Ausschreibungen Rheinland-Pfalz
Einführung einer neuen Verwaltungssoftware in der Kreisvolkshochschule Altenkirchen
Zentrale Dienste AltenkirchenKreisverwaltung Altenkirchen
Parkstraße 1
57610 Altenkirchen, Rheinland-PfalzVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Volkshochschule Altenkirchen beschafft eine neue webbasierte All-in-One-Verwaltungssoftware mit Kurs- und Teilnehmermanagement, Buchung/Zahlung, Dozentenportal, Raumplanung, DMS, Reporting und Schnittstellen. Lizenziert für 6 Personen, inkl. Hosting, Pflege, Datensicherung, Datenmigration aus dem Bestandssystem Lissy/itm:MANAGER sowie Schulungen und Support. Zuschlag nach Funktionalität (70 %) und Preis (30 %). Angebotsfrist 21.09.2026.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026SEPOKT
Veröffentlichung22. Aug. 2026
Angebotsfrist21. Sep. 2026
Bindefrist30. Okt. 2026
Vertragslaufzeitca. 30. Okt. 2026 – 30. Okt. 2029bis 2029
Vertragslaufzeitca. 30. Okt. 2026 – 30. Okt. 2030bis 2030
Vertragslaufzeitca. 30. Okt. 2026 – 30. Okt. 2031bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 100%Qualität 0%
- Funktionalität70%
Bewertung der Softwarelösung anhand von Funktionalität, Präsentation und Inaugenscheinnahme bei Referenzkunden. Maximale Punktzahl: 15 Punkte (entspricht 70% der Gesamtpunktzahl).
- Kosten (Preis)30%
Bewertung des Angebotspreises. Günstigster Anbieter erhält 6,43 Punkte (Maximum), übrige Anbieter erhalten entsprechend der prozentualen Differenz zum günstigsten Angebot reduzierte Punkte. Entspricht 30% der Gesamtpunktzahl.
Funktionalität: max. 15 Punkte (entspricht 70% Gesamtpunktzahl); Kosten: max. 6,43 Punkte (entspricht 30% Gesamtpunktzahl). Punkte Kosten = 6,43 minus prozentualer Faktor der Differenz zum günstigsten Angebot. Gesamtpunktzahl = Funktionalitätspunkte + Kostenpunkte. Höchste Gesamtpunktzahl = wirtschaftlichstes Angebot.
KI-Hinweis: Die Gewichtungen der drei Unterkriterien der Funktionalität (Konzept zur Volldigitalisierung, QM-Zertifizierungen, SEO) sind im Dokument nicht einzeln ausgewiesen; es ist nur die Gesamtgewichtung Funktionalität (70%) und die Gesamtpunkte (15) bekannt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAllgemeine Anforderungen an die Softwarelösung
All-in-One-Lösung ohne kostenpflichtige ZusatzmoduleWebbasierte Anwendung, Lizenzen für 6 PersonenAlle Weiterentwicklungen und Updates sind im Pflegepreis enthaltenHosting DSGVO-konform in Deutschland, mindestens EUIT-Sicherheit: TLS 1.2+, differenzierte Rechtevergabe, Audit-Trail, tägliches Backup, 2-Faktor-Authentifizierung für Admins, Privacy by Default, regelmäßige Sicherheitsupdates/PatchmanagementMindestverfügbarkeit der Anwendung: 99,5 % im Monatsmittel (ohne angekündigte Wartungsfenster)Geplante Wartungsarbeiten werden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigtSupport-/Servicezeiten: Montag–Freitag 08:00–18:00 Uhr (werktags, außer gesetzliche Feiertage)Reaktions- und Behebungszeiten:Priorität 1 (kritisch): Reaktion ≤ 1 Stunde, Behebung ≤ 4 StundenPriorität 2 (schwerwiegend): Reaktion ≤ 4 Stunden, Behebung ≤ 2 WerktagePriorität 3 (mittel): Reaktion ≤ 1 Werktag, Behebung ≤ 5 WerktagePriorität 4 (geringfügig): Reaktion ≤ 5 Werktage
Kernmodule/Funktionalitäten
Kursmanagement: Anlage, Pflege, Löschung von Kursen; kollaborative Planung mit Dozierenden in Echtzeit; Nachverfolgbarkeit von Änderungen, Versionierung; Raum- und Ressourcenverwaltung; Kurskonzepte und MethodenTeilnehmermanagement: Teilnehmerdatenpflege, Wartelisten, Online-Anmeldung, Self-ServiceBuchung & Zahlung: Online-Kursbuchung und -Zahlung, gängige Zahlungsmethoden, automatisierte Rechnungen, Mahnwesen, Rückerstattungen, AuswertungenDozentenportal & -abrechnung: individueller Dozentenzugang, Upload Lehrmaterialien, Einsicht Honorarabrechnungen, automatisierter Abgleich, Monats-/Jahresmeldung (Mitteilungsverordnung)Raum- & Ressourcenplanung: Kalenderansichten mit Filtern, Self-Service-Anlage, Raumanzeigesystem-Anbindung, KonfliktprüfungKommunikation: automatisierter E-Mail-/SMS-Versand, eigener E-Mail-Server bei fehlender Anbindung, Vorlagenverwaltung, platzhalterbasierte Personalisierung, Newsletter-IntegrationDokumentenmanagement: Verwaltung Dozentenunterlagen, Teilnahmezertifikate, revisionssichere ArchivierungReporting & Analyse: Dashboard mit Echtzeitdaten, Berichte u. a. für DVV und Landesamt, Datenexport als CSV und PDFSchnittstellen: offene API für CRM, ERP, Buchhaltung; Anbindung an E-Learning/Videokonferenz; Schnittstelle zu KIS-KRW; Unicode; Online-Bezahlsysteme (ePayBL, epay21); perspektivisch MitteilungsverordnungBenutzerverwaltung: Rollen-/Rechtekonzept mit Dokumentation, Self-Service-Anlage ohne Auftragnehmer, definierbare Anmeldezeiten, Dozenten- und TeilnehmendenportaleWebseite & Zugang: SEO-optimiert, mobile-optimiert/responsives Design, Barrierefreiheit nach WCAG 2.2
Einführung, Migration und Schulungen
Workshop Vorbereitung Einführung: 1-mal, inkl. Nettopreis und Workshop-Dauer in TagenEinführung der Verwaltungssoftware: 1-mal, inkl. Nettopreis und Einführungs-Dauer in TagenSchulung für Nutzer und Mitarbeitende: 1-mal, inkl. Nettopreis und Schulungs-Dauer in Tagen (Vor-Ort und Online möglich)Datenmigration aus dem Bestandssystem Lissy/itm:MANAGER (mind. 1 Jahr Altdaten), 1-mal als PauschaleSchnittstelle für KIS-KRW-Importdatei: 1-mal als PauschaleGeschäftsprozessanalyse im Rahmen der Einführung; DSGVO- und IT-SicherheitskonformitätAktuelle Online-Hilfe und Dokumentation in Deutsch
Kostenpositionen aus dem Mengengerüst
Für die Angebotsabgabe sind folgende Monatspreise (für 6 Personen) bzw. Pauschalen netto auszufüllen – jeweils als 36-, 48- oder 60-Monats-Variante (48 und 60 Monate als Eventualpositionen):
**Pos. 1.1 / 1.2* / 1.3***: Lizenzkosten Verwaltungssoftware**Pos. 1.4 / 1.5* / 1.6***: Hosting-Kosten**Pos. 1.7 / 1.8* / 1.9***: Softwarepflege-Kosten**Pos. 1.10 / 1.11* / 1.12***: Datensicherung
Einmalleistungen (jeweils netto):
Pos. 1.13: Workshop Vorbereitung Einführung (mit Workshop-Dauer in Tagen)Pos. 1.14: Einführung der Verwaltungssoftware (mit Einführungs-Dauer in Tagen)Pos. 1.15: Schulung für Nutzer und Mitarbeitende (mit Schulungs-Dauer in Tagen)Pos. 1.16: Datenmigration aus Fachanwendung LissyPos. 1.17: Schnittstelle für KIS-KRW-Importdatei
Eventualpositionen:
Pos. 1.18*: StundensatzPos. 1.19*: TagessatzPos. 1.20*: Spezifikation weiterer Kostenfaktoren
Am Ende des Angebots: Zusammenfassung netto, Rabatt, Gesamtpreis der Positionen 1.1, 1.4, 1.7, 1.10, 1.13, 1.14, 1.15, 1.16, 1.17 (netto), 19 % MwSt., Gesamtpreis brutto, Skonto in %.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenEignungsnachweise
Vorläufiger Eignungsnachweis: Entweder 'Eigenerklärung zur Eignung für Liefer-/Dienstleistungen' (Formblatt 124 LD) oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) ist dem Angebot beizufügenAuf Anforderung (Engere Wahl): Bescheinigungen zuständiger Stellen, ins Deutsche übersetztAlternativnachweis: Eintragung im amtlichen Verzeichnis (z. B. Präqualifizierungsverzeichnis der IHK) oder Zertifikat gemäß europäischer ZertifizierungsstandardsGewerberechtliche Voraussetzungen: Bieter muss die für die Ausführung der Leistung erforderlichen gewerberechtlichen Voraussetzungen erfüllen (Bestätigung im Angebotsschreiben, Punkt 6)Bei Auftragssumme > 30.000 €: Auszug aus dem Gewerbezentralregister wird vom Auftraggeber nach Zuschlag beim Bundesamt für Justiz angefordert
Produkt- und Angebotsanforderungen
Bei Teilleistungsbeschreibungen mit 'oder gleichwertig' gilt das vom Auftraggeber vorgeschlagene Produkt als Inhalt des Angebots, sofern keine eigenen Hersteller-/Typbezeichnungen eingetragen wurdenMischkalkulationen sind nicht zulässig und führen zum AusschlussNebenangebote sind nicht zugelassen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 50%4–10 · 29%11+ · 21%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Pflichtunterlagen zum Angebot
Eignung & Nachweise
Falls einschlägig – nur bei bestimmten Konstellationen
Formale Anforderungen
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Zentrale Dienste Altenkirchen
Ort
Kreisverwaltung Altenkirchen
Parkstraße 1
57610 Altenkirchen, Rheinland-Pfalz
Kategorie
Rheinland-Pfalz
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
Kreisverwaltung Altenkirchen
Parkstraße 1
57610 Altenkirchen
Rheinland-Pfalz
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