 Punkten bewertet (Gewichtung 885, maximaler Zielerfüllungsgrad Pmax 3540). Der Preis fließt ausschließlich über diese Formel ein.

KI-Hinweis: Zuschlagswertung erfolgt nach der Erweiterten Richtwertmethode (UfAB) über die Kennzahl Z = Leistungspunkte / Preis. Der Preis wird nicht als separates Zuschlagskriterium mit eigener Gewichtung geführt, sondern fließt ausschließlich über die Formel ein. Die maximal 3540 Leistungspunkte verteilen sich auf 64 bewertete Fragen im Fragekatalog (FK_MA 1.1.2.1 bis 1.1.2.64) mit unterschiedlichen Punktgewichten (5-20 Punkte). Die Ausschlusskriterien (FK_MA 1.1.1.x) sind Mindestanforderungen und fließen nicht in die Punktewertung ein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistung: E-Mail-Archivierung

Revisionssichere Archivierung der E-Mails von ca. 3.000 Mitarbeitenden des Westpfalz-Klinikums.Schnelle Suche und Wiederherstellung archivierter E-Mails (Recherche-Funktion).Compliance-konforme Speicherung.Es können gelegentlich sehr große E-Mail-Volumina anfallen (Volumen ist in der Ausschreibung nicht weiter beziffert).

Bereitstellungsvarianten (Cloud oder On-Premises)

Der Bieter kann die Lösung wahlweise als Cloud-/SaaS-/PaaS-Dienst oder als On-Premises-Lösung anbieten.Bei Cloud: Bereitstellung in der Infrastruktur des Auftragnehmers; Einhaltung BSI-C5-Anforderungskatalog, ISO 27001/27017/27018; Datenverarbeitung nur in EU/EWR (ggf. Schweiz).Bei On-Premises: Server- und Storage-Ressourcen werden vom Auftraggeber (Westpfalz-Klinikum) bereitgestellt.

Kompatibilität / Integration

Anbindung an die bestehende Microsoft-Exchange-Infrastruktur.Kompatibilität mit dem bestehenden Sophos-Mail-Gateway.Konfiguration und Funktionstests als Teil der Einführung.

Einführung & Schulung

Implementierungspauschale: technische Einführung, Konfiguration, Anbindung an die Mail-Infrastruktur, Funktionstests.Schulung der Administratoren: bis zu 5 Nutzer.

Lizenzen

3.000 Lizenzen E-Mail-Archivierung.Alle für den Betrieb erforderlichen Lizenzen und Nutzungsrechte sind einzukalkulieren.Optional kann eine Appliance (1 Stück) angeboten werden.

Herstellersupport (5 Jahre, im Leistungsumfang enthalten)

24x7-Hotline (telefonisch).Reaktionszeit innerhalb von 6 Stunden bei Störungen.Online-Ticket-Support.Softwareupdates und neue Produktversionen während der Vertragslaufzeit.Zugang zu Wissensdatenbanken des Herstellers.

Zusätzliche Leistungen (optional/abrufbar)

Stundenlohnarbeiten für Systemspezialist, Consultant und Projektmanager.Einsatz nur Mo–Fr, 07:30–18:00 Uhr, ausschließlich nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien (Mindestanforderungen – führen bei Nichterfüllung zum Ausschluss)

Folgende Eigenerklärungen / Nachweise sind zwingend:

TB 1.1.1 – Eintragung im Berufs- oder Handelsregister.TB 1.2.1 – Keine Verurteilungen nach § 123 GWB (u. a. Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug, Subventionsbetrug, Bestechung).TB 1.2.2 – Keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB (z. B. Umwelt-/Sozialrecht, Insolvenz, schwere Verfehlung, Wettbewerbsverzerrung, Interessenkonflikt, Täuschung).TB 1.3.1 – Erfüllung DSGVO, BDSG, LDSG, PDSG.TB 1.4.1 – Keine Verstöße gegen § 23 AEntG, § 21 MiLoG (ab 2.500 €), § 22 LkSG (ab 175.000 €), § 98c AufenthG, § 21 SchwArbG.TB 1.5.1 – Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten.TB 1.6.1 – Kein Bezug zu Russland gemäß 5. EU-Sanktionspaket (Art. 5k VO 833/2014) – gilt auch für Unterauftragnehmer mit > 10 % Auftragswert.

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

TB 1.7.1 – Mindestumsatz mit vergleichbaren Leistungen: durchschnittlich ≥ 400.000 € pro Jahr in den letzten 3 Geschäftsjahren (2023–2025).TB 1.7.2 – Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 5.000.000 € für Personenschäden und 2.000.000 € für Sach-/Vermögensschäden (zweifach maximiert) – oder schriftliche Bereitschaft zum Abschluss.

Qualifikation / Fachliche Eignung

TB 1.8.1.1 – Nachweis als zertifizierter Systempartner des Herstellers der angebotenen Lösung (entfällt, wenn der Bieter selbst Hersteller ist).

Referenzen

TB 1.9.1 – 3 vergleichbare Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren.Pflichtangaben je Referenz: Umfang und technischer Anspruch des Auftragsinhalts, Auftragswert, vollständige Bezeichnung und Sitz des Referenzgebers, sachkundiger Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail.

Hinweise zur Bewertung

Die genauen Zuschlags-/Wertungskriterien (Preis vs. Leistung gemäß UfAB) sind in den vorliegenden Auszügen nicht im Detail aufgeführt.Die Eignungsanforderungen werden über das Eignungsformular (TB = Teilnahmebedingungen / Fragebogen MA) geprüft; mangels Eignung erfolgt ein Ausschluss.
Referenzprojekte
3 Referenzen ReferenzenZeitraum: Letzte 3 JahreVolumen: Nicht beziffert

Vergleichbare Referenzaufträge der letzten 3 Jahre zu E-Mail-Archivierung / vergleichbaren IT-Leistungen mit Angabe von Umfang und technischem Anspruch des Auftragsinhalts, Auftragswert, vollständiger Unternehmensbezeichnung des Referenzgebers, Betriebssitz des Referenzgebers und sachkundigem Ansprechpartner mit Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)

Vergleichbarkeit wird durch ähnliche E-Mail-Archivierungs-/-IT-Leistungen definiert; Nachweis über ausgefüllten Referenzbogen.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 72%4–10 · 26%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Angebotsformulare (verpflichtend auszufüllen)
Eignungsnachweise (TB 1.x)
Referenzen
Technische Anlagen zur Lösung
Datenschutz- und Sicherheitsnachweise (bei Cloud-Variante)
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Westpfalz-Klinikum GmbH | HSP Beratungsgesellschaft mbH | Vergabekammer Rheinland-Pfalz | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
67655 Kaiserslautern
Ort
67655 Kaiserslautern
Kategorie
Rheinland-Pfalz
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
westpfalz-klinikum.de/ ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
67655 Kaiserslautern
Rheinland-Pfalz

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